Sådan gør du hurtigt e-mails til opgaver

Sådan konverteres e-mails hurtigt til opgaver Dette er vores artikel om, hvordan vi kan omdanne vores e-mails til opgaver.

Hvis du bruger OHIO (bare beskæftige dig med det én gang) til at sortere din e-mail, vil du sandsynligvis gøre nogle e-mails til opgaver. Sådan gør du det hurtigt og effektivt, så du kan fortsætte med at håndtere dine andre e-mails.

Gør det hurtigt og nemt

Din indbakke er ikke en huskeliste; Det er en indgående mail. Det er fristende at efterlade e-mails i din indbakke, fordi det er nemmere, men så ligger de opgaver, du skal have gjort, begravet i e-mail-indbakken.

Her er grunden til, at folk kommer i problemer. Den manuelle proces til at konvertere en e-mail til en opgave går ofte sådan her:

1. Åbn din foretrukne opgavelistemanager.
2. Opret en ny opgave.
3. Kopiér og indsæt de relevante dele af e-mailen i den nye opgave.
4. Indstil detaljerne, såsom prioritet, forfaldsdato, farvekode og hvad du ellers bruger.
5. Gem den nye opgave.
6. Arkiver eller slet e-mail.

Det er seks trin, bare for at tilføje noget til din huskeliste. Ikke underligt, at du ender med e-mails, der fylder i din indbakke. Hvad hvis du kunne skære de seks trin i fire? eller tre?

Det kan du godt! Vi viser dig hvordan.

Relaterede : 7 lidt kendte Gmail-funktioner, du bør prøve

Nogle e-mail-klienter er bedre til at lave opgaver end andre

Der er mange klienter til rådighed til at administrere din e-mail, og som du måske forventer, er nogle bedre end andre til at oprette opgaver.

For webklienter klarer Gmail jobbet meget godt. Opgaver-appen er indbygget, og det er nemt at gøre mail til en opgave. Der er endda en tastaturgenvej til at oprette en opgave direkte fra mail - der kræves ingen mus. Hvis du ikke vil have en desktop-klient, er Gmail sandsynligvis det bedste bud.

For Windows desktop-klienter vinder Outlook. Thunderbird har nogle indbyggede opgavestyringsfunktioner, som ikke er dårlige, men Outlook er meget mere flydende og giver dig mulighed for at oprette forbindelse til et utal af tredjepartsapps. Hvis du af en eller anden grund ikke kan bruge Outlook, er Thunderbird et godt alternativ. Hvis du allerede bruger en tredjeparts to-do list manager, vil Thunderbird ikke skære sennep.

På en Mac er billedet lidt mindre positivt. Apple Mail klarer opgaver dårligt sammenlignet med Gmail og Outlook. Hvis du vil administrere opgaver på en desktop-klient, er din bedste mulighed sandsynligvis Thunderbird til Mac . Eller du kan sende en e-mail til en tredjeparts opgavelisteadministrator og administrere den der.

Når det kommer til mobilapps, fungerer Gmail og Outlook stort set det samme. Ingen af ​​dem har opgavebyggere til nettet eller klientversioner, men begge porterer automatisk tilføjelser til tredjepartsapps. Så hvis du administrerer dine opgaver i Trello og har tilføjelsen installeret i din Gmail- eller Outlook-klient, vil den automatisk også være tilgængelig, når du åbner den tilsvarende mobilapp. Derudover, når du installerer et Outlook-tilføjelsesprogram, installeres det automatisk på skrivebordsklienten og apps Mobil og nettet.

Opret opgaver fra Gmail

Google leverer en app kaldet Tasks, som er inkluderet i Gmail. Det er en simpel opgavelistemanager med meget få muligheder, selvom der er en mobilapp, der giver dig nogle ekstra tilpasningsmuligheder. Hvis du har brug for noget simpelt, der fungerer tæt sammen med din Gmail-indbakke, er Google Tasks et solidt valg. At omdanne en e-mail til en opgave er en leg: Mens e-mailen er åben, skal du klikke på knappen Mere på proceslinjen og vælge Føj til opgave.

Hvis du er en lav person, gør Shift + T det samme. Opgaver-appen åbnes i sidebjælken og viser din nye opgave.

Hvis du har brug for at redigere opgaven for at tilføje en forfaldsdato, yderligere detaljer eller underopgaver, skal du klikke på ikonet Rediger.

