Google Voicen yrityskäyttöopas

No, testiaika: Voitko yhdellä lauseella kertoa minulle tarkalleen, mitä hän tekee Google Voice ؟

Tämä on kysymys, johon jopa aliarvostetuimmat Googlen nörtit yrittävät vastata ytimekkäästi – ja tavalliselle järkevälle ihmiselle, joka ei ole tekniikan pakkomielle, vastaus on yleensä jonnekin "huh?" ja "Odota, onko tämä sama asia kuin gChat?"

Oikeasti, tämä ei ole yllättävää. Google Voice on yksi monimutkaisimmista, hämmentävämmistä ja huonommin mainostetuista Google-palveluista. Mutta se on myös yksi tehokkaimmista - jos Käytät aikaa selvittääksesi mitä teet ja miten se voi toimia sinulle.

Ja varsinkin jos käytät puhelintasi mihin tahansa liiketoimintaan, se voi vaikuttaa vuorokauden ja yön kykyyn pysyä yhteydessä ja olla mahdollisimman tuottava, riippumatta siitä missä työskentelet tai millaista laitetta käytät kulloinkin. hetki. Liioittelematta se muuttaa täysin ajattelusi nykyaikaisista mobiililaitteistasi ja siitä, mikä puhelinnumero on.

Pidä tätä epävirallisena oppaanasi Google Voicen käytön aloittamiseen ja sen jälkeen aliarvostettujen mutta täynnä potentiaalien saamiseen irti.

Google Voice Business Basics

Aloitamme perusasioista - ja palaamme kysymykseen, jonka esitin tämän keskustelun alussa: Mitä hän on Google Voice tarkalleen?

Yksinkertaisimmassa muodossaan Google Voice Se on pilvipohjainen palvelu, joka hallitsee puhelinnumeroasi puolestasi. Sen sijaan, että yhdistäisit SIM-korttiin ja yhdistäisit sen nimenomaan yhteen fyysiseen älypuhelimeen, numerosi sijaitsee ohuella Google-palvelimella ja sitä hallitsee täysin Google-ohjelmisto.

Niin oudolta kuin se kuulostaakin, tämä järjestely vapauttaa lopulta numerosi perinteisistä kahleista ja antaa sinun kommunikoida kaikenlaisilla kätevillä ja tehokkuutta lisäävillä tavoilla.

Pohjimmiltaan tämä antaa sinulle mahdollisuuden:

1. Soita ja vastaanota puheluita tavallisella numerollasi millä tahansa laitteella – puhelimella, tabletilla tai jopa pöytätietokoneella. Kukaan, jonka kanssa puhut, ei tiedä eroa.
2. Lähetä ja vastaanota tavallisia tekstiviestejä puhesivuston tai sovellusten kautta millä tahansa laitteella milloin tahansa – myös laitteiden ollessa kytkettyinä useita kerralla.

Yhdessä tämä tarkoittaa, että mistä tahansa Google Voiceen kirjautuneesta puhelimesta, tabletista tai tietokoneesta tulee "puhelimesi" riippumatta siitä, minkä tyyppistä yhteyttä se käyttää tai onko sillä aktiivinen matkapuhelinpalvelu.

Joten voit esimerkiksi:

• Asenna Google Voice -sovellus Vanha Android-puhelin , saat sen soimaan, kun numeroosi tulee puhelu, voit soittaa siihen lähteviä puheluita numerostasi ja voit lähettää ja vastaanottaa tekstiviestejä tavallisella numerollasi, kunhan se on yhteydessä Wi-Fi-verkkoon.
• Asenna Google Voice -sovellus Chromebook tai Android-tabletti Ota yhteyttä asiakkaisiin ja työtovereihin samalla tavalla sieltä käsin.
• Kirjaudu Google Voice -sivustolle millä tahansa kannettavalla tietokoneella ja käsittele sillä puheluita ja viestejä ikään kuin Hän oli Puhelimesi – riippumatta siitä, onko nykyinen älypuhelimesi lähellä vai päällä.

Aika mullistavaa tavaraa, eikö? Ja on muutakin: Google Voice myös litteroi vastaajaviestit automaattisesti ja antaa sinun kuunnella sähköposteja أو Lue se miltä tahansa laitteelta, jolle olet kirjautunut. Se tuo Google-tason roskapostisuodatuksen saapuviin puheluihin, tekstiviesteihin ja vastaajaviesteihin sekä mahdollisuuden seuloa kaikki puhelusi. Ja se antaa sinulle tehokkaan kontekstuaalisen soitonsiirtojärjestelmän – melkein kuin Gmail-suodattimet puhelimeesi.

