Hoe om e-posse vinnig na take om te skakel Dit is ons artikel oor hoe ons ons e-posse in take kan omskep.
As jy OHIO gebruik (handel net een keer daarmee) om jou e-pos te sorteer, sal jy waarskynlik sommige e-posse in take wil verander. Hier is hoe om dit vinnig en doeltreffend te doen sodat jy kan voortgaan om jou ander e-posse te hanteer.
Maak dit vinnig en maklik
Jou inkassie is nie 'n doenlys nie; Dit is 'n inkomende pos. Dit is aanloklik om e-posse in jou inkassie te los, want dit is makliker, maar dan word die take wat jy gedoen moet kry, in die e-pos-inkassie-vloed begrawe.
Hier is hoekom mense in die moeilikheid kom. Die handmatige proses vir die omskakeling van 'n e-pos na 'n taak gaan dikwels soos volg:
- Maak jou gunsteling taaklysbestuurder oop.
- Skep 'n nuwe taak.
- Kopieer en plak die relevante dele van die e-pos in die nuwe taak.
- Stel die besonderhede, soos prioriteit, sperdatum, kleurkode, en wat ook al jy gebruik.
- Stoor die nuwe taak.
- Argiveer of vee e-pos uit.
Dit is ses stappe, net om iets by jou doenlys te voeg. Geen wonder jy eindig met e-posse wat jou inkassie deurmekaar maak nie. Wat as jy daardie ses stappe in vier kan sny? of drie?
Wel jy kan! Ons sal jou wys hoe.
Verwante : 7 min bekende Gmail-kenmerke wat jy moet probeer
Sommige e-poskliënte is beter met die skep van take as ander
Daar is baie kliënte beskikbaar om u e-pos te bestuur, en soos u kan verwag, is sommige beter as ander om take te skep.
Vir webkliënte doen Gmail die werk baie goed. Die Take-toepassing is ingebou, en dit is maklik om pos in 'n taak te verander. Daar is selfs 'n sleutelbordkortpad om 'n taak direk vanaf pos te skep - geen muis nodig nie. As jy nie 'n rekenaarkliënt wil hê nie, is Gmail waarskynlik jou beste opsie.
Vir Windows-rekenaarkliënte wen Outlook. Thunderbird het 'n paar ingeboude taakbestuurkenmerke, wat nie sleg is nie, maar Outlook is baie meer vloeiend en laat jou toe om aan 'n magdom derdeparty-toepassings te koppel. As jy om een of ander rede nie Outlook kan gebruik nie, is Thunderbird 'n goeie alternatief. As jy reeds 'n derdeparty-taaklysbestuurder gebruik, sal Thunderbird nie die mosterd sny nie.
Op 'n Mac is die prentjie 'n bietjie minder positief. Apple Mail bestuur take swak in vergelyking met Gmail en Outlook. As jy take op 'n lessenaarkliënt wil bestuur, is waarskynlik jou beste opsie Thunderbird vir Mac . Of jy kan 'n e-pos aan 'n derdeparty-taaklysbestuurder stuur en dit daar bestuur.
Wat mobiele toepassings betref, werk Gmail en Outlook min of meer dieselfde. Nie een van hulle het taakbouers vir die web- of kliëntweergawes nie, maar albei dra outomaties byvoegings na derdeparty-toepassings toe. Dus, as jy jou take in Trello bestuur en die byvoeging in jou Gmail- of Outlook-kliënt geïnstalleer het, sal dit outomaties beskikbaar wees wanneer jy ook die ooreenstemmende mobiele toepassing oopmaak. Daarbenewens, wanneer jy 'n Outlook-byvoeging installeer, word dit outomaties op die lessenaarkliënt geïnstalleer en toepassings Selfoon en die web.
Aangesien Gmail en Outlook die room van hierdie spesifieke oes is, sal ons daarop fokus. As jy 'n gunsteling kliënt het wat taakskepping goed hanteer, laat weet ons in die kommentaar, en ons sal kyk.
Skep take vanaf Gmail
Google verskaf 'n toepassing genaamd Take, wat in Gmail ingebou is. Dit is 'n eenvoudige taaklysbestuurder met baie min opsies, hoewel daar 'n mobiele toepassing is wat jou 'n paar bykomende aanpassingsopsies gee. As jy iets eenvoudigs nodig het wat styf met jou Gmail-inkassie werk, is Google Tasks 'n goeie keuse. Om 'n e-pos in 'n taak te verander is 'n briesie: met die e-pos oop, klik die Meer-knoppie in die taakbalk en kies Voeg by om te doen.
As jy 'n kort persoon is, doen Shift + T dieselfde ding. Die Take-toepassing maak in die sybalk oop en wys jou nuwe taak.
