نحوه تبدیل سریع ایمیل ها به وظایف

چگونه به سرعت ایمیل ها را به وظایف تبدیل کنیم این مقاله ما در مورد چگونگی تبدیل ایمیل های خود به وظایف است.

اگر از OHIO (فقط یک بار با آن مقابله کنید) برای مرتب کردن ایمیل خود استفاده می کنید، احتمالاً می خواهید برخی از ایمیل ها را به وظایف تبدیل کنید. در اینجا نحوه انجام سریع و کارآمد این کار آمده است تا بتوانید با سایر ایمیل‌های خود سروکار داشته باشید.

آن را سریع و آسان کنید

صندوق ورودی شما یک لیست کار نیست. این یک ایمیل دریافتی است. وسوسه انگیز است که ایمیل ها را در صندوق ورودی خود بگذارید زیرا آسان تر است، اما پس از آن کارهایی که باید انجام دهید در سیل صندوق ورودی ایمیل دفن می شوند.

این است که چرا مردم دچار مشکل می شوند. فرآیند دستی برای تبدیل ایمیل به یک کار اغلب به این صورت است:

1. مدیر لیست وظایف مورد علاقه خود را باز کنید.
2. یک کار جدید ایجاد کنید.
3. قسمت های مربوطه ایمیل را کپی کرده و در کار جدید جایگذاری کنید.
4. جزئیات را تنظیم کنید، مانند اولویت، تاریخ سررسید، کد رنگ، و هر چیز دیگری که استفاده می کنید.
5. وظیفه جدید را ذخیره کنید.
6. بایگانی یا حذف ایمیل

این شش مرحله هستند، فقط برای افزودن چیزی به لیست کارهایتان. جای تعجب نیست که در نهایت با ایمیل‌هایی مواجه می‌شوید که صندوق ورودی شما را به هم ریخته است. اگر بتوانید آن شش مرحله را به چهار قسمت تقسیم کنید چه؟ یا سه

خوب شما می توانید! ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه.

مربوط : 7 ویژگی کمتر شناخته شده جیمیل که باید امتحان کنید

برخی از مشتریان ایمیل در ایجاد وظایف بهتر از دیگران هستند

مشتریان زیادی برای مدیریت ایمیل شما در دسترس هستند، و همانطور که انتظار دارید، برخی از آنها برای ایجاد وظایف بهتر از دیگران هستند.

برای مشتریان وب، جیمیل این کار را به خوبی انجام می دهد. برنامه Tasks داخلی است و تبدیل ایمیل به یک کار آسان است. حتی یک میانبر صفحه کلید برای ایجاد یک کار به طور مستقیم از پست وجود دارد - بدون نیاز به ماوس. اگر یک کلاینت دسکتاپ نمی‌خواهید، Gmail احتمالا بهترین گزینه برای شماست.

برای مشتریان دسکتاپ ویندوز، Outlook برنده است. Thunderbird دارای برخی ویژگی‌های داخلی مدیریت وظایف است که بد نیستند، اما Outlook بسیار روان‌تر است و به شما امکان می‌دهد به تعداد بی‌شماری از برنامه‌های شخص ثالث متصل شوید. اگر به دلایلی نمی توانید از Outlook استفاده کنید، Thunderbird جایگزین خوبی است. اگر در حال حاضر از یک مدیر لیست کارهای شخص ثالث استفاده می کنید، تاندربرد خردل را قطع نمی کند.

در مک، تصویر کمی کمتر مثبت است. Apple Mail وظایف را در مقایسه با Gmail و Outlook ضعیف مدیریت می کند. اگر می خواهید وظایف را در یک کلاینت دسکتاپ مدیریت کنید، احتمالا بهترین گزینه شماست تاندربرد برای مک . یا می توانید یک ایمیل به یک مدیر لیست کارهای شخص ثالث ارسال کنید و آن را در آنجا مدیریت کنید.

