Guide de l'utilisateur professionnel de Google Voice

Eh bien, le temps du test : en une phrase, pouvez-vous me dire exactement ce qu'il fait ? Google Voice ؟

C'est une question à laquelle même les geeks Google les plus sous-estimés ont du mal à répondre succinctement - et pour la personne sensée moyenne qui n'est pas obsédée par la technologie, la réponse se situe généralement quelque part entre "hein?" et "Attendez, est-ce la même chose que gChat?"

Vraiment, ce n'est pas surprenant. Google Voice est l'un des services Google les plus complexes, déroutants et mal promus. Mais c'est aussi l'un des plus puissants - Si Vous prenez le temps de découvrir exactement ce que vous faites et comment cela peut fonctionner pour vous.

Et surtout si vous utilisez votre téléphone pour n'importe quel type d'entreprise, cela peut faire une différence jour et nuit dans votre capacité à rester connecté et aussi productif que possible, peu importe où vous travaillez ou quel type d'appareil vous utilisez à un moment donné. moment. Sans exagération, cela changera complètement votre façon de penser à vos appareils mobiles modernes et à ce qu'est un numéro de téléphone.

Considérez ceci comme votre guide non officiel pour démarrer avec Google Voice et tirer le meilleur parti de ce qui est sous-estimé mais plein de potentiel.

Principes de base de Google Voice pour les entreprises

Nous allons commencer par les bases - et revenir à la question que j'ai posée au début de cette conversation : هو Google Voice exactement ?

Dans sa forme la plus simple, Google Voice Il s'agit d'un service basé sur le cloud qui gère votre numéro de téléphone pour vous. Au lieu de se connecter à une carte SIM et de la relier spécifiquement à un seul smartphone physique, votre numéro réside dans un serveur léger de Google et est entièrement contrôlé par le logiciel Google.

Aussi étrange que cela puisse paraître, cet arrangement libère finalement vos numéros de leurs chaînes traditionnelles et vous permet de communiquer de toutes sortes de manières pratiques et améliorant l'efficacité.

Concrètement, cela vous permet de :

1. Passez et recevez des appels en utilisant votre numéro standard sur n'importe quel appareil - téléphone, tablette ou même un ordinateur de bureau. Personne à qui vous parlerez ne verra la différence.
2. Envoyez et recevez des messages texte réguliers via le site vocal ou des applications sur n'importe quel appareil à tout moment - même avec des appareils connectés plusieurs à la fois.

Ensemble, cela signifie que tout téléphone, tablette ou ordinateur auquel vous vous connectez à Google Voice devient effectivement votre "téléphone" - quel que soit le type de connexion sur lequel il se trouve ou même s'il dispose d'un service cellulaire actif.

Ainsi, par exemple, vous pouvez :

• Installez l'application Google Voice sur Vieux téléphone Android , puis faites-le sonner lorsqu'un appel arrive sur votre numéro, soyez en mesure de passer des appels sortants à partir de votre numéro, et vous pouvez envoyer et recevoir des SMS avec votre numéro habituel tant qu'il est connecté au Wi-Fi.
• Installez l'application Google Voice sur Chromebook ou tablette Android Connectez-vous avec les clients et les collègues de la même manière à partir de là.
• Connectez-vous au site Web Google Voice sur n'importe quel ordinateur portable et traitez les appels et les messages comme si كان Votre téléphone – que votre smartphone actuel soit à proximité ou allumé.

Des trucs assez transformateurs, n'est-ce pas? Et ce n'est pas tout : Google Voice transcrit automatiquement les messages vocaux et vous permet d'écouter vos e-mails  ou  Lisez-le depuis n'importe quel appareil auquel vous êtes connecté. Il apporte un filtrage anti-spam de niveau Google aux appels entrants, aux SMS et aux messages vocaux, ainsi que la possibilité de filtrer tous vos appels. Et il vous offre un puissant système de renvoi d'appel contextuel - presque comme Filtres Gmail Pour votre téléphone.

