E-poçtunuzdan xəbərdar olmaq stresli, vaxt aparan və darıxdırıcı ola bilər. Çoxlu sayda oxunmamış məktubları toplamaq çətin deyil. Buna görə, digər tapşırıqlar hesabına daimi mesaj axınını yoxlamaq asandır.
Çoxlu e-poçt hesabım var və oxunmamışların sayını aşağı saxlamaqda çətinlik çəkirəm. Beləliklə, mən bir az araşdırma etdim və gələnlər qutusunun idarə edilməsini necə təkmilləşdirmək barədə məsləhətlər topladım. Gələnlər qutusunu idarə etməyi asanlaşdırmaq, e-poçtlarla daha az vaxt sərf etmək və vacib mesaja cavab verməyi unutmadığınızdan əmin olmaq üçün tapdığım bəzi faydalı məsləhətlər bunlardır.
Bütün e-poçtlarınızı daxil olduqda yoxlamayın
Gün ərzində gələnlər qutunuza gələn e-poçtlarla, hətta vacib bir işin ortasında olsanız belə, diqqətinizi yayındırmaq asandır. Hər birini əldə etdikdən sonra oxumaq əvəzinə, hər gün bir az vaxt ayırın və e-poçtlarınıza cavab verin. Əgər vacib e-poçtları və ya elanları axtarmağa ehtiyac yoxdursa, e-poçtunuzu yoxlamaq üçün gün ərzində bir neçə qısa fasilə planlaşdırın. Əks halda, gələnlər qutunuzdan kənarda qalın.
Qovluqlar və etiketlər yaratmaq və istifadə etmək və bu uzun e-poçtları göndərmək kimi gələnlər qutusunu təşkil etmək üçün çətin işlərin bir hissəsini yerinə yetirmək üçün həftədə bir dəfə və ya bir neçə gündən bir daha uzun müddət planlaşdırmaq da yaxşı fikirdir.
Əgər siz hələ də e-poçt proqramınızı nəzərdən keçirirsinizsə, e-poçt bildirişlərini söndürmək, e-poçt proqramını bağlı saxlamaq və gələnlər qutusunu başqa tabda açıq qoymadığınıza əmin olmaq istəyə bilərsiniz.
Onların hamısına birdən cavab vermək lazım deyil
Daimi gələnlər qutusu yoxlamalarınızdan birini etdiyiniz zaman, yalnız tez həll oluna bilən e-poçtlarla məşğul olun. Əgər e-poçta tez cavab lazımdırsa, mesajlarınızı nəzərdən keçirərkən onu açın və ona cavab verin. Ancaq daha çox vaxt lazımdırsa, sonra cavab vermək üçün vaxt ayırın. Siz bu e-poçtları kateqoriyalara ayıra, onları xüsusi qovluğa yerləşdirə və ya e-poçtu daha rahat vaxtda almaq üçün mürgüləmə funksiyasından istifadə edə bilərsiniz.
Gələnlər qutunuzda bir neçə bölmə və ya qovluq yaradın
E-poçtlarınızı saxlamaq üçün müxtəlif qovluqlardan istifadə edin. Bunlar vacibliyə, təcililiyə, onlarla məşğul olmaq üçün nə qədər vaxta ehtiyac olduğuna və ya onların tələb etdiyi fəaliyyət növlərinə əsaslana bilər. Gmail-də defolt sekmeli düzüm və Outlook-da Fokuslanmış Gələnlər qutusu spam və tanıtım e-poçtlarını filtrləməyə kömək edə bilər və vacib e-poçtları tapıb yoxlamağı asanlaşdıra bilər. Gmail-də siz həmçinin formatı dəyişdirə bilərsiniz ki, e-poçtlarınız müxtəlif bölmələrə ayrılsın və siz həmin bölmələrin nə olduğunu seçə bilərsiniz. Eyni şəkildə, Outlook e-poçtunuzu xüsusi qruplarda təşkil etməyə imkan verir.
