Cómo usar el Planificador de Microsoft
La herramienta de gestión de proyectos de Microsoft Planner es similar a los servicios gratuitos o de pago como Trello o Asana. Planner integrado en Office 365 puede ayudarlo a reducir el desorden en el trabajo y mejorar el flujo de trabajo. Así es cómo.
- Crea categorías para diferentes tareas en Planner con Almacenes
- Realice un seguimiento de las tareas en Planner configurando el progreso y las fechas, agregando detalles en las tarjetas y más
- Use filtros o agrupe por función para ayudarlo a elegir las tareas importantes
- Pruebe los gráficos para obtener una visión analítica de su progreso.
Si su lugar de trabajo o negocio Suscrito a Microsoft Office 365 Hay muchas herramientas excelentes que puede aprovechar para mejorar su eficiencia. Ya hemos tocado algunas de estas cosas, incluyendo Equipos و Outlook و onedrive بالإضافة إلى OneNote . Ahora es el momento de centrar nuestra atención en Microsoft Planner.
La herramienta de gestión de proyectos de Planner es similar a los servicios gratuitos o de pago de Trello o Asana. No viene sin un costo adicional y está integrado directamente en Office 365, y puede ayudar a su organización a realizar un seguimiento de las tareas importantes y mejorar el flujo de trabajo. Aquí encontrará más información sobre cómo usarlo en OnMSFT y una guía sobre cómo usarlo también en su lugar de trabajo.
Crea categorías para diferentes tareas usando "grupos"
En el corazón del experimento de Planner hay algunas cosas conocidas como 'plan', 'cubes' y 'boards'. En primer lugar, el tablero es el hogar de su plan o lista de tareas pendientes. Una vez que haya creado un plan en Planner usando el botón (+) en la barra lateral, tendrá un nuevo panel. Luego puede crear diferentes 'grupos' dentro del tablero para organizar diferentes tipos de tareas.
Puede hacer esto haciendo clic en el enlace "Agregar nuevo cubo" en la parte superior del panel. Aquí en mekan0, usamos Planner para rastrear nuestra cobertura de noticias. También contamos con diferentes paneles para otros tipos de cobertura, incluyendo Office 365 y How-Tos. Por lo general, también tenemos kits de ideas para historias, noticias y DIBS, así como un cubo especial para que los editores marquen las historias completas.
Una vez que agrega un cubo, hay un botón separado (+) debajo del nombre del contenedor. Esto le permitirá crear una nueva tarjeta de tarea y asignar o asignar una fecha de vencimiento a un miembro del equipo. Tenemos más sobre eso a continuación.
Realice un seguimiento de las tareas marcando el progreso y las fechas, agregando detalles en las tarjetas y más
Hay muchas maneras de aprovechar las tarjetas de tareas en Planner para aumentar la productividad. Puede usar el menú desplegable para moverlo a diferentes repositorios, cambiar su progreso y establecer una fecha de inicio y de vencimiento. También puede escribir una descripción para que sus colegas sepan en qué está trabajando. empleo. En aras de la simplicidad, incluso hay una lista de verificación que puede ayudar a realizar un seguimiento del progreso de lo que se haya establecido.
Aún mejor, también hay un botón Agregar archivo adjunto que puede usar para enumerar archivos o enlaces que estarán visibles en la tarjeta. A menudo usamos esta función aquí en OnMSFT para compartir enlaces a las fuentes de cualquier artículo sobre el que escribimos.
Además, hay "pegatinas" de diferentes colores a lo largo del costado de cada tarjeta de misión. Hay un total de seis disponibles y puede personalizar el nombre de cada uno. Esto pegará una etiqueta de color al costado de la tarjeta y ayudará a crear una indicación visual de a qué se refiere la tarjeta. Para nosotros aquí en OnMSFT, usamos las etiquetas 'alta prioridad' y 'baja prioridad'.
Use filtros o agrupe por función para ayudarlo a elegir lo que importa
A medida que agrega más y más tareas y listas de grupos al gráfico, puede resultar difícil hacer un seguimiento de lo que sucede. Afortunadamente, hay una función de filtro que puede ayudar. Disponible en la parte superior derecha de la ventana, esto le permitirá filtrar tareas según su nombre o el nombre de su compañero de trabajo.
Como alternativa, también puede utilizar la función Agrupar por para alternar la apariencia de las listas de grupos. Esto le permitirá agrupar por quién está asignada la tarea, por progreso o por fechas de vencimiento y etiquetas.
Pruebe los gráficos para obtener una visión analítica de su progreso.
El planificador puede ensuciarse a veces, (como jefe o gerente) es posible que no siempre pueda ver en qué se está trabajando y quién está haciendo una tarea específica. Afortunadamente, Microsoft tiene una pequeña característica ingeniosa integrada en Planner que puede ayudar.
En la barra de menú superior, junto al nombre del plan, verá un icono que parece un gráfico. Si hace clic en esto, será llevado al modo gráfico. Puede ver el estado general de los planes y más detalles sobre las tareas iniciadas, en curso, retrasadas o completadas. También puede ver la cantidad de tareas por grupo y la cantidad de tareas por miembro. También se puede mostrar una lista en el lateral, con todos los elementos del contenedor disponibles.
También está disponible una característica similar para que cualquier miembro del equipo vea visualmente sus tareas en todos los planes y almacenes. Simplemente haga clic en el icono del círculo en la barra lateral izquierda para iniciar la página de descripción general. Obtendrá una vista visual de cuántas tareas quedan y más.
¿Cómo utilizará Planner?
Como puede ver, Planner es una herramienta muy poderosa. Hay más de un método que puede usar para eliminar el desorden y administrar mejor las tareas en su entorno de trabajo. Está integrado en Office 365 y obtiene todo lo que necesita para administrar su equipo sin preocuparse por tener que cambiar entre diferentes servicios o aplicaciones. ¿Crees que utilizarás Planner en tu empresa? Háganos saber en los comentarios a continuación.
