Cume cunvertisce rapidamente e-mail à i compiti Questu hè u nostru articulu nantu à cumu pudemu turnà i nostri email in compiti.
Sè vo aduprate OHIO (solu trattà una volta) per sorte u vostru email, probabilmente vulete trasfurmà alcuni email in compiti. Eccu cumu per fà rapidamente è in modu efficiente per pudè cuntinuà à trattà cù i vostri altri email.
Fate prestu è faciule
A vostra inbox ùn hè micca una lista di cose da fà; Hè un mail entrante. Hè tentativu di lascià e-mail in a vostra casella di posta perchè hè più faciule, ma allora i travaglii chì avete bisognu à fà sò intarrati in u dilugiu di l'inbox di e-mail.
Eccu perchè a ghjente si mette in prublemi. U prucessu manuale per cunvertisce un email in un compitu spessu passa cusì:
- Aprite u vostru gestore di lista di attività preferite.
- Crea un novu compitu.
- Copia è incollà e parti pertinenti di l'email in u novu compitu.
- Stabilite i dettagli, cum'è a priorità, a data di scadenza, u codice di culore, è tuttu ciò chì site aduprate.
- Salvà u novu compitu.
- Archiviate o sguassate email.
Quessi sò sei passi, solu per aghjunghje qualcosa à a vostra lista di cose. Ùn hè micca meravigliatu chì finisci cù e-mail chì ingombranu a vostra casella di posta. E se puderebbe tagliate quelli sei passi in quattru? o trè ?
Ebbè pudete! Vi mustraremu cumu.
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Certi clienti di e-mail sò megliu à creà compiti cà altri
Ci sò parechji clienti dispunibuli per gestisce u vostru email, è cum'è puderebbe aspittà, alcuni sò megliu cà l'altri per creà attività.
Per i clienti web, Gmail faci u travagliu assai bè. L'app Tasks hè integrata, è hè faciule fà turnà u mail in un compitu. Ci hè ancu una scurciatoia di tastiera per creà un compitu direttamente da mail - ùn hè micca necessariu un mouse. Se ùn vulete micca un cliente di desktop, Gmail hè probabilmente a vostra megliu scumessa.
Per i clienti di u desktop Windows, Outlook vince. Thunderbird hà alcune funzioni integrate di gestione di u travagliu, chì ùn sò micca male, ma Outlook hè assai più fluidu è vi permette di cunnette cù una miriade di app di terzu. Se per una certa ragione ùn pudete micca aduprà Outlook, Thunderbird hè una bona alternativa. Sè vo site digià aduprate un gestore di lista di cose da fà di terzu, Thunderbird ùn taglierà micca a mustarda.
In un Mac, a stampa hè un pocu menu pusitiva. Apple Mail gestisce i travaglii pocu paragunatu à Gmail è Outlook. Se vulete gestisce i travaglii nantu à un cliente di desktop, allora probabilmente a vostra megliu opzione hè Thunderbird per Mac . O pudete mandà un email à un gestore di lista di cose da fà di terzu è gestisce quì.
Quandu si tratta di l'applicazioni mobili, Gmail è Outlook funzionanu quasi u listessu. Nisunu di elli ùn anu custruttori di compiti per e versioni web o di u cliente, ma i dui portanu automaticamente add-ons à app di terzu. Dunque, se gestite e vostre attività in Trello è avete installatu l'add-on in u vostru cliente di Gmail o Outlook, serà automaticamente dispunibule quandu avete apertu l'app mobile currispondente. Inoltre, quandu un add-in di Outlook hè stallatu, hè stallatu automaticamente in u cliente desktop è app Mobile è u web.
Siccomu Gmail è Outlook sò a crema di sta cultura particulari, ci focalizeremu nantu à quelli. Sì avete un cliente favuritu chì gestisce bè a creazione di u travagliu, fateci sapè in i cumenti, è daremu un ochju.
Crea compiti da Gmail
Google furnisce una app chjamata Tasks, chì hè inclusa cù Gmail. Hè un gestore simplice di lista di cose da fà cù pochissime opzioni, anche se ci hè una app mobile chì vi dà alcune opzioni di persunalizazione supplementari. Sè avete bisognu di qualcosa simplice chì travaglia strettamente cù a vostra casella di Gmail, Google Tasks hè una scelta solida. Trasfurmà un email in un compitu hè una brisa: cù l'email apertu, cliccate nantu à u buttone More in a barra di attività è selezziunate Add to Do.
Sè vo site una persona corta, Shift + T faci a stessa cosa. L'app Tasks si apre in a barra laterale chì mostra a vostra nova attività.
