Guia de l'usuari empresarial de Google Voice. Google Voice pot afegir una nova capa de potència a la configuració del vostre telèfon professional, una vegada que sàpigues com utilitzar-lo. Aquí teniu l'ajuda.
Bé, temps de prova: en una frase, em pots dir exactament què fa? Google Voice ؟
És una pregunta que fins i tot els geeks de Google més subestimats lluiten per respondre de manera succinta, i per a la persona mitjana seny que no està obsessionat amb la tecnologia, la resposta normalment es troba entre "eh?" i "Espera, és el mateix que gChat?"
Realment, això no és sorprenent. Google Voice és un dels serveis de Google més complexos, confusos i poc promocionats. Però també és un dels més poderosos - ا Preneu-vos el temps per esbrinar exactament què feu i com us pot funcionar.
I sobretot si feu servir el telèfon per a qualsevol tipus de negoci, pot marcar la diferència dia i nit en la vostra capacitat de mantenir-vos connectat i tan productiu com sigui possible, independentment d'on treballeu o quin tipus de dispositiu utilitzeu en qualsevol moment. moment. Sense exagerar, canviarà completament la vostra manera de pensar sobre els vostres dispositius mòbils moderns i què és un número de telèfon.
Considera aquesta la teva guia no oficial per començar amb Google Voice i després treure el màxim profit del poc valorat però ple de potencial.
Conceptes bàsics d'empresa de Google Voice
Començarem amb els conceptes bàsics i tornarem a la pregunta que vaig fer al principi d'aquesta conversa: Què ell és Google Voice exactament?
En la seva forma més simple, Google Voice És un servei basat en núvol que gestiona el vostre número de telèfon. En lloc de connectar-se a una SIM i enllaçar-lo específicament a un sol telèfon intel·ligent físic, el vostre número viu en un servidor prim de Google i està completament controlat pel programari de Google.
Per estrany que pugui semblar, aquest acord allibera els vostres números dels seus grillons tradicionals i us permet comunicar-vos de tota mena de maneres convenients i que milloren l'eficiència.
En essència, això us permet:
- Feu i rep trucades amb el vostre número estàndard a qualsevol dispositiu: telèfon, tauleta o fins i tot un ordinador de sobretaula. Ningú amb qui parlis sabrà la diferència.
- Envieu i rep missatges de text habituals a través del lloc de veu o d'aplicacions en qualsevol dispositiu en qualsevol moment, fins i tot amb dispositius connectats múltiples alhora.
En conjunt, això significa que qualsevol telèfon, tauleta o ordinador amb què inicieu sessió a Google Voice es converteix de manera efectiva en el vostre "telèfon", independentment del tipus de connexió que tingui o fins i tot si té un servei mòbil actiu.
Així, per exemple, podeu:
- Instal·leu l'aplicació Google Voice activada Antic telèfon Android , a continuació, feu que soni quan arribi una trucada al vostre número, podreu fer-hi trucades sortints des del vostre número i podeu enviar-hi i rebre missatges de text amb el vostre número habitual sempre que estigui connectat a la Wi-Fi.
- Instal·leu l'aplicació Google Voice activada Chromebook o tauleta Android Connecteu-vos amb clients i companys de feina de la mateixa manera des d'allà.
- Inicieu la sessió al lloc web de Google Voice des de qualsevol ordinador portàtil i tracteu-hi les trucades i els missatges com si Ell era El vostre telèfon, independentment de si el vostre telèfon intel·ligent actual està a prop o encès.
Coses força transformadores, no? I encara més: Google Voice també transcriu els missatges de veu automàticament i et permet escoltar-los أو Llegiu-lo des de qualsevol dispositiu en què hàgiu iniciat sessió. Ofereix un filtratge de correu brossa a nivell de Google a les trucades entrants, missatges de text i missatges de veu, així com l'opció de filtrar totes les trucades. I us ofereix un potent sistema de desviament de trucades contextuals, gairebé com Filtres de Gmail per al teu telèfon.
Com he dit, aquest és un servei molt potent, però també complex. Submergiu-nos i explorem fins a l'última peça del trencaclosques perquè pugueu assegurar-vos d'aprofitar al màxim tot el que ofereix.
Com començar amb Google Voice
El primer pas per començar amb Google Voice és senzill Inicieu sessió al servei I prepara't amb un número. Aquesta part del procés és més fàcil si comenceu amb un ordinador.
Amb comptes de Google individuals no associats a l'empresa, podeu triar a l'instant un nou número de Google Voice en qualsevol prefix d'àrea disponible de forma gratuïta o podeu triar pagar 20 $ per moure un número Existent al servei . En qualsevol cas, heu d'estar als Estats Units per ser elegible. (Ho sento, amics del món!)
