Заставацца ў курсе сваёй электроннай пошты можа быць напружаным, працаёмкім і сумным. Нескладана назапасіць вялікую колькасць непрачытаных лістоў. Дзякуючы гэтаму лёгка працягваць правяраць пастаянны паток паведамленняў — за кошт іншых задач.
У мяне ёсць некалькі ўліковых запісаў электроннай пошты, і мне цяжка ўтрымліваць такую колькасць непрачытаных. Таму я правёў некаторыя даследаванні і сабраў парады, як палепшыць кіраванне сваёй паштовай скрыняй. Вось некалькі карысных парад, якія я знайшоў, каб палегчыць працу з вашай паштовай скрыняй, марнаваць менш часу на працу з электроннымі лістамі і пераканацца, што вы не забываеце адказаць на важнае паведамленне.
Не правярайце ўсе свае электронныя лісты па меры іх паступлення
Калі электронныя лісты трапляюць у вашу паштовую скрыню на працягу дня, лёгка адцягнуцца, нават калі вы знаходзіцеся ў сярэдзіне чагосьці важнага. Замест таго, каб чытаць кожны з іх, як толькі вы яго атрымаеце, кожны дзень выдзяляйце некаторы час, каб праглядаць і адказваць на свае электронныя лісты. Калі вам не трэба шукаць важныя электронныя лісты або аб'явы, заплануйце некалькі кароткіх перапынкаў на працягу дня, каб праверыць электронную пошту. У адваротным выпадку трымайцеся далей ад паштовай скрыні.
Таксама добрай ідэяй будзе запланаваць больш працяглы час раз на тыдзень ці кожныя некалькі дзён, каб выканаць цяжкую працу па арганізацыі вашай паштовай скрыні, напрыклад, стварыць і выкарыстоўваць тэчкі і цэтлікі, а таксама адпраўку гэтых доўгіх лістоў.
Калі вы па-ранейшаму праглядаеце сваю паштовую праграму, вы таксама можаце адключыць апавяшчэнні па электроннай пошце, пакінуць паштовую праграму закрытай і пераканацца, што вы не пакінулі паштовую скрыню адкрытай на іншай укладцы.
Вам не трэба адказваць на ўсе адразу
Калі вы рэгулярна правяраеце паштовую скрыню, звяртайцеся толькі да лістоў, якія можна апрацаваць хутка. Калі электроннае паведамленне патрабуе хуткага адказу, адкрыйце яго і адкажыце на яго, пакуль вы праглядаеце свае паведамленні. Але калі вам спатрэбіцца больш часу, знайдзіце час, каб адказаць на яго пазней. Вы можаце класіфікаваць гэтыя электронныя лісты, змясціць іх у пэўную тэчку або выкарыстоўваць функцыю адкладу, каб атрымаць ліст у больш зручны час.
Стварыце некалькі раздзелаў або тэчак у паштовай скрыні
Выкарыстоўвайце розныя папкі для захоўвання электроннай пошты. Яны могуць быць заснаваны на важнасці, тэрміновасці, колькі часу патрабуецца, каб справіцца з імі, або тыпу дзеянняў, якія яны патрабуюць. Макет з укладкамі па змаўчанні ў Gmail і Focused Inbox у Outlook могуць дапамагчы фільтраваць спам і рэкламныя электронныя лісты і палегчыць пошук і праверку важных лістоў. У Gmail вы таксама можаце змяніць фармат, каб вашы электронныя лісты былі сартаваны па розных раздзелах, і вы маглі выбраць, якія гэта раздзелы. Сапраўды гэтак жа Outlook дазваляе арганізаваць вашу электронную пошту ў карыстальніцкія групы.
Выкарыстоўвайце фільтры, правілы і меткі
Фільтры і правілы накіроўваюць уваходныя паведамленні электроннай пошты ў пэўныя папкі. Яны могуць дапамагчы зэканоміць час і пераканацца, што вы засяроджваеце ўвагу на найбольш важных лістах. Меткі таксама могуць быць добрым спосабам арганізаваць і дапамагчы вам адсочваць электронную пошту, дазваляючы сартаваць паведамленні па розных тэгах замест выкарыстання тэчак.
зрабіць формы
Часам вы адпраўляеце падобныя электронныя лісты некалькі разоў. Каб палегчыць працу, вы можаце наладзіць і выкарыстоўваць шаблоны электроннай пошты для адпраўкі электроннай пошты, каб вам не трэба было пісаць адно і тое ж паведамленне зноў і зноў. Вы таксама можаце выкарыстоўваць такія інструменты, як Smart Write і Smart Reply у Gmail, каб дапамагчы хутчэй пісаць электронныя лісты.
адпісацца
Адпісацца ад спісаў рассылкі і рэкламных лістоў. Праглядзіце свае інфармацыйныя бюлетэні і пераканайцеся, што вы падпісаліся толькі на паведамленні, якія вы ўжо прачыталі, і выдаліце ўсе паведамленні, якія вы нядаўна не чыталі. Таксама не забудзьцеся адпісацца ад любых абвестак сацыяльных сетак, якія вам не патрэбныя. (Магчыма, вам спатрэбіцца зайсці ў налады ўліковых запісаў сацыяльных сетак, каб адключыць гэта.) У якасці альтэрнатывы вы можаце выкарыстоўваць асобны ўліковы запіс электроннай пошты для рэкламных лістоў і захоўваць важныя электронныя лісты ў вашым галоўным уліковым запісе.
Адмоўцеся ад масавых рассыланняў, якія вам не патрэбныя
Калі вы атрымліваеце CC у размове, вам не трэба абнаўляць або вы знаходзіцеся ў ланцужку электроннай пошты з адказам на ўсе, вы можаце ігнараваць гэты ланцужок, каб не атрымліваць усе адказы. Для гэтага адкрыйце любое паведамленне ў ланцужку, дакраніцеся да трох кропак у верхняй частцы экрана (над радком тэмы) і выберыце «Ігнараваць» з выпадальных опцый у Gmail або «Ігнараваць», калі вы выкарыстоўваеце перспектывы.
Не рабіце паштовую скрыню спісам спраў
Можа ўзнікнуць спакуса пазначыць электронны ліст як "непрачытаны" як напамін адказаць на яго (я, безумоўна, вінаваты ў гэтым) або таму, што ён змяшчае задачу, якую вам трэба выканаць, але ён таксама можа загрувашчваць вашу паштовую скрыню. Захоўвайце асобны спіс спраў (для гэтага ёсць шмат даступных праграм, або вы можаце выкарыстоўваць асноўныя нататкі або нататкі) або змясціце яго ў спецыяльную тэчку. Калі вы карыстаецеся Gmail, вы можаце выкарыстоўваць праграму Google Task разам са сваёй паштовай скрыняй; Проста націсніце на стрэлку «Паказаць бакавую панэль» у правым ніжнім куце экрана і абярыце там значок «Задачы».
Гэта добрая ідэя, каб мець асобныя спісы, каб вы маглі абнаўляць іх элементамі з вашых электронных лістоў. Напрыклад, калі вашы электронныя лісты ўтрымліваюць спасылкі на артыкулы, якія вы хочаце прачытаць, калі ў вас будзе больш часу, пачніце са спісу для чытання - проста не захоўвайце яго ў паштовай скрыні.