Det er ikke nødvendigt at gemme ændringer, da dette sker automatisk. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Arkiver i din indbakke (eller brug tastaturgenvejen "e") for at flytte e-mailen til dit arkiv.

Disse er tre enkle trin:

1. Klik på indstillingen Føj til opgaver (eller brug genvejen Shift + T).
2. Indstil en forfaldsdato, yderligere detaljer eller underopgaver.
3. Arkivér (eller slet) e-mailen.

Som en bonus kan du indstille Chrome til at vise dine opgaver Når du åbner en ny fane . Der er en app iOS og Android til Google Tasks . Det er lige så nemt at oprette en opgave i mobilappen, som det er i webappen. Klik på de tre prikker øverst i mailen, og vælg "Tilføj til opgaver".

Dette skaber en ny opgave med det samme.

Hvis Google Tasks ikke har alt, hvad du har brug for, eller hvis du allerede er fortrolig med en anden opgavehåndtering, er der sandsynligvis en Gmail-tilføjelse til det. Der er i øjeblikket tilføjelser til populære to-do-apps, såsom Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello og andre (selvom der ikke er nogen Microsoft To-Do- eller Apple-påmindelser).

Tidligere dækkede vi installation af Gmail-tilføjelser generelt og Trello-tilføjelsen specifikt . Forskellige tilføjelser giver dig forskellige muligheder, men alle tilføjelser til huskelister giver dig generelt mulighed for at tilføje en opgave direkte fra en specifik e-mail. Tilføjelser til opgaveliste er også tilgængelige som web- og mobilapps, der synkroniseres automatisk med hinanden. Og ligesom Google Tasks kan du få adgang til tilføjelser, når du er i Gmail-mobilappen.

Opret opgaver fra Outlook

Outlook har en indbygget app kaldet Tasks, som også er tilgængelig som en web-app i Office 365. Tingene bliver lidt mere komplicerede her, fordi det er 2015 Microsoft købte Wunderlist Den berømte task manager. Jeg har brugt de sidste fire år på at omdanne den til en ny web-only Office 365-app kaldet (måske lidt fantasiløs) Microsoft To-Do. Det vil med tiden erstatte den indbyggede Tasks-funktionalitet i Outlook.

Men indtil videre er Tasks-appen stadig Outlook-opgavehåndteringen, og der er ingen nøjagtig dato eller Outlook-version, hvornår dette vil ændre sig. Vi nævner dette kun, fordi hvis du bruger O365, vil du opdage, at alle opgaver, du føjer til Outlook-opgaver, også vises i Microsoft To-Do. To-Do viser endnu ikke alle de data, du kan tilføje til en opgave, men det vil den på et tidspunkt.

Indtil videre er Microsoft Tasks den indbyggede Outlook task manager, så det vil vi fokusere på.

Brug af Outlook Desktop Client

Det er her Microsoft traditionelt udmærker sig, og de svigter dig heller ikke her. Der er flere måder at oprette en opgave på fra en e-mail for at imødekomme enhver smag. Kan du:

1. Træk og slip en e-mail i opgaveruden.
2. Flyt eller kopier e-mailen til mappen Opgaver fra højrekliks kontekstmenuen.
3. Brug Quick Step til at oprette en opgave.

Vi vil fokusere på at bruge Quick Step, da dette giver mest valuta for pengene, og du kan tildele en tastaturgenvej til Quick Step.

Hvis du aldrig har brugt Outlook-opgaver før, se Vores guide til opgavepanelet  Så du kan se dine opgaver ved siden af ​​din mail.

Når opgaveruden er åben, opretter vi et hurtigt trin, der markerer e-mailen som læst, opretter en opgave og flytter e-mailen til dit arkiv. Vi tilføjer også en tastaturgenvej, så du aldrig behøver at bruge musen til at oprette en opgave fra en e-mail.

Hurtige trin giver dig mulighed for at vælge flere handlinger med et klik på en knap (eller tastaturgenvej). Det er nemt at oprette og endnu nemmere at bruge, men hvis du ikke har tjekket det ud før, har vi det  Ultimativ guide om det . Når du har læst denne vejledning, skal du oprette et nyt Quick Step og derefter tilføje følgende handlinger:

1. Opret en opgave med meddelelsesteksten.
2. Marker som læst.
3. Naviger til mappen (og vælg din arkivmappe som den mappe, du vil gå til).