Как бързо да превърнете имейлите в задачи

Как бързо да конвертирате имейли в задачи Това е нашата статия за това как можем да превърнем имейлите си в задачи.

Ако използвате OHIO (просто се справете с него веднъж), за да сортирате имейла си, вероятно ще искате да превърнете някои имейли в задачи. Ето как да го направите бързо и ефективно, за да можете да продължите да се справяте с другите си имейли.

Направете го бързо и лесно

Вашата входяща кутия не е списък със задачи; Това е входяща поща. Изкушаващо е да оставяте имейли във входящата си кутия, защото е по-лесно, но тогава задачите, които трябва да свършите, са заровени в потопа от входящи имейли.

Ето защо хората се затрудняват. Ръчният процес за преобразуване на имейл в задача често протича по следния начин:

1. Отворете любимия си мениджър на списък със задачи.
2. Създайте нова задача.
3. Копирайте и поставете съответните части от имейла в новата задача.
4. Задайте подробности, като приоритет, краен срок, цветен код и каквото и да е друго, което използвате.
5. Запазете новата задача.
6. Архивирайте или изтрийте имейл.

Това са шест стъпки, само за да добавите нещо към списъка си със задачи. Нищо чудно, че в крайна сметка имейлите ви претрупват входящата ви кутия. Ами ако можете да разрежете тези шест стъпки на четири? или три?

Ами можете! Ще ви покажем как.

Свързани: 7 малко известни функции на Gmail, които трябва да опитате

Някои имейл клиенти са по-добри в създаването на задачи от други

Има много налични клиенти за управление на вашия имейл и както може да очаквате, някои са по-добри от други за създаване на задачи.

За уеб клиенти Gmail върши работата много добре. Приложението Tasks е вградено и е лесно да превърнете пощата в задача. Има дори клавишна комбинация за създаване на задача директно от пощата - не е необходима мишка. Ако не искате десктоп клиент, Gmail вероятно е най-добрият ви залог.

За настолни клиенти на Windows Outlook печели. Thunderbird има някои вградени функции за управление на задачи, които не са лоши, но Outlook е много по-плавен и ви позволява да се свързвате с безброй приложения на трети страни. Ако по някаква причина не можете да използвате Outlook, Thunderbird е добра алтернатива. Ако вече използвате мениджър на списъци със задачи на трета страна, Thunderbird няма да намали горчицата.

При Mac картината е малко по-малко положителна. Apple Mail управлява задачите зле в сравнение с Gmail и Outlook. Ако искате да управлявате задачи на настолен клиент, вероятно най-добрият ви вариант е Thunderbird за Mac . Или можете да изпратите имейл до мениджър на списък със задачи на трета страна и да го управлявате там.

Когато става въпрос за мобилни приложения, Gmail и Outlook работят почти по същия начин. Нито един от тях няма създатели на задачи за уеб или клиентски версии, но и двата автоматично пренасят добавки към приложения на трети страни. Така че, ако управлявате задачите си в Trello и имате инсталирана добавка във вашия Gmail или Outlook клиент, тя ще бъде автоматично достъпна, когато отворите и съответното мобилно приложение. Освен това, когато инсталирате добавка на Outlook, тя автоматично се инсталира на настолния клиент и приложения Мобилни устройства и мрежата.

Създавайте задачи от Gmail

Google предоставя приложение, наречено Tasks, което е вградено в Gmail. Това е прост мениджър на списък със задачи с много малко опции, въпреки че има мобилно приложение, което ви дава някои допълнителни опции за персонализиране. Ако имате нужда от нещо просто, което работи плътно с входящата ви поща в Gmail, Google Tasks е солиден избор. Превръщането на имейл в задача е лесно: с отворен имейл щракнете върху бутона Още в лентата на задачите и изберете Добавяне към задача.

Ако сте нисък човек, Shift + T прави същото. Приложението Задачи се отваря в страничната лента, показвайки новата ви задача.

Ако трябва да редактирате задачата, за да добавите краен срок, допълнителни подробности или подзадачи, щракнете върху иконата Редактиране.

