Kuinka muuntaa sähköpostit nopeasti tehtäviksi Tämä on artikkelimme siitä, kuinka voimme muuttaa sähköpostit tehtäviksi.
Jos käytät OHIO:ta (käsittele se vain kerran) sähköpostisi lajitteluun, haluat todennäköisesti muuttaa jotkin sähköpostit tehtäviksi. Näin voit tehdä sen nopeasti ja tehokkaasti, jotta voit jatkaa muiden sähköpostiesi käsittelyä.
Tee siitä nopeaa ja helppoa
Saapuneet-kansiosi ei ole tehtävälista; Se on saapuva posti. On houkuttelevaa jättää sähköpostit postilaatikkoon, koska se on helpompaa, mutta silloin tehtävät, jotka sinun on suoritettava, hautautuvat sähköpostilaatikon tulvaan.
Tästä syystä ihmiset joutuvat vaikeuksiin. Sähköpostin manuaalinen muuntaminen tehtäväksi menee usein näin:
- Avaa suosikkitehtäväluettelosi.
- Luo uusi tehtävä.
- Kopioi ja liitä sähköpostin asiaankuuluvat osat uuteen tehtävään.
- Aseta tiedot, kuten prioriteetti, eräpäivä, värikoodi ja mitä tahansa muuta käyttämääsi.
- Tallenna uusi tehtävä.
- Arkistoi tai poista sähköposti.
Nämä ovat kuusi vaihetta, joiden avulla voit lisätä jotain tehtävälistallesi. Ei ihme, että päädyt siihen, että sähköpostit täyttävät postilaatikkosi. Mitä jos voisit leikata nuo kuusi askelmaa neljään osaan? vai kolme?
No sinä voit! Näytämme sinulle kuinka.
Aiheeseen liittyvä: 7 vähän tunnettua Gmail-ominaisuutta, joita kannattaa kokeilla
Jotkut sähköpostiohjelmat luovat tehtäviä paremmin kuin toiset
Saatavilla on monia asiakkaita sähköpostisi hallintaan, ja kuten arvata saattaa, jotkut ovat parempia kuin toiset tehtävien luomiseen.
Verkkoasiakkaille Gmail tekee työn erittäin hyvin. Tasks-sovellus on sisäänrakennettu, ja sähköpostin muuttaminen tehtäväksi on helppoa. Siellä on jopa pikanäppäin, jolla voit luoda tehtävän suoraan postista – hiirtä ei tarvita. Jos et halua työpöytäohjelmaa, Gmail on luultavasti paras vaihtoehto.
Windows-työpöytäasiakkaille Outlook voittaa. Thunderbirdissä on joitain sisäänrakennettuja tehtävienhallintaominaisuuksia, jotka eivät ole huonoja, mutta Outlook on paljon sujuvampi ja mahdollistaa yhteyden muodostamisen lukemattomiin kolmannen osapuolen sovelluksiin. Jos et jostain syystä voi käyttää Outlookia, Thunderbird on hyvä vaihtoehto. Jos käytät jo kolmannen osapuolen tehtävälistan hallintaa, Thunderbird ei leikkaa sinappia.
Macilla kuva on hieman vähemmän positiivinen. Apple Mail hallitsee tehtäviä huonosti Gmailiin ja Outlookiin verrattuna. Jos haluat hallita tehtäviä työpöytäohjelmassa, luultavasti paras vaihtoehto on Thunderbird Macille . Tai voit lähettää sähköpostin kolmannen osapuolen tehtävälistan ylläpitäjälle ja hallita sitä siellä.
Mitä tulee mobiilisovelluksiin, Gmail ja Outlook toimivat melko samalla tavalla. Kummallakaan ei ole tehtävien rakentajia verkko- tai asiakasversioille, mutta molemmat siirtävät lisäosat automaattisesti kolmannen osapuolen sovelluksiin. Joten jos hallitset tehtäviäsi Trellossa ja olet asentanut lisäosan Gmail- tai Outlook-asiakasohjelmaasi, se on automaattisesti käytettävissä, kun avaat myös vastaavan mobiilisovelluksen. Lisäksi, kun Outlook-apuohjelma asennetaan, se asennetaan automaattisesti työpöytäohjelmaan ja sovelluksia Mobiili ja verkko.
