Mantenir-se al capdavant del vostre correu electrònic pot ser estressant, consumir temps i avorrit. No és difícil acumular un gran nombre de correus electrònics no llegits. Per això, és fàcil seguir comprovant el flux constant de missatges, a costa d'altres tasques.
Tinc diversos comptes de correu electrònic i m'està costant mantenir baix aquest número no llegit. Així que vaig investigar i vaig reunir consells sobre com gestionar millor la meva safata d'entrada. Aquests són alguns consells útils que he trobat per facilitar la gestió de la vostra safata d'entrada, dedicar menys temps a tractar els correus electrònics i assegurar-vos que no us oblideu de respondre un missatge important.
No comproveu tots els vostres correus electrònics tan bon punt arribin
Com que els correus electrònics arriben a la vostra safata d'entrada durant tot el dia, és fàcil distreure's, fins i tot quan esteu enmig d'alguna cosa important. En lloc de llegir-ne cadascun tan aviat com ho rebeu, reserveu una estona cada dia per revisar i respondre els vostres correus electrònics. Si no necessiteu comprovar si hi ha correus electrònics o anuncis importants, programa uns períodes curts durant el dia per comprovar el teu correu electrònic. En cas contrari, manteniu-vos fora de la vostra safata d'entrada.
També és una bona idea programar un bloc de temps més llarg un cop per setmana o cada pocs dies per fer una part del treball dur d'organitzar la safata d'entrada, com ara crear i utilitzar carpetes i etiquetes i enviar aquests correus electrònics llargs.
Si encara us trobeu passejant per la vostra aplicació de correu electrònic, és possible que també vulgueu desactivar les notificacions de correu electrònic, mantenir l'aplicació de correu electrònic tancada i assegurar-vos que no deixeu la safata d'entrada oberta en una altra pestanya.
No cal contestar-los tots alhora
Quan feu una de les comprovacions habituals de la safata d'entrada, només tracteu els correus electrònics que es puguin tractar ràpidament. Si un correu electrònic necessita una resposta ràpida, obriu-lo i responeu-lo mentre reviseu els vostres missatges. Però si necessita més temps, reserva aquest temps per respondre-ho més tard. Podeu classificar aquests correus electrònics, posar-los en una carpeta específica o utilitzar la funció de posposar per rebre el correu electrònic en un moment més convenient.
Creeu diverses seccions o carpetes a la vostra safata d'entrada
Utilitzeu carpetes diferents per emmagatzemar els vostres correus electrònics. Aquests es poden basar en la importància, la urgència, el temps que es triga a tractar-lo o els tipus d'accions que requereix. El disseny de pestanyes predeterminat a Gmail i la safata d'entrada enfocada a Outlook poden ajudar a filtrar el correu brossa i els correus electrònics promocionals i fer que sigui més fàcil trobar i comprovar els correus electrònics importants. A Gmail, també podeu canviar el format perquè els vostres correus electrònics s'ordenin en diferents seccions i podeu triar quines són aquestes seccions. De la mateixa manera, Outlook us permet organitzar el vostre correu electrònic en grups personalitzats.
Utilitzeu filtres, regles i etiquetes
Els filtres i les regles dirigeixen els correus electrònics entrants a carpetes específiques. Pot ajudar a estalviar temps i garantir que la vostra atenció se centra en els correus electrònics més importants. Les etiquetes també poden ser una bona manera d'organitzar i ajudar-vos a fer un seguiment del vostre correu electrònic, ja que us permeten ordenar els missatges amb etiquetes diferents en lloc d'utilitzar carpetes.
Fer motlles
De vegades acabes enviant correus electrònics similars repetidament. Per facilitar-vos les coses, podeu configurar plantilles de correu electrònic i utilitzar-les per enviar correus electrònics de manera que no hàgiu de seguir escrivint el mateix missatge una i altra vegada. També podeu utilitzar eines com Smart Compose i Smart Reply a Gmail per ajudar a escriure correus electrònics més ràpidament.
cancel·lar la subscripció
Cancel·la la subscripció a les llistes de distribució i correus electrònics promocionals. Consulteu els vostres butlletins i assegureu-vos que només us registreu als missatges que hàgiu llegit realment i suprimiu els que no hàgiu llegit recentment. També assegureu-vos de cancel·lar la subscripció a les alertes de xarxes socials que no necessiteu. (Pot ser que hàgiu d'anar a la configuració dels vostres comptes de xarxes socials per desactivar-ho.) De manera alternativa, podeu utilitzar un compte de correu electrònic independent per als correus electrònics promocionals i mantenir els correus electrònics importants al vostre compte principal.
Ignoreu els correus electrònics massius que no necessiteu
Si rebeu un CC en una conversa que no cal que actualitzeu o us trobeu en un fil de correu electrònic Respon a tots, podeu silenciar aquest fil per evitar rebre totes les respostes. Per fer-ho, obriu qualsevol missatge del fil, toqueu els tres punts a la part superior de la pantalla (a sobre de l'assumpte) i seleccioneu "Ignora" a les opcions desplegables de Gmail o "Ignora" si esteu utilitzant Perspectiva.
No feu que la vostra safata d'entrada sigui la vostra llista de tasques pendents
Pot ser temptador marcar un correu electrònic com a "no llegit" com a recordatori per respondre-hi (s'ho considero culpable) o perquè conté una tasca que heu de completar, però això també pot desordenar la vostra safata d'entrada. Manteniu una llista de tasques a part (hi ha moltes aplicacions disponibles per a això, o podeu utilitzar una aplicació de notes bàsiques o notes adhesives) o col·loqueu-la en una carpeta específica. Si utilitzeu Gmail, podeu utilitzar l'aplicació Google Task juntament amb la vostra safata d'entrada; Simplement feu clic a la petita fletxa "Mostra el panell lateral" a l'extrem inferior dret de la pantalla i seleccioneu la icona Tasques allà.
És una bona idea tenir llistes separades que pugueu actualitzar amb elements dels vostres correus electrònics. Per exemple, si els vostres correus electrònics contenen enllaços a articles que voleu llegir quan tingueu més temps, inicieu una llista de lectura, només que no els guardeu a la safata d'entrada.
