Zure posta elektronikoarekin eguneratuta egotea estresagarria, denbora asko eta aspergarria izan daiteke. Ez da zaila irakurri gabeko mezu elektroniko ugari pilatzea. Horregatik, erraza da mezuen etengabeko fluxua egiaztatzen jarraitzea, beste zeregin batzuen kontura.
Posta elektronikoko kontu bat baino gehiago ditut, eta zaila egiten ari zait irakurri gabeko kopuru hori baxu mantentzea. Beraz, ikerketa batzuk egin eta nire sarrera-ontziaren kudeaketa hobetzeko aholkuak bildu nituen. Hona hemen aurkitu ditudan aholku lagungarri batzuk zure sarrera-ontzia kudeatzea errazteko, mezu elektronikoak tratatzen denbora gutxiago pasatzeko eta mezu garrantzitsu bati erantzutea ahaztu ez duzula ziurtatzeko.
Ez begiratu zure mezu elektroniko guztiak sartzen diren bitartean
Egun osoan zehar mezu elektronikoak sarrera-ontzira iristen direnez, erraza da distraitzea, gauza garrantzitsu baten erdian zaudenean ere. Behin jasotakoan bakoitza irakurri beharrean, hartu denbora pixka bat egunero zure mezu elektronikoak aztertu eta erantzuteko. Ez baduzu mezu elektroniko edo iragarki garrantzitsurik bilatu behar, antolatu egunean zehar atsedenaldi labur batzuk zure posta elektronikoa egiaztatzeko. Bestela, egon zaitez sarrera-ontzitik kanpo.
Era berean, komeni da astean behin edo egun batzuetan denbora tarte luzeago bat antolatzea zure sarrera-ontzia antolatzeko lan gogorra egiteko, hala nola karpetak eta etiketak sortu eta erabiltzea eta mezu elektroniko luze horiek bidaltzea.
Oraindik zure posta elektronikoko aplikazioan arakatzen ikusten baduzu, baliteke posta elektronikoko jakinarazpenak desaktibatu nahi izatea, posta elektronikoko aplikazioa itxita eduki eta ziurtatu ez duzula sarrera-ontzia beste fitxa batean irekita utzi.
Ez dituzu guztiak batera erantzun beharrik
Ohiko sarrera-ontziko egiaztapenetako bat egiten duzunean, tratatu azkar tratatu daitezkeen mezu elektronikoak soilik. Mezu elektroniko batek erantzun azkar bat behar badu, ireki eta erantzun mezuak arakatzen dituzun bitartean. Baina denbora gehiago behar badu, hartu denbora hori geroago erantzuteko. Mezu elektroniko hauek sailkatu ditzakezu, karpeta zehatz batean jar ditzakezu edo errepikatu funtzioa erabil dezakezu mezu elektronikoa une egokiago batean jasotzeko.
Sortu hainbat atal edo karpeta zure sarrera-ontzian
Erabili karpeta desberdinak zure mezu elektronikoak gordetzeko. Horiek garrantzia, urgentzia, aurre egiteko zenbat denbora behar den edo behar dituzten ekintza motak izan daitezke. Gmail-en eta Outlook-eko Focused Inbox-en fitxen diseinu lehenetsiak spama eta promozio-mezuak iragazten lagun dezake eta mezu elektroniko garrantzitsuak aurkitzea eta egiaztatzea errazten du. Gmail-en, formatua ere alda dezakezu zure mezu elektronikoak atal ezberdinetan ordenatzeko, eta atal horiek zeintzuk diren aukeratu dezakezu. Era berean, Outlook-ek zure posta elektronikoa talde pertsonalizatuetan antolatzeko aukera ematen dizu.
Erabili iragazkiak, arauak eta etiketak
Iragazkiek eta arauek sarrerako mezu elektronikoak karpeta zehatzetara bideratzen dituzte. Denbora aurrezten lagun dezakete eta ziurtatu arreta gehien axola zaizkizun mezu elektronikoetan jartzen duzula. Etiketak ere modu ona izan daitezke posta elektronikoa antolatzeko eta jarraipena egiten laguntzeko, zure mezuak etiketa ezberdinen arabera ordenatzeko aukera emanez karpetak erabili beharrean.
moldeak egin
Batzuetan, antzeko mezu elektronikoak behin eta berriz bidaltzen dituzu. Gauzak errazteko, posta elektronikoko txantiloiak konfiguratu eta erabil ditzakezu mezu elektronikoak bidaltzeko, mezu bera behin eta berriz idazten jarraitu beharrik ez izateko. Gmail-en Smart Write eta Smart Reply bezalako tresnak ere erabil ditzakezu mezu elektronikoak azkarrago idazten laguntzeko.
harpidetza kendu
Kendu posta zerrendetatik eta promozio-mezu elektronikoetatik. Joan zure buletinak eta ziurtatu irakurri dituzun mezuetan soilik erregistratu duzula eta ezabatu azkenaldian irakurri ez dituzun mezuak. Gainera, ziurtatu behar ez dituzun sare sozialetako abisuetatik kentzen duzula. (Hori desaktibatzeko, baliteke sare sozialetako kontuen ezarpenetara sartu behar izatea.) Bestela, beste posta elektronikoko kontu bat erabil dezakezu promozio-mezuetarako eta mezu elektroniko garrantzitsuak gorde ditzakezu kontu nagusian.
Baztertu behar ez dituzun mezu elektronikoak
Elkarrizketa batean CC bat jasotzen baduzu, ez duzu eguneratu beharrik edo erantzun guztiaren posta elektronikoko hari batean bazaude, hari honi ez ikusi egin diezaiokezu erantzun guztiak ez jasotzeko. Horretarako, ireki hariko edozein mezu, sakatu pantailaren goialdean dauden hiru puntuak (gaiaren lerroaren gainean) eta hautatu Gmail-eko goitibeherako aukeretatik "Ez ikusi" edo "Ez ikusi" erabiltzen ari bazara. aurreikuspenak.
Ez egin sarrera-ontzia zure egitekoen zerrenda
Tentagarria izan daiteke mezu elektroniko bat "irakurturiko" gisa markatzea hari erantzuteko abisu gisa (horren erruduna naiz zalantzarik gabe) edo bete behar duzun zeregin bat duelako, baina sarrera-ontzia ere nahastu dezake. Mantendu zereginen zerrenda bereizi bat (aplikazio asko daude eskuragarri horretarako, edo oinarrizko oharrak edo ohar itsaskorrak aplikazioa erabil ditzakezu) edo jarri karpeta zehatz batean. Gmail erabiltzen baduzu, Google Task aplikazioa erabil dezakezu sarrera-ontziarekin batera; Besterik gabe, egin klik pantailaren beheko eskuineko izkinan dagoen "Erakutsi alboko panela" gezi txikian eta hautatu bertan Zereginak ikonoa.
Ideia ona da zerrenda bereiziak martxan jartzea, zure mezu elektronikoetako elementuekin eguneratu ahal izateko. Adibidez, zure mezu elektronikoek denbora gehiago duzunean irakurri nahi dituzun artikuluetarako estekak badituzte, hasi irakurketa-zerrenda batekin; besterik gabe, ez gorde sarrera-ontzian.
