Firemní uživatelská příručka ke službě Google Voice

No, test time: Můžete mi jednou větou říct, co přesně dělá Google Voice ؟

Je to otázka, na kterou se snaží stručně odpovědět i ti nejpodceňovanější geekové Googlu – a pro průměrného zdravého člověka, který není posedlý technologií, odpověď obvykle spadá někde mezi „co?“ a "Počkejte, je to totéž jako gChat?"

Opravdu, to není překvapující. Google Voice je jednou z nejsložitějších, matoucích a špatně propagovaných služeb Google. Ale je to také jeden z nejsilnějších - -li Udělejte si čas, abyste zjistili, co přesně děláte a jak to pro vás může fungovat.

A zvláště pokud používáte telefon pro jakýkoli druh podnikání, může to změnit den a noc ve vaší schopnosti zůstat ve spojení a co nejproduktivnější, bez ohledu na to, kde pracujete nebo jaký druh zařízení používáte. okamžik. Bez nadsázky zcela změní způsob, jakým přemýšlíte o svých moderních mobilních zařízeních a o tom, co je telefonní číslo.

Považujte toto za svého neoficiálního průvodce, jak začít se službou Google Voice a poté co nejlépe využít nedoceněné, ale plné potenciálu.

Základy podnikání ve službě Google Voice

Začneme od základů – a vrátíme se k otázce, kterou jsem položil na začátku tohoto rozhovoru: Co هو přesně Google Voice?

Ve své nejjednodušší podobě, Google Voice Jedná se o cloudovou službu, která za vás spravuje vaše telefonní číslo. Místo toho, abyste se připojovali k SIM kartě a konkrétně ji propojovali s jediným fyzickým smartphonem, vaše číslo žije na tenkém serveru Google a je zcela řízeno softwarem Google.

Jakkoli to může znít divně, toto uspořádání nakonec osvobodí vaše čísla od jejich tradičních pout a umožní vám komunikovat všemi možnými způsoby, které zvyšují efektivitu.

V podstatě vám to umožňuje:

1. Volejte a přijímejte hovory pomocí svého standardního čísla na jakémkoli zařízení – telefonu, tabletu nebo dokonce stolním počítači. Nikdo, s kým mluvíte, nepozná rozdíl.
2. Odesílejte a přijímejte pravidelné textové zprávy prostřednictvím hlasové stránky nebo aplikací na libovolném zařízení kdykoli – dokonce i s připojenými zařízeními více najednou.

Dohromady to znamená, že jakýkoli telefon, tablet nebo počítač, kterým se přihlásíte do služby Google Voice, se efektivně stane vaším „telefonem“ – bez ohledu na to, jaký typ připojení má, nebo dokonce, zda má aktivní mobilní službu.

Můžete tedy například:

• Nainstalujte si aplikaci Google Voice Starý telefon s Androidem , pak ho nechat zvonit, když přijde hovor na vaše číslo, budete na něm moci uskutečňovat odchozí hovory ze svého čísla a můžete na něm odesílat a přijímat textové zprávy se svým běžným číslem, pokud je připojeno k Wi-Fi.
• Nainstalujte si aplikaci Google Voice Chromebook nebo tablet Android Odtud se stejným způsobem spojte s klienty a spolupracovníky.
• Přihlaste se k webu Google Voice na libovolném notebooku a zacházejte s hovory a zprávami na něm jako s Byl Váš telefon – bez ohledu na to, zda je váš aktuální smartphone poblíž nebo zapnutý.

Docela transformační záležitost, že? A je toho víc: Google Voice také automaticky přepisuje hlasové zprávy a umožňuje vám poslouchat e-maily .و Přečtěte si jej z libovolného zařízení, ke kterému jste přihlášeni. Přináší filtrování spamu na úrovni Google pro příchozí hovory, textové zprávy a hlasové zprávy a také možnost prověřovat všechny vaše hovory. A poskytuje vám výkonný systém kontextového přesměrování hovorů – téměř jako Filtry Gmailu pro váš telefon.

Jak jsem řekl, je to velmi výkonná služba, ale také matoucí složitá. Pojďme se ponořit a prozkoumat každý poslední kousek skládačky, abyste se mohli ujistit, že plně využijete všeho, co nabízí.

Začínáme se službou Google Voice

První krok k tomu, abyste mohli začít používat Google Voice, je jednoduchý Přihlaste se do služby A připravte se s číslem. Tato část procesu je nejjednodušší, pokud začnete na počítači.

S jednotlivými účty Google, které nejsou přidruženy ke společnosti, si můžete okamžitě vybrat nové číslo Google Voice s jakýmkoli dostupným předčíslím zdarma, nebo se můžete rozhodnout zaplatit 20 USD přesunout číslo Existující do servisu . V obou případech musíte být ve Spojených státech, abyste byli způsobilí. (Promiňte, světoví přátelé!)

S účty Google Workspace propojenými se společností je Voice k dispozici ve Spojených státech a také v Belgii, Kanadě, Dánsku, Francii, Německu, Irsku, Itálii, Nizozemsku, Portugalsku, Španělsku, Švédsku, Švýcarsku a Spojeném království. Službu a její cenu vám bude muset aktivovat správce pracovního prostoru 10, 20 nebo 30 USD za uživatele měsíčně Společnost je účtována - v závislosti na zvolené kategorii služeb.

