Jak rychle přeměnit e-maily na úkoly

Jak rychle převést e-maily na úkoly Toto je náš článek o tom, jak můžeme naše e-maily přeměnit na úkoly.

Pokud používáte OHIO (stačí se s tím jednou vypořádat) k třídění e-mailů, pravděpodobně budete chtít přeměnit některé e-maily na úkoly. Zde je návod, jak to udělat rychle a efektivně, abyste mohli nadále řešit své další e-maily.

Udělejte to rychle a snadno

Vaše doručená pošta není seznam úkolů; Je to příchozí pošta. Je lákavé nechávat e-maily ve své doručené poště, protože je to jednodušší, ale pak jsou úkoly, které musíte udělat, pohřbeny v záplavě e-mailové schránky.

Zde je důvod, proč se lidé dostávají do problémů. Ruční proces převodu e-mailu na úkol často vypadá takto:

1. Otevřete správce seznamu oblíbených úkolů.
2. Vytvořte nový úkol.
3. Zkopírujte a vložte příslušné části e-mailu do nového úkolu.
4. Nastavte podrobnosti, jako je priorita, datum dokončení, kód barvy a cokoli dalšího, co používáte.
5. Uložte nový úkol.
6. Archivujte nebo smažte e-mail.

To je šest kroků, jen abyste něco přidali do svého seznamu úkolů. Není divu, že vám e-maily zahlcují doručenou poštu. Co kdybyste mohl těch šest kroků rozdělit na čtyři? nebo tři?

No, můžete! Ukážeme vám, jak na to.

Příbuzný : 7 málo známých funkcí Gmailu, které byste měli vyzkoušet

Někteří e-mailoví klienti jsou ve vytváření úkolů lepší než jiní

Ke správě vašeho e-mailu je k dispozici mnoho klientů a jak můžete očekávat, někteří jsou pro vytváření úkolů lepší než jiní.

Pro webové klienty Gmail dělá svou práci velmi dobře. Aplikace Úkoly je vestavěná a je snadné proměnit poštu v úkol. K dispozici je dokonce i klávesová zkratka pro vytvoření úkolu přímo z pošty – není potřeba myš. Pokud nechcete desktopového klienta, Gmail je pravděpodobně vaše nejlepší volba.

U desktopových klientů Windows vítězí Outlook. Thunderbird má některé vestavěné funkce pro správu úloh, které nejsou špatné, ale Outlook je mnohem plynulejší a umožňuje připojení k nesčetnému množství aplikací třetích stran. Pokud z nějakého důvodu nemůžete používat Outlook, Thunderbird je dobrá alternativa. Pokud již používáte správce seznamu úkolů třetí strany, Thunderbird hořčici nesmaže.

Na Macu je obraz o něco méně pozitivní. Apple Mail zvládá úkoly špatně ve srovnání s Gmailem a Outlookem. Pokud chcete spravovat úlohy na desktopovém klientovi, pak je pravděpodobně nejlepší volbou Thunderbird pro Mac . Nebo můžete poslat e-mail správci seznamu úkolů třetí strany a spravovat jej tam.

Pokud jde o mobilní aplikace, Gmail a Outlook fungují v podstatě stejně. Ani jeden z nich nemá tvůrce úloh pro webovou nebo klientskou verzi, ale oba automaticky portují doplňky do aplikací třetích stran. Pokud tedy spravujete své úkoly v Trello a máte doplněk nainstalovaný v klientovi Gmailu nebo Outlooku, bude automaticky dostupný, když otevřete odpovídající mobilní aplikaci. Kromě toho, když je nainstalován doplněk aplikace Outlook, automaticky se nainstaluje do desktopového klienta a aplikací Mobil a web.

Vytvářejte úkoly z Gmailu

Google poskytuje aplikaci s názvem Úkoly, která je součástí Gmailu. Je to jednoduchý správce seznamu úkolů s velmi málo možnostmi, i když existuje mobilní aplikace, která vám poskytuje další možnosti přizpůsobení. Pokud potřebujete něco jednoduchého, co úzce spolupracuje s doručenou poštou v Gmailu, jsou Úkoly Google dobrou volbou. Přeměna e-mailu na úkol je hračka: s otevřeným e-mailem klikněte na tlačítko Více na hlavním panelu a vyberte Přidat k úkolu.

Pokud jste malý člověk, Shift + T dělá totéž. V postranním panelu se otevře aplikace Úkoly s vaším novým úkolem.

Pokud potřebujete upravit úkol a přidat termín dokončení, další podrobnosti nebo dílčí úkoly, klikněte na ikonu Upravit.