Kuten sanoin, tämä on erittäin tehokas palvelu, mutta myös hämmentävän monimutkainen. Sukellaan ja tutkitaan jokaista palapelin osaa, jotta voit varmistaa, että hyödynnät kaiken sen tarjoaman.

Google Voicen käytön aloittaminen

Ensimmäinen askel Google Voicen käytön aloittamiseen on yksinkertaisesti Kirjaudu palveluun Ja valmistaudu numeroon. Tämä prosessin osa on helpoin, jos aloitat tietokoneella.

Jos sinulla on yksittäisiä Google-tilejä, joita ei ole liitetty yritykseen, voit valita välittömästi uuden Google Voice -numeron mistä tahansa saatavilla olevasta suuntanumerosta ilmaiseksi tai voit maksaa 20 dollaria siirtääksesi numeroa Nykyinen palvella . Kummassakin tapauksessa sinun on oltava Yhdysvalloissa ollaksesi kelvollinen. (Anteeksi, maailman ystävät!)

Yritykseen linkitetyillä Google Workspace ‑tileillä Voice on saatavilla Yhdysvalloissa sekä Belgiassa, Kanadassa, Tanskassa, Ranskassa, Saksassa, Irlannissa, Italiassa, Alankomaissa, Portugalissa, Espanjassa, Ruotsissa, Sveitsissä ja Isossa-Britanniassa. Työtilan järjestelmänvalvojan on aktivoitava palvelu puolestasi ja sen kustannukset 10, 20 tai 30 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa Yritys laskutetaan - valitun palvelukategorian mukaan.

Joka tapauksessa, kun olet määrittänyt numerosi, kohtaat itsesi Google Voicen kotiohjauspaneeli . Täällä voit aina nähdä viimeisimmät puhelusi ja viestisi, soittaa puheluita ja viestejä Uusi ja lukea tai kuunnella numeroosi jätettyjä vastaajaviestejä.

Niin kauan kuin verkkosivusto on auki, kaikki numeroosi saapuvat puhelut soivat tietokoneellasi – ja voit vastata niihin heti ja siellä.

Palaamme hetken kuluttua tutkimaan lisäasetuksia. Ensinnäkin meidän on siirrettävä painopisteemme hetkeksi ja määritettävä Google Voice kaikkiin puhelimiin, joita haluat käyttää – mukaan lukien ensisijainen puhelin, johon luotat päivittäisessä viestinnässäsi.

Ota puhelimet käyttöön Google Voicen avulla

Nyt kun perusääniasetukset on tehty, tämä osa on melko helppoa:

• Jos käytät Android-puhelinta, tee Lataa ja asenna Google Voice -sovellus Play Kaupasta .
• Jos käytät iPhonea, tee Lataa ja asenna Voice-sovellus App Storesta .

Joka tapauksessa avaa sovellus ja seuraa kehotteita kirjautuaksesi sisään samalla Google-tilillä, jota käytit tietokoneen alkuasennuksessa.

Androidissa sinun on yhdistettävä tämä laite Google Voiceen, jotta puhelin voi soittaa ja vastaanottaa puheluita Google Voice -numerosi avulla. Jos puhelimessasi on aktiivinen matkapuhelinpalvelu numerolla erillinen Yhdistetty operaattoriisi, seuraa ohjeita yhdistääksesi nämä kaksi ja anna niiden toimia yhdessä.

Jos käytät vanhempaa tai toissijaista puhelinta Ei Siinä on aktiivinen matkapuhelinpalvelu, ohita tämä vaihe. Voit silti soittaa ja vastaanottaa puheluita Google Voice -numerollasi aina, kun puhelin on yhdistetty Wi-Fi-verkkoon.

Sekä Androidissa että iOS:ssä näet sitten Google Voicen hallintapaneelin pääkäyttöliittymän, jossa on välilehdet viimeaikaisille puheluille, yhteystietoillesi, tekstiviesteillesi ja vastaajaviesteillesi. Näytön oikeassa alakulmassa oleva pyöreä vihreä painike mahdollistaa uuden puhelun soittamisen tai uuden viestin sen mukaan, mitä välilehteä katselet.

