Erhvervsbrugervejledning til Google Voice

Nå, testtid: I en sætning, kan du fortælle mig præcis, hvad han gør Google Voice ؟

Det er et spørgsmål, som selv de mest undervurderede Google-nørder kæmper for at besvare kortfattet - og for den almindelige fornuftige person, der ikke er tech-besat, falder svaret normalt et sted imellem "hva?" og "Vent, er det det samme som gChat?"

Det er virkelig ikke overraskende. Google Voice er en af ​​de mest komplekse, forvirrende og dårligt promoverede Google-tjenester. Men det er også en af ​​de mest kraftfulde - hvis Du tager dig tid til at finde ud af præcis, hvad du gør, og hvordan det kan fungere for dig.

Og især hvis du bruger din telefon til enhver form for virksomhed, kan den gøre en forskel dag og nat i din evne til at forblive forbundet og så produktiv som muligt, uanset hvor du arbejder, eller hvilken slags enhed du bruger. øjeblik. Uden at overdrive, vil det fuldstændig ændre den måde, du tænker på dine moderne mobile enheder, og hvad et telefonnummer er.

Betragt dette som din uofficielle guide til at komme i gang med Google Voice og derefter få mest muligt ud af det undervurderede, men fulde af potentiale.

Google Voice Business Basics

Vi starter med det grundlæggende – og går tilbage til det spørgsmål, jeg stillede i begyndelsen af ​​denne samtale: Hvad هو Google Voice præcis?

I sin enkleste form, Google Voice Det er en cloud-baseret tjeneste, der administrerer dit telefonnummer for dig. I stedet for at oprette forbindelse til et SIM-kort og specifikt forbinde det til en enkelt fysisk smartphone, bor dit nummer på en tynd Google-server og er fuldstændig styret af Google-software.

Hvor mærkeligt det end kan lyde, frigør dette arrangement til sidst dine numre fra deres traditionelle lænker og giver dig mulighed for at kommunikere på alle mulige bekvemme og effektivitetsfremmende måder.

I bund og grund giver dette dig mulighed for at:

1. Foretag og modtag opkald ved hjælp af dit standardnummer på enhver enhed - telefon, tablet eller endda en stationær computer. Ingen du taler med vil kende forskel.
2. Send og modtag almindelige tekstbeskeder via talewebstedet eller apps på enhver enhed til enhver tid - selv med tilsluttede enheder flere på én gang.

Tilsammen betyder det, at enhver telefon, tablet eller computer, du logger ind på Google Voice, effektivt bliver din "telefon" - uanset hvilken type forbindelse den er på, eller selvom den har en aktiv mobiltjeneste.

Så du kan for eksempel:

• Installer Google Voice-appen på Gammel Android-telefon , så få det til at ringe, når der kommer et opkald til dit nummer, være i stand til at foretage udgående opkald på det fra dit nummer, og du kan sende og modtage tekster på det med dit almindelige nummer, så længe det er forbundet til Wi-Fi.
• Installer Google Voice-appen på Chromebook eller Android-tablet Forbind med kunder og kolleger på samme måder derfra.
• Log ind på Google Voice-webstedet på en hvilken som helst bærbar computer, og behandle opkald og beskeder på den som om Han var Din telefon – uanset om din nuværende smartphone er i nærheden eller tændt.

Temmelig transformerende ting, ikke? Og der er mere: Google Voice transskriberer også voicemails automatisk og lader dig lytte til e-mails أو Læs den fra enhver enhed, du er logget på. Det bringer spamfiltrering på Google-niveau til indgående opkald, tekstbeskeder og voicemails, samt muligheden for at screene alle dine opkald. Og det giver dig et kraftfuldt kontekstuelt viderestillingssystem – næsten som Gmail-filtre til din telefon.

Som jeg sagde, er dette en meget kraftfuld service, men også forvirrende kompleks. Lad os dykke ned i og udforske hver sidste brik i puslespillet, så du kan sikre dig, at du får det fulde udbytte af alt, hvad det har at tilbyde.

Kom godt i gang med Google Voice

Det første skridt til at komme i gang med Google Voice er ganske enkelt Log ind på tjenesten Og forbered dig med et nummer. Denne del af processen er nemmest, hvis du starter på en computer.

Med individuelle Google-konti, der ikke er knyttet til virksomheden, kan du øjeblikkeligt vælge et nyt Google Voice-nummer ved ethvert tilgængeligt områdenummer gratis, eller du kan vælge at betale $20 at flytte et nummer Ledig til service . I begge tilfælde skal du være i USA for at være berettiget. (Undskyld, verdensvenner!)

Med Google Workspace-konti knyttet til virksomheden er Voice tilgængelig i USA såvel som i Belgien, Canada, Danmark, Frankrig, Tyskland, Irland, Italien, Holland, Portugal, Spanien, Sverige, Schweiz og Storbritannien. Din arbejdsområdeadministrator skal aktivere tjenesten for dig og dens omkostninger $10, $20 eller $30 pr. bruger pr. måned Virksomheden faktureres - afhængig af den valgte servicekategori.

