Ръководство на бизнес потребителя за Google Voice. Google Voice може да добави изцяло ново ниво на мощност към настройката на вашия професионален телефон – след като знаете как да го използвате. Ето помощта.
Е, време за тест: Можете ли с едно изречение да ми кажете какво точно прави той Google Voice ؟
Това е въпрос, на който дори най-недооценените маниаци на Google се затрудняват да отговорят кратко - а за средностатистическия нормален човек, който не е обсебен от технологиите, отговорът обикновено попада някъде между "а?" и „Чакай, това същото нещо като gChat ли е?“
Наистина, това не е изненадващо. Google Voice е една от най-сложните, объркващи и слабо рекламирани услуги на Google. Но също така е и един от най-мощните - ако Отделяте време, за да разберете какво точно правите и как може да работи за вас.
И особено ако използвате телефона си за всякакъв вид бизнес, това може да промени денем и нощем способността ви да поддържате връзка и да сте възможно най-продуктивни, без значение къде работите или какъв вид устройство използвате в даден момент момент. Без преувеличение, това напълно ще промени начина, по който мислите за съвременните си мобилни устройства и какво е телефонен номер.
Считайте това за вашето неофициално ръководство как да започнете с Google Voice и след това да извлечете максимума от недооцененото, но пълно с потенциал.
Google Voice Business Basics
Ще започнем с основите – и ще се върнем към въпроса, който зададох в началото на този разговор: Какво Той Google Voice точно?
В най-простата си форма, Google Voice Това е услуга, базирана на облак, която управлява вашия телефонен номер вместо вас. Вместо да се свързва със SIM карта и конкретно да я свързва с един физически смартфон, вашият номер живее в тънък сървър на Google и се контролира изцяло от софтуера на Google.
Колкото и странно да звучи, това споразумение в крайна сметка освобождава вашите номера от традиционните им окови и ви позволява да комуникирате по всякакви удобни и повишаващи ефективността начини.
По същество това ви позволява да:
- Осъществявайте и приемайте обаждания, като използвате вашия стандартен номер на всяко устройство - телефон, таблет или дори настолен компютър. Никой, с когото говорите, няма да разбере разликата.
- Изпращайте и получавайте редовни текстови съобщения чрез гласовия сайт или приложения на всяко устройство по всяко време - дори и със свързани устройства множество наведнъж.
Заедно това означава, че всеки телефон, таблет или компютър, на който влезете в Google Voice, ефективно се превръща във ваш „телефон“ – без значение какъв тип връзка има или дори дали има активна клетъчна услуга.
Така например можете:
- Инсталирайте приложението Google Voice на Стар телефон с Android , след това го накарайте да звъни, когато дойде повикване на вашия номер, можете да извършвате изходящи повиквания към него от вашия номер и можете да изпращате и получавате текстове на него с обичайния си номер, стига да е свързан с Wi-Fi.
- Инсталирайте приложението Google Voice на Chromebook или таблет с Android Свържете се с клиенти и колеги по същия начин оттам.
- Влезте в уебсайта на Google Voice на всеки лаптоп и третирайте обажданията и съобщенията в него така, сякаш Той беше Вашият телефон – независимо дали текущият ви смартфон е наблизо или е включен.
Доста трансформиращи неща, нали? Има и още: Google Voice също транскрибира гласови съобщения автоматично и ви позволява да слушате имейли أو Прочетете го от всяко устройство, в което сте влезли. Той носи филтриране на нежелана поща на ниво Google за входящи обаждания, текстови съобщения и гласови съобщения, както и опция за скрининг на всички ваши обаждания. И ви дава мощна система за контекстно пренасочване на повиквания – почти като Gmail филтри за вашия телефон.
Както казах, това е много мощна услуга, но и объркващо сложна. Нека се потопим в и изследваме всяко последно парче от пъзела, за да сте сигурни, че ще се възползвате напълно от всичко, което предлага.
Първи стъпки с Google Voice
Първата стъпка към започване на работа с Google Voice е проста Влезте в услугата И се подгответе с номер. Тази част от процеса е най-лесна, ако стартирате на компютър.
С индивидуални акаунти в Google, които не са свързани с компанията, можете незабавно да изберете нов номер в Google Voice на който и да е наличен телефонен код безплатно или можете да изберете да платите $20 за преместване на число На разположение на сервиз . И в двата случая трябва да сте в Съединените щати, за да отговаряте на условията. (Съжалявам, световни приятели!)
