Як выкарыстоўваць Microsoft Planner для паляпшэння працоўнага працэсу

Калі ваша працоўнае месца або бізнес Падпісаны на Microsoft Office 365 Ёсць шмат выдатных інструментаў, якімі вы можаце скарыстацца для павышэння эфектыўнасці. Мы ўжо закранулі некаторыя з гэтых рэчаў, у тым ліку каманды و Прагноз و OneDrive У дадатак да OneNote . Цяпер прыйшоў час звярнуць нашу ўвагу на Microsoft Planner.

Інструмент кіравання праектамі Planner падобны на бясплатныя або платныя сэрвісы Trello або Asana. Гэта не абыходзіцца без дадатковых выдаткаў і ўбудавана прама ў Office 365, і гэта можа дапамагчы вашай арганізацыі адсочваць важныя задачы і паляпшаць працоўны працэс. Вось больш падрабязна пра тое, як выкарыстоўваць яго ў OnMSFT, і кіраўніцтва па тым, як выкарыстоўваць яго на працоўным месцы.

Стварыце катэгорыі для розных задач з дапамогай «груп»

У аснове эксперыменту Planner ляжаць некаторыя рэчы, вядомыя як «план», «вёдры» і «дошкі». Па-першае, дошка - гэта дом вашага плана або спісу спраў. Пасля таго, як вы стварылі план у "Планіроўшчык" з дапамогай кнопкі (+) на бакавой панэлі, у вас з'явіцца новая панэль. Затым вы можаце стварыць розныя «групы» на дошцы для арганізацыі розных тыпаў задач.

Вы можаце зрабіць гэта, націснуўшы на спасылку «Дадаць новае вядро» у верхняй частцы панэлі. Тут, у mekan0, мы выкарыстоўваем Planner, каб адсочваць нашы навіны. У нас таксама ёсць розныя панэлі для іншых відаў пакрыцця, у тым ліку Office 365 і інструкцыі. Як правіла, у нас таксама ёсць наборы ідэй для сюжэтаў, навін і DIBS, а таксама спецыяльнае вядро для рэдактараў, каб адзначыць завершаныя гісторыі.

Пасля таго, як вы дадасце вядро, пад назвай кантэйнера з'явіцца асобная кнопка (+). Гэта дазволіць вам стварыць новую картку задач і прызначыць або прызначыць дату выканання члену каманды. У нас больш пра гэта ніжэй.

Адсочвайце задачы, адзначаючы прагрэс і даты, дадаючы дэталі на картках і многае іншае

Ёсць шмат спосабаў, якім вы можаце скарыстацца карткамі задач у Planner для павышэння прадукцыйнасці. Вы можаце выкарыстоўваць выпадальнае меню, каб перамясціць яго ў розныя рэпазітары, змяніць яго ход і ўсталяваць дату пачатку і тэрміну. Вы таксама можаце напісаць апісанне, каб вашы калегі ведалі, над чым вы працуеце. занятасці. Для прастаты ёсць нават кантрольны спіс, які можа дапамагчы сачыць за ходам выканання ўсіх заданняў

Яшчэ лепш, ёсць кнопка Дадаць далучэнне, якую вы можаце выкарыстоўваць для пералічэння файлаў або спасылак, якія будуць бачныя на самой картцы. Мы часта выкарыстоўваем гэтую функцыю тут, у OnMSFT, каб падзяліцца спасылкамі на крыніцы любых артыкулаў, пра якія мы пішам.

Акрамя таго, уздоўж кожнай карты місіі ёсць розныя каляровыя «налепкі». Усяго даступна шэсць, і вы можаце наладзіць назву для кожнага з іх. Гэта прымацуе каляровую этыкетку да баку карткі і дапаможа стварыць візуальнае ўяўленне аб тым, да чаго ставіцца карта. Для нас тут, у OnMSFT, мы выкарыстоўваем пазнакі «высокі прыярытэт» і «нізкі прыярытэт».

Выкарыстоўвайце фільтры або групуйце па функцыі, каб дапамагчы вам выбраць тое, што мае значэнне

Калі вы дадаеце ўсё больш і больш задач і спісаў груп у дыяграму, можа стаць цяжка адсочваць тое, што адбываецца. На шчасце, ёсць функцыя фільтра, якая можа дапамагчы. Даступны ў правым верхнім куце акна, гэта дазволіць вам фільтраваць задачы на ​​аснове толькі вашага імя - або імя вашага калегі.

У якасці альтэрнатывы вы таксама можаце выкарыстоўваць функцыю Group By для пераключэння выгляду спісаў груп. Гэта дазволіць вам згрупаваць па тых, каму прызначана задача, па ходзе або па тэрмінах выканання і пазнакам.

Паспрабуйце графікі, каб атрымаць аналітычны погляд на ваш прагрэс

Планіроўшчык часам можа быць бязладным, (як начальнік або менеджэр) вы не заўсёды зможаце ўбачыць, над чым працуюць і хто выконвае пэўную задачу. На шчасце, у Microsoft ёсць выдатная невялікая функцыя, убудаваная ў Planner, якая можа дапамагчы.

У верхняй радку меню, побач з назвай плана, вы ўбачыце значок, які выглядае як графік. Калі вы націснеце на гэта, вы трапіце ў рэжым графіка. Вы можаце ўбачыць агульны стан планаў і больш падрабязную інфармацыю аб задачах, якія пачаты, выконваюцца, адкладзены або завершаны. Вы таксама можаце ўбачыць колькасць задач у групе і колькасць задач на аднаго члена. Спіс таксама можа быць адлюстраваны збоку з усімі даступнымі прадметамі кантэйнера.

Падобная функцыя таксама даступная для ўсіх у камандзе, каб наглядна бачыць свае задачы ва ўсіх планах і складах. Проста націсніце на значок круга на левай бакавой панэлі, каб запусціць старонку агляду. Вы атрымаеце візуальнае ўяўленне аб тым, колькі задач засталося, і многае іншае.

Як вы будзеце выкарыстоўваць Planner?

Як бачыце, Planner - гэта вельмі магутны інструмент. Існуе некалькі метадаў, якія вы можаце выкарыстоўваць, каб ліквідаваць беспарадак і лепш кіраваць задачамі на працоўным месцы. Ён убудаваны прама ў Office 365, і вы атрымліваеце ўсё неабходнае для кіравання сваёй камандай, не турбуючыся аб неабходнасці пераключацца паміж рознымі службамі або праграмамі. Як вы думаеце, вы будзеце выкарыстоўваць Planner у сваёй кампаніі? Дайце нам ведаць у каментарыях ніжэй.