Comme je l'ai dit, il s'agit d'un service très puissant mais aussi d'une complexité déroutante. Plongeons et explorons chaque dernière pièce du puzzle afin de vous assurer de profiter pleinement de tout ce qu'il a à offrir.

Premiers pas avec Google Voice

La première étape pour démarrer avec Google Voice est simplement Connectez-vous au service Et préparez-vous avec un numéro. Cette partie du processus est plus simple si vous démarrez sur un ordinateur.

Avec des comptes Google individuels non associés à l'entreprise, vous pouvez instantanément choisir gratuitement un nouveau numéro Google Voice à n'importe quel indicatif régional disponible, ou vous pouvez choisir de payer 20 $ déplacer un nombre Existant pour servir . Dans les deux cas, vous devez être aux États-Unis pour être éligible. (Désolé, amis du monde !)

Avec les comptes Google Workspace liés à l'entreprise, Voice est disponible aux États-Unis ainsi qu'en Belgique, au Canada, au Danemark, en France, en Allemagne, en Irlande, en Italie, aux Pays-Bas, au Portugal, en Espagne, en Suède, en Suisse et au Royaume-Uni. Votre administrateur d'espace de travail devra activer le service pour vous, et son coût 10 $, 20 $ ou 30 $ par utilisateur et par mois L'entreprise est facturée - en fonction de la catégorie de service sélectionnée.

Quoi qu'il en soit, une fois que vous aurez défini votre numéro, vous vous retrouverez face à Panneau de configuration Google Voice Home . C'est là que vous pourrez toujours voir vos appels et messages récents, passer des appels et envoyer des messages Nouveau , et lire ou écouter les messages vocaux laissés sur votre numéro.

Tant que le site Web est ouvert, tous les appels entrants vers votre numéro sonneront sur votre ordinateur et vous pourrez y répondre immédiatement.

Nous reviendrons pour explorer certains paramètres avancés dans une seconde. Tout d'abord, nous devons changer d'orientation pendant un moment et configurer Google Voice sur tous les téléphones que vous souhaitez utiliser, y compris le téléphone principal sur lequel vous comptez pour vos communications quotidiennes.

Configurer des téléphones avec Google Voice

Maintenant que nous en avons terminé avec la configuration audio de base, cette partie est assez simple :

• Si vous utilisez un téléphone Android, faites Téléchargez et installez l'application Google Voice depuis le Play Store .
• Si vous utilisez un iPhone, faites Téléchargez et installez l'application Voice depuis l'App Store .

Dans tous les cas, ouvrez l'application et suivez les invites pour vous connecter avec le même compte Google que vous avez utilisé lors de la configuration initiale sur votre ordinateur.

Sur Android, vous devrez connecter cet appareil à Google Voice pour permettre au téléphone de passer et de recevoir des appels à l'aide de votre numéro Google Voice. Si votre téléphone dispose d'un service cellulaire actif avec un numéro Séparé Connecté à votre opérateur, suivez les étapes pour lier les deux et leur permettre de travailler ensemble.

Si vous utilisez un ancien téléphone ou un téléphone secondaire ليس Il dispose d'un service cellulaire actif, ignorez simplement cette étape. Vous pourrez toujours passer et recevoir des appels à l'aide de votre numéro Google Voice chaque fois que le téléphone est connecté à un réseau Wi-Fi.

Sur Android et iOS, vous verrez alors l'interface principale du tableau de bord Google Voice - avec des onglets pour vos appels récents, vos contacts, vos messages texte et vos messages vocaux. Le bouton vert circulaire dans le coin inférieur droit de l'écran vous permettra de passer un nouvel appel ou de commencer un nouveau message, selon l'onglet que vous consultez.

