E-mail kan være en svær ting at administrere. I et arbejdsmiljø er det vigtigt, at du holder en organiseret indbakke for at forblive effektiv. En rodet indbakke kan være noget af en kæmpe smerte, især når du skal scrolle gennem bjerge af gamle e-mails, som du måske ikke har brug for længere. På et tidspunkt kan disse gamle e-mails have tjent et formål, men er siden blevet til yderligere forhindringer, når de søger efter en specifik e-mail.
En indbakke fuld af spam kan forringe din evne til at administrere dit e-mail-bibliotek, og selvom der er masser af måder at forhindre din e-mail i at ramme yderligere spamlister - vi anbefaler at sende din e-mail anonymt - bør du stadig rydde gamle spam-beskeder ud, som fandt vej til din indbakke i første omgang.
For at undgå at bruge for meget tid, anbefaler jeg ikke at forsøge at slette alle dine gamle e-mails manuelt. I stedet vil du ved hjælp af filtre være i stand til at slippe af med disse e-mails hurtigere. Ved at oprette et filter kan du slette gamle beskeder baseret på en bestemt tidsramme. Det eneste problem, jeg kan se med filtre, er, at de kun gælder for nyligt modtagne beskeder. Du kan anvende filtre i fremtiden for at sikre, at en pileup ikke sker en anden gang, men hvad med de e-mails, der fylder din indbakke lige nu?
Slet gamle e-mails automatisk i gmail
Der er et par ting, du kan dykke ned i, når det kommer til at slippe af med ældre, ikke længere nødvendige e-mails, der plager din Gmail-indbakke. Jeg vil gennemgå, hvordan du opsætter dine filtre, anvender dem til fremtidig brug, og hvordan du slipper af med alle dine eksisterende gamle e-mails ved hjælp af Gmail-tilføjelsen, E-mail Studio .
Indstil dine filtre
Det første er først, lad os gøre os klar dine filtre .
- Log ind på din Gmail-konto med de nødvendige legitimationsoplysninger.
- Find tandhjuls-/gearikonet. Dette er en liste Gmail-indstillinger Den kan findes i øverste højre hjørne af vinduet. Klik på dette ikon, og vælg derefter Indstillinger fra rullemenuen.
- Klik på fanen Filtre og klik derefter Opret et nyt filter .
- I inputfeltet "indeholder ord" skal du skrive følgende - ældre_end: x Hvor "x" er tidsrammen for de beskeder, du vil slette. Dette vil være et tal efterfulgt af et bogstav. Følgende meddelelser vil relatere til tidsrammen. Du skal bruge "d" for dage, "w" for uger og "m" for måneder. Eksempler er ældre Fra det: 3d Hvis du ønsker at slette e-mails, der er ældre end tre dage.
- Tryk derefter på Opret et filter vha Denne søgeknap.
- Udfyld felterne mærket "Slet" og "Anvend også filter på" med et flueben ved at klikke på dem.
- Tryk til sidst på Opret et filter For at se alle dine gamle e-mails, baseret på den dato, du lige har valgt, skal du gå fra din indbakke til papirkurven.
Når beskeder slettes i Gmail, forsvinder de ikke med det samme. I stedet kan du finde det i papirkurven. Det betyder, at disse e-mails fortsat vil afhænge af din samlede datakapacitet. For at slippe helt af med dem kan du enten vente på, at Gmail sletter dem automatisk efter 30 dage eller slette dem alle nu på egen hånd. For at gøre sidstnævnte skal du trykke på en mappe Trash Klik derefter på linket Tøm papirkurven nu .
Kandidat til fremtidig sletning (genindsendelse)
Titlen på denne artikel handler om automatisk sletning. Desværre kan filtre ikke slås til automatisk. Du skal gå tilbage og anvende filteret igen på din nuværende indbakke.
Sådan genanvender du et filter:
- Gå tilbage til dine indstillinger ved at klikke på tandhjuls-/tandhjulsikonet øverst til højre i Gmail-vinduet og vælge Indstillinger fra rullemenuen.
- Klik på fanen Filtre.
- Da du allerede har oprettet et filter tidligere, kan du nu klikke Frigøre , placeret ved siden af dette filter. Hvis du allerede har oprettet mange filtre, kan du nemt finde det du ønsker, da kriterierne for hvert filter vil blive vist.
- Klik på "sporing" I den sektion, der vises med dine søgekriterier. Det vil være en skærm, der ligner den, der dukkede op, da du satte det originale filter op.
- Igen skal du markere feltet ud for "Anvend også filter på."
- Denne gang skal du trykke på for at aktivere filteret Filteropdatering . Alle gamle e-mails, indstillet til den angivne tidsramme, vil nu blive flyttet væk til en mappe affald .
E-mail Studio
Email Studio software kommer Udstyret med en fantastisk funktion, der automatisk sletter alle gamle e-mails fra en bestemt afsender eller dem i en bestemt mappe. Den indbyggede automatiske rensefunktion hjælper med at holde din Gmail-indbakke mere organiseret, hvilket resulterer i et mere effektivt arbejdsmiljø.
Med Email Studio kan du arkivere og anvende Marker som læst på alle e-mails i din indbakke, som har været der i mere end tre måneder. Det giver dig også mulighed for permanent at fjerne alle e-mails fra mapper affald og mail skrammel automatisk efter to dage. Som en ekstra bonus inkluderer Auto Cleanse en e-mail-afmeldingsfunktion, der kan hjælpe dig med nemt at fjerne din e-mailadresse fra alle spam-nyhedsbrevslister. Der er også meget mere, som en tilføjelse kan gøre, men jeg føler, at de førnævnte fremhæver præcis, hvad vi har brug for til denne artikel.
Grundpakken er gratis at bruge, men for at få mest muligt ud af produktet tilbydes en premium-version til $29 pr. år. Opgraderingen giver dig mulighed for at oprette flere sæt udrensningsregler og inkluderer en e-mailplanlægger, videresender og autosvar.
Konfigurer og aktiver automatisk rensning i Gmail
Det første du skal gøre er naturligvis at downloade funktionen Ins Send en e-mail til Studio og installer det. Når dette er opnået, vil du være i stand til at se Email Studio-ikonet uden for højre sidebjælke, når du åbner nogen af dine Gmail-e-mails.
At bruge:
- Åbn Email Studio-tilføjelsen, og log ind med din Gmail-konto.
- Du vil se en liste over muligheder. Fra disse muligheder skal du vælge værktøjet "E-mailoprydning".
- Tryk derefter på Tilføj en ny regel For at opsætte en regel (lignende det, du gjorde med filtre ) .
- Der er to dele til at opsætte en regel - du skal definere en betingelse og derefter en handling. Tænk "årsag og virkning". Handlingen udløses, når den angivne betingelse er opfyldt.
- For at indstille en betingelse vil du kunne bruge avancerede søgeparametre i Gmail som f.eks nyere_end أو har: vedhæftning or stor_end . Brug den til at hjælpe dig med at finde det perfekte match til de Gmail-e-mails, du ønsker arkiveret , eller send den til affald , eller flyt til en anden mappe.
- Når reglen er oprettet, skal du klikke på knappen Gemme . Email Studio kører nu i baggrunden og kører en kørselskontrol hver time for at udføre den angivne handling, når en e-mail opfylder de betingelser, der er knyttet til den. Du behøver slet ikke at gøre noget manuelt.