Filtrlərdən, qaydalardan və etiketlərdən istifadə edin
Filtrlər və qaydalar daxil olan e-poçt mesajlarını xüsusi qovluqlara yönəldir. Onlar vaxta qənaət etməyə kömək edə bilər və diqqətinizi daha çox əhəmiyyət kəsb edən e-poçtlara yönəltdiyinizə əmin ola bilər. Etiketlər həmçinin qovluqlardan istifadə etmək əvəzinə mesajlarınızı müxtəlif teqlərə görə çeşidləmək imkanı verməklə e-poçtunuzu təşkil etmək və izləməkdə sizə kömək etmək üçün yaxşı bir yol ola bilər.
qəliblər düzəldin
Bəzən təkrar-təkrar oxşar e-poçtlar göndərirsiniz. İşi asanlaşdırmaq üçün e-poçt şablonlarını quraşdırıb istifadə edə bilərsiniz ki, eyni mesajı təkrar-təkrar yazmağa ehtiyac qalmasın. Siz həmçinin e-poçtları daha sürətli yazmağa kömək etmək üçün Gmail-də Ağıllı Yazma və Ağıllı Cavab kimi alətlərdən istifadə edə bilərsiniz.
abunəlikdən çıxın
E-poçt siyahıları və tanıtım e-poçtlarına abunə olun. Bülletenlərinizi nəzərdən keçirin və yalnız artıq oxuduğunuz mesajlar üçün qeydiyyatdan keçdiyinizə əmin olun və bu yaxınlarda oxumadığınız mesajları silin. Həmçinin, ehtiyacınız olmayan hər hansı sosial media xəbərdarlığının abunəliyini dayandırdığınızdan əmin olun. (Bunu söndürmək üçün sosial media hesablarının parametrlərinə daxil olmanız lazım ola bilər.) Alternativ olaraq, tanıtım e-poçtları üçün ayrıca e-poçt hesabından istifadə edə və vacib e-poçtları əsas hesabınızda saxlaya bilərsiniz.
Ehtiyacınız olmayan toplu e-poçtları atın
Söhbətdə CC əldə edirsinizsə, yeniləməyə ehtiyacınız yoxdursa və ya bütün cavablar üçün e-poçt başlığındasınızsa, bütün cavabları almamaq üçün bu başlığı laqeyd edə bilərsiniz. Bunu etmək üçün başlıqdakı istənilən mesajı açın, ekranın yuxarısındakı üç nöqtəyə (mövzu sətirinin üstündə) toxunun və Gmail-də açılan seçimlərdən “İqnor” seçin və ya istifadə edirsinizsə “İqnor” seçin. perspektivlər.
Gələnlər qutusunu işlər siyahısına çevirməyin
E-poçtu ona cavab vermək üçün xatırlatma kimi "oxunmamış" kimi qeyd etmək cazibədar ola bilər (bunda mütləq günahkaram) və ya orada tamamlamalı olduğunuz tapşırığı ehtiva etdiyinə görə, lakin o, həm də gələnlər qutunuzu tıxaya bilər. Ayrı-ayrı işlər siyahısı saxlayın (bunun üçün çoxlu proqramlar var və ya siz əsas qeydlər və ya yapışqan qeydlər proqramından istifadə edə bilərsiniz) və ya onu müəyyən bir qovluğa qoyun. Gmail istifadə edirsinizsə, gələnlər qutunuzla birlikdə Google Task tətbiqindən istifadə edə bilərsiniz; Sadəcə ekranın aşağı sağ küncündəki kiçik “Yan Paneli Göstər” oxuna klikləyin və orada Tapşırıqlar ikonasını seçin.
Ayrı-ayrı siyahıların olması yaxşı fikirdir ki, onları e-poçtlarınızdakı elementlərlə yeniləyə biləsiniz. Məsələn, e-poçtlarınızda daha çox vaxtınız olduqda oxumaq istədiyiniz məqalələrə keçidlər varsa, oxu siyahısı ilə başlayın – sadəcə onu gələnlər qutunuzda saxlamayın.