Не е необходимо да запазвате промените, тъй като това става автоматично. Когато сте готови, щракнете върху бутона Архив във входящата си кутия (или използвайте клавишната комбинация „e“), за да преместите имейла във вашия архив.

Това са три прости стъпки:

1. Щракнете върху опцията Добавяне към задачи (или използвайте клавишната комбинация Shift + T).
2. Задайте краен срок, допълнителни подробности или подзадачи.
3. Архивирайте (или изтрийте) имейла.

Като бонус можете да настроите Chrome да показва вашите задачи Когато отворите нов раздел . Има приложение iOS и Android за Google Tasks . Създаването на задача в мобилното приложение е толкова лесно, колкото и в уеб приложението. Кликнете върху трите точки в горната част на имейла и изберете „Добавяне към задачи“.

Това незабавно създава нова задача.

Ако Google Tasks няма всичко, от което се нуждаете, или ако вече се чувствате удобно с друг диспечер на задачи, вероятно има добавка за Gmail за него. В момента има добавки за популярни приложения за задачи, като Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello и други (въпреки че няма Microsoft To-Do или Apple Reminders).

По-рано разгледахме инсталирането на добавки за Gmail като цяло и добавката Trello специално . Различните добавки ви дават различни опции, но всички добавки за списък със задачи обикновено ви позволяват да добавите задача директно от конкретен имейл. Добавките към списък със задачи също се предлагат като уеб и мобилни приложения, които се синхронизират автоматично помежду си. И подобно на Google Tasks, можете да получите достъп до добавки, когато сте в мобилното приложение Gmail.

Създавайте задачи от Outlook

Outlook има вградено приложение, наречено Tasks, което също е достъпно като уеб приложение в Office 365. Тук нещата стават малко по-сложни, защото е 2015 г. Microsoft закупи Wunderlist Известният мениджър на задачи. Прекарах последните четири години, превръщайки го в ново приложение само за уеб Office 365, наречено (може би малко невъобразимо) Microsoft To-Do. В крайна сметка ще замени вградената функционалност на задачите в Outlook.

Засега обаче приложението Tasks все още е диспечерът на задачите на Outlook и няма точна дата или версия на Outlook, когато това ще се промени. Споменаваме това само защото, ако използвате O365, ще откриете, че всички задачи, които добавите към Outlook Tasks, също се показват в Microsoft To-Do. To-Do все още не показва всички данни, които можете да добавите към задача, но в един момент ще го направи.

Засега Microsoft Tasks е вграденият диспечер на задачите на Outlook, така че ще се съсредоточим върху него.

Използване на Outlook Desktop Client

Това е мястото, където Microsoft традиционно се отличава и тук също не ви разочароват. Има много начини да създадете задача от имейл, за да удовлетворите всеки вкус. Можеш ли:

1. Плъзнете и пуснете имейл съобщение в прозореца на задачите.
2. Преместете или копирайте имейла в папката Задачи от контекстното меню с десен бутон.
3. Използвайте Quick Step, за да създадете задача.

Ще се съсредоточим върху използването на Quick Step, тъй като това осигурява най-добрата цена за вашите пари и можете да зададете клавишна комбинация на Quick Step за добра мярка.

Ако никога преди не сте използвали Outlook Tasks, вижте Нашето ръководство за прозореца на задачите  Така че можете да видите вашите задачи до вашата поща.

След като прозорецът на задачите е отворен, ще създадем бърза стъпка, която маркира имейла като прочетен, създава задача и премества имейла във вашия архив. Ще добавим и клавишна комбинация, така че никога няма да се налага да използвате мишката, за да създадете задача от имейл.

Бързите стъпки ви позволяват да изберете множество действия с едно натискане на бутон (или клавишна комбинация). Лесно е за създаване и още по-лесно за използване, но ако не сте го проверили преди, ние сме го направили  Крайно ръководство за това . След като прочетете това ръководство, създайте нова бърза стъпка и след това добавете следните действия:

1. Създайте задача с тялото на съобщението.
2. Маркирай като прочетено.
3. Отидете до папката (и изберете папката за архив като папка, към която да отидете).