Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Planner
Το εργαλείο διαχείρισης έργων του Microsoft Planner είναι παρόμοιο με δωρεάν ή επί πληρωμή υπηρεσίες όπως το Trello ή το Asana. Το Planner ενσωματωμένο στο Office 365 μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε την ακαταστασία στην εργασία και να βελτιώσετε τη ροή εργασίας. Να πώς.
- Δημιουργήστε κατηγορίες για διαφορετικές εργασίες στο Planner with Warehouses
- Παρακολουθήστε εργασίες στο Planner ορίζοντας πρόοδο και ημερομηνίες, προσθέτοντας λεπτομέρειες σε κάρτες και πολλά άλλα
- Χρησιμοποιήστε φίλτρα ή ομάδα ανά χαρακτηριστικό για να σας βοηθήσουν να διαλέξετε τις σημαντικές εργασίες
- Δοκιμάστε τα γραφήματα για να δείτε αναλυτικά την πρόοδό σας
Εάν ο χώρος εργασίας ή η επιχείρησή σας Εγγεγραμμένος στο Microsoft Office 365 Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά εργαλεία που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας. Έχουμε ήδη θίξει μερικά από αυτά τα πράγματα, μεταξύ των οποίων ομάδες و θέα و onedrive Επιπρόσθετα OneNote . Τώρα, ήρθε η ώρα να στρέψουμε την προσοχή μας στο Microsoft Planner.
Το εργαλείο διαχείρισης έργου του Planner είναι παρόμοιο με τις δωρεάν ή επί πληρωμή υπηρεσίες Trello ή Asana. Δεν παρέχεται χωρίς πρόσθετο κόστος και είναι ενσωματωμένο απευθείας στο Office 365 και μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να παρακολουθεί σημαντικές εργασίες και να βελτιώσει τη ροή εργασιών. Δείτε περισσότερα για το πώς να το χρησιμοποιήσετε στο OnMSFT και έναν οδηγό για το πώς να το χρησιμοποιήσετε και στον εργασιακό σας χώρο.
Δημιουργήστε κατηγορίες για διαφορετικές εργασίες χρησιμοποιώντας "ομάδες"
Στο επίκεντρο του πειράματος του Planner βρίσκονται κάποια πράγματα γνωστά ως «σχέδιο», «κουβάδες» και «σανίδες». Πρώτον, ο πίνακας είναι το σπίτι του σχεδίου σας ή της λίστας υποχρεώσεων. Μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο στο Σχεδιασμός χρησιμοποιώντας το κουμπί (+) στην πλαϊνή γραμμή, θα έχετε ένα νέο πλαίσιο. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές «ομάδες» μέσα στον πίνακα για να οργανώσετε διαφορετικούς τύπους εργασιών.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο «Προσθήκη νέου κάδου» στο επάνω μέρος του πίνακα. Εδώ στο mekan0, χρησιμοποιούμε το Planner για να παρακολουθούμε την κάλυψη των ειδήσεων μας. Διαθέτουμε επίσης διαφορετικούς πίνακες για άλλους τύπους κάλυψης, συμπεριλαμβανομένων των Office 365 και How-Tos. Συνήθως, έχουμε επίσης κιτ ιδεών ιστοριών, ειδήσεις και DIBS, καθώς και έναν ειδικό κάδο για τους συντάκτες για να επισημαίνουν ολοκληρωμένες ιστορίες.
Μόλις προσθέσετε έναν κάδο, υπάρχει ένα ξεχωριστό κουμπί (+) κάτω από το όνομα του κοντέινερ. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια νέα κάρτα εργασιών και να εκχωρήσετε ή να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης σε ένα μέλος της ομάδας. Έχουμε περισσότερα για αυτό παρακάτω.
Παρακολουθήστε εργασίες σημειώνοντας την πρόοδο και τις ημερομηνίες, προσθέτοντας λεπτομέρειες σε κάρτες και πολλά άλλα
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να επωφεληθείτε από τις κάρτες εργασιών στο Planner για παραγωγικότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού για να το μετακινήσετε σε διαφορετικά αποθετήρια, να αλλάξετε την πρόοδό του και να ορίσετε μια ημερομηνία έναρξης και λήξης. Μπορείτε επίσης να γράψετε μια περιγραφή για να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας σε τι εργάζεστε. εργασία. Για λόγους απλότητας, υπάρχει ακόμη και μια λίστα ελέγχου που μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την πρόοδο οποιουδήποτε έχει οριστεί
Ακόμα καλύτερα, υπάρχει επίσης ένα κουμπί Προσθήκη συνημμένου, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παραθέσετε αρχεία ή συνδέσμους που θα είναι ορατοί στην ίδια την κάρτα. Χρησιμοποιούμε συχνά αυτήν τη δυνατότητα εδώ στο OnMSFT για να κοινοποιούμε συνδέσμους προς τις πηγές οποιωνδήποτε άρθρων για τα οποία γράφουμε.