Koska Gmail ja Outlook ovat tämän sadon kerma, keskitymme niihin. Jos sinulla on suosikkiasiakas, joka hoitaa tehtävien luomisen hyvin, kerro siitä meille kommenteissa, niin katsotaan.
Luo tehtäviä Gmailista
Google tarjoaa sovelluksen nimeltä Tasks, joka sisältyy Gmailiin. Se on yksinkertainen tehtäväluettelon hallinta, jossa on hyvin vähän vaihtoehtoja, vaikka siellä on mobiilisovellus, joka antaa sinulle joitain muita mukautusvaihtoehtoja. Jos tarvitset jotain yksinkertaista, joka toimii tiiviisti Gmail-postilaatikkosi kanssa, Google Tasks on hyvä valinta. Sähköpostin muuttaminen tehtäväksi on helppoa: kun sähköposti on auki, napsauta tehtäväpalkin Lisää-painiketta ja valitse Lisää tehtävään.
Jos olet lyhyt ihminen, Shift + T tekee saman asian. Tehtävät-sovellus avautuu sivupalkkiin ja näyttää uuden tehtäväsi.
Jos haluat muokata tehtävää lisätäksesi eräpäivän, lisätietoja tai alitehtäviä, napsauta Muokkaa-kuvaketta.
Muutoksia ei tarvitse tallentaa, koska se tapahtuu automaattisesti. Kun olet valmis, napsauta postilaatikkosi Arkistoi-painiketta (tai käytä pikanäppäintä "e") siirtääksesi sähköpostin arkistoon.
Nämä ovat kolme yksinkertaista vaihetta:
- Napsauta Lisää tehtäviin -vaihtoehtoa (tai käytä pikanäppäintä Vaihto + T).
- Aseta eräpäivä, lisätiedot tai alitehtävät.
- Arkistoi (tai poista) sähköposti.
Bonuksena voit asettaa Chromen näyttämään tehtäväsi Kun avaat uuden välilehden . Siellä on sovellus iOS ja Android Google Tasksille . Tehtävän luominen on yhtä helppoa mobiilisovelluksessa kuin verkkosovelluksessa. Napsauta kolmea pistettä sähköpostin yläosassa ja valitse "Lisää tehtäviin".
Tämä luo välittömästi uuden tehtävän.
Jos Google Tasksissa ei ole kaikkea mitä tarvitset tai jos olet jo tyytyväinen toiseen tehtävänhallintaan, siihen on luultavasti Gmail-lisäosa. Suosituille tehtäväsovelluksille, kuten Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello ja muille, on tällä hetkellä lisäosia (vaikka Microsoft To-Do- tai Apple-muistutuksia ei ole).
Käsittelimme aiemmin Gmail-lisäosien asentamista yleensä ja Trello-laajennusta erityisesti . Eri lisäosat tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja, mutta kaikki tehtäväluettelon lisäosat mahdollistavat yleensä tehtävän lisäämisen suoraan tietystä sähköpostista. Tehtäväluettelon lisäosat ovat saatavilla myös verkko- ja mobiilisovelluksina, jotka synkronoidaan automaattisesti keskenään. Ja kuten Google Tasksissa, voit käyttää lisäosia Gmail-mobiilisovelluksessa.
Luo tehtäviä Outlookista
Outlookissa on sisäänrakennettu sovellus nimeltä Tasks, joka on saatavana myös verkkosovelluksena Office 365:ssä. Asiat ovat tässä hieman monimutkaisempia, koska on vuosi 2015 Microsoft osti Wunderlistin Kuuluisa tehtäväpäällikkö. Olen käyttänyt viimeiset neljä vuotta muuttaakseni sen uudeksi vain verkkokäyttöiseksi Office 365 -sovellukseksi, jonka nimi on (ehkä vähän mielikuvituksellinen) Microsoft To-Do. Se korvaa lopulta Outlookin sisäänrakennetun Tasks-toiminnon.