Sè avete bisognu di edità u compitu per aghjunghje una data di scadenza, dettagli supplementari, o subtasks, cliccate nantu à l'icona Edit.
Ùn ci hè bisognu di salvà i cambiamenti, perchè questu hè fattu automaticamente. Quandu avete finitu, cliccate nantu à u buttone Archive in u vostru inbox (o utilizate a scurciatoia di u teclatu "e") per spustà l'email à u vostru archiviu.
Quessi sò trè passi simplici:
- Cliccate l'opzione Add to Tasks (o aduprate a scorciata Shift + T).
- Stabilisci una data di scadenza, dettagli supplementari, o subtasks.
- Archive (o sguassate) l'email.
Cum'è un bonus, pudete stabilisce Chrome per vede e vostre attività Quandu avete apertu una nova tabulazione . Ci hè una app iOS è Android per Google Tasks . Hè cusì faciule di creà un compitu in l'app mobile cum'è in l'app web. Cliccate nantu à i trè punti in cima di u mail è selezziunate "Add to Tasks".
Questu crea un novu compitu istantaneamente.
Se Google Tasks ùn hà micca tuttu ciò chì avete bisognu, o se site digià cunfortu cù un altru gestore di attività, ci hè probabilmente un add-on di Gmail per questu. Ci sò attualmente add-ons per app famose per fà, cum'è Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, è altri (ancu se ùn ci hè micca Microsoft To-Do o Apple Reminders).
Avemu cupertu prima l'installazione di add-ons di Gmail in generale, è l'add-on Trello specificamente . Diversi add-ons vi danu diverse opzioni, ma tutti l'add-ons di lista di cose da fà generalmente permettenu di aghjunghje un compitu direttamente da un email specificu. Add-ons di lista di cose sò ancu dispunibili cum'è app web è mobile chì si sincronizzanu automaticamente l'una cù l'altru. È cum'è Google Tasks, pudete accede à add-ons quandu site in l'app mobile Gmail.
Crea attività da Outlook
Outlook hà una app integrata chjamata Tasks, chì hè ancu dispunibule cum'è una app web in Office 365. E cose diventanu un pocu più complicate quì perchè hè 2015. Microsoft hà acquistatu Wunderlist U famosu task manager. Aghju passatu l'ultimi quattru anni trasfurmendu in una nova app Office 365 solu web chjamata (forse un pocu senza imaginazione) Microsoft To-Do. Eventualmente rimpiazzà a funziunalità integrata di Tasks in Outlook.
Tuttavia, per avà, l'app Tasks hè sempre u gestore di u task di Outlook, è ùn ci hè micca una data esatta o una versione di Outlook quandu questu cambierà. Mencionemu questu solu perchè sè utilizate O365, truverete chì qualsiasi attività chì aghjunghje à Outlook Tasks appare ancu in Microsoft To-Do. To-Do ùn mostra micca ancu tutti i dati chì pudete aghjunghje à un compitu, ma sarà à un certu puntu.
Per avà, Microsoft Tasks hè u gestore di attività di Outlook integratu, cusì ci focaliremu nantu à questu.
Utilizà u Client Desktop Outlook
Questu hè induve Microsoft tradiziunale eccelle, è ùn vi lascianu micca quì. Ci hè parechje manere di creà un compitu da un email per risponde à tutti i gusti. Pudete:
- Arrastate è sguassate un missaghju email in u pannellu di attività.
- Sposta o copià l'email à u cartulare Tasks da u menù di cuntestu right-click.
- Aduprate Quick Step per creà un compitu.
Ci concentreremu nantu à l'usu di Quick Step postu chì questu furnisce u più bang per u vostru buck, è pudete assignà una scelta rapida di tastiera à Quick Step per una bona misura.
Se ùn avete mai usatu Outlook Tasks prima, vede A nostra guida à u pannellu di attività Cusì pudete vede i vostri compiti accantu à u vostru mail.
Una volta chì u pannellu di attività hè apertu, creeremu un passu rapidu chì marca l'email cum'è lettu, crea un compitu, è move l'email in u vostru archiviu. Avemu da aghjunghje ancu una scurciatoia di teclatu, perchè ùn avete mai aduprà u vostru mouse per creà un compitu da un email.
Quick Steps permette di selezziunà parechje azzioni cù u clicu di un buttone (o scurciatoia di tastiera). Hè faciule di creà è ancu più faciule d'utilizà, ma se ùn avete micca verificatu prima, avemu Guida definitiva nantu à questu . Una volta chì avete lettu sta guida, crea un novu Quick Step, è dopu aghjunghje e seguenti azzioni:
- Crea un compitu cù u corpu di u messagiu.
- Marca cum'è leghje.
