Mantenerse actualizado con su correo electrónico puede ser estresante, lento y aburrido. No es difícil acumular una gran cantidad de correos electrónicos sin leer. Debido a esto, es fácil seguir revisando el flujo constante de mensajes, a expensas de otras tareas.
Tengo varias cuentas de correo electrónico y me está costando mantener un número bajo de mensajes no leídos. Así que investigué un poco y reuní consejos sobre cómo mejorar la administración de mi bandeja de entrada. Estos son algunos consejos útiles que he encontrado para facilitar el manejo de su bandeja de entrada, dedicar menos tiempo a los correos electrónicos y asegurarse de que no se olvide de responder a un mensaje importante.
No revise todos sus correos electrónicos a medida que llegan
Con los correos electrónicos llegando a tu bandeja de entrada durante todo el día, es fácil distraerse, incluso cuando estás en medio de algo importante. En lugar de leer cada uno una vez que lo reciba, tómese un tiempo cada día para revisar y responder a sus correos electrónicos. Si no necesita buscar correos electrónicos o anuncios importantes, programe algunos descansos breves durante el día para revisar su correo electrónico. De lo contrario, manténgase fuera de su bandeja de entrada.
También es una buena idea programar un período de tiempo más largo una vez a la semana o cada pocos días para hacer parte del trabajo duro organizando su bandeja de entrada, como crear y usar carpetas y etiquetas y enviar esos correos electrónicos largos.
Si aún se encuentra navegando a través de su aplicación de correo electrónico, es posible que también desee desactivar las notificaciones de correo electrónico, mantener la aplicación de correo electrónico cerrada y asegurarse de no haber dejado su bandeja de entrada abierta en otra pestaña.
No tienes que responderlas todas a la vez.
Cuando realice una de sus verificaciones regulares de la bandeja de entrada, solo trate los correos electrónicos que se pueden tratar rápidamente. Si un correo electrónico necesita una respuesta rápida, ábralo y respóndalo mientras navega por sus mensajes. Pero si necesita más tiempo, tómese ese tiempo para responderlo más tarde. Puede categorizar estos correos electrónicos, colocarlos en una carpeta específica o usar la función de repetición para recibir el correo electrónico en un momento más conveniente.
Crea varias secciones o carpetas en tu bandeja de entrada
Use diferentes carpetas para almacenar sus correos electrónicos. Estos pueden basarse en la importancia, la urgencia, el tiempo que lleva tratarlos o los tipos de acciones que requieren. El diseño con pestañas predeterminado en Gmail y la Bandeja de entrada prioritaria en Outlook pueden ayudar a filtrar el spam y los correos electrónicos promocionales y facilitar la búsqueda y revisión de correos electrónicos importantes. En Gmail, también puede cambiar el formato para que sus correos electrónicos se clasifiquen en diferentes secciones, y puede elegir cuáles son esas secciones. Asimismo, Outlook le permite organizar su correo electrónico en grupos personalizados.
Usar filtros, reglas y etiquetas
Los filtros y las reglas dirigen los mensajes de correo electrónico entrantes a carpetas específicas. Pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y asegurarse de que centre su atención en los correos electrónicos más importantes. Las etiquetas también pueden ser una buena manera de organizar y ayudarlo a realizar un seguimiento de su correo electrónico al permitirle ordenar sus mensajes por diferentes etiquetas en lugar de usar carpetas.
hacer moldes
A veces terminas enviando correos electrónicos similares repetidamente. Para facilitar las cosas, puede configurar y utilizar plantillas de correo electrónico para enviar correos electrónicos y no tener que seguir escribiendo el mismo mensaje una y otra vez. También puede usar herramientas como Smart Write y Smart Reply en Gmail para ayudarlo a escribir correos electrónicos más rápido.
darse de baja
Darse de baja de listas de correo y correos electrónicos promocionales. Revise sus boletines y asegúrese de suscribirse solo a los mensajes que ya ha leído, y elimine los mensajes que no haya leído recientemente. Además, asegúrese de darse de baja de cualquier alerta de redes sociales que no necesite. (Es posible que deba ingresar a la configuración de sus cuentas de redes sociales para desactivar esto). Alternativamente, puede usar una cuenta de correo electrónico separada para correos electrónicos promocionales y mantener los correos electrónicos importantes en su cuenta principal.
Deseche los correos electrónicos masivos que no necesita
Si obtiene una CC en una conversación, no necesita actualizar o está en un hilo de correo electrónico de respuesta a todos, puede ignorar este hilo para evitar recibir todas las respuestas. Para hacer esto, abra cualquier mensaje en el hilo, toque los tres puntos en la parte superior de la pantalla (encima de la línea de asunto) y seleccione "Ignorar" de las opciones desplegables en Gmail o "Ignorar" si está usando perspectivas
No hagas de tu bandeja de entrada tu lista de tareas pendientes
Puede ser tentador marcar un correo electrónico como "no leído" como un recordatorio para responderlo (definitivamente soy culpable de esto) o porque contiene una tarea que debes completar, pero también puede saturar tu bandeja de entrada. Mantenga una lista de tareas por separado (hay muchas aplicaciones disponibles para eso, o puede usar la aplicación de notas básicas o notas adhesivas) o colóquela en una carpeta específica. Si usa Gmail, puede usar la aplicación Google Task junto con su bandeja de entrada; Simplemente haga clic en la pequeña flecha "Mostrar panel lateral" en la esquina inferior derecha de la pantalla y seleccione el ícono Tareas allí.
Es una buena idea tener listas separadas en ejecución para que pueda actualizarlas con elementos de sus correos electrónicos. Por ejemplo, si sus correos electrónicos contienen enlaces a artículos que desea leer cuando tenga más tiempo, comience con una lista de lectura, simplemente no la guarde en su bandeja de entrada.