С акаунти в Google Workspace, свързани с компанията, Voice е наличен в Съединените щати, както и в Белгия, Канада, Дания, Франция, Германия, Ирландия, Италия, Холандия, Португалия, Испания, Швеция, Швейцария и Обединеното кралство. Вашият администратор на работното пространство ще трябва да активира услугата вместо вас и нейната цена $10, $20 или $30 на потребител на месец Фирмата се таксува - в зависимост от избраната категория услуга.
Така или иначе, след като зададете номера си, ще се окажете срещу Домашен контролен панел на Google Voice . Това е мястото, където винаги ще можете да видите последните си обаждания и съобщения, да извършвате повиквания и съобщения Нов и четете или слушайте гласовите съобщения, оставени на вашия номер.
Докато имате отворен уебсайт, всички входящи обаждания към вашия номер ще звънят на вашия компютър - и можете да им отговорите веднага и там.
Ще се върнем, за да разгледаме някои разширени настройки след секунда. Първо, трябва да сменим фокуса си за момент и да настроим Google Voice на всички телефони, които искате да използвате — включително основния телефон, на който разчитате за ежедневните си комуникации.
Настройте телефони с Google Voice
Сега, след като приключихме с основната аудио настройка, тази част е доста лесна:
- Ако използвате телефон с Android, направете го Изтеглете и инсталирайте приложението Google Voice от Play Store .
- Ако използвате iPhone, направете го Изтеглете и инсталирайте приложението Voice от App Store .
И в двата случая отворете приложението и следвайте подканите, за да влезете със същия акаунт в Google, който сте използвали при първоначалната настройка на вашия компютър.
На Android ще трябва да свържете това устройство с Google Voice, за да позволите на телефона да извършва и получава повиквания, използвайки вашия номер в Google Voice. Ако телефонът ви има активна клетъчна услуга с номер отделно Свързани с вашия оператор, следвайте стъпките, за да свържете двете и да им позволите да работят заедно.
Ако използвате по-стар или вторичен телефон Не Има активна клетъчна услуга, просто пропуснете тази стъпка. Все още ще можете да извършвате и получавате обаждания, като използвате номера си в Google Voice, когато телефонът е свързан към Wi-Fi мрежа.
И на Android, и на iOS след това ще видите основния интерфейс на таблото за управление на Google Voice — с раздели за вашите скорошни обаждания, вашите контакти, текстови съобщения и вашите съобщения в гласовата поща. Кръглият зелен бутон в долния десен ъгъл на екрана ще ви позволи да направите ново повикване или да започнете ново съобщение, в зависимост от раздела, който разглеждате.
И на двете платформи ще можете да докоснете иконата на менюто с три реда в горния ляв ъгъл на приложението, за да намерите главното меню с настройки.
След малко ще проучим основните настройки на Voice направо от уебсайта на услугата, където е налична всяка последна опция, но засега можете да хвърлите бърз поглед върху Осъществяване и получаване на повиквания (или Осъществяване и получаване на повиквания) и Входящи повиквания области в настройките на приложението. Те ще контролират точно как се обработват изходящите и входящите повиквания от вашия гласов номер Това Конкретното устройство — ако ще разчитат на клетъчни минути, осигурени от вашия оператор, при условие, че са налични, или ако ще разчитат основно на Wi-Fi и/или мобилни данни — и също дали входящите повиквания са ще накара телефона да звъни, така че да сте наясно с това.
По подразбиране няма да го направят. Така че, ако искате да можете да отговаряте на обаждания до вашия номер в Google Voice на това устройство, определено ще трябва да го настроите.
Ако имате други телефони или таблети, които искате да добавите към микса и да разрешите достъп до всички същите функции на Google Voice, повторете същия процес на който и да е от тях, като използвате подходящото приложение за Android или iOS.
Само помнете: ако настроите всички тези устройства да отговарят на повиквания, ще получавате много неща, които звънят всеки път, когато някой набере вашите номера. Така че, ако вие لا Искате куп различни устройства, които изискват вниманието ви едновременно с всяко входящо повикване, не забравяйте да влезете в настройките за известяване на приложението Google Voice на всяко устройство и да направите съответните корекции.
Освен това сме готови да се върнем към компютъра ви, за да разгледаме всички настройки на Google Voice.
Разгледайте настройките на Google Voice
Добре – готови ли сте да се възползвате от някои от най-големите възможности на Google Voice?
Върнете се на сайта за аудио настолен компютър, щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на екрана. Това ще ви отведе до пълното меню с настройки на Google Voice, където ще намерите всяка налична опция.
О, Боже, толкова ли са.
Първият раздел на екрана, „Акаунт“, съдържа всички основни номера и настройки за управление на устройството, всеки път, когато трябва да направите основни промени. Единственият елемент, за който трябва да помислите в момента, е „свързани номера“. Ако искате да настроите номера си в Google Voice да препраща към всякакви номера Други Съществуващ – офис линия, допълнителен мобилен телефон или дори телефон на колега – щракнете върху бутона „Нов свързан номер“ и следвайте стъпките, за да добавите и потвърдите номера, от който се нуждаете.