Toistaiseksi Tehtävät-sovellus on kuitenkin edelleen Outlook-tehtävienhallinta, eikä ole tarkkaa päivämäärää tai Outlook-versiota, jolloin tämä muuttuu. Mainitsemme tämän vain siksi, että jos käytät O365:tä, huomaat, että kaikki Outlook-tehtäviin lisäämäsi tehtävät näkyvät myös Microsoft To-Dossa. To-Do ei vielä näytä kaikkia tietoja, jotka voit lisätä tehtävään, mutta se tulee jossain vaiheessa näkyviin.
Toistaiseksi Microsoft Tasks on sisäänrakennettu Outlook-tehtävienhallinta, joten keskitymme siihen.
Outlook Desktop Client -sovelluksen käyttäminen
Tässä Microsoft on perinteisesti loistanut, eivätkä he petä sinua myöskään täällä. On olemassa useita tapoja luoda tehtävä sähköpostista jokaiseen makuun. Voisitko:
- Vedä ja pudota sähköpostiviesti tehtäväruutuun.
- Siirrä tai kopioi sähköposti Tehtävät-kansioon hiiren kakkospainikkeella olevasta pikavalikosta.
- Käytä Quick Step -toimintoa tehtävän luomiseen.
Keskitymme Quick Step -toimintoon, koska se tarjoaa eniten rahaa rahoillesi, ja voit määrittää Quick Stepille pikanäppäimen.
Jos et ole koskaan aiemmin käyttänyt Outlook Tasksia, katso Oppaamme tehtäväruutuun Joten näet tehtäväsi sähköpostisi vieressä.
Kun tehtäväruutu on auki, luomme nopean vaiheen, joka merkitsee sähköpostin luetuksi, luo tehtävän ja siirtää sähköpostin arkistoon. Lisäämme myös pikanäppäimen, joten sinun ei koskaan tarvitse käyttää hiirtä tehtävän luomiseen sähköpostista.
Quick Steps -toiminnon avulla voit valita useita toimintoja yhdellä painikkeen (tai pikanäppäimen) napsautuksella. Se on helppo luoda ja vieläkin helpompi käyttää, mutta jos et ole vielä tutustunut siihen, niin meillä on Lopullinen opas siitä . Kun olet lukenut tämän oppaan, luo uusi Quick Step ja lisää sitten seuraavat toiminnot:
- Luo tehtävä viestin rungolla.
- Merkitse luetuksi.
- Siirry kansioon (ja valitse arkistokansiosi kansioksi, johon haluat siirtyä).
Valitse sille pikanäppäin, anna sille nimi (kuten "Luo tehtävä ja arkisto") ja napsauta sitten Tallenna. Se näkyy nyt Etusivu > Pikaohjeet -osiossa.
Nyt kun haluat muuttaa sähköpostin tehtäväksi, napsauta Quick Step -painiketta (tai käytä pikanäppäintä), niin se luo uuden tehtävän. Se ottaa otsikon sähköpostin aiheriviltä, ja sähköpostin tekstiosasta tulee sisältö.
Muokkaa haluamiasi tietoja (Outlook Tasksissa on paljon enemmän mukautusvaihtoehtoja kuin Gmail-tehtävissä) ja napsauta Tallenna ja sulje.
Toisin kuin Gmail, sinun on tallennettava uusi tehtävä, mutta toisin kuin Gmail, Quick Step arkistoi sähköpostin puolestasi.
Tässä on kolme yksinkertaista vaihetta myös Outlookille:
- Napsauta Quick Step (tai käytä määrittämääsi pikakuvaketta).
- Säädä vaihtoehtoja tai yksityiskohtia parhaaksi katsomallasi tavalla.