As jy die taak moet wysig om 'n sperdatum, bykomende besonderhede of subtake by te voeg, klik die Wysig-ikoon.
Dit is nie nodig om veranderinge te stoor nie, aangesien dit outomaties gedoen word. Wanneer jy klaar is, klik die Argief-knoppie in jou inkassie (of gebruik die sleutelbordkortpad "e") om die e-pos na jou argief te skuif.
Dit is drie eenvoudige stappe:
- Klik op die Voeg by take-opsie (of gebruik die kortpad Shift + T).
- Stel 'n sperdatum, bykomende besonderhede of subtake.
- Argiveer (of vee uit) die e-pos.
As 'n bonus kan jy Chrome stel om jou take te vertoon Wanneer jy 'n nuwe oortjie oopmaak . Daar is 'n toepassing iOS en Android vir Google Take . Dit is net so maklik om 'n taak in die mobiele toepassing te skep as wat dit in die webtoepassing is. Klik op die drie kolletjies boaan die pos en kies "Voeg by take."
Dit skep onmiddellik 'n nuwe taak.
As Google Tasks nie alles het wat jy nodig het nie, of as jy reeds gemaklik is met 'n ander taakbestuurder, is daar waarskynlik 'n Gmail-byvoeging daarvoor. Daar is tans byvoegings vir gewilde doen-toepassings, soos Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello en ander (alhoewel daar geen Microsoft To-Do of Apple Reminders is nie).
Ons het voorheen die installering van Gmail-byvoegings in die algemeen en die Trello-byvoeging gedek spesifiek . Verskillende byvoegings gee jou verskillende opsies, maar alle doenlysbyvoegings laat jou gewoonlik toe om 'n taak direk vanaf 'n spesifieke e-pos by te voeg. Doenlysbyvoegings is ook beskikbaar as web- en mobiele toepassings wat outomaties met mekaar sinkroniseer. En soos Google Take, kan jy toegang tot byvoegings kry wanneer jy in die Gmail-mobiele toepassing is.
Skep take vanaf Outlook
Outlook het 'n ingeboude toepassing genaamd Tasks, wat ook beskikbaar is as 'n webtoepassing in Office 365. Dinge raak 'n bietjie meer ingewikkeld hier, want dit is 2015 Microsoft het Wunderlist gekoop Die bekende taakbestuurder. Ek het die afgelope vier jaar daaraan bestee om dit te omskep in 'n nuwe web-alleen Office 365-toepassing genaamd (miskien 'n bietjie verbeeldingloos) Microsoft To-Do. Dit sal uiteindelik die ingeboude Take-funksionaliteit in Outlook vervang.
Vir nou is die Take-toepassing egter steeds die Outlook-taakbestuurder, en daar is geen presiese datum of Outlook-weergawe wanneer dit sal verander nie. Ons noem dit net omdat as jy O365 gebruik, jy sal vind dat enige take wat jy by Outlook-take voeg ook in Microsoft To-Do verskyn. To-Do wys nog nie al die data wat jy by 'n taak kan voeg nie, maar dit sal een of ander tyd.
Vir nou is Microsoft Tasks die ingeboude Outlook-taakbestuurder, so ons sal daarop fokus.
Gebruik die Outlook Desktop Client
Dit is waar Microsoft tradisioneel uitblink, en hulle laat jou ook nie hier in die steek nie. Daar is verskeie maniere om 'n taak uit 'n e-pos te skep om in alle smake te voorsien. Kan jy:
- Sleep en los 'n e-posboodskap in die taakvenster.
- Skuif of kopieer die e-pos na die Take-lêergids vanaf die regskliek-kontekskieslys.
- Gebruik Quick Step om 'n taak te skep.
Ons sal daarop fokus om Quick Step te gebruik, want dit bied die meeste geld vir jou geld, en jy kan 'n sleutelbordkortpad vir Quick Step toewys.
As jy nog nooit Outlook-take vantevore gebruik het nie, sien Ons gids tot die taakpaneel Sodat jy jou take langs jou pos kan sien.
Sodra die taakvenster oop is, sal ons 'n vinnige stap skep wat die e-pos as gelees merk, 'n taak skep en die e-pos na jou argief skuif. Ons sal ook 'n sleutelbordkortpad byvoeg, sodat jy nooit jou muis hoef te gebruik om 'n taak uit 'n e-pos te skep nie.
Vinnige stappe laat jou toe om veelvuldige aksies te kies met die klik van 'n knoppie (of sleutelbordkortpad). Dit is maklik om te skep en selfs makliker om te gebruik, maar as jy dit nog nie voorheen nagegaan het nie, het ons Uiteindelike gids daaroor . Sodra jy hierdie gids gelees het, skep 'n nuwe vinnige stap en voeg dan die volgende aksies by:
- Skep 'n taak met die boodskapliggaam.
