آیا قصد دارید آخرین نتایج فروش یا داده های فصلی را برای شرکت با استفاده از یک فایل اکسل به اشتراک بگذارید؟ البته، شما هیچ دسترسی غیرمجاز به این داده های حساس را در کنار مدیریت ارشد نخواهید داشت. بهترین راه برای محافظت از این فایل ها حفاظت از رمز عبور است. به راحتی می توانید رمز عبور را به فایل اکسل در ویندوز و وان درایو اضافه کنید. در اینجا چگونه است.
محافظت از فایل اکسل با رمز عبور در سیستم ویندوز
دو راه برای محافظت از فایل اکسل در ویندوز با رمز عبور وجود دارد. می‌توانید از برنامه مجازی دسکتاپ اکسل استفاده کنید یا OneDrive را انتخاب کنید تا قبل از اشتراک‌گذاری پیوند به فایل، محافظت از رمز عبور را اضافه کنید. ما در مورد هر دو روش بحث خواهیم کرد، اما ابتدا با دسکتاپ شروع می کنیم.
از مایکروسافت اکسل استفاده کنید
پس از انجام تغییرات در فایل اکسل، این امکان را دارید که قبل از ذخیره یک کپی در رایانه خود، محافظت از رمز عبور را اضافه کنید. برای محافظت از فایل اکسل با رمز عبور مراحل زیر را دنبال کنید.
1. باز کن مایکروسافت اکسل در سیستم ویندوز
2. فایلی را که می خواهید با رمز عبور محافظت کنید باز کنید.
3. تغییرات لازم را انجام دهید و کلیک کنید "یک فایل" در بالا.
4. مکان یابی کنید اطلاعات از نوار کناری
5. کلیک محافظت از کتابچه .
6. مکان یابی کنید رمزگذاری رمز عبور .
یک رمز عبور برای رمزگذاری محتویات این فایل اضافه کنید و فشار دهید خوب در پایین. توجه داشته باشید که اگر رمز عبور خود را گم کنید یا فراموش کنید، نمی توان آن را بازیابی یا بازیابی کرد.
دوباره رمز عبور را وارد کنید و روی OK کلیک کنید. از این پس، هر زمان که شما یا هرکسی بخواهید به فایل اکسل دسترسی پیدا کنید، برنامه یک گفتگو برای وارد کردن رمز عبور به شما ارائه می دهد. رمز عبور صحیح را تایپ کرده و فشار دهید خوب برای دسترسی به داده های فایل
آفیس 2016-2019 از رمزگذاری امن و نشکن AES-256 در مدت زمان معقول استفاده می کند.
ما به شما توصیه می کنیم لیست رمزهای عبور و نام اسناد مربوطه را در مکانی امن نگهداری کنید. شما می توانید یک مدیر رمز عبور سفارشی مانند انتخاب کنید 1Password أو Dashlane یا LastPass برای ذخیره ایمن داده های حساس
از OneDrive Web برای محافظت از فایل اکسل با رمز عبور استفاده کنید
از آنجایی که از اکسل در ویندوز 10 یا ویندوز 11 استفاده می کنید، احتمالاً در حال حاضر برای یکی از طرح های مایکروسافت 365 پرداخت می کنید.
همه طرح‌های مایکروسافت 365 با 1 ترابایت فضای ذخیره‌سازی OneDrive به همراه موارد دیگر برای مشترکین پولی ارائه می‌شوند. یکی از این ویژگی‌ها، امکان محافظت با رمز عبور پیوند قابل اشتراک‌گذاری OneDrive است. بنابراین، برای مثال، به جای ایمیل کردن فایل، آن را در حساب OneDrive خود ذخیره می کنید و به سادگی پیوندی به فایل محافظت شده با رمز عبور به اشتراک می گذارید.
با آن، حتی می توانید تاریخ انقضا را اضافه کنید، پس از آن فایل دیگر در دسترس نخواهد بود.
علاوه بر این، همه برنامه‌های مایکروسافت آفیس کاملاً با فضای ذخیره‌سازی ابری OneDrive ادغام شده‌اند. این حافظه پیش فرض برای هر فایل اکسل است. برای محافظت از فایل اکسل با رمز عبور با استفاده از OneDrive مراحل زیر را دنبال کنید.
1. از OneDrive در وب بازدید کنید و با اعتبار حساب Microsoft خود وارد شوید.
2. فایل اکسل را از OneDrive پیدا کرده و انتخاب کنید.
3. دکمه را انتخاب کنید به اشتراک بگذارید "در بالا.
4. از منوی پیوند اشتراک گذاری، روی دکمه کلیک کنید رهایی .
5. مکان یابی کنید تنظیمات پیوند .
6. از لیست زیر، شما یک انتخاب دارید رمز عبور تعیین کنید .
7. یک رمز عبور اضافه کنید و روی دکمه کلیک کنید برنامه زیر از همین منو می توانید تاریخ انقضا را نیز تعیین کنید.
به عنوان مثال، می توانید تاریخ انقضا یک هفته اضافه کنید و پس از گذشت تاریخ/زمان، پیوند OneDrive غیرفعال می شود.
هر کسی که به پیوند OneDrive دسترسی داشته باشد برای دسترسی به داده ها به رمز عبور نیاز دارد. با استفاده از همین ترفند، می‌توانید محافظت از رمز عبور را به هر فایلی در OneDrive که قصد دارید به اشتراک بگذارید اضافه کنید.
نتیجه گیری: رمز عبور فایل اکسل را محافظت می کند
اگرچه بازار صفحات گسترده مملو از مواردی مانند Google Sheets، Apple Numbers و مبتدیانی مانند Airtable و Coda است، مایکروسافت اکسل هنوز هم بی رقیب است، به خصوص در بخش تجاری و شرکتی.
در برخی موارد، محافظت از فایل های اکسل محرمانه کاملا منطقی است. ادامه دهید، از ترفند بالا استفاده کنید و از ترمز برای دسترسی غیرمجاز به فایل های اکسل با رمز عبور استفاده کنید.
