Mit Ihren E-Mails auf dem Laufenden zu bleiben, kann stressig, zeitaufwändig und langweilig sein. Es ist nicht schwierig, eine große Anzahl ungelesener E-Mails anzusammeln. Aus diesem Grund ist es einfach, den ständigen Fluss von Nachrichten zu überprüfen – auf Kosten anderer Aufgaben.
Ich habe mehrere E-Mail-Konten und es fällt mir schwer, die Anzahl der ungelesenen Nachrichten niedrig zu halten. Also habe ich recherchiert und Tipps gesammelt, wie ich meine Posteingangsverwaltung verbessern kann. Hier sind einige hilfreiche Tipps, die ich gefunden habe, um die Verwaltung Ihres Posteingangs zu vereinfachen, weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails zu verbringen und sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, auf eine wichtige Nachricht zu antworten.
Überprüfen Sie nicht alle Ihre E-Mails, sobald sie eingehen
Da E-Mails den ganzen Tag über in Ihrem Posteingang landen, ist es leicht, abgelenkt zu werden, selbst wenn Sie mitten in etwas Wichtigem sind. Anstatt jede E-Mail zu lesen, sobald Sie sie erhalten haben, nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um Ihre E-Mails durchzugehen und zu beantworten. Wenn Sie nicht nach wichtigen E-Mails oder Ankündigungen suchen müssen, planen Sie tagsüber einige kurze Pausen ein, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Andernfalls halten Sie sich aus Ihrem Posteingang heraus.
Es ist auch eine gute Idee, einmal pro Woche oder alle paar Tage einen längeren Teil der Zeit einzuplanen, um einige der harten Arbeiten zu erledigen, die Ihren Posteingang organisieren, wie das Erstellen und Verwenden von Ordnern und Labels und das Versenden dieser langen E-Mails.
Wenn Sie immer noch in Ihrer E-Mail-App surfen, möchten Sie vielleicht auch E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, die E-Mail-App geschlossen lassen und sicherstellen, dass Sie Ihren Posteingang nicht in einem anderen Tab geöffnet haben.
Sie müssen nicht alle auf einmal beantworten
Behandeln Sie bei einer Ihrer regelmäßigen Posteingangsprüfungen nur E-Mails, die schnell bearbeitet werden können. Wenn eine E-Mail eine schnelle Antwort erfordert, öffnen Sie sie und beantworten Sie sie, während Sie Ihre Nachrichten durchsuchen. Aber wenn es mehr Zeit braucht, nehmen Sie sich diese Zeit, um es später zu beantworten. Sie können diese E-Mails kategorisieren, in einem bestimmten Ordner ablegen oder die Schlummerfunktion verwenden, um die E-Mail zu einem günstigeren Zeitpunkt zu erhalten.
Erstellen Sie mehrere Abschnitte oder Ordner in Ihrem Posteingang
Verwenden Sie verschiedene Ordner, um Ihre E-Mails zu speichern. Diese können auf Wichtigkeit, Dringlichkeit, Dauer der Bearbeitung oder Art der erforderlichen Maßnahmen basieren. Das Standardlayout mit Registerkarten in Google Mail und der Posteingang mit Relevanz in Outlook können dabei helfen, Spam- und Werbe-E-Mails zu filtern und das Auffinden und Überprüfen wichtiger E-Mails zu erleichtern. In Google Mail können Sie auch das Format ändern, sodass Ihre E-Mails in verschiedene Abschnitte sortiert werden, und Sie können auswählen, was diese Abschnitte sind. Ebenso können Sie mit Outlook Ihre E-Mails in benutzerdefinierten Gruppen organisieren.
Verwenden Sie Filter, Regeln und Labels
Filter und Regeln leiten eingehende E-Mail-Nachrichten an bestimmte Ordner weiter. Sie können helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die E-Mails richten, die am wichtigsten sind. Labels können auch eine gute Möglichkeit sein, Ihre E-Mails zu organisieren und Ihnen dabei zu helfen, den Überblick zu behalten, indem Sie Ihre Nachrichten nach verschiedenen Tags sortieren können, anstatt Ordner zu verwenden.
Formen machen
Manchmal endet es damit, dass Sie wiederholt ähnliche E-Mails versenden. Zur Vereinfachung können Sie E-Mail-Vorlagen zum Senden von E-Mails einrichten und verwenden, sodass Sie nicht immer wieder dieselbe Nachricht schreiben müssen. Sie können auch Tools wie Smart Write und Smart Reply in Gmail verwenden, um E-Mails schneller zu schreiben.
Abmelden
Melden Sie sich von Mailinglisten und Werbe-E-Mails ab. Gehen Sie Ihre Newsletter durch und vergewissern Sie sich, dass Sie sich nur für Nachrichten angemeldet haben, die Sie bereits gelesen haben, und löschen Sie alle Nachrichten, die Sie in letzter Zeit nicht gelesen haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Social-Media-Benachrichtigungen abbestellen, die Sie nicht benötigen. (Möglicherweise müssen Sie zu den Einstellungen Ihres Social-Media-Kontos gehen, um dies zu deaktivieren.) Alternativ können Sie ein separates E-Mail-Konto für Werbe-E-Mails verwenden und wichtige E-Mails in Ihrem Hauptkonto aufbewahren.
Verwerfen Sie Massen-E-Mails, die Sie nicht benötigen
Wenn Sie in einer Konversation eine CC erhalten, müssen Sie nicht aktualisieren oder Sie befinden sich in einem E-Mail-Thread, in dem alle antworten. Sie können diesen Thread ignorieren, um zu vermeiden, dass Sie alle Antworten erhalten. Öffnen Sie dazu eine beliebige Nachricht im Thread, tippen Sie auf die drei Punkte oben auf dem Bildschirm (über der Betreffzeile) und wählen Sie „Ignorieren“ aus den Dropdown-Optionen in Google Mail oder „Ignorieren“, wenn Sie verwenden Perspektiven.
Machen Sie Ihren Posteingang nicht zu Ihrer To-do-Liste
Es kann verlockend sein, eine E-Mail als „ungelesen“ zu markieren, um daran zu erinnern, darauf zu antworten (ich bin definitiv schuld daran) oder weil sie eine Aufgabe enthält, die Sie erledigen müssen, aber es kann auch Ihren Posteingang überladen. Führen Sie eine separate To-do-Liste (dafür gibt es viele Apps, oder Sie können die einfache Notizen- oder Haftnotizen-App verwenden) oder legen Sie sie in einem bestimmten Ordner ab. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie die Google Task-App zusammen mit Ihrem Posteingang verwenden. Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil „Seitenbereich anzeigen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie dort das Aufgabensymbol aus.
Es ist eine gute Idee, separate Listen zu führen, damit Sie sie mit Elementen aus Ihren E-Mails aktualisieren können. Wenn Ihre E-Mails beispielsweise Links zu Artikeln enthalten, die Sie lesen möchten, wenn Sie mehr Zeit haben, beginnen Sie mit einer Leseliste – bewahren Sie sie einfach nicht in Ihrem Posteingang auf.