- Napsauta Tallenna ja sulje.
Outlook Web Appin käyttäminen
Tässä vaiheessa saatat odottaa meidän näyttävän sinulle, kuinka voit luoda tehtävän Outlook-verkkosovelluksella (Outlook.com). Emme tee, koska Outlook-verkkosovelluksessa ei ole alkuperäistä tapaa muuttaa sähköpostista tehtävä. Voit merkitä sähköpostin, mikä tarkoittaa, että se näkyy tehtäväluettelossa, mutta siinä se.
Tämä on yllättävä Microsoftin sensuuri. Emme voi olla tuntematta, että jossain vaiheessa siirrytään Microsoft To-Doon, joka sisältää tiukan Outlook > To-Do -integraation.
Asiat ovat hieman paremmin, kun kyse on kolmannen osapuolen sovellusten integroinnista. Suosituille tehtäväsovelluksille, kuten Asanalle, Jiralle, Evernotelle ja Trellolle, sekä muille, on tällä hetkellä lisäosia (vaikka Gmail-tehtäviä tai Apple-muistutuksia ei ole). Eri lisäosat tarjoavat sinulle erilaisia vaihtoehtoja, mutta kuten Gmailissa, tehtäväluettelon lisäosien avulla voit yleensä lisätä tehtävän suoraan tietystä sähköpostista synkronoimalla sekä verkko- että mobiilisovellukset automaattisesti.
Käytä Outlook Mobile -sovellusta
Aivan kuten Outlook-verkkosovelluksessa, ei ole natiivi tapaa muuttaa postia tehtäväksi Outlook-mobiilisovelluksesta, vaikka Microsoft To-Do on saatavilla molemmille. iOS و Android . Se pitää kirjaa sähköpostiviesteistä, jotka olet merkinnyt missä tahansa Outlook-sovelluksessa, mutta se ei ole oikeastaan sama asia kuin tehtävien integrointi. Jos haluat muuntaa Outlook-sähköpostit Outlook-tehtäviksi, sinun on todella käytettävä Outlook-asiakasta.
Jos käytät kolmannen osapuolen tehtäväluettelon hallintaa, voit käyttää apuohjelmia Outlook-mobiilisovelluksessa.
Luo tehtäviä Apple Mailista
Jos käytät Apple Mailia, ainoat todelliset vaihtoehdot ovat lähettää sähköpostisi edelleen kolmannen osapuolen sovellukseen (kuten Any.do tai Todoist) ja hallita tehtäviäsi siellä tai vetää ja pudottaa sähköpostit muistutuksiin. Joten Applelle manuaalinen prosessi on:
- Avaa suosikkitehtäväluettelosi.
- Lähetä sähköposti edelleen kolmannen osapuolen sovellukseen tai pudota se muistutuksiin.
- Aseta tiedot, kuten prioriteetti, eräpäivä, värikoodi ja mitä tahansa muuta käyttämääsi.
- Tallenna uusi tehtävä.
- Arkistoi tai poista sähköposti.
Et voi tehdä paljon parantaaksesi tätä prosessia, koska Apple ei ole sitonut postia ja muistutuksia liian tiukasti. Yritys ei myöskään salli paljon integrointia kolmansien osapuolien sovelluksiin. Ennen kuin tämä muuttuu (ja epäilemme sen tapahtuvan lähiaikoina), paras vaihtoehtosi on lähettää sähköpostisi edelleen kolmannen osapuolen tehtäväluettelon ylläpitäjälle.
Jos haluat käsitellä sähköpostisi vain kerran, tehtävien luomisen tulee olla mahdollisimman nopeaa ja helppoa. Muussa tapauksessa postilaatikkosi jää tehtäväluetteloksi.
Gmailissa ja Outlookissa on tehtäväluettelon hallintaohjelmat ja kolmannen osapuolen lisäosat, jotka tarjoavat sinulle työkalut, joita tarvitset tehtävien luomiseen sähköposteista nopeasti, helposti ja tehokkaasti.
