Kuidas muuta meilid kiiresti ülesanneteks

Kuidas e-kirju kiiresti ülesanneteks teisendada. See on meie artikkel selle kohta, kuidas saame oma meilid ülesanneteks muuta.

Kui kasutate oma e-kirjade sortimiseks OHIO-d (tegelge sellega üks kord), soovite tõenäoliselt muuta mõned meilid ülesanneteks. Siit saate teada, kuidas seda kiiresti ja tõhusalt teha, et saaksite jätkata oma muude meilidega tegelemist.

Tee see kiireks ja lihtsaks

Teie postkast ei ole ülesannete loend; See on sissetulev kiri. On ahvatlev jätta e-kirjad postkasti, sest see on lihtsam, kuid siis on ülesanded, mida peate tegema, maetud e-posti postkasti uputusse.

Siin on põhjus, miks inimesed satuvad hätta. Meili ülesandeks teisendamine käsitsi toimub sageli järgmiselt:

1. Avage oma lemmikülesannete loendi haldur.
2. Looge uus ülesanne.
3. Kopeerige ja kleepige e-kirja asjakohased osad uude ülesandesse.
4. Määrake üksikasjad, nagu prioriteet, tähtaeg, värvikood ja kõik muu, mida kasutate.
5. Salvestage uus ülesanne.
6. Arhiivige või kustutage meilid.

Need on kuus sammu, et lisada midagi oma ülesannete loendisse. Pole ime, et teie postkasti risustavad meilid. Mis siis, kui saaksite need kuus sammu neljaks lõigata? või kolm?

No saate! Näitame teile, kuidas.

Seotud: 7 vähetuntud Gmaili funktsiooni, mida peaksite proovima

Mõned meilikliendid on ülesannete loomisel paremad kui teised

Teie e-posti haldamiseks on saadaval palju kliente ja nagu arvata võite, on mõned neist ülesannete loomiseks paremad kui teised.

Veebiklientide jaoks teeb Gmail seda tööd väga hästi. Rakendus Tasks on sisseehitatud ja meili on lihtne ülesandeks muuta. Seal on isegi klaviatuuri otsetee ülesande loomiseks otse meilist – hiirt pole vaja. Kui te lauaarvuti klienti ei soovi, on Gmail tõenäoliselt teie parim valik.

Windowsi töölauaklientide puhul võidab Outlook. Thunderbirdil on mõned sisseehitatud ülesannete haldamise funktsioonid, mis pole halvad, kuid Outlook on palju sujuvam ja võimaldab teil luua ühenduse arvukate kolmandate osapoolte rakendustega. Kui te mingil põhjusel Outlooki kasutada ei saa, on Thunderbird hea alternatiiv. Kui kasutate juba kolmanda osapoole ülesannete loendi haldurit, ei lõika Thunderbird sinepit.

Macis on pilt veidi vähem positiivne. Apple Mail haldab ülesandeid Gmaili ja Outlookiga võrreldes halvasti. Kui soovite hallata ülesandeid töölauakliendis, on tõenäoliselt teie parim valik Thunderbird Macile . Või võite saata meili kolmanda osapoole ülesannete loendi haldurile ja seda seal hallata.

Mis puudutab mobiilirakendusi, siis Gmail ja Outlook töötavad peaaegu samamoodi. Kummalgi neist pole veebi- ega kliendiversioonide jaoks ülesannete koostajaid, kuid mõlemad portivad lisandmoodulid automaatselt kolmandate osapoolte rakendustesse. Seega, kui haldate oma ülesandeid Trellos ja olete lisandmooduli installinud oma Gmaili või Outlooki klienti, on see automaatselt saadaval, kui avate ka vastava mobiilirakenduse. Lisaks installitakse Outlooki lisandmooduli installimisel see automaatselt töölauakliendisse ja rakendused Mobiil ja veeb.

Looge Gmailist ülesandeid

Google pakub rakendust Tasks, mis on Gmaili sisse ehitatud. See on lihtne ülesannete loendi haldur, millel on väga vähe valikuid, kuigi on olemas mobiilirakendus, mis pakub teile täiendavaid kohandamisvõimalusi. Kui vajate midagi lihtsat, mis teie Gmaili postkastiga tihedalt töötaks, on Google Tasks kindel valik. Meili ülesandeks muutmine on imelihtne: kui meil on avatud, klõpsake tegumiribal nupul Veel ja valige Lisa ülesannetele.

Kui olete lühike inimene, teeb Shift + T sama asja. Rakendus Tasks avaneb külgribal ja kuvab teie uue ülesande.

Kui teil on vaja ülesannet muuta tähtpäeva, täiendavate üksikasjade või alamülesannete lisamiseks, klõpsake ikooni Redigeerimine.

