Správa e-mailu může být složitá. V pracovním prostředí je nezbytné, abyste měli uspořádanou doručenou poštu, abyste zůstali efektivní. Přeplněná doručená pošta může být trochu velká bolest, zvláště když musíte procházet horami starých e-mailů, které už možná nepotřebujete. Kdysi mohly tyto staré e-maily sloužit svému účelu, ale od té doby se staly dalšími překážkami při hledání konkrétního e-mailu.
Doručená pošta plná spamu může zhoršit vaši schopnost spravovat vaši e-mailovou knihovnu, a přestože existuje spousta způsobů, jak zabránit tomu, aby se vaše e-maily dostávaly do dalších seznamů spamu – doporučujeme posílat e-maily anonymně – stále byste měli vymazat staré spamy, které našlo cestu do vaší doručené pošty na prvním místě.
Abyste nezabírali příliš mnoho času, nedoporučuji zkoušet ručně mazat všechny vaše staré e-maily. Místo toho se s pomocí filtrů budete moci těchto e-mailů rychleji zbavit. Vytvořením filtru můžete odstranit staré zprávy na základě konkrétního časového rámce. Jediný problém, který u filtrů vidím, je ten, že se vztahují pouze na nově přijaté zprávy. V budoucnu můžete použít filtry, abyste zajistili, že se hromadění již podruhé nestane, ale co ty e-maily, které plní vaši doručenou poštu právě teď?
Automatické mazání starých e-mailů v gmailu
Existuje několik věcí, do kterých se můžete ponořit, pokud jde o to, jak se zbavit starších, již nepotřebných e-mailů, které trápí vaši schránku Gmailu. Proberu, jak nastavit filtry, použít je pro budoucí použití a jak se zbavit všech stávajících starých e-mailů pomocí doplňku Gmail, Email Studio .
Nastavte si filtry
První věc je první, pojďme se připravit vaše filtry .
- Přihlaste se ke svému účtu Gmail pomocí požadovaných přihlašovacích údajů.
- Vyhledejte ikonu ozubeného kola/ozubeného kola. Toto je seznam nastavení Gmailu Nachází se v pravém horním rohu okna. Klikněte na tuto ikonu a poté vyberte Nastavení z rozevírací nabídky.
- Klepněte na kartu Filtry a poté klepněte na Vytvořte nový filtr .
- Do vstupního pole „obsahuje slova“ zadejte následující – starší_než: x Kde "x" je časový rámec pro zprávy, které chcete smazat. Bude to číslo následované písmenem. Následující zprávy se budou týkat časového rámce. Museli byste použít "d" pro dny, "w" pro týdny a "m" pro měsíce. Příklady jsou starší Z toho: 3d Pokud chcete smazat e-maily starší než tři dny.
- Dále klepněte na Vytvořte filtr pomocí Toto tlačítko vyhledávání.
- Kliknutím na políčka s označením „Smazat“ a „Použít filtr na“ vyplňte zaškrtávací políčko.
- Nakonec klepněte Vytvořte filtr Chcete-li zobrazit všechny své staré e-maily podle právě vybraného data, přejděte z doručené pošty do složky Koš.
Když jsou zprávy v Gmailu smazány, nezmizí okamžitě. Místo toho jej najdete ve složce Koš. To znamená, že tyto e-maily budou i nadále záviset na vaší celkové datové kapacitě. Chcete-li se jich úplně zbavit, můžete buď počkat, až je Gmail po 30 dnech automaticky smaže, nebo je smazat všechny nyní sami. Chcete-li to provést, klepněte na složku Koš Poté klikněte na odkaz Vysypte koš .
Kandidát na budoucí smazání (opětovné odeslání)
Název tohoto článku je o automatickém mazání. Filtry bohužel nelze zapnout automaticky. Budete se muset vrátit a znovu použít filtr na vaši aktuální doručenou poštu.
Chcete-li znovu použít filtr:
- Vraťte se zpět do nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kola/ozubeného kola v pravém horním rohu okna Gmailu a výběrem Nastavení z rozevírací nabídky.
- Klepněte na kartu Filtry.
- Protože jste již dříve vytvořili filtr, můžete nyní kliknout Uvolnění , který se nachází vedle tohoto filtru. Pokud jste již vytvořili mnoho filtrů, můžete snadno najít ten, který chcete, protože se zobrazí kritéria pro každý filtr.
- Klikněte "sledování" V části, která se zobrazí s vašimi kritérii vyhledávání. Bude to obrazovka podobná té, která se objevila při nastavování původního filtru.
- Znovu zaškrtněte políčko vedle možnosti „Použít filtr také na“.
- Tentokrát pro aktivaci filtru klepněte na Aktualizace filtru . Všechny staré e-maily nastavené na zadaný časový rámec budou nyní přesunuty do složky odpadky .
Email Studio
Software Email Studio je dodáván Vybaveno úžasnou funkcí, která automaticky odstraní všechny staré e-maily od konkrétního odesílatele nebo ty v konkrétní složce. Vestavěná funkce automatického čištění vám pomůže udržet vaši doručenou poštu v Gmailu lépe organizovanou, což povede k efektivnějšímu pracovnímu prostředí.
Pomocí aplikace Email Studio můžete archivovat a použít Označit jako přečtené na všechny e-maily aktuálně ve vaší doručené poště, které tam byly déle než tři měsíce. Umožňuje také trvale odstranit všechny e-maily ze složek odpadky a poštou haraburdí automaticky po dvou dnech. Jako další bonus Auto Cleanse obsahuje funkci odhlášení e-mailu, která vám může pomoci snadno odstranit vaši e-mailovou adresu ze všech seznamů bulletinů se spamem. Je toho také mnohem více, co může doplněk udělat, ale mám pocit, že výše uvedené zdůrazňují přesně to, co pro tento článek potřebujeme.
Základní balíček je zdarma k použití, ale pro maximální využití produktu je nabízena prémiová verze za 29 USD ročně. Upgrade vám umožní vytvořit více sad pravidel čištění a zahrnuje plánovač e-mailů, přeposílání a automatickou odpověď.
Nastavte a povolte automatické čištění v Gmailu
Je zřejmé, že první věc, kterou musíte udělat, je stáhnout funkci Ins Email Studio a nainstalujte jej. Jakmile to uděláte, uvidíte ikonu E-mailového studia mimo pravý postranní panel, když otevřete jakýkoli z vašich e-mailů Gmail.
Použít:
- Otevřete doplněk Email Studio a přihlaste se pomocí svého účtu Gmail.
- Zobrazí se seznam možností. Z těchto možností vyberte nástroj "Vyčištění e-mailu".
- Dále klepněte na Přidat nové pravidlo Chcete-li nastavit pravidlo (něco jako to, co jste udělali s filtry ) .
- Nastavení pravidla má dvě části – budete muset definovat podmínku a poté akci. Myslete na „příčinu a následek“. Akce bude spuštěna, jakmile bude splněna zadaná podmínka.
- Pro nastavení podmínky budete moci využít pokročilé parametry vyhledávání v rámci Gmailu jako např novější_než .و má: příloha or velký_než . Použijte jej, aby vám pomohl najít dokonalou shodu pro e-maily Gmail, které chcete archivovány , nebo jej pošlete na odpadky nebo přesunout do jiné složky.
- Jakmile je pravidlo vytvořeno, klikněte na tlačítko Uložit . Email Studio nyní poběží na pozadí a každou hodinu spustí kontrolu běhu, aby se provedla zadaná akce, když e-mail splňuje podmínky s ním spojené. Nebudete muset dělat vůbec nic ručně.