- Navigate à u cartulare (è selezziunate u vostru cartulare archiviu cum'è u cartulare per andà).
Sceglite una scurciatoia di tastiera per ellu, dà un nome (cum'è "Crea un compitu è archiviu"), dopu cliccate Salvà. Avà hè visibile in a sezione Home > Quick Steps.
Avà, quandu vulete trasfurmà un email in un compitu, basta à cliccà nantu à Quick Step (o utilizate una scurciatoia di tastiera), è creà un novu compitu. Piglia u tìtulu da a linea di u sughjettu di l'email, è u corpu di email diventa u cuntenutu.
Edite tutti i dettagli chì vulete (ci sò assai più opzioni di persunalizazione in Outlook Tasks chè in Gmail Tasks) è cliccate Salvà & Chiudi.
A cuntrariu di Gmail, avete bisognu di salvà u novu compitu, ma ancu à u cuntrariu di Gmail, Quick Step archivia l'email per voi.
Allora quì sò trè passi simplici per Outlook ancu:
- Cliccate Quick Step (o utilizate a scurciatoia chì avete stabilitu).
- Aghjustate tutte l'opzioni o ditaglii cum'è vede bè.
- Cliccate Salvà è Chiudi.
Utilizendu l'App Web Outlook
À questu puntu, pudete aspittà chì vi mustrarà cumu creà un compitu utilizendu l'app web Outlook (Outlook.com). Ùn avemu micca perchè ùn ci hè micca un modu nativu per trasfurmà un email in un compitu in l'app web Outlook. Pudete marcà u mail, chì significa chì appariscerà in a lista di u travagliu, ma hè questu.
Questa hè una censura sorprendente da Microsoft. Ùn pudemu micca aiutà à sente chì à un certu puntu, ci sarà un cambiamentu à Microsoft To-Do chì includerà una stretta integrazione di Outlook> To-Do.
E cose sò un pocu megliu quandu si tratta di integrazione di app di terzu partitu. Ci sò attualmente add-ons per l'applicazioni populari per fà, cum'è Asana, Jira, Evernote è Trello, è ancu altri (ancu se ùn ci sò micca Gmail Tasks o Apple Reminders). Diversi add-ons vi danu diverse opzioni, ma, cum'è cù Gmail, l'add-ons di lista di cose da fà generalmente vi permettenu di aghjunghje un compitu direttamente da un email specificu, sincronizendu automaticamente l'applicazioni web è mobile.
Aduprate l'app Outlook Mobile
Cum'è l'app web Outlook, ùn ci hè micca un modu nativu per trasfurmà u mail in un compitu da l'app mobile Outlook, anche se Microsoft To-Do hè dispunibule per i dui. iOS و Android . Mantene a traccia di e-mail chì avete signalatu in qualsiasi di l'applicazioni di Outlook, ma questu ùn hè micca veramente u listessu cum'è l'integrazione di u travagliu. Se vulete cunvertisce e-mail di Outlook in e funzioni di Outlook, avete bisognu di utilizà u cliente Outlook.
Se aduprate un gestore di lista di cose da fà di terzu, pudete accede à l'add-ins quandu site in l'app Outlook mobile.
Crea i travaglii da Apple Mail
Sè vo aduprate Apple Mail, e vostre uniche opzioni veri sò di rinvià u vostru mail à una app di terzu (cum'è Any.do o Todoist) è gestisce i vostri compiti quì, o trascinate è lasciate email in i vostri ricordi. Dunque, per Apple, u prucessu manuale hè:
- Aprite u vostru gestore di lista di attività preferite.
- Invia l'email à una app di terzu o lasciallu in i ricordi.
- Stabilite i dettagli, cum'è a priorità, a data di scadenza, u codice di culore, è tuttu ciò chì site aduprate.
- Salvà u novu compitu.
- Archiviate o sguassate email.
Ùn ci hè micca assai chì pudete fà per migliurà stu prucessu perchè Apple ùn hà micca ligatu Mail è Reminders troppu strettu. A cumpagnia ùn permette ancu assai integrazione cù app di terzu. Finu à questu cambiamenti (è dubitemu chì succederà prestu), a vostra megliu opzione hè di rinvià u vostru mail à un gestore di lista di cose da fà di terzu.
Se preferite trattà cù i vostri e-mail solu una volta, a creazione di attività deve esse u più veloce è faciule pussibule. Altrimenti, a vostra inbox resterà una lista di cose da fà.
Cù i gestori di lista di cose da fà è add-ons di terzu, Gmail è Outlook vi danu l'arnesi chì avete bisognu per creà compiti da e-mail rapidamente, facilmente è efficacemente.
