At holde sig ajour med din e-mail kan være stressende, tidskrævende og kedeligt. Det er ikke svært at samle et stort antal ulæste e-mails. På grund af dette er det nemt at blive ved med at kontrollere den konstante strøm af beskeder - på bekostning af andre opgaver.
Jeg har flere e-mail-konti, og jeg har svært ved at holde det antal ulæste lavt. Så jeg foretog nogle undersøgelser og samlede tips til, hvordan jeg kan forbedre min indbakkestyring. Her er nogle nyttige tips, jeg har fundet til at gøre det nemmere at håndtere din indbakke, bruge mindre tid på at håndtere e-mails og sørge for, at du ikke glemmer at svare på en vigtig besked.
Tjek ikke alle dine e-mails, når de kommer ind
Med e-mails, der rammer din indbakke i løbet af dagen, er det nemt at blive distraheret, selv når du er midt i noget vigtigt. I stedet for at læse hver enkelt, når du først har fået den, skal du bruge lidt tid hver dag på at gå igennem og besvare dine e-mails. Hvis du ikke har brug for at søge efter vigtige e-mails eller meddelelser, skal du planlægge et par korte pauser i løbet af dagen for at tjekke din e-mail. Ellers skal du holde dig ude af din indbakke.
Det er også en god idé at planlægge et længere stykke tid en gang om ugen eller med få dages mellemrum til at gøre noget af det hårde arbejde med at organisere din indbakke, som at oprette og bruge mapper og etiketter og sende de lange e-mails.
Hvis du stadig finder dig selv ved at gennemse din e-mail-app, vil du måske også deaktivere e-mail-meddelelser, holde e-mail-appen lukket og sørge for, at du ikke har ladet din indbakke stå åben på en anden fane.
Du behøver ikke svare på dem alle på én gang
Når du foretager et af dine almindelige indbakketjek, skal du kun håndtere e-mails, der kan håndteres hurtigt. Hvis en e-mail har brug for et hurtigt svar, skal du åbne den og besvare den, mens du gennemser dine beskeder. Men hvis det har brug for mere tid, så tag den tid til at besvare det senere. Du kan kategorisere disse e-mails, lægge dem i en bestemt mappe eller bruge snooze-funktionen til at modtage e-mailen på et mere bekvemt tidspunkt.
Opret flere sektioner eller mapper i din indbakke
Brug forskellige mapper til at gemme dine e-mails. Disse kan være baseret på vigtighed, uopsættelighed, hvor lang tid det tager at håndtere dem, eller de typer af handlinger, de kræver. Standardlayoutet med faner i Gmail og Fokuseret indbakke i Outlook kan hjælpe med at filtrere spam og salgsfremmende e-mails og gøre det nemmere at finde og tjekke vigtige e-mails. I Gmail kan du også ændre formatet, så dine e-mails er sorteret i forskellige sektioner, og du kan vælge, hvad disse sektioner er. På samme måde lader Outlook dig organisere din e-mail i brugerdefinerede grupper.
Brug filtre, regler og etiketter
Filtre og regler dirigerer indgående e-mail-beskeder til bestemte mapper. De kan hjælpe med at spare tid og sørge for, at du fokuserer din opmærksomhed på de e-mails, der betyder mest. Etiketter kan også være en god måde at organisere og hjælpe dig med at holde styr på din e-mail ved at lade dig sortere dine beskeder efter forskellige tags i stedet for at bruge mapper.
lave forme
Nogle gange ender du med at sende lignende e-mails gentagne gange. For at gøre tingene nemmere kan du konfigurere og bruge e-mailskabeloner til at sende e-mails, så du ikke behøver at blive ved med at skrive den samme besked igen og igen. Du kan også bruge værktøjer som Smart Write og Smart Reply i Gmail til at hjælpe med at skrive e-mails hurtigere.
opsige abonnement
Afmeld mailinglister og salgsfremmende e-mails. Gå dine nyhedsbreve igennem og sørg for, at du kun har tilmeldt dig beskeder, du allerede har læst, og slet alle beskeder, du ikke har læst for nylig. Sørg også for at afmelde alle sociale medier-advarsler, som du ikke har brug for. (Du skal muligvis gå ind i dine sociale medier-kontiindstillinger for at slå dette fra.) Alternativt kan du bruge en separat e-mail-konto til salgsfremmende e-mails og beholde vigtige e-mails på din hovedkonto.
Kassér massemails, du ikke har brug for
Hvis du får et CC i en samtale, du ikke behøver at opdatere, eller du er i en svar-alle-e-mail-tråd, kan du ignorere denne tråd for at undgå at modtage alle svar. For at gøre dette skal du åbne en hvilken som helst besked i tråden, trykke på de tre prikker øverst på skærmen (over emnelinjen) og vælge "Ignorer" fra rullemenuen i Gmail eller "Ignorer", hvis du bruger udsigter.
Gør ikke din indbakke til din huskeliste
Det kan være fristende at markere en e-mail som "ulæst" som en påmindelse om at svare på den (det er jeg bestemt skyldig i), eller fordi den indeholder en opgave, som du skal udføre, men den kan også rode i din indbakke. Hold en separat huskeliste (der er masser af apps tilgængelige til det, eller du kan bruge appen til grundlæggende noter eller sticky notes) eller læg den i en bestemt mappe. Hvis du bruger Gmail, kan du bruge Google Task-appen sammen med din indbakke; Du skal blot klikke på den lille "Vis sidepanel"-pil i nederste højre hjørne af skærmen, og vælg ikonet Opgaver der.
Det er en god idé at have separate lister kørende, så du kan opdatere dem med elementer fra dine e-mails. For eksempel, hvis dine e-mails indeholder links til artikler, du vil læse, når du har mere tid, skal du starte med en læseliste - bare lad være med at opbevare den i din indbakke.