Amb els comptes de Google Workspace enllaçats a l'empresa, Voice està disponible als Estats Units, així com a Bèlgica, Canadà, Dinamarca, França, Alemanya, Irlanda, Itàlia, Països Baixos, Portugal, Espanya, Suècia, Suïssa i el Regne Unit. L'administrador de l'espai de treball haurà d'activar el servei i el seu cost 10, 20 o 30 dòlars per usuari al mes L'empresa es factura, depenent de la categoria de servei seleccionada.
De qualsevol manera, un cop hàgiu establert el vostre número, us trobareu en contra Tauler de control d'inici de Google Voice . Aquí és on sempre podreu veure les vostres trucades i missatges recents, fer trucades i missatges Novetat , i llegiu o escolteu els missatges de veu que queden al vostre número.
Mentre tingueu el lloc web obert, totes les trucades entrants al vostre número sonaran a l'ordinador, i podreu respondre-les de seguida.
Tornarem per explorar algunes configuracions avançades en un segon. En primer lloc, hem de canviar el nostre focus per un moment i configurar Google Voice en qualsevol telèfon que vulgueu utilitzar, inclòs el telèfon principal en què confieu per a les vostres comunicacions diàries.
Configura els telèfons amb Google Voice
Ara que hem acabat amb la configuració bàsica d'àudio, aquesta part és bastant fàcil:
- Si utilitzeu un telèfon Android, feu-ho Baixeu i instal·leu l'aplicació Google Voice des de Play Store .
- Si feu servir un iPhone, feu-ho Baixeu i instal·leu l'aplicació Voice des de l'App Store .
De qualsevol manera, obriu l'aplicació i seguiu les instruccions per iniciar la sessió amb el mateix compte de Google que vau utilitzar a la configuració inicial a l'ordinador.
A Android, se us demanarà que connecteu aquest dispositiu a Google Voice per permetre que el telèfon faci i rebi trucades amb el vostre número de Google Voice. Si el vostre telèfon té un servei mòbil actiu amb un número separat Connectat al vostre operador, seguiu els passos per enllaçar els dos i permetre que funcionin junts.
Si utilitzeu un telèfon antic o secundari No Té un servei mòbil actiu, només cal que ometeu aquest pas. Encara podreu fer i rebre trucades amb el vostre número de Google Voice sempre que el telèfon estigui connectat a una xarxa Wi-Fi.
Tant a Android com a iOS, veureu la interfície principal del tauler de control de Google Voice, amb pestanyes per a les vostres trucades recents, els vostres contactes, missatges de text i missatges de correu de veu. El botó verd circular a l'extrem inferior dret de la pantalla us permetrà fer una nova trucada o iniciar un missatge nou, depenent de la pestanya que esteu veient.
I a les dues plataformes, podreu tocar la icona del menú de tres línies a l'extrem superior esquerre de l'aplicació per trobar el menú de configuració principal.
En un moment, explorarem la configuració de veu principal directament des del lloc web del servei, on hi ha totes les opcions disponibles, però de moment podeu fer un cop d'ull a les trucades Fer i rebre trucades (o Fer i rebre trucades) i Trucades entrants. àrees A la configuració de l'aplicació. Aquests controlaran exactament com es gestionen les trucades entrants i sortints del vostre número de veu Això El dispositiu específic, si es basarà en els minuts mòbils proporcionats pel vostre operador, suposant que estiguin disponibles, o si es basaran principalment en la Wi-Fi i/o les dades mòbils, i també si les trucades entrants ho faran. fer que soni el telèfon perquè en siguis conscient.
Per defecte, no ho faran. Per tant, si voleu poder respondre les trucades al vostre número de Google Voice en aquest dispositiu, definitivament haureu d'ajustar-ho.
Si teniu altres telèfons o tauletes que voleu afegir a la barreja i permetre l'accés a totes les mateixes funcions de Google Voice, repetiu aquest mateix procés en qualsevol d'ells, utilitzant l'aplicació adequada per a Android o iOS.
Només recordeu: si configureu tots aquests dispositius per respondre trucades, rebreu un munt de coses cada vegada que algú marqui els vostres números. Així, si tu No Si voleu un munt de dispositius diferents que demanin la vostra atenció alhora amb cada trucada entrant, assegureu-vos d'accedir a la configuració de notificació de l'aplicació Google Voice de cada dispositiu i fer els ajustos adequats.
A part d'això, estem preparats per tornar al vostre ordinador per aprofundir en tota la configuració de Google Voice.
Exploreu la configuració de Google Voice
Bé, esteu preparats per entrar en alguns dels grans poders de Google Voice?
De tornada al lloc d'escriptori d'àudio, feu clic a la icona d'engranatge a l'extrem superior dret de la pantalla. Això us portarà al menú complet de configuració de Google Voice, on trobareu totes les opcions disponibles.
Déu meu, n'hi ha tants?
