Πώς να μετατρέψετε γρήγορα τα email σε εργασίες

Πώς να μετατρέψετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες Αυτό είναι το άρθρο μας σχετικά με το πώς μπορούμε να μετατρέψουμε τα email μας σε εργασίες.

Εάν χρησιμοποιείτε το OHIO (απλώς ασχοληθείτε με αυτό μια φορά) για να ταξινομήσετε τα email σας, πιθανότατα θα θέλετε να μετατρέψετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε γρήγορα και αποτελεσματικά, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να αντιμετωπίζετε τα άλλα email σας.

Κάντε το γρήγορο και εύκολο

Τα εισερχόμενά σας δεν είναι λίστα υποχρεώσεων. Είναι μια εισερχόμενη αλληλογραφία. Είναι δελεαστικό να αφήνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, επειδή είναι πιο εύκολο, αλλά στη συνέχεια οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε θάβονται στον κατακλυσμό των εισερχομένων email.

Να γιατί οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν προβλήματα. Η μη αυτόματη διαδικασία για τη μετατροπή ενός email σε εργασία έχει συχνά ως εξής:

1. Ανοίξτε τον διαχειριστή λίστας αγαπημένων εργασιών.
2. Δημιουργήστε μια νέα εργασία.
3. Αντιγράψτε και επικολλήστε τα σχετικά μέρη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη νέα εργασία.
4. Ορίστε τις λεπτομέρειες, όπως προτεραιότητα, ημερομηνία λήξης, κωδικό χρώματος και οτιδήποτε άλλο χρησιμοποιείτε.
5. Αποθηκεύστε τη νέα εργασία.
6. Αρχειοθέτηση ή διαγραφή email.

Αυτά είναι έξι βήματα, απλώς για να προσθέσετε κάτι στη λίστα υποχρεώσεων σας. Δεν είναι περίεργο που καταλήγετε με email να γεμίζουν τα εισερχόμενά σας. Τι θα γινόταν αν μπορούσατε να κόψετε αυτά τα έξι βήματα σε τέσσερα; ή τρεις;

Λοιπόν μπορείς! Θα σας δείξουμε πώς.

Σχετίζεται με : 7 ελάχιστα γνωστές λειτουργίες του Gmail που πρέπει να δοκιμάσετε

Ορισμένοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι καλύτεροι στη δημιουργία εργασιών από άλλους

Υπάρχουν πολλοί διαθέσιμοι πελάτες για τη διαχείριση του email σας και, όπως θα περίμενε κανείς, κάποιοι είναι καλύτεροι από άλλους για τη δημιουργία εργασιών.

Για τους πελάτες ιστού, το Gmail κάνει τη δουλειά πολύ καλά. Η εφαρμογή Tasks είναι ενσωματωμένη και είναι εύκολο να μετατρέψετε την αλληλογραφία σε εργασία. Υπάρχει ακόμη και μια συντόμευση πληκτρολογίου για τη δημιουργία μιας εργασίας απευθείας από την αλληλογραφία - δεν απαιτείται ποντίκι. Εάν δεν θέλετε έναν υπολογιστή-πελάτη για υπολογιστές, το Gmail είναι ίσως το καλύτερο στοίχημά σας.

Για υπολογιστές-πελάτες υπολογιστών Windows, το Outlook κερδίζει. Το Thunderbird έχει ορισμένες ενσωματωμένες λειτουργίες διαχείρισης εργασιών, οι οποίες δεν είναι κακές, αλλά το Outlook είναι πολύ πιο ρευστό και σας επιτρέπει να συνδεθείτε σε μια μυριάδα εφαρμογών τρίτων κατασκευαστών. Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook, το Thunderbird είναι μια καλή εναλλακτική. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη έναν διαχειριστή λίστας υποχρεώσεων τρίτου μέρους, η Thunderbird δεν θα κόψει τη μουστάρδα.

Σε Mac, η εικόνα είναι λίγο λιγότερο θετική. Το Apple Mail διαχειρίζεται ελάχιστα τις εργασίες σε σύγκριση με το Gmail και το Outlook. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε εργασίες σε έναν υπολογιστή-πελάτη επιτραπέζιου υπολογιστή, τότε ίσως η καλύτερη επιλογή σας είναι Thunderbird για Mac . Ή μπορείτε να στείλετε ένα email σε έναν διαχειριστή λίστας υποχρεώσεων τρίτου μέρους και να το διαχειριστείτε εκεί.

