Smart Reply- ja Smart Typing -työkalujen käyttäminen Gmailissa

Aikaa säästävät työkalut kirjoittamiseen tien päällä.

Ennen Gmailin 2019-vuotissyntymäpäivää vuonna XNUMX Google lisäsi sähköpostipalveluunsa paljon tuottavuus- ja koneoppimistyökaluja. (Hän saattoi myös yrittää kompensoida Inbox-sähköpostisovelluksensa katoamista, mutta se on argumentti toiselle päivälle.) Laajennukset sisälsivät tavan, jolla Gmail kirjoittaa sähköpostin aiherivit puolestasi ja ajoittaa sähköpostin lähettämisen myöhempi aika. aika.

Joidenkin Gmail-ominaisuuksien navigointi voi olla hieman hämmentävää. Tässä opetusohjelmassa keskitymme Gmailin älykkään vastauksen ja älykkään kirjoittamisen automaattiseen täydennystyökaluihin, jotka on suunniteltu säästämään aikaasi.

Koneen salliminen sähköpostien ja aiherivien kirjoittamisessa puolestasi saattaa tuntua hieman oudolta, mutta jos olet ainakin valmis kokeilemaan sitä itse, tässä on tapoja automatisoida Gmail-vastauksesi.

Ota nopea vastaus ja älykäs kirjoittaminen käyttöön

Jotta Gmail voi luoda vastauksia ja sähköpostitekstiä, sinun on ensin kirjauduttava Asetukset-valikosta. Jos olet tavallinen Gmail-käyttäjä (Google Workspacen käyttäjät saattavat tarvita järjestelmänvalvojiensa luvan), toimi seuraavasti:

työpöydällä

1. Napsauta rataskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja "Näytä kaikki asetukset".
2. Vieritä Yleiset-välilehdellä erillisiin Smart Reply- ja Smart Type -vaihtoehtoihin ja ota automaattiset ehdotukset käyttöön valitsemalla Käytössä jommallakummalla tai molemmilla.
3. Voit myös sallia Gmailin koneoppimisen mukauttaa ehdotuksia sähköpostien kirjoitustavan perusteella valitsemalla Älykkään kirjoittamisen mukauttaminen. Jos esimerkiksi tervehdit työtovereitasi sanomalla "Hei, tiimi" ja "Hei kaikki", kaikki useimmin käyttämäsi kohteet näkyvät automaattisesti.
4. Älykkäät ominaisuudet ja personointi antavat Googlelle mahdollisuuden käyttää sisältöäsi Gmailissa, Chatissa ja Meetissä personointiominaisuuksiensa hienosäätämiseen, kun taas muiden Google-tuotteiden Älykkäät ominaisuudet ja personointi antavat sinulle mahdollisuuden oppia muista Googlen tuotteista – arvasit sen. . Jokainen näistä voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.
   

ANDROID- tai IOS-sovelluksessa

• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa hampurilaiskuvaketta avataksesi sivulaatikon. Vieritä alas kohtaan Asetukset.
• Valitse Gmail-tili, jonka haluat käsitellä.
• Napauta valintaruutua "Älykäs vastaus" ja/tai "Älykäs kirjoittaminen" vaihtaaksesi tilaa. Voit myös ottaa käyttöön (tai poistaa käytöstä) Älykkäät ominaisuudet ja personoinnin tai Älykkäät ominaisuudet ja personoinnin muille Google-tuotteille.

Kun otat asetukset käyttöön, Gmail-tilisi ehdottaa vastauksia ja auttaa viimeistelemään lauseet automaattisesti kirjoitustyylisi perusteella.

miltä se näyttää

Aloita periaatteessa kirjoittaminen, ja Gmail alkaa ehdottaa sanoja, jotka saattavat sopia kirjoittamaasi lauseeseen.

Tiedä, että se ei aina tule jokaisen kirjoittamasi sähköpostin mukana. Koska Gmail tarvitsee kontekstia, löydät todennäköisesti älykkään kirjoittamisen, kun vastaat sähköpostiin tai aloitat sähköpostit yleisillä ilmauksilla, kuten "Se on mukavaa" tai "Toivottavasti voit hyvin." Jos Gmaililla on ehdotus, kirjoittamasi tekstin viereen tulee vaalea teksti.

Gmailin työpöytäversiossa voit hyväksyä ehdotuksen painamalla sarkainta. Jos mobiilisovelluksessa ehdotettu sana tai lause tulee näkyviin, lisää se sähköpostiin pyyhkäisemällä oikealle.

Älykäs kirjoittaminen voi myös ehdottaa sähköpostin aiheita. Jätä aiherivi tyhjäksi ja ala kirjoittaa sähköpostisi. Kun palaat täyttämään aiherivin, Gmail tekee ehdotuksen, jonka voit hyväksyä painamalla sarkainta työpöytäsovelluksessa tai pyyhkäisemällä suoraan mobiililaitteella.

Nopea vastaus valmiisiin vastauksiin

Quick Reply toimii hieman nopeammin kuin älykäs kirjoittaminen. Sen sijaan, että Gmail ehdottaisi sanoja tai lyhyitä lauseita, se esittää kolme vastausta, jotka saattavat sopia saamaasi sähköpostiin. Jos saat esimerkiksi sähköpostin, jossa muistutetaan tapaamisesta, Quick Reply saattaa ehdottaa vastauksia, kuten "Vahvistettu", "Kiitos" tai "En voi tulla".

Näiden vastausten napsauttaminen ei lähetä sähköpostia välittömästi. Voit lisätä tekstiä ehdotettuun vastaukseen ennen sen lähettämistä

Jos olet sähköpostikeskustelussa useiden ihmisten kanssa, varo, että älykkäällä vastauksella vastaaminen lähettää kopion kaikille kyseisessä sähköpostissa. Sinun on poistettava manuaalisesti henkilöt, joita et halua tähän vastaukseen, joten on parasta valita Smart Reply vain sähköposteille, jotka haluat lähettää kaikille ketjun jäsenille.

Pitäisikö sinun jo käyttää sitä?

Sähköpostien kirjoittamisen salliminen laitteelle saattaa tuntua persoonattomalta, mutta sitä ei ole suunniteltu kirjoittamaan koko sähköpostia puolestasi. Älykäs kirjoittaminen ja älykäs vastaus toimivat parhaiten, kun niitä käytetään täydentämään lauseita tai vastaamaan nopeasti kyllä- tai ei-sähköposteihin.

Lisäksi Gmail ehdottaa paljon paremmin vastauksia, jotka ovat järkeviä 90 prosenttia ajasta. (Kokemukseni mukaan vastaukset suuntautuvat positiivisiin, joten se ei ehkä toimi paremmin, jos et ole niin taipuvainen olemaan samaa mieltä kaikesta.)

Lisäksi, jos annat tämän komennon ja huomaat kirjoittavasi mieluummin omia vastauksiasi, palaa vain asetuksiin ja sammuta nämä ominaisuudet.