وقتی صحبت از برنامه های تلفن همراه می شود، Gmail و Outlook تقریباً یکسان عمل می کنند. هیچ یک از آنها سازنده وظیفه برای نسخه های وب یا کلاینت ندارند، اما هر دو به طور خودکار افزونه ها را به برنامه های شخص ثالث منتقل می کنند. بنابراین، اگر وظایف خود را در Trello مدیریت کنید و افزونه را در سرویس گیرنده Gmail یا Outlook خود نصب کرده باشید، زمانی که برنامه تلفن همراه مربوطه را باز کنید، به طور خودکار در دسترس خواهد بود. علاوه بر این، هنگامی که یک افزونه Outlook نصب می شود، به طور خودکار بر روی سرویس گیرنده دسکتاپ نصب می شود و برنامه های کاربردی موبایل و وب.

کارها را از جیمیل ایجاد کنید

گوگل اپلیکیشنی به نام Tasks ارائه می کند که در جیمیل تعبیه شده است. این یک مدیر لیست کارهای ساده با گزینه های بسیار کمی است، اگرچه یک برنامه تلفن همراه وجود دارد که گزینه های سفارشی سازی اضافی را در اختیار شما قرار می دهد. اگر به چیزی ساده نیاز دارید که با صندوق ورودی جیمیل شما کار کند، Google Tasks یک انتخاب خوب است. تبدیل ایمیل به یک کار آسان است: با باز شدن ایمیل، روی دکمه More در نوار وظیفه کلیک کنید و Add to Do را انتخاب کنید.

اگر فردی کوتاه قد هستید، Shift + T همین کار را انجام می دهد. برنامه Tasks در نوار کناری باز می شود و وظیفه جدید شما را نشان می دهد.

اگر برای افزودن سررسید، جزئیات اضافی یا وظایف فرعی نیاز به ویرایش کار دارید، روی نماد ویرایش کلیک کنید.

نیازی به ذخیره تغییرات نیست، زیرا این کار به صورت خودکار انجام می شود. پس از پایان کار، روی دکمه Archive در صندوق ورودی خود کلیک کنید (یا از میانبر صفحه کلید "e" استفاده کنید تا ایمیل را به بایگانی خود منتقل کنید.

این سه مرحله ساده است:

1. روی گزینه Add to Tasks کلیک کنید (یا از میانبر Shift + T استفاده کنید).
2. تاریخ سررسید، جزئیات اضافی یا وظایف فرعی را تنظیم کنید.
3. ایمیل را بایگانی (یا حذف) کنید.

به عنوان یک امتیاز، می‌توانید Chrome را طوری تنظیم کنید که وظایف شما را نمایش دهد وقتی یک برگه جدید باز می کنید . یک برنامه وجود دارد iOS و Android برای Google Tasks . ایجاد یک کار در برنامه موبایل به همان اندازه که در برنامه وب آسان است. روی سه نقطه در بالای نامه کلیک کنید و "افزودن به وظایف" را انتخاب کنید.

این یک کار جدید فورا ایجاد می کند.

اگر Google Tasks همه چیز مورد نیاز شما را ندارد، یا اگر از قبل با مدیر وظیفه دیگری راحت هستید، احتمالاً یک افزونه Gmail برای آن وجود دارد. در حال حاضر افزونه‌هایی برای برنامه‌های کارهای معروف مانند Any.do، Asana، Jira، Evernote، Todoist، Trello و غیره وجود دارد (اگرچه هیچ یادآوری Microsoft To-Do یا Apple وجود ندارد).

قبلاً به نصب افزونه‌های Gmail به طور کلی و افزونه Trello پرداختیم به طور مشخص . افزونه‌های مختلف گزینه‌های متفاوتی را در اختیار شما قرار می‌دهند، اما همه افزونه‌های فهرست کارها معمولاً به شما اجازه می‌دهند تا یک کار را مستقیماً از یک ایمیل خاص اضافه کنید. افزونه‌های فهرست کارها به‌عنوان برنامه‌های وب و تلفن همراه نیز در دسترس هستند که به‌طور خودکار با یکدیگر همگام‌سازی می‌شوند. و مانند Google Tasks، وقتی در برنامه تلفن همراه Gmail هستید، می‌توانید به افزونه‌ها دسترسی داشته باشید.