Όταν πρόκειται για εφαρμογές για κινητά, το Gmail και το Outlook λειτουργούν σχεδόν το ίδιο. Κανένα από αυτά δεν διαθέτει προγράμματα δημιουργίας εργασιών για τον ιστό ή τις εκδόσεις πελάτη, αλλά και τα δύο μεταφέρουν αυτόματα πρόσθετα σε εφαρμογές τρίτων. Έτσι, εάν διαχειρίζεστε τις εργασίες σας στο Trello και έχετε εγκαταστήσει το πρόσθετο στο Gmail ή το Outlook-πελάτη σας, θα είναι αυτόματα διαθέσιμο όταν ανοίξετε και την αντίστοιχη εφαρμογή για κινητά. Επιπλέον, όταν εγκαθίσταται ένα πρόσθετο του Outlook, εγκαθίσταται αυτόματα στον υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας Και εφαρμογές Κινητό και Ιστός.

Δημιουργήστε εργασίες από το Gmail

Η Google παρέχει μια εφαρμογή που ονομάζεται Tasks, η οποία περιλαμβάνεται στο Gmail. Είναι ένας απλός διαχειριστής λίστας υποχρεώσεων με πολύ λίγες επιλογές, αν και υπάρχει μια εφαρμογή για κινητά που σας προσφέρει ορισμένες πρόσθετες επιλογές προσαρμογής. Εάν χρειάζεστε κάτι απλό που να λειτουργεί στενά με τα εισερχόμενά σας στο Gmail, το Google Tasks είναι μια σταθερή επιλογή. Η μετατροπή ενός email σε εργασία είναι παιχνιδάκι: με το email ανοιχτό, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα στη γραμμή εργασιών και επιλέξτε Προσθήκη σε εκκρεμότητα.

Αν είστε κοντός άνθρωπος, το Shift + T κάνει το ίδιο πράγμα. Η εφαρμογή Tasks ανοίγει στην πλαϊνή γραμμή εμφανίζοντας τη νέα σας εργασία.

Εάν πρέπει να επεξεργαστείτε την εργασία για να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης, πρόσθετες λεπτομέρειες ή δευτερεύουσες εργασίες, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επεξεργασία.

Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, καθώς αυτό γίνεται αυτόματα. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχειοθέτηση στα εισερχόμενά σας (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου "e") για να μετακινήσετε το email στο αρχείο σας.

Αυτά είναι τρία απλά βήματα:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις εργασίες (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Shift + T).
2. Ορίστε μια ημερομηνία λήξης, πρόσθετες λεπτομέρειες ή δευτερεύουσες εργασίες.
3. Αρχειοθετήστε (ή διαγράψτε) το email.

Ως μπόνους, μπορείτε να ρυθμίσετε το Chrome να εμφανίζει τις εργασίες σας Όταν ανοίγετε μια νέα καρτέλα . Υπάρχει μια εφαρμογή iOS και Android για Google Tasks . Είναι τόσο εύκολο να δημιουργήσετε μια εργασία στην εφαρμογή για κινητά όσο και στην εφαρμογή Ιστού. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στο επάνω μέρος του μηνύματος και επιλέξτε "Προσθήκη στις εργασίες".

Αυτό δημιουργεί μια νέα εργασία αμέσως.

Εάν το Google Tasks δεν διαθέτει όλα όσα χρειάζεστε ή εάν είστε ήδη άνετοι με έναν άλλο διαχειριστή εργασιών, πιθανότατα υπάρχει ένα πρόσθετο Gmail για αυτό. Αυτήν τη στιγμή υπάρχουν πρόσθετα για δημοφιλείς εφαρμογές υποχρεώσεων, όπως Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello και άλλες (αν και δεν υπάρχουν Microsoft To-Do ή Apple Reminders).

Προηγουμένως, καλύψαμε την εγκατάσταση των πρόσθετων Gmail γενικά και το πρόσθετο Trello ΕΙΔΙΚΑ . Διαφορετικά πρόσθετα σάς δίνουν διαφορετικές επιλογές, αλλά όλα τα πρόσθετα της λίστας υποχρεώσεων σας επιτρέπουν γενικά να προσθέσετε μια εργασία απευθείας από ένα συγκεκριμένο email. Τα πρόσθετα της λίστας υποχρεώσεων είναι επίσης διαθέσιμα ως εφαρμογές ιστού και για κινητά που συγχρονίζονται αυτόματα μεταξύ τους. Και όπως το Google Tasks, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πρόσθετα όταν βρίσκεστε στην εφαρμογή Gmail για κινητά.