Uanset hvad, når du først har indstillet dit nummer, vil du finde dig selv i modstrid Google Voice Home Kontrolpanel . Det er her, du altid vil kunne se dine seneste opkald og beskeder, foretage opkald og beskeder Ny , og læs eller lyt til voicemail-beskederne på dit nummer.

Så længe du har hjemmesiden åben, vil alle indgående opkald til dit nummer ringe på din computer - og du kan besvare dem med det samme og der.

Vi vender tilbage for at udforske nogle avancerede indstillinger om et sekund. Først skal vi flytte vores fokus et øjeblik og konfigurere Google Voice på alle telefoner, du vil bruge - inklusive den primære telefon, du er afhængig af til din daglige kommunikation.

Konfigurer telefoner med Google Voice

Nu hvor vi er færdige med den grundlæggende lydopsætning, er denne del ret nem:

• Hvis du bruger en Android-telefon, skal du gøre det Download og installer Google Voice-appen fra Play Butik .
• Hvis du bruger en iPhone, skal du gøre det Download og installer Voice-appen fra App Store .

Uanset hvad, skal du åbne appen og følge vejledningen for at logge ind med den samme Google-konto, som du brugte i den indledende opsætning på din computer.

På Android skal du forbinde denne enhed til Google Voice for at give telefonen mulighed for at foretage og modtage opkald ved hjælp af dit Google Voice-nummer. Hvis din telefon har en aktiv mobiltjeneste med et nummer adskille Forbundet til dit mobilselskab, følg trinene for at forbinde de to og tillade dem at arbejde sammen.

Hvis du bruger en ældre eller sekundær telefon Ikke Den har en aktiv mobiltjeneste, bare spring dette trin over. Du vil stadig være i stand til at foretage og modtage opkald ved hjælp af dit Google Voice-nummer, når telefonen er forbundet til et Wi-Fi-netværk.

På både Android og iOS vil du derefter se den primære Google Voice-dashboard-grænseflade - med faner til dine seneste opkald, dine kontakter, tekstbeskeder og dine voicemail-beskeder. Den cirkulære grønne knap i nederste højre hjørne af skærmen giver dig mulighed for at foretage et nyt opkald eller starte en ny besked, afhængigt af hvilken fane du ser.

Og på begge platforme vil du være i stand til at trykke på menuikonet med tre linjer i øverste venstre hjørne af appen for at finde hovedindstillingsmenuen.

Om et øjeblik vil vi udforske de vigtigste stemmeindstillinger direkte fra tjenestens hjemmeside, hvor hver sidste mulighed er tilgængelig, men indtil videre kan du tage et hurtigt kig på Foretag og modtag opkald (eller Foretag og modtag opkald) og Indgående opkald områder i applikationsindstillinger. Disse vil kontrollere præcis, hvordan udgående og indgående opkald fra dit stemmenummer håndteres Det her Den specifikke enhed – hvis de vil stole på mobilminutter leveret af dit mobilselskab, forudsat at de er tilgængelige, eller hvis de primært vil stole på Wi-Fi og/eller mobildata – og også hvis indgående opkald er vil få telefonen til at ringe, så du er klar over det.

Som standard vil de ikke. Så hvis du vil være i stand til at besvare opkald til dit Google Voice-nummer på denne enhed, skal du helt sikkert justere det.

Hvis du har andre telefoner eller tablets, som du vil føje til blandingen og give adgang til alle de samme Google Voice-funktioner, skal du gentage den samme proces på en af ​​dem ved at bruge den relevante Android- eller iOS-app.

Bare husk: Hvis du konfigurerer alle disse enheder til at besvare opkald, får du et væld af ting, der ringer, hver gang nogen ringer til dine numre. Så hvis du لا Vil du have en masse forskellige enheder, der kræver din opmærksomhed på samme tid ved hvert indgående opkald, skal du sørge for at gå ind i Google Voice-appens meddelelsesindstillinger på hver enhed og foretage de passende justeringer.

Bortset fra det er vi klar til at gå tilbage til din computer for at grave ind i alle Google Voice-indstillingerne.

Udforsk Google Voice-indstillinger

Nå – er du klar til at træde ind i nogle af de største kræfter i Google Voice?

Tilbage på lydskrivebordet skal du klikke på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af skærmen. Dette fører dig til den fulde Google Voice-indstillingsmenu, hvor du finder alle tilgængelige muligheder.

Åh gud, er der så mange af dem.

Den første sektion af skærmen, "Konto", indeholder alle de grundlæggende numre og enhedsadministrationsindstillinger, når som helst du skal foretage grundlæggende ændringer. Det eneste punkt du skal tænke på lige nu er "tilknyttede numre". Hvis du vil indstille dit Google Voice-nummer til at videresende til alle numre Andet Eksisterende – en kontorlinje, sekundær mobiltelefon eller endda en kollegas telefon – klik på knappen "Nyt linket nummer" og følg trinene for at tilføje og bekræfte det nummer, du har brug for.