- Merk as gelees.
- Navigeer na die gids (en kies jou argiefvouer as die gids om na te gaan).
Kies 'n sleutelbordkortpad daarvoor, gee dit 'n naam (soos "Skep taak en argief"), klik dan Stoor. Dit is nou sigbaar in die Tuis > Vinnige stappe-afdeling.
Nou, wanneer jy 'n e-pos in 'n taak wil verander, klik eenvoudig op Quick Step (of gebruik 'n sleutelbordkortpad), en dit sal 'n nuwe taak skep. Dit neem die titel van die e-posonderwerplyn af, en die e-posliggaam word die inhoud.
Wysig enige besonderhede wat jy wil hê (daar is baie meer aanpassingsopsies in Outlook-take as wat daar in Gmail-take is) en klik Stoor en maak toe.
Anders as Gmail, moet jy die nuwe taak stoor, maar ook anders as Gmail, argiveer Quick Step die e-pos vir jou.
So hier is ook drie eenvoudige stappe vir Outlook:
- Klik Quick Step (of gebruik die kortpad wat jy gestel het).
- Pas enige opsies of besonderhede aan soos jy goeddink.
- Klik op Stoor en maak toe.
Gebruik die Outlook Web App
Op hierdie stadium kan jy van ons verwag om jou te wys hoe om 'n taak te skep met behulp van die Outlook-webtoepassing (Outlook.com). Ons sal nie, want daar is geen inheemse manier om 'n e-pos in 'n taak in die Outlook-webtoepassing te verander nie. Jy kan die pos merk, wat beteken dit sal in die taaklys verskyn, maar dit is dit.
Dit is 'n verrassende sensuur van Microsoft. Ons kan nie help om te voel dat daar op 'n stadium 'n verskuiwing sal wees na Microsoft To-Do wat noue Outlook > To-Do-integrasie sal insluit.
Dinge is 'n bietjie beter as dit kom by derdeparty-toepassingsintegrasie. Daar is tans byvoegings vir gewilde doen-toepassings, soos Asana, Jira, Evernote en Trello, asook ander (hoewel daar geen Gmail-take of Apple-herinneringe is nie). Verskillende byvoegings gee jou verskillende opsies, maar, soos met Gmail, laat doenlysbyvoegings jou gewoonlik 'n taak direk vanaf 'n spesifieke e-pos byvoeg, wat beide die web en mobiele toepassings outomaties sinkroniseer.
Gebruik die Outlook Mobile App
Net soos die Outlook-webtoepassing, is daar geen inheemse manier om pos in 'n taak van die Outlook-mobiele toepassing te verander nie, alhoewel Microsoft To-Do beskikbaar is vir beide IOS و Android . Dit hou rekord van e-posse wat jy in enige van die Outlook-toepassings gemerk het, maar dit is nie regtig dieselfde as taakintegrasie nie. As jy Outlook-e-posse in Outlook-take wil omskakel, moet jy regtig die Outlook-kliënt gebruik.
As jy 'n derdeparty-taaklysbestuurder gebruik, kan jy toegang tot die byvoegings kry wanneer jy in die Outlook-mobiele toepassing is.
Skep take vanaf Apple Mail
As jy Apple Mail gebruik, is jou enigste regte opsies om jou e-pos na 'n derdeparty-toepassing (soos Any.do of Todoist) aan te stuur en jou take daar te bestuur, of e-posse in jou aanmanings te sleep en te laat val. Dus, vir Apple is die handmatige proses:
- Maak jou gunsteling taaklysbestuurder oop.
- Stuur die e-pos aan na 'n derdeparty-toepassing of laat dit in die aanmanings.
- Stel die besonderhede, soos prioriteit, sperdatum, kleurkode, en wat ook al jy gebruik.
- Stoor die nuwe taak.
- Argiveer of vee e-pos uit.
Daar is nie veel wat jy kan doen om hierdie proses te verbeter nie, want Apple het Mail en Reminders nie te styf vasgebind nie. Die maatskappy laat ook nie veel integrasie met derdeparty-toepassings toe nie. Totdat dit verander (en ons twyfel of dit binnekort sal gebeur), is jou beste opsie om jou pos aan 'n derdeparty-taaklysbestuurder aan te stuur.
As jy verkies om jou e-pos net een keer te hanteer, moet die skep van take so vinnig en maklik as moontlik wees. Andersins sal jou inkassie 'n doenlys bly.
Met doenlysbestuurders en derdeparty-byvoegings gee Gmail en Outlook jou die gereedskap wat jy nodig het om take vinnig, maklik en doeltreffend uit e-posse te skep.