Et sur les deux plates-formes, vous pourrez appuyer sur l'icône du menu à trois lignes dans le coin supérieur gauche de l'application pour trouver le menu principal des paramètres.

Dans un instant, nous explorerons les principaux paramètres vocaux directement depuis le site Web du service, où toutes les dernières options sont disponibles, mais pour l'instant, vous pouvez jeter un coup d'œil aux appels passer et recevoir (ou passer et recevoir des appels) et appels entrants zones Dans Paramètres de l'application. Ceux-ci contrôleront exactement comment les appels sortants et entrants de votre numéro vocal sont traités sur هذا L'appareil spécifique - s'il compte compter sur les minutes cellulaires fournies par votre opérateur, en supposant qu'il soit disponible, ou s'il compte principalement sur le Wi-Fi et/ou les données mobiles - et également si les appels entrants sont va faire sonner le téléphone pour que vous en soyez conscient.

Par défaut, ils ne le feront pas. Donc, si vous voulez pouvoir répondre aux appels vers votre numéro Google Voice sur cet appareil, vous devrez certainement le configurer.

Si vous avez d'autres téléphones ou tablettes que vous souhaitez ajouter au mélange et autoriser l'accès à toutes les mêmes fonctions Google Voice, répétez ce même processus sur l'un d'entre eux, en utilisant l'application Android ou iOS appropriée.

N'oubliez pas : si vous configurez tous ces appareils pour répondre aux appels, vous obtiendrez une tonne de choses qui sonnent chaque fois que quelqu'un compose vos numéros. Alors, si vous Non Vous voulez un tas d'appareils différents qui exigent votre attention en même temps avec chaque appel entrant, assurez-vous d'aller dans les paramètres de notification de l'application Google Voice sur chaque appareil et de faire les ajustements appropriés.

En dehors de cela, nous sommes prêts à retourner sur votre ordinateur pour explorer tous les paramètres de Google Voice.

Explorer les paramètres de Google Voice

Eh bien, êtes-vous prêt à profiter de certains des plus grands pouvoirs de Google Voice ?

De retour sur le site de bureau audio, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de l'écran. Cela vous amènera au menu complet des paramètres de Google Voice, où vous trouverez toutes les options disponibles.

Oh mon Dieu, y en a-t-il autant.

La première section de l'écran, "Compte", contient tous les numéros de base et les paramètres de gestion de l'appareil, chaque fois que vous devez apporter des modifications de base. Le seul élément auquel vous devez penser en ce moment est les "numéros associés". Si vous souhaitez que votre numéro Google Voice soit transféré vers n'importe quel numéro D'autres Existe - une ligne de bureau, un téléphone portable secondaire ou même le téléphone d'un collègue - cliquez sur le bouton "Nouveau numéro lié" et suivez les étapes pour ajouter et confirmer le numéro dont vous avez besoin.

Ensuite, la deuxième section de l'écran, Messages, a un seul interrupteur à bascule pour transférer tous les messages entrants vers votre e-mail (dans la même boîte de réception de compte Google). C'est une touche simple mais utile, surtout si vous vivez dans votre boîte de réception et que vous voulez vous assurer de ne rien manquer pendant la journée.

La troisième section, "Appels", est l'endroit où commence le véritable pouvoir de Google Voice. Sous Transfert d'appel, vous pourrez basculer un interrupteur à côté de n'importe quel numéro associé que vous avez ajouté pour lui transférer à tout moment tous les appels entrants sur votre numéro Google Voice.

Et juste en dessous, la section Renvoi d'appel personnalisé vous permettra de mettre en place des filtres contextuels pour les types de renvoi ?? Uniquement les appels vers différents numéros liés. Cliquez simplement sur Créer une règle et vous pourrez choisir des contacts individuels, des groupes de contacts ou de grandes catégories de contacts comme des appelants anonymes, puis dire à Google Voice exactement quoi faire lorsque ces personnes vous contactent.