Продължавайки напред, втората секция на екрана, Съобщения, има единичен превключвател за препращане на всички входящи съобщения към вашия имейл (във същата входяща кутия на акаунт в Google). Това е просто, но полезно докосване, особено ако живеете във входящата си поща и искате да сте сигурни, че няма да пропуснете нищо през деня.
Третият раздел, „Обаждания“, е мястото, където започва истинската сила на Google Voice. Под Пренасочване на повиквания ще можете да завъртите превключвател до всеки свързан номер, който сте добавили, за да пренасочвате всички входящи повиквания на вашия номер в Google Voice към него по всяко време.
И точно под това секцията Персонализирано пренасочване на повиквания ще ви позволи да настроите контекстуални филтри за типове пренасочване специфични Само обаждания до различни свързани номера. Просто щракнете върху Създаване на правило и ще можете да изберете отделни контакти, групи контакти или широки категории контакти като анонимни обаждащи се и след това да кажете на Google Voice какво точно да прави, когато тези хора се свържат с вас.
JR Рафаел / IDG
Обратно на главния екран с настройки на Google Voice, секцията Обаждания има няколко други опции, които си струва да отделите време:
- Функцията Get Missed Call Email Alerts ще направи точно това, което очаквате. Това е чудесен начин да се уверите, че важно обаждане няма да остане незабелязано.
- Screen Calls ще поиска от всеки входящ повикващ да каже името си и след това ще ги постави на изчакване, докато чуете записа, за да можете да решите дали искате да отговорите.
- Опциите за входящо повикване ще активират възможностите ви да записвате входящо повикване, като натиснете 4 и да пренасочите текущо повикване към един от другите ви свързани номера, като натиснете клавиша * (макар и само в отделни акаунти в Google, а не в настройките на Google Voice, свързани с работното пространство, нещо като странно).
Превъртете надолу от там до Гласова поща и ще намерите опции за запис на изходящи гласови съобщения и управление на други предпочитания, свързани с гласовата поща.
Под Плащания можете да свържете метод на плащане, за да приложите кредит за международни разговори, ако желаете. В САЩ обажданията, направени през Google Voice до други американски номера, както и канадски номера, са напълно безплатни, докато Обажданията до други държави варират по цени .
И не на последно място, под Сигурност може да искате да преместите превключвателя до Филтриране на спам. Това ще позволи на системите на Google за откриване на спам да спрат нежеланите обаждания, съобщения и гласови съобщения да ви безпокоят.
Уау! Казах ви, че Google Voice има много страхотни слоеве, нали? Все пак грабнете телефона: имаме още една двойка мощни възможности, които да проучим, преди да го наречем ден.
Google Voice Награди за бизнес
Един от най-полезните набори от функции на Google Voice е достъпен само за бизнес акаунти - по-специално тези, които използват нива на услуга Google Voice Standard или Premier ($20 или $30 на потребител на месец).
Ако вашата организация следва такъв план, можете да извикате две разширени опции за управление на телефона за бизнеса:
- Можете да настроите напълно автоматизирана професионална система с менюта за гласов телефон, която отговаря на повиквания на един от вашите номера в Google Voice и насочва обаждащите се към различни места в зависимост от времето на деня и избраните от тях опции.
- Можете да създавате групи за звънене, които улесняват множество хора да обработват входящи повиквания към един и същи номер - като опростен номер едно за вашия екип по продажбите, например. Главният номер може или да позвъни на всеки член на асоциирания екип едновременно, така че всеки, който отговори пръв, да получи обаждането, или може да извика всички асоциирани номера поотделно в произволен ред.
И двете опции могат да бъдат конфигурирани от администратора на Google Workspace в секцията Google Voice на Google Admin console.
О, и още нещо: всеки номер в Google Voice може директно да се обажда на различни Специализирани кутии и телефони Което ви позволява ефективно да получите На стационарни телефони без абонамент за вашия офис или домашен офис . Можете да създадете самостоятелен номер чрез Google Voice за такава линия и дори да извършвате обаждания от номера в Google Voice други автоматично, в допълнение към звънене на други устройства, така че можете лесно да отговорите на всяко обаждане, където пожелаете.
И сега знаете, от началото до края, как Google Voice може да преобрази работата ви и начина, по който мислите за телефоните си. Всичко, което остава, е да създадете своя акаунт, да настроите нещата както искате и след това да се насладите на новия си информиран подход към управлението на телефонни номера.
