Resti ĝisdatigita kun via retpoŝto povas esti streĉa, tempopostula kaj enuiga. Ne estas malfacile amasigi grandan nombron da nelegitaj retpoŝtoj. Pro tio, estas facile daŭre kontroli la konstantan fluon de mesaĝoj — koste de aliaj taskoj.
Mi havas plurajn retpoŝtajn kontojn, kaj mi malfacilas teni tiun nombron da nelegitaj malalta. Do mi esploris kaj kolektis konsiletojn pri kiel plibonigi mian enirkeston-administradon. Jen kelkaj helpemaj konsiletoj, kiujn mi trovis por plifaciligi pritrakti vian enirkeston, pasigi malpli da tempo trakti retpoŝtojn kaj certigi, ke vi ne forgesu respondi al grava mesaĝo.
Ne kontrolu ĉiujn viajn retpoŝtojn kiam ili venas
Kun retpoŝtoj trafas vian enirkeston dum la tuta tago, estas facile distriĝi, eĉ kiam vi estas meze de io grava. Anstataŭ legi ĉiun post kiam vi ricevas ĝin, prenu iom da tempo ĉiutage por trairi kaj respondi viajn retpoŝtojn. Se vi ne bezonas serĉi gravajn retpoŝtojn aŭ anoncojn, planu en kelkaj mallongaj paŭzoj dum la tago por kontroli vian retpoŝton. Alie, restu ekster via enirkesto.
Ankaŭ estas bona ideo plani pli longan tempon unufoje semajne aŭ ĉiujn kelkajn tagojn por fari iom el la malfacila laboro organizi vian enirkeston, kiel krei kaj uzi dosierujojn kaj etikedojn kaj sendi tiujn longajn retpoŝtojn.
Se vi ankoraŭ trovas vin foliumi vian retpoŝtan apon, vi eble ankaŭ volas malŝalti retpoŝtajn sciigojn, teni la retpoŝtan apon fermita kaj certigi, ke vi ne lasis vian enirkeston malfermita en alia langeto.
Vi ne devas respondi ilin ĉiujn samtempe
Kiam vi faras unu el viaj regulaj enirkestokontroloj, nur traktu retpoŝtojn, kiuj povas esti traktitaj rapide. Se retpoŝto bezonas rapidan respondon, malfermu ĝin kaj respondu ĝin dum vi foliumas viajn mesaĝojn. Sed se ĝi bezonas pli da tempo, prenu tiun tempon por respondi ĝin poste. Vi povas klasifiki ĉi tiujn retpoŝtojn, meti ilin en specifan dosierujon aŭ uzi la funkcion postdormi por ricevi la retpoŝton en pli oportuna tempo.
Kreu plurajn sekciojn aŭ dosierujojn en via enirkesto
Uzu malsamajn dosierujojn por konservi viajn retpoŝtojn. Ĉi tiuj povas esti bazitaj sur graveco, urĝeco, kiom da tempo necesas por trakti ilin, aŭ la specoj de agoj kiujn ili postulas. La defaŭlta klapeta aranĝo en Gmail kaj Enfokusigita Enirkesto en Outlook povas helpi filtri spamon kaj reklamajn retpoŝtojn kaj faciligi trovi kaj kontroli gravajn retpoŝtojn. En Gmail, vi ankaŭ povas ŝanĝi la formaton tiel, ke viaj retpoŝtoj estu ordigitaj en malsamaj sekcioj, kaj vi povas elekti, kiuj estas tiuj sekcioj. Same, Outlook permesas organizi vian retpoŝton en kutimajn grupojn.
Uzu filtrilojn, regulojn kaj etikedojn
Filtriloj kaj reguloj direktas alvenantajn retpoŝtajn mesaĝojn al specifaj dosierujoj. Ili povas helpi ŝpari tempon, kaj certigi, ke vi fokusas vian atenton al la retpoŝtoj, kiuj plej gravas. Etikedoj ankaŭ povas esti bona maniero organizi kaj helpi vin konservi trakon de via retpoŝto lasante vin ordigi viajn mesaĝojn laŭ malsamaj etikedoj anstataŭ uzi dosierujojn.
fari muldilojn
Kelkfoje vi finas sendi similajn retpoŝtojn plurfoje. Por faciligi la aferojn, vi povas agordi kaj uzi retpoŝtajn ŝablonojn por sendi retpoŝtojn, por ke vi ne devas plu skribi la saman mesaĝon ree. Vi ankaŭ povas uzi ilojn kiel Smart Write kaj Smart Reply en Gmail por helpi skribi retpoŝtojn pli rapide.
malaboni
Malabonu de dissendolistoj kaj reklamaj retpoŝtoj. Trarigardu viajn bultenojn kaj certigu, ke vi registris nur mesaĝojn, kiujn vi jam legis, kaj forigu iujn ajn mesaĝojn, kiujn vi lastatempe ne legis. Ankaŭ, nepre malabonu iujn atentigojn pri sociaj amaskomunikiloj, kiujn vi ne bezonas. (Vi eble bezonos iri en viajn agordojn pri sociaj amaskomunikiloj por malŝalti ĉi tion.) Alie, vi povas uzi apartan retpoŝtan konton por reklamaj retpoŝtoj kaj konservi gravajn retpoŝtojn en via ĉefa konto.
Forĵetu amasajn retpoŝtojn, kiujn vi ne bezonas
Se vi ricevas CC en konversacio, vi ne bezonas ĝisdatigi aŭ vi estas en respond-ĉia retpoŝta fadeno, vi povas ignori ĉi tiun fadenon por eviti ricevi ĉiujn respondojn. Por fari tion, malfermu ajnan mesaĝon en la fadeno, alklaku la tri punktojn ĉe la supro de la ekrano (super la temlinio), kaj elektu "Ignori" el la falmenumaj opcioj en Gmail aŭ "Ignori" se vi uzas. perspektivoj.
Ne faru vian enirkeston via listo de faroj
Povas esti tente marki retmesaĝon kiel "nelegita" kiel memorigilo por respondi al ĝi (mi certe kulpas pri tio) aŭ ĉar ĝi enhavas taskon, kiun vi devas plenumi, sed ĝi ankaŭ povas malordigi vian enirkeston. Konservu apartan faroliston (estas multaj aplikaĵoj disponeblaj por tio, aŭ vi povas uzi la bazajn notojn aŭ gluigajn apon) aŭ meti ĝin en specifan dosierujon. Se vi uzas Gmail, vi povas uzi la apon Google Task kune kun via enirkesto; Simple alklaku la sagon "Montri Flanka Panelo" en la malsupra dekstra angulo de la ekrano, kaj elektu la ikonon de Taskoj tie.
Estas bona ideo havi apartajn listojn funkcianta por ke vi povu ĝisdatigi ilin kun eroj de viaj retpoŝtoj. Ekzemple, se viaj retpoŝtoj enhavas ligilojn al artikoloj, kiujn vi volas legi kiam vi havas pli da tempo, komencu per legolisto — simple ne konservu ĝin en via enirkesto.