ایجاد وظایف از Outlook

Outlook یک برنامه داخلی به نام Tasks دارد که به عنوان یک برنامه وب در آفیس 365 نیز موجود است. همه چیز در اینجا کمی پیچیده تر می شود زیرا در سال 2015 است. مایکروسافت Wunderlist را خریداری کرد مدیر وظیفه معروف. من چهار سال گذشته را صرف تبدیل آن به یک برنامه جدید Office 365 فقط تحت وب به نام Microsoft To-Do کرده‌ام (شاید کمی غیرقابل تصور). در نهایت جایگزین قابلیت های Tasks داخلی در Outlook خواهد شد.

با این حال، در حال حاضر، برنامه Tasks همچنان مدیر وظیفه Outlook است و تاریخ دقیق یا نسخه Outlook وجود ندارد که این تغییر کند. ما فقط به این دلیل اشاره می کنیم که اگر از O365 استفاده کنید، متوجه خواهید شد که هر کاری که به Outlook Tasks اضافه می کنید در Microsoft To-Do نیز ظاهر می شود. To-Do هنوز تمام داده‌هایی را که می‌توانید به یک کار اضافه کنید نشان نمی‌دهد، اما در برخی موارد نشان داده می‌شود.

در حال حاضر، Microsoft Tasks یک مدیر وظیفه داخلی Outlook است، بنابراین ما روی آن تمرکز خواهیم کرد.

با استفاده از Outlook Desktop Client

اینجا جایی است که مایکروسافت به طور سنتی برتری می‌یابد، و در اینجا هم شما را ناامید نمی‌کنند. راه های متعددی برای ایجاد یک کار از طریق ایمیل برای پاسخگویی به همه سلیقه ها وجود دارد. می تونی:

1. یک پیام ایمیل را بکشید و در پنجره کار رها کنید.
2. ایمیل را از منوی زمینه کلیک راست به پوشه Tasks منتقل یا کپی کنید.
3. از Quick Step برای ایجاد یک کار استفاده کنید.

ما بر روی استفاده از Quick Step تمرکز خواهیم کرد زیرا این کار بیشترین هزینه را برای شما فراهم می کند، و می توانید برای اندازه گیری خوب، میانبر صفحه کلید را به Quick Step اختصاص دهید.

اگر قبلاً از Outlook Tasks استفاده نکرده‌اید، ببینید راهنمای ما برای صفحه کار  بنابراین می توانید وظایف خود را در کنار ایمیل خود مشاهده کنید.

هنگامی که صفحه کار باز شد، یک مرحله سریع ایجاد می کنیم که ایمیل را به عنوان خوانده شده علامت گذاری می کند، یک کار ایجاد می کند و ایمیل را به بایگانی شما منتقل می کند. ما همچنین یک میانبر صفحه کلید اضافه خواهیم کرد، بنابراین شما هرگز مجبور نخواهید بود از ماوس خود برای ایجاد یک کار از یک ایمیل استفاده کنید.

Quick Steps به شما این امکان را می دهد تا با کلیک یک دکمه (یا میانبر صفحه کلید) چندین عملکرد را انتخاب کنید. ایجاد آن آسان است و حتی استفاده از آن آسان تر است، اما اگر قبلاً آن را بررسی نکرده اید، ما آن را بررسی کرده ایم  راهنمای نهایی در مورد آن . پس از خواندن این راهنما، یک مرحله سریع جدید ایجاد کنید، سپس اقدامات زیر را اضافه کنید:

1. یک کار با بدنه پیام ایجاد کنید.
2. به عنوان خوانده شده علامت بزن.
3. به پوشه بروید (و پوشه بایگانی خود را به عنوان پوشه ای برای رفتن انتخاب کنید).