نحوه بررسی املا با استفاده از میانبرهای صفحه کلید در Microsoft Word
ممکن است قبلاً با گرامر و جستجوگر املای داخلی مایکروسافت ورد آشنا باشید که غلط املایی و (گاهی اوقات) گرامر را نشان می دهد. اگر در حال بررسی یک سند دارای خطا هستید، می توانید از این میانبرهای صفحه کلید برای سرعت بخشیدن به روند استفاده کنید.
آنچه که املا و دستور زبان می تواند انجام دهد و نمی تواند انجام دهد
جستجوگر املا و دستور زبان در Word به طور پیش فرض فعال است. وقتی کلمه ای غلط املایی می شود، Word آن را با خط قرمز مواج مشخص می کند. هنگامی که گرامر یا قالب بندی نادرست وجود دارد، Word آن را با دو خط آبی مشخص می کند.
در مثال بالا، Word دو فاصله بین "John" و "ate" را شناسایی کرد، بنابراین آن را به عنوان یک مشکل گرامری مشخص کرد. من همچنین متوجه شدم که کلمه "eaten" به اشتباه "aten" نوشته شده است، بنابراین به عنوان اشتباه املایی علامت گذاری شده است.
اینها اصول اولیه ای هستند که Word به طور پیش فرض آنها را بررسی می کند. با این حال، می‌توانید با فعال کردن برخی ویژگی‌های اضافی در منوی تنظیمات آن (File > Options > Proofing > Settings) املا و دستور زبان Word را بیشتر کار کند. به عنوان مثال، می‌توانید Word چک برای صدای غیرفعال، تقسیم مصدر، عبارات غیر ضروری و غیره داشته باشید.
شما همچنین می توانید کارهایی مانند کلمات خاصی را از چک املایی حذف کنید ، و زبان کلی را بررسی کنید ، URL ها را نادیده بگیرید و خیلی چیزهای دیگر.
پس چی؟ نمی تواند گرامر و املا در Word انجام می شود؟ هرچقدر هم که جامع به نظر برسد، معمولاً وقتی صحبت از استفاده نادرست از یک کلمه به درستی املاء شده است شکست می خورد. مثلاً «ماهی برهنه خوردم».
در این مورد، Word نتوانست استفاده نادرست از "برهنه" را تشخیص دهد. با این حال، شما می توانید برای شناسایی بسیاری از مشکلات در سند خود به Word تکیه کنید، اما نمی توانید 100٪ روی آن تکیه کنید. به عنوان یک روش خوب، همیشه سند خود را قبل از ارسال دوباره بررسی کنید.
از میانبر صفحه کلید جستجوگر املا و دستور زبان استفاده کنید
در Word، می توانید از میانبر صفحه کلید Alt + F7 برای رفتن مستقیم به اولین خطای پشت جایی که مکان نما در حال حاضر در سند است استفاده کنید. بنابراین، اگر می خواهید با اولین خطا شروع کنید، باید مکان نما را در ابتدای سند یا در مقابل اولین خطا قرار دهید.
هنگامی که Alt + F7 را فشار می دهید، Word خطای املایی یا دستوری را برجسته می کند و به شما این امکان را می دهد که مشکل را اصلاح کنید یا آن را نادیده بگیرید. کلیدهای جهت دار بالا یا پایین را فشار دهید تا گزینه مورد نظر برجسته شود، سپس Enter را فشار دهید تا آن را انتخاب کنید.
توجه داشته باشید که فقط با استفاده از کلیدهای جهت دار می توانید پیشنهادات املایی و دستوری را برجسته کنید. اگر می خواهید پیشنهاد را نادیده بگیرید، باید با ماوس روی آن گزینه کلیک کنید.
اشتباهات املایی معمولاً اصلاحات پیشنهادی بیشتری برای انتخاب دارند.
شما همچنین می توانید یک غلط املایی را نادیده بگیرید، همانطور که یک اشتباه گرامری را انجام می دهید. تنها تفاوت این است که با بررسی املا، می توانید (1) هر نمونه از همان خطا را نادیده بگیرید، یا (2) فقط خطای خاص را انتخاب کنید (حتی اگر در جای دیگری از سند نیز وجود داشته باشد).
علاوه بر این، شما همچنین می توانید این کلمه را به فرهنگ لغت اضافه کنید. وقتی این کار را انجام می دهید، Word دیگر کلمه را به عنوان خطا علامت گذاری نمی کند. اگر این کلمه بخشی از راهنمای سبک داخلی یا چیزی مشابه باشد، مفید است.
روی سه نقطه سمت راست Ignore All کلیک کنید و سپس از منوی کشویی روی Add to Dictionary کلیک کنید.
هنگامی که برای رفتن به خطای بعدی آماده شدید، فقط Alt + F7 را دوباره فشار دهید. این کار را تا زمانی که تمام مشکلات موجود در سند بررسی شود ادامه دهید.
گرامر و جستجوگر املای Word برای بررسی محتوای یک سند بسیار مفید هستند، اما زمانی که هنگام تایپ اشتباه می کنید، حواس آنها پرت می شود. اگر حواس شما را پرت می کند، می توانید هنگام تایپ آن را خاموش کنید
.
