Kako brzo pretvoriti e-poštu u zadatke

Kako brzo pretvoriti e-poštu u zadatke Ovo je naš članak o tome kako svoju e-poštu možemo pretvoriti u zadatke.

Ako koristite OHIO (samo jednom riješite to) za sortiranje e-pošte, vjerojatno ćete željeti neke e-poruke pretvoriti u zadatke. Evo kako to učiniti brzo i efikasno kako biste mogli nastaviti da se bavite svojim drugim e-porukama.

Učinite to brzo i jednostavno

Vaše inbox nije lista obaveza; To je dolazna pošta. Primamljivo je ostaviti e-poštu u prijemnom sandučetu jer je to lakše, ali tada su zadaci koje trebate obaviti zatrpani u poplavi pristigle pošte.

Evo zašto ljudi upadaju u nevolje. Ručni proces pretvaranja e-pošte u zadatak često ide ovako:

1. Otvorite svoj omiljeni menadžer liste zadataka.
2. Kreirajte novi zadatak.
3. Kopirajte i zalijepite relevantne dijelove e-pošte u novi zadatak.
4. Postavite detalje, kao što su prioritet, rok, kod boja i sve ostalo što koristite.
5. Sačuvajte novi zadatak.
6. Arhivirajte ili izbrišite e-poštu.

To je šest koraka, samo da dodate nešto na svoju listu obaveza. Nije ni čudo što završite s e-poštom koja pretrpa vašu pristiglu poštu. Šta ako možete prerezati tih šest koraka na četiri? ili tri?

Pa možeš! Pokazaćemo vam kako.

Povezano : 7 malo poznatih Gmail funkcija koje biste trebali isprobati

Neki klijenti e-pošte su bolji u kreiranju zadataka od drugih

Na raspolaganju je mnogo klijenata za upravljanje vašom e-poštom, a kao što možete očekivati, neki su bolji od drugih za kreiranje zadataka.

Za web klijente, Gmail radi svoj posao veoma dobro. Aplikacija Zadaci je ugrađena i lako je pretvoriti poštu u zadatak. Postoji čak i prečica na tastaturi za kreiranje zadatka direktno iz pošte - nije potreban miš. Ako ne želite desktop klijent, Gmail je vjerovatno vaš najbolji izbor.

Za Windows desktop klijente, Outlook pobjeđuje. Thunderbird ima neke ugrađene funkcije za upravljanje zadacima, koje nisu loše, ali Outlook je mnogo fluidniji i omogućava vam da se povežete na bezbroj aplikacija trećih strana. Ako iz nekog razloga ne možete koristiti Outlook, Thunderbird je dobra alternativa. Ako već koristite menadžer liste obaveza treće strane, Thunderbird neće preskočiti.

Na Macu, slika je malo manje pozitivna. Apple Mail loše upravlja zadacima u odnosu na Gmail i Outlook. Ako želite upravljati zadacima na desktop klijentu, onda je vjerovatno vaša najbolja opcija Thunderbird za Mac . Ili možete poslati e-poštu menadžeru liste obaveza treće strane i tamo upravljati njome.

Kada je reč o mobilnim aplikacijama, Gmail i Outlook rade skoro isto. Nijedna od njih nema programere zadataka za web ili klijentske verzije, ali oba automatski prenose dodatke u aplikacije trećih strana. Dakle, ako upravljate svojim zadacima u Trellu i imate instaliran dodatak u vašem Gmail ili Outlook klijentu, on će automatski biti dostupan i kada otvorite odgovarajuću mobilnu aplikaciju. Osim toga, kada se instalira Outlook dodatak, on se automatski instalira na desktop klijentu i aplikacije Mobilni i web.

Kreirajte zadatke iz Gmaila

Google nudi aplikaciju pod nazivom Zadaci, koja je uključena u Gmail. To je jednostavan menadžer liste obaveza sa vrlo malo opcija, iako postoji mobilna aplikacija koja vam daje neke dodatne mogućnosti prilagođavanja. Ako vam treba nešto jednostavno što dobro funkcionira s vašim Gmail inboxom, Google Tasks je dobar izbor. Pretvaranje e-pošte u zadatak je lako: kada je e-poruka otvorena, kliknite na dugme Više na traci zadataka i izaberite Dodaj u zadatak.

Ako ste niska osoba, Shift + T radi istu stvar. Aplikacija Zadaci otvara se na bočnoj traci i prikazuje vaš novi zadatak.

Ako trebate urediti zadatak da dodate rok, dodatne detalje ili podzadatke, kliknite na ikonu Uredi.