Muudatusi pole vaja salvestada, kuna see toimub automaatselt. Kui olete lõpetanud, klõpsake meili arhiivi teisaldamiseks postkastis nuppu Arhiiv (või kasutage kiirklahvi "e").

Need on kolm lihtsat sammu:

1. Klõpsake suvandit Lisa ülesannetesse (või kasutage otseteed Shift + T).
2. Määrake tähtaeg, täiendavad üksikasjad või alamülesanded.
3. Arhiivige (või kustutage) meil.

Boonusena saate määrata Chrome'i teie ülesandeid kuvama Kui avate uue vahelehe . Seal on rakendus iOS ja Android Google Tasksi jaoks . Mobiilirakenduses on ülesande loomine sama lihtne kui veebirakenduses. Klõpsake kirja ülaosas kolmel punktil ja valige "Lisa ülesannetesse".

See loob koheselt uue ülesande.

Kui Google Tasksis pole kõike, mida vajate, või kui olete mõne teise tegumihalduriga juba rahul, on selle jaoks tõenäoliselt olemas Gmaili lisandmoodul. Praegu on populaarsete ülesannete rakenduste jaoks olemas lisandmoodulid, nagu Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello ja teised (kuigi Microsoft To-Do või Apple'i meeldetuletusi pole).

Varem käsitlesime Gmaili lisandmoodulite installimist üldiselt ja Trello lisandmoodulit konkreetselt . Erinevad lisandmoodulid annavad teile erinevaid valikuid, kuid üldiselt võimaldavad kõik ülesannete loendi lisandmoodulid lisada ülesande otse konkreetselt meililt. Ülesannete loendi lisandmoodulid on saadaval ka veebi- ja mobiilirakendustena, mis sünkroonivad üksteisega automaatselt. Ja nagu Google Tasks, pääsete lisandmoodulitele juurde ka Gmaili mobiilirakenduses.

Looge Outlookist ülesandeid

Outlookil on sisseehitatud rakendus Tasks, mis on saadaval ka veebirakendusena Office 365-s. Asjad lähevad siin veidi keerulisemaks, sest käes on 2015. Microsoft ostis Wunderlisti Kuulus ülesannete haldur. Olen viimased neli aastat muutnud selle uueks ainult veebipõhiseks Office 365 rakenduseks, mille nimeks on (võib-olla veidi kujutlusvõimetu) Microsoft To-Do. Lõpuks asendab see Outlooki sisseehitatud ülesannete funktsiooni.

Kuid praegu on rakendus Tasks endiselt Outlooki tegumihaldur ja täpset kuupäeva või Outlooki versiooni pole, millal see muutub. Mainime seda ainult seetõttu, et kui kasutate O365, näete, et kõik Outlooki ülesannetele lisatud ülesanded kuvatakse ka Microsoft To-Do's. Ülesanded ei näita veel kõiki andmeid, mida saate ülesandele lisada, kuid mingil hetkel kuvatakse.

Praegu on Microsoft Tasks sisseehitatud Outlooki tegumihaldur, seega keskendume sellele.

Outlooki töölauakliendi kasutamine

See on koht, kus Microsoft traditsiooniliselt silma paistab ja nad ei vea teid ka siin alt. Meilisõnumist ülesande loomiseks on mitu võimalust, et rahuldada igale maitsele. Kas sa saaksid:

1. Pukseerige meilisõnum tegumipaanile.
2. Teisaldage või kopeerige e-kiri paremklõpsu kontekstimenüüst kausta Ülesanded.
3. Kasutage ülesande loomiseks Quick Step.

Keskendume Quick Stepi kasutamisele, kuna see annab teie raha eest kõige rohkem raha, ja saate määrata Quick Stepile kiirklahvi, et seda parandada.

Kui te pole kunagi varem Outlook Tasksi kasutanud, vaadake Meie tööpaani juhend  Nii näete oma ülesandeid oma kirjade kõrval.

Kui tegumipaan on avatud, loome kiire sammu, mis märgib meili loetuks, loob ülesande ja teisaldab meili teie arhiivi. Lisame ka klaviatuuri otsetee, nii et te ei peaks kunagi kasutama hiirt e-kirjast ülesande loomiseks.

Kiiretapid võimaldab teil ühe nupuvajutusega (või kiirklahviga) valida mitu toimingut. Seda on lihtne luua ja veelgi lihtsam kasutada, kuid kui te pole seda varem kontrollinud, siis oleme seda teinud  Lõplik juhend selle kohta . Kui olete selle juhendi läbi lugenud, looge uus Quick Step ja seejärel lisage järgmised toimingud.

1. Looge sõnumi kehaga ülesanne.
2. Märgi loetuks.
3. Liikuge kausta (ja valige arhiivikaust kaustaks, kuhu soovite minna).