Når du går videre, har den anden sektion af skærmen, Beskeder, en enkelt vippeknap til at videresende alle indgående beskeder til din e-mail (i den samme Google-kontoindbakke). Det er en enkel, men nyttig berøring, især hvis du bor i din indbakke og vil sikre dig, at du ikke går glip af noget i løbet af dagen.

Den tredje sektion, "Opkald", er hvor Google Voices virkelige kraft begynder. Under Viderestilling af opkald vil du være i stand til at dreje en kontakt ud for ethvert tilknyttet nummer, du har tilføjet, for at viderestille alle indgående opkald på dit Google Voice-nummer til det hele tiden.

Og lige under det vil sektionen Brugerdefineret viderestilling af opkald give dig mulighed for at opsætte kontekstuelle filtre til viderestillingstyper bestemt Kun opkald til forskellige sammenkædede numre. Du skal blot klikke på Opret regel, og du vil være i stand til at vælge individuelle kontakter, kontaktgrupper eller brede kategorier af kontakter som anonyme opkaldere og derefter fortælle Google Voice præcis, hvad de skal gøre, når disse personer kontakter dig.

JR Rafael / IDG

Tilbage på hovedskærmen for Google Voice-indstillinger har sektionen Opkald et par andre muligheder, der er værd at tage med i overvejelserne:

• Funktionen Få ubesvarede opkald via e-mail vil gøre præcis, hvad du forventer. Det er en fantastisk måde at sikre, at et vigtigt opkald ikke går ubemærket hen.
• Screen Calls vil bede hver indgående opkald om at sige deres navn og derefter sætte dem på hold, mens du hører optagelsen, så du kan beslutte, om du vil svare.
• Indgående opkaldsindstillinger aktiverer dine muligheder for at optage et indgående opkald ved at trykke på 4 og omstille et igangværende opkald til et af dine andre tilknyttede numre ved at trykke på tasten * (dog kun på individuelle Google-konti og ikke i arbejdsområderelaterede Google Voice-indstillinger, sådan set mærkelig).

Rul ned derfra til Voicemail, og du vil finde muligheder for at optage udgående voicemails og administrere andre voicemail-relaterede præferencer.

Under Betalinger kan du tilknytte en betalingsmetode for at anvende kredit for internationale opkald, hvis du ønsker det. I USA er opkald foretaget via Google Voice til andre amerikanske numre samt canadiske numre helt gratis, mens Opkald til andre lande varierer i pris .

Og sidst, men ikke mindst, under Sikkerhed, vil du måske skifte kontakten ved siden af ​​Spamfiltrering. Dette vil gøre det muligt for Googles spamregistreringssystemer at forhindre uønskede opkald, beskeder og voicemails i at genere dig.

Puha! Jeg fortalte dig, at Google Voice har mange fede lag, ikke? Grib dog telefonen: Vi har endnu et par kraftfulde muligheder at udforske, før vi kalder det en dag.

Google Voice Rewards for Business

En af de mest nyttige Google Voice-funktioner er kun tilgængelig for virksomhedskonti - specifikt dem, der bruger Google Voice Standard eller Premier serviceniveauer ($20 eller $30 pr. bruger pr. måned).

Hvis din organisation følger en sådan plan, kan du ringe til to avancerede telefonadministrationsmuligheder for erhvervslivet:

1. Du kan konfigurere et fuldautomatisk professionelt menusystem til taletelefoner, der besvarer opkald på et af dine Google Voice-numre og dirigerer opkald til forskellige steder afhængigt af tidspunktet på dagen og de muligheder, de vælger.
2. Du kan oprette ringegrupper, der gør det nemmere for flere personer at håndtere indgående opkald til det samme nummer - f.eks. et forenklet nummer et til dit salgsteam. Masternummeret kan enten ringe til hvert medlem af det tilknyttede team på samme tid, så den, der svarer først, modtager opkaldet, eller det kan ringe til alle tilknyttede numre individuelt i tilfældig rækkefølge.

Begge muligheder kan konfigureres af Google Workspace-administratoren i Google Voice-sektionen i Google Administrationskonsol.

Åh, og en ting mere: ethvert Google Voice-nummer kan ringe direkte til en række forskellige Specialiserede bokse og telefoner Hvilket giver dig mulighed for effektivt at få På abonnementsfri fastnet-lignende telefoner til dit kontor eller hjemmekontor . Du kan oprette et selvstændigt nummer gennem Google Voice til en sådan linje og endda foretage opkald fra Google Voice-numre Andet automatisk, ud over at ringe til andre enheder, så du nemt kan besvare ethvert opkald, hvor som helst du vil.

Og nu ved du fra start til slut, hvordan Google Voice kan transformere dit arbejde og den måde, du tænker på dine telefoner. Det eneste, der er tilbage, er at oprette din konto, konfigurere tingene, som du ønsker, og derefter nyde din nyligt informerede tilgang til administration af telefonnumre.