La primera secció de la pantalla, "Compte", conté tots els números bàsics i la configuració de gestió del dispositiu, sempre que necessiteu fer canvis bàsics. L'únic element en què heu de pensar ara mateix són els "números associats". Si voleu configurar el vostre número de Google Voice per reenviar-lo a qualsevol número Altres Ja existents (una línia d'oficina, un telèfon mòbil secundari o fins i tot el telèfon d'un col·lega), feu clic al botó "Nou número enllaçat" i seguiu els passos per afegir i confirmar el número que necessiteu.
Seguint endavant, la segona secció de la pantalla, Missatges, té un únic interruptor de commutació per reenviar els missatges entrants al vostre correu electrònic (a la mateixa safata d'entrada del compte de Google). És un toc senzill però útil, sobretot si vius a la teva safata d'entrada i vols assegurar-te que no et perdis res durant el dia.
La tercera secció, "Trucades", és on comença el poder real de Google Voice. A Desviació de trucades, podreu girar un interruptor al costat de qualsevol número associat que hàgiu afegit per reenviar-hi totes les trucades entrants del vostre número de Google Voice en tot moment.
I just a sota, la secció de desviament de trucades personalitzat us permetrà configurar filtres contextuals per als tipus de desviament específic Només trucades a diferents números enllaçats. Simplement feu clic a Crea una regla i podreu triar contactes individuals, grups de contactes o categories àmplies de contactes, com ara trucades anònimes, i després dir-li a Google Voice què heu de fer quan aquestes persones us contactin.
JR Rafael / IDG
De tornada a la pantalla principal de configuració de Google Voice, la secció Trucades té algunes altres opcions que val la pena tenir en compte:
- La funció d'alertes per correu electrònic de trucades perdudes farà exactament el que espereu. És una bona manera d'assegurar-vos que una trucada important no passi desapercebuda.
- Les trucades de pantalla demanaran a cada trucant entrant que digui el seu nom i després els posarà en espera mentre escolteu la gravació perquè pugueu decidir si voleu respondre.
- Les opcions de trucada entrant activaran les vostres capacitats per gravar una trucada entrant prement 4 i desviar una trucada en curs a un dels vostres altres números enllaçats prement la tecla * (tot i que només en comptes de Google individuals i no a la configuració de Google Voice relacionada amb l'espai de treball, una mica). estrany).
Desplaceu-vos cap avall fins a Correu de veu i trobareu opcions per gravar missatges de veu sortints i gestionar altres preferències relacionades amb la bústia de veu.
A Pagaments, podeu enllaçar una forma de pagament per aplicar crèdit a les trucades internacionals, si ho voleu. Als Estats Units, les trucades fetes a través de Google Voice a altres números dels EUA, així com a números canadencs, són totalment gratuïtes Les trucades a altres països varien de preu .
I, per últim, però no menys important, a Seguretat, és possible que vulgueu girar l'interruptor al costat de Filtret de correu brossa. Això permetrà als sistemes de detecció de correu brossa de Google evitar que les trucades, els missatges i els missatges de veu no us molestin.
Uf! T'he dit que Google Voice té moltes capes interessants, oi? Agafa el telèfon, però: tenim un altre parell de possibilitats poderoses per explorar abans d'anomenar-ho un dia.
Google Voice Rewards per a empreses
Un dels conjunts més útils de funcions de Google Voice només està disponible per a comptes empresarials, concretament, aquells que utilitzen nivells de servei Google Voice Standard o Premier (20 $ o 30 $ per usuari al mes).
Si la vostra organització segueix aquest pla, podeu trucar a dues opcions avançades de gestió telefònica per a empreses:
- Pots configurar un sistema de menús de telèfon de veu professional totalment automatitzat que respon les trucades d'un dels teus números de Google Voice i dirigeix les trucades a diferents llocs en funció de l'hora del dia i de les opcions que trien.
- Podeu crear grups de trucades que facilitin que diverses persones gestionen les trucades entrants al mateix número, com ara un número u simplificat per al vostre equip de vendes, per exemple. El número mestre pot trucar a cada membre de l'equip associat al mateix temps perquè qui respongui primer rebi la trucada, o pot trucar a tots els números associats individualment en ordre aleatori.
Ambdues opcions les pot configurar l'administrador de Google Workspace a la secció Google Voice de la consola d'administració de Google.
Ah, i una cosa més: qualsevol número de Google Voice pot trucar directament a diversos Caixes i telèfons especialitzats La qual cosa us permet obtenir eficaçment En telèfons fixos sense subscripció per a la vostra oficina o oficina . Podeu crear un número autònom mitjançant Google Voice per a aquesta línia i fins i tot fer trucades des dels números de Google Voice altres automàticament, a més de fer sonar altres dispositius, perquè puguis respondre fàcilment qualsevol trucada a qualsevol lloc que vulguis.
I ara ja saps, de principi a fi, com Google Voice pot transformar la teva feina i la teva manera de pensar sobre els teus telèfons. Tot el que et queda és crear el teu compte, configurar les coses de la manera que vulguis i després gaudir del teu nou enfocament informat de la gestió del número de telèfon.