Ať tak či onak, jakmile si nastavíte své číslo, ocitnete se proti sobě Ovládací panel Google Voice Home . Zde budete vždy moci vidět své poslední hovory a zprávy, volat a zprávy Nový Přečtěte si nebo poslouchejte hlasové zprávy zanechané na vašem čísle.

Dokud máte web otevřený, budou na vašem počítači vyzvánět všechny příchozí hovory na vaše číslo – a můžete je okamžitě přijmout.

Za chvíli se vrátíme, abychom prozkoumali některá pokročilá nastavení. Nejprve se musíme na chvíli zaměřit a nastavit Google Voice na všech telefonech, které chcete používat – včetně primárního telefonu, na který se při každodenní komunikaci spoléháte.

Nastavte telefony pomocí Google Voice

Nyní, když jsme skončili se základním nastavením zvuku, je tato část docela snadná:

• Pokud používáte telefon Android, udělejte to Stáhněte si a nainstalujte aplikaci Google Voice z Obchodu Play .
• Pokud používáte iPhone, udělejte to Stáhněte si a nainstalujte aplikaci Voice z App Store .

V obou případech otevřete aplikaci a postupujte podle pokynů k přihlášení pomocí stejného účtu Google, který jste použili při počátečním nastavení v počítači.

V systému Android budete muset toto zařízení připojit ke službě Google Voice, aby mohl telefon volat a přijímat hovory pomocí vašeho čísla Google Voice. Pokud má váš telefon aktivní mobilní službu s číslem samostatný Jste-li připojeni k vašemu operátorovi, postupujte podle pokynů k propojení těchto dvou a umožněte jim spolupracovat.

Pokud používáte starší nebo sekundární telefon Ne Má aktivní mobilní službu, tento krok přeskočte. I nadále budete moci volat a přijímat hovory pomocí svého čísla Google Voice, kdykoli bude telefon připojen k síti Wi-Fi.

V systémech Android i iOS pak uvidíte hlavní rozhraní řídicího panelu Google Voice – s kartami pro vaše nedávné hovory, vaše kontakty, textové zprávy a zprávy v hlasové schránce. Kruhové zelené tlačítko v pravém dolním rohu obrazovky vám umožní uskutečnit nový hovor nebo zahájit novou zprávu, podle toho, kterou kartu si prohlížíte.

A na obou platformách budete moci klepnutím na ikonu třířádkové nabídky v levém horním rohu aplikace najít hlavní nabídku nastavení.

Za chvíli prozkoumáme hlavní nastavení hlasu přímo na webu služby, kde jsou k dispozici všechny poslední možnosti, ale zatím se můžete rychle podívat na Uskutečňování a přijímání hovorů (nebo Uskutečňování a přijímání hovorů) a Příchozí hovory oblasti V Nastavení aplikace. Ty budou přesně řídit, jak jsou zpracovávány odchozí a příchozí hovory z vašeho hlasového čísla Tento Konkrétní zařízení – pokud se budou spoléhat na mobilní minuty poskytnuté vaším operátorem, za předpokladu, že jsou dostupné, nebo pokud se budou spoléhat především na Wi-Fi a/nebo mobilní data – a také pokud budou příchozí hovory způsobí, že telefon zazvoní, abyste si toho byli vědomi.

Ve výchozím nastavení nebudou. Pokud tedy chcete na tomto zařízení přijímat hovory na vaše číslo Google Voice, určitě to budete muset upravit.

Pokud máte nějaké další telefony nebo tablety, které chcete přidat do mixu a povolit přístup ke všem stejným funkcím Google Voice, opakujte stejný postup na kterémkoli z nich pomocí příslušné aplikace pro Android nebo iOS.

Jen si pamatujte: pokud všechna tato zařízení nastavíte tak, aby odpovídala na hovory, budete zvonit pokaždé, když někdo vytočí vaše čísla. Takže pokud vy لا Chcete spoustu různých zařízení, která vyžadují vaši pozornost současně s každým příchozím hovorem, nezapomeňte na každém zařízení přejít do nastavení oznámení aplikace Google Voice a provést příslušné úpravy.

Kromě toho jsme připraveni vrátit se k vašemu počítači a prozkoumat všechna nastavení Google Voice.

Prozkoumejte nastavení Google Voice

No – jste připraveni vstoupit do některých z největších schopností Google Voice?

Vraťte se na stránku se zvukem a klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky. Tím se dostanete do úplné nabídky nastavení Google Voice, kde najdete všechny dostupné možnosti.

Bože, je jich tolik.

První část obrazovky „Účet“ obsahuje všechna základní čísla a nastavení správy zařízení, kdykoli potřebujete provést základní změny. Jedinou položkou, na kterou nyní musíte myslet, jsou „přidružená čísla“. Pokud chcete své číslo Google Voice nastavit tak, aby přesměrovávalo na libovolná čísla jiný Existující – kancelářská linka, sekundární mobilní telefon nebo dokonce telefon kolegy – klikněte na tlačítko „Nové propojené číslo“ a postupujte podle pokynů pro přidání a potvrzení požadovaného čísla.