Změny není potřeba ukládat, protože se to děje automaticky. Až budete hotovi, klikněte v doručené poště na tlačítko Archivovat (nebo použijte klávesovou zkratku „e“) a přesuňte e-mail do archivu.

Jedná se o tři jednoduché kroky:

1. Klikněte na možnost Přidat do úkolů (nebo použijte zkratku Shift + T).
2. Nastavte termín dokončení, další podrobnosti nebo dílčí úkoly.
3. Archivujte (nebo odstraňte) e-mail.

Jako bonus můžete Chrome nastavit tak, aby zobrazoval vaše úkoly Když otevřete novou kartu . Existuje aplikace iOS a Android pro Úkoly Google . Vytvoření úkolu v mobilní aplikaci je stejně snadné jako ve webové aplikaci. Klikněte na tři tečky v horní části zprávy a vyberte „Přidat do úkolů“.

Tím se okamžitě vytvoří nový úkol.

Pokud Google Tasks nemá vše, co potřebujete, nebo pokud vám již vyhovuje jiný správce úloh, pravděpodobně pro něj existuje doplněk Gmail. V současné době existují doplňky pro oblíbené to-do aplikace, jako je Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello a další (ačkoli neexistují žádné Microsoft To-Do nebo Apple Reminders).

Dříve jsme se zabývali instalací doplňků Gmailu obecně a doplňku Trello konkrétně . Různé doplňky vám poskytují různé možnosti, ale všechny doplňky seznamu úkolů obecně umožňují přidat úkol přímo z konkrétního e-mailu. Doplňky seznamu úkolů jsou k dispozici také jako webové a mobilní aplikace, které se mezi sebou automaticky synchronizují. A stejně jako Úkoly Google máte přístup k doplňkům, když jste v mobilní aplikaci Gmail.

Vytvářejte úkoly z aplikace Outlook

Outlook má vestavěnou aplikaci s názvem Úkoly, která je k dispozici také jako webová aplikace v Office 365. Věci se zde trochu zkomplikují, protože je rok 2015 Microsoft koupil Wunderlist Slavný správce úloh. Poslední čtyři roky jsem z toho udělal novou webovou aplikaci Office 365 s názvem (možná trochu nenápaditá) Microsoft To-Do. Nakonec nahradí vestavěnou funkci Úkoly v aplikaci Outlook.

Prozatím je však aplikace Úkoly stále správcem úloh Outlooku a neexistuje přesné datum ani verze Outlooku, kdy se to změní. Zmiňujeme to pouze proto, že pokud používáte O365, zjistíte, že všechny úkoly, které přidáte do Úkolů Outlooku, se také objeví v Microsoft To-Do. Úkoly ještě nezobrazují všechna data, která můžete přidat k úkolu, ale v určitém okamžiku se zobrazí.

Prozatím je Microsoft Tasks vestavěným správcem úloh Outlooku, takže se na něj zaměříme.

Použití desktopového klienta Outlook

Tady Microsoft tradičně exceluje a ani zde vás nezklamou. Existuje několik způsobů, jak vytvořit úkol z e-mailu, aby vyhovoval všem vkusům. Mohl bys:

1. Přetáhněte e-mailovou zprávu do podokna úloh.
2. Přesuňte nebo zkopírujte e-mail do složky Úkoly z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem.
3. K vytvoření úkolu použijte Rychlý krok.

Zaměříme se na používání Quick Step, protože vám to přinese největší ránu a pro dobrou míru můžete Quick Step přiřadit klávesovou zkratku.

Pokud jste ještě nikdy nepoužívali Outlook Tasks, viz Náš průvodce panelem úloh  Své úkoly tak můžete vidět vedle své pošty.

Jakmile se otevře podokno úloh, vytvoříme rychlý krok, který e-mail označí jako přečtený, vytvoří úkol a přesune e-mail do vašeho archivu. Přidáme také klávesovou zkratku, takže k vytvoření úkolu z e-mailu už nikdy nebudete muset používat myš.

Rychlé kroky vám umožňují vybrat více akcí kliknutím na tlačítko (nebo klávesovou zkratku). Snadno se vytváří a ještě snadněji se používá, ale pokud jste to ještě nezkontrolovali, máme  Konečný průvodce o tom . Po přečtení tohoto průvodce vytvořte nový Rychlý krok a poté přidejte následující akce:

1. Vytvořte úkol s tělem zprávy.
2. Označit jako přečtené.
3. Přejděte do složky (a vyberte složku archivu jako složku, do které chcete přejít).