به روز ماندن با ایمیل خود می تواند استرس زا، وقت گیر و خسته کننده باشد. جمع آوری تعداد زیادی ایمیل خوانده نشده کار سختی نیست. به همین دلیل، کنترل جریان مداوم پیام‌ها آسان است - به قیمت سایر وظایف.
من چندین اکانت ایمیل دارم و به سختی می توانم این تعداد خوانده نشده را کم نگه دارم. بنابراین تحقیقاتی انجام دادم و نکاتی در مورد چگونگی بهبود مدیریت صندوق ورودی خود جمع آوری کردم. در اینجا چند نکته مفید برای مدیریت صندوق ورودی شما، صرف زمان کمتری برای پرداختن به ایمیل‌ها، و اطمینان از فراموش نکردن پاسخ به یک پیام مهم وجود دارد.
تمام ایمیل‌های خود را وقتی وارد می‌شوند بررسی نکنید
از آنجایی که ایمیل‌ها در طول روز به صندوق ورودی شما می‌رسند، حواس‌پرت شدن آسان است، حتی زمانی که در وسط موضوع مهمی هستید. به‌جای خواندن هر یک از آنها پس از دریافت آن، هر روز زمانی را برای مرور و پاسخ دادن به ایمیل‌های خود اختصاص دهید. اگر نیازی به جستجوی ایمیل‌ها یا اطلاعیه‌های مهم ندارید، در چند وقفه کوتاه در طول روز برنامه‌ریزی کنید تا ایمیل خود را بررسی کنید. در غیر این صورت، از صندوق ورودی خود دور بمانید.
همچنین ایده خوبی است که یک بار در هفته یا هر چند روز یک بار زمان بیشتری را برای انجام برخی از کارهای سخت سازماندهی صندوق ورودی خود، مانند ایجاد و استفاده از پوشه ها و برچسب ها و ارسال آن ایمیل های طولانی، برنامه ریزی کنید.
اگر همچنان در حال مرور برنامه ایمیل خود هستید، ممکن است بخواهید اعلان های ایمیل را خاموش کنید، برنامه ایمیل را بسته نگه دارید و مطمئن شوید که صندوق ورودی خود را در برگه دیگری باز نگذاشته اید.
لازم نیست به یکباره به همه آنها پاسخ دهید
وقتی یکی از چک‌های صندوق ورودی خود را به طور منظم انجام می‌دهید، فقط با ایمیل‌هایی برخورد کنید که می‌توان به سرعت با آنها برخورد کرد. اگر ایمیلی نیاز به پاسخ سریع دارد، آن را باز کنید و در حالی که پیام های خود را مرور می کنید به آن پاسخ دهید. اما اگر به زمان بیشتری نیاز دارد، آن زمان را برای پاسخ دادن به آن در آینده اختصاص دهید. می‌توانید این ایمیل‌ها را دسته‌بندی کنید، آنها را در یک پوشه خاص قرار دهید یا از قابلیت تعویق برای دریافت ایمیل در زمان مناسب‌تر استفاده کنید.
چندین بخش یا پوشه در صندوق ورودی خود ایجاد کنید
از پوشه های مختلف برای ذخیره ایمیل های خود استفاده کنید. این‌ها می‌توانند بر اساس اهمیت، فوریت، مدت زمانی که برای مقابله با آنها طول می‌کشد، یا انواع اقداماتی که نیاز دارند باشد. طرح‌بندی برگه‌های پیش‌فرض در Gmail و صندوق ورودی متمرکز در Outlook می‌تواند به فیلتر کردن ایمیل‌های هرزنامه و تبلیغاتی کمک کند و پیدا کردن و بررسی ایمیل‌های مهم را آسان‌تر کند. در جیمیل نیز می‌توانید قالب را تغییر دهید تا ایمیل‌های شما در بخش‌های مختلف دسته‌بندی شوند و می‌توانید انتخاب کنید آن بخش‌ها کدامند. به همین ترتیب، Outlook به شما امکان می دهد ایمیل خود را در گروه های سفارشی سازماندهی کنید.
