Как да използвате Microsoft Planner
Инструментът за управление на проекти на Microsoft Planner е подобен на безплатни или платени услуги като Trello или Asana. Планировчик, вграден в Office 365, може да ви помогне да намалите претрупването на работа и да подобрите работния процес. Ето как.
- Създайте категории за различни задачи в Planner with Warehouses
- Проследявайте задачите в Planner, като задавате напредък и дати, добавяте подробности за карти и др
- Използвайте филтри или групирайте по функция, за да ви помогнем да изберете важните задачи
- Опитайте графиките, за да получите аналитичен поглед върху напредъка си
Ако вашето работно място или бизнес Абониран за Microsoft Office 365 Има много страхотни инструменти, от които можете да се възползвате, за да подобрите ефективността си. Вече засегнахме някои от тези неща, включително Отбори و перспектива و OneDrive В допълнение на OneNote . Сега е време да насочим вниманието си към Microsoft Planner.
Инструментът за управление на проекти на Planner е подобен на безплатните или платени услуги на Trello или Asana. Той не идва без допълнителни разходи и е вграден направо в Office 365 и може да помогне на вашата организация да следи важни задачи и да подобри работния процес. Ето повече за това как да го използвате в OnMSFT и ръководство за това как да го използвате и на работното си място.
Създайте категории за различни задачи с помощта на „групи“
В основата на експеримента на Planner са някои неща, известни като „план“, „кофи“ и „дъски“. Първо, дъската е домът на вашия план или списък със задачи. След като създадете план под Planner с помощта на бутона (+) в страничната лента, ще имате нов панел. След това можете да създадете различни „групи“ в рамките на дъската, за да организирате различни видове задачи.
Можете да направите това, като кликнете върху връзката „Добавяне на нова кофа“ в горната част на панела. Тук, в mekan0, ние използваме Planner за проследяване на нашите новини. Имаме и различни панели за други видове покритие, включително Office 365 и инструкции. Обикновено имаме и комплекти с идеи за истории, новинарски истории и DIBS, както и специална кофа за редакторите, за да отбележат завършените истории.
След като добавите кофа, има отделен бутон (+) под името на контейнера. Това ще ви позволи да създадете нова карта със задачи и да зададете или присвоите краен срок на член на екипа. Имаме повече за това по-долу.
Проследявайте задачите, като маркирате напредъка и датите, добавяте подробности върху картите и др
Има много начини, по които можете да се възползвате от картите със задачи в Planner за производителност. Можете да използвате падащото меню, за да го преместите в различни хранилища, да промените напредъка му и да зададете начална и крайна дата. Можете също да напишете описание, за да уведомите колегите си върху какво работите. наемане на работа. За по-голяма простота има дори контролен списък, който може да ви помогне да следите напредъка на каквото и да е зададено
Още по-добре, има и бутон за добавяне на прикачен файл, който можете да използвате, за да изброите файлове или връзки, които ще се виждат на самата карта. Често използваме тази функция тук в OnMSFT, за да споделяме връзки към източниците на всякакви статии, за които пишем.
Освен това има различни цветни „стикери“, минаващи отстрани на всяка карта за мисия. Налични са общо шест и можете да персонализирате името за всеки от тях. Това ще залепи цветен етикет отстрани на картата и ще помогне да се създаде визуална индикация за какво се отнася картата. За нас тук, в OnMSFT, ние използваме етикетите „висок приоритет“ и „нисък приоритет“.
Използвайте филтри или групирайте по функция, за да ви помогнем да изберете това, което има значение
Докато добавяте все повече задачи и групови списъци към диаграмата, може да стане трудно да следите какво се случва. За щастие има функция за филтър, която може да помогне. Достъпно в горния десен ъгъл на прозореца, това ще ви позволи да филтрирате задачи въз основа само на вашето име или името на вашия колега.
Като алтернатива можете също да използвате функцията Group By, за да превключите външния вид на списъците с групи. Това ще ви позволи да групирате по това на кого е възложена задачата, по напредък или по крайни дати и етикети.
Опитайте графиките, за да получите аналитичен поглед върху напредъка си
Планерът може да се обърка понякога (като шеф или мениджър) може да не винаги можете да видите върху какво се работи и кой изпълнява конкретна задача. За щастие, Microsoft има страхотна малка функция, вградена в Planner, която може да помогне.
От горната лента с менюта, до името на плана, ще видите икона, която изглежда като графика. Ако щракнете върху това, ще бъдете отведени в режим на графика. Можете да видите цялостното състояние на плановете и повече подробности за задачите, които са започнати, в ход, забавени или завършени. Можете също да видите броя на задачите на група и броя на задачите на член. Отстрани може да се покаже и списък с всички налични елементи от контейнера.
Подобна функция е достъпна и за всеки от екипа, за да види визуално задачите си във всички планове и складове. Просто щракнете върху иконата на кръг в лявата странична лента, за да стартирате страницата за преглед. Ще получите визуален изглед за това колко задачи са останали и още.
Как ще използвате Planner?
Както можете да видите, Planner е много мощен инструмент. Има повече от един метод, който можете да използвате, за да премахнете безпорядъка и да управлявате по-добре задачите във вашата работна среда. Той е вграден направо в Office 365 и получавате всичко необходимо, за да управлявате екипа си, без да се притеснявате, че ще трябва да превключвате между различни услуги или приложения. Смятате ли, че ще използвате Planner във вашата компания? Уведомете ни в коментарите по-долу.