Nema potrebe za pohranjivanjem promjena, jer se to radi automatski. Kada završite, kliknite na dugme Arhiviraj u svom prijemnom sandučetu (ili koristite prečicu na tastaturi „e“) da premestite e-poštu u svoju arhivu.

Ovo su tri jednostavna koraka:

1. Kliknite na opciju Dodaj u zadatke (ili koristite prečicu Shift + T).
2. Postavite rok, dodatne detalje ili podzadatke.
3. Arhivirajte (ili izbrišite) e-poštu.

Kao bonus, možete postaviti Chrome da prikazuje vaše zadatke Kada otvorite novu karticu . Postoji aplikacija iOS i Android za Google Tasks . Zadatak je lako kreirati u mobilnoj aplikaciji kao i u web aplikaciji. Kliknite na tri tačke na vrhu poruke i odaberite "Dodaj u zadatke".

Ovo trenutno stvara novi zadatak.

Ako Google Tasks nema sve što vam je potrebno, ili ako vam već odgovara drugi upravitelj zadataka, vjerovatno postoji dodatak za Gmail. Trenutno postoje dodaci za popularne aplikacije za obaveze, kao što su Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello i drugi (iako ne postoje Microsoft To-Do ili Apple Reminders).

Ranije smo pokrili instalaciju Gmail dodataka općenito, i Trello dodatka konkretno . Različiti dodaci vam daju različite opcije, ali svi dodaci liste obaveza općenito vam omogućavaju da dodate zadatak direktno iz određene e-pošte. Dodaci za listu obaveza dostupni su i kao web i mobilne aplikacije koje se međusobno automatski sinhroniziraju. Kao i Google Tasks, možete pristupiti dodacima kada ste u mobilnoj aplikaciji Gmail.

Kreirajte zadatke iz Outlooka

Outlook ima ugrađenu aplikaciju pod nazivom Zadaci, koja je dostupna i kao web aplikacija u Office 365. Ovdje se stvari malo zakompliciraju jer je 2015. Microsoft je kupio Wunderlist Čuveni menadžer zadataka. Proveo sam protekle četiri godine pretvarajući je u novu Office 365 aplikaciju samo za web pod nazivom (možda pomalo nemaštovito) Microsoft To-Do. Na kraju će zamijeniti ugrađenu funkciju zadataka u Outlooku.

Međutim, za sada je aplikacija Tasks i dalje Outlook upravitelj zadataka i ne postoji tačan datum ili verzija Outlooka kada će se to promijeniti. Ovo spominjemo samo zato što ako koristite O365, otkrit ćete da se svi zadaci koje dodate u Outlook Tasks također pojavljuju u Microsoft To-Do. To-Do još ne prikazuje sve podatke koje možete dodati zadatku, ali će to u nekom trenutku.

Za sada, Microsoft Tasks je ugrađeni Outlook upravitelj zadataka, pa ćemo se fokusirati na to.

Korišćenje Outlook desktop klijenta

Tu se Microsoft tradicionalno ističe, a ni ovdje vas ne iznevjeravaju. Postoji više načina da kreirate zadatak iz e-pošte koji će zadovoljiti sve ukuse. Dali bi mogao:

1. Prevucite i ispustite poruku e-pošte u okno zadataka.
2. Premjestite ili kopirajte e-poštu u mapu Zadaci iz kontekstnog menija desnim klikom.
3. Koristite Quick Step da kreirate zadatak.

Fokusiraćemo se na korišćenje Quick Stepa jer ovo pruža najveću korist za vaš novac, a Quick Stepu možete dodeliti prečicu na tastaturi za dobru meru.

Ako nikada ranije niste koristili Outlook zadatke, pogledajte Naš vodič za okno zadataka  Tako da svoje zadatke možete vidjeti pored svoje pošte.

Kada se otvori okno zadataka, kreirat ćemo brzi korak koji označava e-poštu kao pročitanu, kreira zadatak i premješta e-poštu u vašu arhivu. Dodaćemo i prečicu na tastaturi, tako da nikada nećete morati da koristite miš da kreirate zadatak iz e-pošte.

Brzi koraci vam omogućavaju da odaberete više radnji jednim klikom na dugme (ili prečicom na tastaturi). Lako ga je kreirati i još lakše koristiti, ali ako ga niste ranije provjerili, mi smo  Ultimativni vodič o tome . Nakon što pročitate ovaj vodič, kreirajte novi brzi korak, a zatim dodajte sljedeće radnje:

1. Kreirajte zadatak s tijelom poruke.
2. Označi kao pročitano.
3. Idite do fascikle (i izaberite svoju arhivsku fasciklu kao fasciklu u koju želite da idete).