Ja molemmilla alustoilla voit napauttaa kolmirivistä valikkokuvaketta sovelluksen vasemmassa yläkulmassa löytääksesi pääasetusvalikon.

Hetken päästä tutkimme pääasiallisia Voice-asetuksia suoraan palvelun verkkosivustolta, jossa viimeisetkin vaihtoehdot ovat käytettävissä, mutta toistaiseksi voit vilkaista puhelujen soittamista ja vastaanottamista (tai soittaa ja vastaanottaa puheluita) ja saapuvia puheluita. alueet Sovellusasetuksissa. Nämä ohjaavat tarkasti, kuinka ääninumerostasi lähtevät ja saapuvat puhelut käsitellään Tämä Tietty laite – jos he luottavat operaattorisi tarjoamiin matkapuhelinminuutteihin, olettaen, että ne ovat saatavilla, tai jos he luottavat ensisijaisesti Wi-Fi-verkkoon ja/tai mobiilidataan – ja myös, jos saapuvat puhelut saada puhelin soimaan, jotta olet tietoinen siitä.

Oletuksena he eivät. Joten jos haluat vastata puheluihin Google Voice -numeroosi tällä laitteella, sinun on ehdottomasti säädettävä sitä.

Jos sinulla on muita puhelimia tai tabletteja, jotka haluat lisätä sekoitukseen ja sallia pääsyn kaikkiin samoihin Google Voice -toimintoihin, toista sama prosessi millä tahansa niistä käyttämällä sopivaa Android- tai iOS-sovellusta.

Muista vain: jos määrität kaikki nämä laitteet vastaamaan puheluihin, monet asiat soivat aina, kun joku soittaa numeroihisi. Joten jos sinä لا Jos haluat joukon erilaisia ​​laitteita, jotka vaativat huomiotasi samaan aikaan jokaisen saapuvan puhelun kanssa, varmista, että siirryt Google Voice -sovelluksen ilmoitusasetuksiin jokaisessa laitteessa ja tee tarvittavat säädöt.

Muuten olemme valmiita palaamaan tietokoneellesi ja tutkimaan kaikkia Google Voicen asetuksia.

Tutustu Google Voicen asetuksiin

No – oletko valmis astumaan Google Voicen suuriin voimiin?

Palaa takaisin audiotyöpöytäsivustolle ja napsauta rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Tämä vie sinut Google Voicen koko asetusvalikkoon, josta löydät kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.

Voi luoja, onko niitä niin paljon.

Näytön ensimmäinen osa, "Tili", sisältää kaikki perusnumerot ja laitehallinta-asetukset aina, kun sinun on tehtävä perusmuutoksia. Ainoa asia, jota sinun on nyt mietittävä, on "liittyvät numerot". Jos haluat määrittää Google Voice -numerosi välittämään mihin tahansa numeroon Muut Olemassa oleva – toimistolinja, toissijainen matkapuhelin tai jopa työtoverin puhelin – napsauta "Uusi linkitetty numero" -painiketta ja lisää ja vahvista tarvitsemasi numero noudattamalla ohjeita.

Jatkossa näytön toisessa osiossa, Viestit, on yksi vaihtokytkin, jolla kaikki saapuvat viestit voidaan välittää sähköpostiisi (samaan Google-tilin postilaatikkoon). Se on yksinkertainen mutta hyödyllinen kosketus, varsinkin jos asut postilaatikossasi ja haluat varmistaa, että et menetä mitään päivän aikana.

Kolmannessa osiossa, "Puhelut", Google Voicen todellinen voima alkaa. Soitonsiirto-kohdassa voit kääntää kytkimen minkä tahansa lisäämäsi numeron vieressä siirtääksesi kaikki Google Voice -numeroosi saapuvat puhelut siihen aina.

Ja juuri sen alapuolella Mukautettu soitonsiirto -osio antaa sinun määrittää kontekstuaalisia suodattimia soitonsiirtotyypeille erityistä Vain puhelut eri linkitettyihin numeroihin. Napsauta vain Luo sääntö, niin voit valita yksittäisiä yhteystietoja, yhteysryhmiä tai laajoja yhteystietoluokkia, kuten nimettömät soittajat, ja kertoa sitten Google Voicelle tarkalleen, mitä tehdä, kun kyseiset ihmiset ottavat sinuun yhteyttä.