Druhá část obrazovky, Zprávy, má jeden přepínač pro přeposílání všech příchozích zpráv na váš e-mail (do stejné schránky účtu Google). Je to jednoduchý, ale užitečný dotyk, zvláště pokud žijete ve své schránce a chcete mít jistotu, že vám během dne nic neunikne.

Ve třetí části „Hovory“ začíná skutečná síla služby Google Voice. V části Přesměrování hovorů budete moci přepnout přepínač vedle libovolného přidruženého čísla, které jste přidali, a kdykoli na něj přesměrovat všechny příchozí hovory z vašeho čísla Google Voice.

A hned pod tím sekce Vlastní přesměrování hovorů vám umožní nastavit kontextové filtry pro typy přesměrování charakteristický Pouze volání na různá propojená čísla. Jednoduše klikněte na Vytvořit pravidlo a budete si moci vybrat jednotlivé kontakty, skupiny kontaktů nebo široké kategorie kontaktů, jako jsou anonymní volající, a poté službě Google Voice sdělit, co přesně má dělat, když vás tito lidé kontaktují.

JR Rafael / IDG

Zpět na hlavní obrazovce nastavení služby Google Voice má část Hovory několik dalších možností, které stojí za zvážení:

• Funkce Get Missed Call Email Alerts udělá přesně to, co očekáváte. Je to skvělý způsob, jak zajistit, aby důležitý hovor nezůstal bez povšimnutí.
• Funkce Screen Calls požádá každého příchozího volajícího, aby řekl své jméno, a poté je při poslechu nahrávky přidrží, abyste se mohli rozhodnout, zda chcete odpovědět.
• Možnosti příchozího hovoru aktivují vaši schopnost nahrávat příchozí hovor stisknutím 4 a přesměrovat probíhající hovor na jedno z vašich dalších propojených čísel stisknutím klávesy * (i když pouze na individuálních účtech Google a ne v nastavení služby Google Voice související s pracovním prostorem, podivný).

Přejděte odtud dolů na Hlasovou schránku a najdete možnosti pro záznam odchozích hlasových zpráv a správu dalších předvoleb souvisejících s hlasovou schránkou.

V části Platby můžete propojit platební metodu a použít kredit pro mezinárodní hovory, chcete-li. V USA jsou hovory uskutečněné prostřednictvím služby Google Voice na jiná čísla v USA i na kanadská čísla zcela zdarma Cena hovorů do jiných zemí se liší .

A v neposlední řadě v části Zabezpečení možná budete chtít přepnout přepínač vedle Filtrování spamu. To umožní systémům detekce spamu společnosti Google zabránit tomu, aby vás neobtěžovaly nechtěné hovory, zprávy a hlasové zprávy.

Páni! Řekl jsem vám, že Google Voice má spoustu skvělých vrstev, že? Popadněte však telefon: Máme před sebou další pár výkonných možností, které můžeme prozkoumat, než to zavoláme.

Google Voice odměny pro firmy

Jedna z nejužitečnějších sad funkcí Google Voice je dostupná pouze pro firemní účty – konkrétně pro ty, kteří používají úroveň služeb Google Voice Standard nebo Premier (20 nebo 30 USD na uživatele měsíčně).

Pokud vaše organizace dodržuje takový plán, můžete zavolat na dvě pokročilé možnosti správy telefonu pro firmy:

1. Můžete si nastavit plně automatizovaný profesionální systém hlasových nabídek telefonu, který přijímá hovory na jednom z vašich čísel Google Voice a přesměrovává volající na různá místa v závislosti na denní době a možnostech, které si zvolí.
2. Můžete vytvořit vyzváněcí skupiny, které více lidem usnadní vyřizování příchozích hovorů na stejné číslo – například zjednodušené číslo jedna pro váš prodejní tým. Hlavní číslo může buď prozvonit každého člena přidruženého týmu současně, takže ten, kdo přijme první, hovor obdrží, nebo může volat jednotlivě na všechna přidružená čísla v náhodném pořadí.

Obě možnosti může nakonfigurovat administrátor Google Workspace v sekci Google Voice v administrátorské konzoli Google.

Jo, a ještě jedna věc: libovolné číslo Google Voice může přímo volat na celou řadu Specializované boxy a telefony Což vám umožní efektivně získat Na pevných telefonech bez předplatného pro vaši kancelář nebo domácí kancelář . Pro takovou linku si můžete vytvořit samostatné číslo prostřednictvím Google Voice a dokonce z čísel Google Voice volat jiný automaticky, kromě vyzvánění ostatních zařízení, takže můžete snadno přijmout jakýkoli hovor, kdekoli budete chtít.

A teď od začátku do konce víte, jak může Google Voice změnit vaši práci a způsob, jakým přemýšlíte o svých telefonech. Zbývá jen vytvořit si účet, nastavit věci tak, jak chcete, a pak si užívat svůj nově informovaný přístup ke správě telefonních čísel.