JR Rafael / IDG

De retour sur l'écran principal des paramètres de Google Voice, la section Appels propose quelques autres options qui valent la peine d'être prises en compte :

• La fonction Get Missed Call Email Alerts fera exactement ce que vous attendez. C'est un excellent moyen de s'assurer qu'un appel important ne passe pas inaperçu.
• Screen Calls demandera à chaque appelant entrant de dire son nom, puis de le mettre en attente pendant que vous entendez l'enregistrement afin que vous puissiez décider si vous voulez répondre.
• Les options d'appel entrant activeront vos capacités pour enregistrer un appel entrant en appuyant sur 4 et transférer un appel en cours vers l'un de vos autres numéros liés en appuyant sur la touche * (bien que uniquement sur les comptes Google individuels et non dans les paramètres Google Voice liés à l'espace de travail, un peu bizarre).

Faites défiler vers le bas jusqu'à la messagerie vocale et vous trouverez des options pour enregistrer les messages vocaux sortants et gérer d'autres préférences liées à la messagerie vocale.

Sous Paiements, vous pouvez lier un mode de paiement pour appliquer un crédit pour les appels internationaux, si vous le souhaitez. Aux États-Unis, les appels effectués via Google Voice vers d'autres numéros américains ainsi que vers des numéros canadiens sont entièrement gratuits, tandis que Les appels vers d'autres pays varient en prix .

Et enfin, sous Sécurité, vous pouvez basculer le commutateur à côté de Filtrage anti-spam. Cela permettra aux systèmes de détection de spam de Google d'empêcher les appels, les messages et les messages vocaux indésirables de vous déranger.

Ouf! Je vous ai dit que Google Voice avait beaucoup de couches sympas, n'est-ce pas ? Prenez le téléphone, cependant : nous avons une autre paire de possibilités puissantes à explorer avant de l'appeler un jour.

Récompenses Google Voice pour les entreprises

L'un des ensembles de fonctionnalités Google Voice les plus utiles n'est disponible que pour les comptes professionnels, en particulier ceux qui utilisent les niveaux de service Google Voice Standard ou Premier (20 $ ou 30 $ par utilisateur et par mois).

Si votre organisation suit un tel plan, vous pouvez appeler deux options avancées de gestion du téléphone pour les entreprises :

1. Vous pouvez configurer un système de menu vocal professionnel entièrement automatisé qui répond aux appels sur l'un de vos numéros Google Voice et dirige les appelants vers différents endroits en fonction de l'heure de la journée et des options choisies.
2. Vous pouvez créer des groupes d'appels qui permettent à plusieurs personnes de gérer plus facilement les appels entrants vers le même numéro, comme un numéro un simplifié pour votre équipe de vente, par exemple. Le numéro maître peut soit faire sonner chaque membre de l'équipe associée en même temps afin que celui qui répond en premier reçoive l'appel, soit il peut appeler tous les numéros associés individuellement dans un ordre aléatoire.

Les deux options peuvent être configurées par l'administrateur Google Workspace dans la section Google Voice de la console d'administration Google.

Oh, et encore une chose : n'importe quel numéro Google Voice peut appeler directement une variété de Boîtes et téléphones spécialisés Ce qui vous permet d'obtenir efficacement Sur des téléphones fixes sans abonnement pour votre bureau ou votre bureau à domicile . Vous pouvez créer un numéro autonome via Google Voice pour une telle ligne et même passer des appels à partir de numéros Google Voice Autre automatiquement, en plus de faire sonner d'autres appareils, afin que vous puissiez facilement répondre à n'importe quel appel où vous voulez.

Et maintenant, vous savez, du début à la fin, comment Google Voice peut transformer votre travail et la façon dont vous pensez à vos téléphones. Il ne vous reste plus qu'à créer votre compte, configurer les choses comme vous le souhaitez, puis profiter de votre approche nouvellement informée de la gestion des numéros de téléphone.