JR Rafael / IDG

Takaisin Google Voicen pääasetusnäytölle Puhelut-osiossa on muutamia muita harkinnan arvoisia vaihtoehtoja:

• Vastaamattomien puhelujen sähköpostihälytykset -ominaisuus tekee juuri sen, mitä odotat. Se on loistava tapa varmistaa, että tärkeä puhelu ei jää huomaamatta.
• Screen Calls pyytää jokaista saapuvaa soittajaa sanomaan nimensä ja asettamaan hänet pitoon, kun kuulet nauhoituksen, jotta voit päättää, haluatko vastata.
• Saapuvien puhelujen asetukset aktivoivat kykysi tallentaa saapuva puhelu painamalla 4 ja siirtää meneillään oleva puhelu johonkin muihin linkitetyistä numeroista painamalla *-näppäintä (tosin vain yksittäisillä Google-tileillä, ei työtilaan liittyvissä Google Voice -asetuksissa. outo).

Vieritä sieltä alas Vastaajaan ja löydät vaihtoehtoja lähtevien vastaajaviestien tallentamiseen ja muiden vastaajaan liittyvien asetusten hallintaan.

Maksut-kohdassa voit halutessasi linkittää maksutavan, jolla voit hakea luottoa ulkomaanpuheluihin. Yhdysvalloissa Google Voicen kautta soitetut puhelut muihin yhdysvaltalaisiin numeroihin sekä Kanadan numeroihin ovat täysin ilmaisia. Puhelut muihin maihin vaihtelevat .

Ja viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, Suojaus-kohdassa kannattaa ehkä kääntää kytkintä Roskapostin suodatus -kohdan vieressä. Näin Googlen roskapostintunnistusjärjestelmät voivat estää ei-toivottujen puhelujen, viestien ja vastaajaviestien häiritsemisen.

Vau! Sanoin, että Google Voicessa on paljon hienoja tasoja, eikö niin? Tartu kuitenkin puhelimeen: Meillä on vielä pari tehokasta mahdollisuutta tutkia ennen kuin soitamme siihen päivään.

Google Voice Rewards for Business

Yksi hyödyllisimmistä Google Voicen ominaisuuksista on saatavilla vain yritystileille – erityisesti niille, jotka käyttävät Google Voice Standard- tai Premier-palvelutasoja (20 dollaria tai 30 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa).

Jos organisaatiosi noudattaa tällaista suunnitelmaa, voit soittaa kahteen edistyneeseen puhelinhallintavaihtoehtoon yrityksille:

1. Voit määrittää täysin automatisoidun ammattimaisen äänipuhelinvalikkojärjestelmän, joka vastaa puheluihin johonkin Google Voice -numeroistasi ja ohjaa soittajat eri paikkoihin vuorokaudenajan ja heidän valitsemiensa asetusten mukaan.
2. Voit luoda soittoryhmiä, joiden avulla useiden ihmisten on helpompi käsitellä samaan numeroon saapuvia puheluita – kuten esimerkiksi myyntitiimillesi yksinkertaistettu numero yksi. Päänumero voi joko soittaa kullekin liitetyn tiimin jäsenelle samanaikaisesti niin, että ensimmäinen vastaaja saa puhelun, tai se voi soittaa kaikkiin liittyviin numeroihin yksitellen satunnaisessa järjestyksessä.

Google Workspacen järjestelmänvalvoja voi määrittää molemmat vaihtoehdot Google-hallintakonsolin Google Voice -osiossa.

Ja vielä yksi asia: mihin tahansa Google Voice -numeroon voi soittaa suoraan useisiin eri numeroihin Erikoislaatikot ja puhelimet Mikä antaa sinun saada tehokkaasti Tilausvapailla lankapuhelinmaisilla puhelimilla toimistoosi tai kotitoimistoosi . Voit luoda erillisen numeron Google Voicen kautta tällaiselle linjalle ja jopa soittaa puheluita Google Voice -numeroista muu automaattisesti muiden laitteiden soimisen lisäksi, jotta voit vastata helposti mihin tahansa puheluun missä haluat.

Ja nyt tiedät alusta loppuun, kuinka Google Voice voi muuttaa työsi ja ajattelusi puhelimistasi. Jäljelle jää vain tilin luominen, asioiden määrittäminen haluamallasi tavalla ja sitten nauttia uudesta tapaasi hoitaa puhelinnumeroita.