Δημιουργήστε εργασίες από το Outlook

Το Outlook έχει μια ενσωματωμένη εφαρμογή που ονομάζεται Tasks, η οποία είναι επίσης διαθέσιμη ως εφαρμογή Ιστού στο Office 365. Τα πράγματα γίνονται λίγο πιο περίπλοκα εδώ επειδή είναι το 2015 Η Microsoft αγόρασε το Wunderlist Ο διάσημος διαχειριστής εργασιών. Πέρασα τα τελευταία τέσσερα χρόνια μετατρέποντάς το σε μια νέα εφαρμογή Office 365 αποκλειστικά για τον ιστό που ονομάζεται (ίσως λίγο χωρίς φαντασία) Microsoft To-Do. Θα αντικαταστήσει τελικά την ενσωματωμένη λειτουργία Tasks στο Outlook.

Ωστόσο, προς το παρόν, η εφαρμογή Tasks εξακολουθεί να είναι ο διαχειριστής εργασιών του Outlook και δεν υπάρχει ακριβής ημερομηνία ή έκδοση του Outlook όταν αυτό θα αλλάξει. Το αναφέρουμε μόνο επειδή εάν χρησιμοποιείτε το O365, θα διαπιστώσετε ότι όποιες εργασίες προσθέτετε στις Εργασίες του Outlook εμφανίζονται επίσης στο Microsoft To-Do. Το To-Do δεν εμφανίζει ακόμη όλα τα δεδομένα που μπορείτε να προσθέσετε σε μια εργασία, αλλά κάποια στιγμή θα εμφανιστούν.

Προς το παρόν, το Microsoft Tasks είναι ο ενσωματωμένος διαχειριστής εργασιών του Outlook, επομένως θα εστιάσουμε σε αυτό.

Χρήση του προγράμματος-πελάτη του Outlook Desktop

Εδώ η Microsoft υπερέχει παραδοσιακά και δεν σας απογοητεύουν ούτε εδώ. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να δημιουργήσετε μια εργασία από ένα email για να καλύψετε όλα τα γούστα. Θα μπορούσες:

1. Σύρετε και αποθέστε ένα μήνυμα email στο παράθυρο εργασιών.
2. Μετακινήστε ή αντιγράψτε το email στο φάκελο Tasks από το δεξί κλικ στο μενού περιβάλλοντος.
3. Χρησιμοποιήστε το Quick Step για να δημιουργήσετε μια εργασία.

Θα επικεντρωθούμε στη χρήση του Quick Step, καθώς αυτό προσφέρει τα περισσότερα χρήματα για το χρήμα σας και μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου στο Quick Step για καλή μέτρηση.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ ξανά τις Εργασίες του Outlook, δείτε Ο οδηγός μας για το παράθυρο εργασιών  Έτσι, μπορείτε να βλέπετε τις εργασίες σας δίπλα στην αλληλογραφία σας.

Μόλις ανοίξει το παράθυρο εργασιών, θα δημιουργήσουμε ένα γρήγορο βήμα που επισημαίνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναγνωσμένο, δημιουργεί μια εργασία και μετακινεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο σας. Θα προσθέσουμε επίσης μια συντόμευση πληκτρολογίου, έτσι δεν θα χρειαστεί ποτέ να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι σας για να δημιουργήσετε μια εργασία από ένα email.

Το Quick Steps σάς επιτρέπει να επιλέξετε πολλές ενέργειες με το πάτημα ενός κουμπιού (ή συντόμευσης πληκτρολογίου). Είναι εύκολο στη δημιουργία και ακόμη πιο εύκολο στη χρήση, αλλά αν δεν το έχετε ελέγξει πριν, το έχουμε  Ο απόλυτος οδηγός για αυτό . Αφού διαβάσετε αυτόν τον οδηγό, δημιουργήστε ένα νέο Γρήγορο Βήμα και, στη συνέχεια, προσθέστε τις ακόλουθες ενέργειες:

1. Δημιουργήστε μια εργασία με το σώμα του μηνύματος.
2. Σημείωσε ως διαβασμένο.
3. Μεταβείτε στο φάκελο (και επιλέξτε το φάκελο αρχειοθέτησής σας ως φάκελο στον οποίο θα μεταβείτε).