از فیلترها، قوانین و برچسب ها استفاده کنید
فیلترها و قوانین، پیام های ایمیل دریافتی را به پوشه های خاصی هدایت می کنند. آنها می توانند به صرفه جویی در زمان کمک کنند و مطمئن شوید که توجه خود را بر روی ایمیل هایی که بیشترین اهمیت را دارند متمرکز می کنید. برچسب‌ها همچنین می‌توانند راه خوبی برای سازماندهی و کمک به پیگیری ایمیل‌های خود باشند، زیرا به شما اجازه می‌دهند پیام‌های خود را به جای استفاده از پوشه‌ها بر اساس برچسب‌های مختلف مرتب کنید.
قالب درست کن
گاهی اوقات شما در نهایت ایمیل های مشابه را به طور مکرر ارسال می کنید. برای آسان‌تر کردن کارها، می‌توانید الگوهای ایمیل را برای ارسال ایمیل تنظیم کرده و از آنها استفاده کنید تا مجبور نباشید یک پیام را بارها و بارها بنویسید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند Smart Write و Smart Reply در Gmail برای کمک به نوشتن سریع‌تر ایمیل‌ها استفاده کنید.
لغو اشتراک
لغو اشتراک از لیست های پستی و ایمیل های تبلیغاتی. خبرنامه های خود را مرور کنید و مطمئن شوید که فقط برای پیام هایی که قبلا خوانده اید ثبت نام کرده اید و پیام هایی را که اخیراً نخوانده اید حذف کنید. همچنین، مطمئن شوید که اشتراک هر گونه هشدار رسانه های اجتماعی را که به آن نیاز ندارید لغو کنید. (ممکن است برای غیرفعال کردن این حالت نیاز به وارد کردن تنظیمات حساب های رسانه های اجتماعی خود داشته باشید.) همچنین می توانید از یک حساب ایمیل جداگانه برای ایمیل های تبلیغاتی استفاده کنید و ایمیل های مهم را در حساب اصلی خود نگه دارید.
ایمیل های انبوهی را که به آنها نیاز ندارید دور بیندازید
اگر در یک مکالمه یک CC دریافت می‌کنید، نیازی به به‌روزرسانی ندارید یا در یک رشته ایمیل با همه پاسخ‌ها قرار دارید، می‌توانید برای جلوگیری از دریافت همه پاسخ‌ها، این موضوع را نادیده بگیرید. برای انجام این کار، هر پیامی را در رشته باز کنید، روی سه نقطه در بالای صفحه (بالای موضوع) ضربه بزنید و از گزینه‌های کشویی در Gmail، «نادیده‌گرفتن» یا «نادیده گرفتن» را انتخاب کنید، اگر از آن استفاده می‌کنید. چشم انداز
صندوق ورودی خود را به فهرست کارهای خود تبدیل نکنید
علامت گذاری یک ایمیل به عنوان "خوانده نشده" به عنوان یادآوری برای پاسخ دادن به آن می تواند وسوسه انگیز باشد (مطمئناً در این مورد مقصر هستم) یا به این دلیل که حاوی کاری است که باید آن را تکمیل کنید، اما همچنین می تواند صندوق ورودی شما را درهم بریزد. یک لیست کارهای جداگانه نگه دارید (برنامه های زیادی برای آن وجود دارد، یا می توانید از برنامه یادداشت های اولیه یا یادداشت های چسبناک استفاده کنید) یا آن را در یک پوشه خاص قرار دهید. اگر از جیمیل استفاده می کنید، می توانید از برنامه Google Task همراه با صندوق ورودی خود استفاده کنید. به سادگی روی فلش کوچک "Show Side Panel" در گوشه سمت راست پایین صفحه کلیک کنید و نماد Tasks را در آنجا انتخاب کنید.
بهتر است لیست های جداگانه ای در حال اجرا باشد تا بتوانید آنها را با مواردی از ایمیل های خود به روز کنید. برای مثال، اگر ایمیل‌های شما حاوی پیوندهایی به مقالاتی است که می‌خواهید در زمان بیشتری بخوانید، با یک لیست خواندن شروع کنید - فقط آن را در صندوق ورودی خود نگه ندارید.
