Да бъдете в течение с имейла си може да бъде стресиращо, отнемащо време и скучно. Не е трудно да натрупате голям брой непрочетени имейли. Поради това е лесно да продължите да проверявате постоянния поток от съобщения — за сметка на други задачи.
Имам няколко имейл акаунта и ми е трудно да поддържам този брой непрочетени нисък. Затова проучих малко и събрах съвети как да подобря управлението на входящата си поща. Ето няколко полезни съвета, които открих, за да улесните работата с входящата си поща, да прекарвате по-малко време в работа с имейли и да сте сигурни, че няма да забравите да отговорите на важно съобщение.
Не проверявайте всичките си имейли, докато пристигат
Тъй като имейлите удрят входящата ви кутия през целия ден, е лесно да се разсеете, дори когато сте по средата на нещо важно. Вместо да четете всеки от тях, след като го получите, отделете малко време всеки ден, за да прегледате и отговорите на имейлите си. Ако не е необходимо да търсите важни имейли или съобщения, планирайте няколко кратки почивки през деня, за да проверите имейла си. В противен случай стойте далеч от входящата си кутия.
Също така е добра идея да планирате по-дълъг период от време веднъж седмично или на всеки няколко дни, за да свършите част от упоритата работа по организиране на вашата входяща кутия, като създаване и използване на папки и етикети и изпращане на тези дълги имейли.
Ако все още разглеждате имейл приложението си, може също да искате да изключите имейл известията, да оставите имейл приложението затворено и да се уверите, че не сте оставили входящата си кутия отворена в друг раздел.
Не е нужно да отговаряте на всички наведнъж
Когато правите една от редовните си проверки на входящата кутия, работете само с имейли, които могат да бъдат обработени бързо. Ако даден имейл се нуждае от бърз отговор, отворете го и отговорете, докато преглеждате съобщенията си. Но ако се нуждае от повече време, отделете го, за да отговорите по-късно. Можете да категоризирате тези имейли, да ги поставите в конкретна папка или да използвате функцията за отлагане, за да получите имейла в по-удобно време.
Създайте множество раздели или папки във входящата си кутия
Използвайте различни папки, за да съхранявате вашите имейли. Те могат да се основават на важност, спешност, колко време отнема справянето с тях или видовете действия, които изискват. Оформлението с раздели по подразбиране в Gmail и Focused Inbox в Outlook може да помогне за филтрирането на нежелана поща и промоционални имейли и да улесни намирането и проверката на важни имейли. В Gmail можете също да промените формата, така че вашите имейли да бъдат сортирани в различни секции и можете да изберете кои да са тези секции. По същия начин Outlook ви позволява да организирате имейла си в персонализирани групи.
Използвайте филтри, правила и етикети
Филтри и правила насочват входящите имейл съобщения към определени папки. Те могат да ви помогнат да спестите време и да се уверите, че фокусирате вниманието си върху най-важните имейли. Етикетите също могат да бъдат добър начин за организиране и да ви помогнат да следите имейла си, като ви позволяват да сортирате съобщенията си по различни етикети, вместо да използвате папки.
правят калъпи
Понякога в крайна сметка изпращате подобни имейли многократно. За да улесните нещата, можете да настроите и използвате имейл шаблони за изпращане на имейли, така че да не се налага да пишете едно и също съобщение отново и отново. Можете също да използвате инструменти като Smart Write и Smart Reply в Gmail, за да помогнете за по-бързото писане на имейли.
отпишете се
Отпишете се от пощенски списъци и промоционални имейли. Прегледайте своите бюлетини и се уверете, че сте се регистрирали само за съобщения, които вече сте прочели, и изтрийте всички съобщения, които не сте чели наскоро. Също така не забравяйте да се отпишете от всички известия в социалните медии, от които не се нуждаете. (Може да се наложи да влезете в настройките на акаунтите си в социалните медии, за да изключите това.) Като алтернатива можете да използвате отделен имейл акаунт за промоционални имейли и да съхранявате важни имейли в основния си акаунт.
Отхвърлете масовите имейли, от които не се нуждаете
Ако получите CC в разговор, не е необходимо да актуализирате или сте в нишка за имейл с отговори на всички, можете да игнорирате тази нишка, за да избегнете получаването на всички отговори. За да направите това, отворете всяко съобщение в нишката, докоснете трите точки в горната част на екрана (над реда за тема) и изберете „Игнориране“ от падащите опции в Gmail или „Игнориране“, ако използвате перспективи.
Не превръщайте входящата си поща в списък със задачи
Може да е изкушаващо да маркирате имейл като „непрочетено“ като напомняне да отговорите на него (определено съм виновен за това) или защото съдържа задача, която трябва да изпълните, но също така може да претрупа входящата ви кутия. Съхранявайте отделен списък със задачи (има много налични приложения за това или можете да използвате приложението за основни бележки или лепкави бележки) или го поставете в конкретна папка. Ако използвате Gmail, можете да използвате приложението Google Task заедно с входящата си поща; Просто щракнете върху малката стрелка „Показване на страничния панел“ в долния десен ъгъл на екрана и изберете иконата „Задачи“ там.
Добра идея е да имате отделни работещи списъци, за да можете да ги актуализирате с елементи от вашите имейли. Например, ако вашите имейли съдържат връзки към статии, които искате да прочетете, когато имате повече време, започнете със списък за четене - просто не го дръжте във входящата си кутия.