Επιπλέον, υπάρχουν διαφορετικά χρωματιστά «αυτοκόλλητα» που τρέχουν στο πλάι κάθε κάρτας αποστολής. Συνολικά έξι είναι διαθέσιμα και μπορείτε να προσαρμόσετε το όνομα για κάθε ένα. Αυτό θα κολλήσει μια έγχρωμη ετικέτα στο πλάι της κάρτας και θα βοηθήσει στη δημιουργία μιας οπτικής ένδειξης σε τι αναφέρεται η κάρτα. Για εμάς εδώ στο OnMSFT, χρησιμοποιούμε τις ετικέτες «υψηλής προτεραιότητας» και «χαμηλής προτεραιότητας».
Χρησιμοποιήστε φίλτρα ή ομάδα ανά χαρακτηριστικό για να σας βοηθήσουν να επιλέξετε τι έχει σημασία
Καθώς προσθέτετε όλο και περισσότερες εργασίες και λίστες ομάδων στο γράφημα, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τι συμβαίνει. Ευτυχώς, υπάρχει μια λειτουργία φίλτρου που μπορεί να βοηθήσει. Διαθέσιμο στην επάνω δεξιά πλευρά του παραθύρου, θα σας επιτρέψει να φιλτράρετε εργασίες με βάση μόνο το όνομά σας — ή το όνομα του συναδέλφου σας.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Ομάδα κατά για να αλλάξετε την εμφάνιση των λιστών ομάδων. Αυτό θα σας επιτρέψει να ομαδοποιήσετε ανάλογα με το σε ποιον έχει ανατεθεί η εργασία, κατά πρόοδο ή κατά ημερομηνίες λήξης και ετικέτες.
Δοκιμάστε τα γραφήματα για να δείτε αναλυτικά την πρόοδό σας
Ο υπεύθυνος για το σχεδιασμό μπορεί να είναι ακατάστατος κατά καιρούς, (ως προϊστάμενος ή διευθυντής) μπορεί να μην μπορείτε πάντα να δείτε τι εργάζεται και ποιος κάνει μια συγκεκριμένη εργασία. Ευτυχώς, η Microsoft έχει μια εξαιρετική μικρή δυνατότητα ενσωματωμένη στο Planner που μπορεί να βοηθήσει.
Από την επάνω γραμμή μενού, δίπλα στο όνομα του σχεδίου, θα δείτε ένα εικονίδιο που μοιάζει με γράφημα. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα μεταφερθείτε στη λειτουργία γραφήματος. Μπορείτε να δείτε τη συνολική κατάσταση των σχεδίων και περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με εργασίες που έχουν ξεκινήσει, βρίσκονται σε εξέλιξη, καθυστερούν ή έχουν ολοκληρωθεί. Μπορείτε επίσης να δείτε τον αριθμό των εργασιών ανά ομάδα και τον αριθμό των εργασιών ανά μέλος. Μια λίστα μπορεί επίσης να εμφανιστεί στο πλάι, με όλα τα είδη κοντέινερ διαθέσιμα.
Μια παρόμοια λειτουργία είναι επίσης διαθέσιμη για οποιονδήποτε στην ομάδα να δει οπτικά τις εργασίες του σε όλα τα σχέδια και τις αποθήκες. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο του κύκλου στην αριστερή πλαϊνή γραμμή για να ανοίξετε τη σελίδα επισκόπησης. Θα έχετε μια οπτική προβολή του πόσες εργασίες απομένουν και πολλά άλλα.
Πώς θα χρησιμοποιήσετε το Planner;
Όπως μπορείτε να δείτε, το Planner είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο. Υπάρχουν περισσότερες από μία μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξαλείψετε την ακαταστασία και να διαχειριστείτε καλύτερα τις εργασίες στο περιβάλλον εργασίας σας. Είναι ενσωματωμένο απευθείας στο Office 365 και λαμβάνετε όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειριστείτε την ομάδα σας χωρίς να ανησυχείτε για την εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών ή εφαρμογών. Πιστεύετε ότι θα χρησιμοποιήσετε το Planner στην εταιρεία σας; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.
