Le courrier électronique peut être une chose difficile à gérer. Dans un environnement de travail, il est essentiel que vous gardiez une boîte de réception organisée afin de rester efficace. Une boîte de réception encombrée peut être un peu pénible, surtout lorsque vous devez faire défiler des montagnes d'anciens e-mails dont vous n'avez peut-être plus besoin. À un moment donné, ces anciens e-mails ont peut-être servi à quelque chose, mais se sont depuis transformés en obstacles supplémentaires lors de la recherche d'un e-mail spécifique.
Une boîte de réception pleine de spam peut nuire à votre capacité à gérer votre bibliothèque de courrier électronique, et bien qu'il existe de nombreuses façons d'empêcher votre courrier électronique d'atteindre des listes de spam supplémentaires - nous vous recommandons d'envoyer votre courrier électronique de manière anonyme - vous devez toujours effacer les anciens messages de spam qu'il trouvé son chemin dans votre boîte de réception en premier lieu.
Pour éviter de perdre trop de temps, je vous déconseille d'essayer de supprimer manuellement tous vos anciens e-mails. Au lieu de cela, à l'aide de filtres, vous pourrez vous débarrasser de ces e-mails plus rapidement. En créant un filtre, vous pouvez supprimer les anciens messages en fonction d'une période spécifique. Le seul problème que je vois avec les filtres est qu'ils ne s'appliquent qu'aux messages nouvellement reçus. Vous pouvez appliquer des filtres à l'avenir pour vous assurer qu'un pileup ne se reproduise pas, mais qu'en est-il de ces e-mails remplissant votre boîte de réception en ce moment ?
Supprimer automatiquement les anciens e-mails dans gmail
Vous pouvez vous plonger dans certaines choses lorsqu'il s'agit de vous débarrasser des e-mails plus anciens et plus nécessaires qui affligent votre boîte de réception Gmail. Je vais vous expliquer comment configurer vos filtres, les appliquer pour une utilisation future et comment vous débarrasser de tous vos anciens e-mails existants à l'aide du module complémentaire Gmail, Email studio .
Configurez vos filtres
Tout d'abord, préparons-nous vos filtres .
- Connectez-vous à votre compte Gmail avec les informations d'identification requises.
- Localisez le symbole d'engrenage/engrenage. Ceci est une liste Paramètres Gmail Il se trouve dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez sur cette icône puis sélectionnez Paramètres Dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Filtres puis sur Créer un nouveau filtre .
- Dans la zone de saisie "contient des mots", tapez ce qui suit - plus ancien que : x Où "x" est le délai pour les messages que vous souhaitez supprimer. Ce sera un chiffre suivi d'une lettre. Les messages suivants se rapporteront à la période. Vous devrez utiliser "d" pour les jours, "w" pour les semaines et "m" pour les mois. Les exemples sont plus anciens A partir de là : 3d Si vous souhaitez supprimer des e-mails datant de plus de trois jours.
- Puis cliquez sur Créer un filtre à l'aide Ce bouton de recherche.
- Remplissez les cases intitulées "Supprimer" et "Appliquer également le filtre à" avec une coche en cliquant dessus.
- Enfin, cliquez sur Créer un filtre Pour voir tous vos anciens e-mails, en fonction de la date que vous venez de sélectionner, allez de votre boîte de réception au dossier Corbeille.
Lorsque des messages sont supprimés dans Gmail, ils ne disparaissent pas immédiatement de l'existence. Au lieu de cela, vous pouvez le trouver dans le dossier Corbeille. Cela signifie que ces e-mails continueront de dépendre de votre capacité totale de données. Pour vous en débarrasser complètement, vous pouvez soit attendre que Gmail les supprime automatiquement après 30 jours, soit les supprimer tous maintenant par vous-même. Pour ce faire, appuyez sur un dossier Corbeille Cliquez ensuite sur le lien Vider la corbeille maintenant .
Candidat à une future suppression (re-soumission)
Le titre de cet article concerne la suppression automatique. Malheureusement, les filtres ne peuvent pas être activés automatiquement. Vous devrez revenir en arrière et appliquer à nouveau le filtre à votre boîte de réception actuelle.
Pour réappliquer un filtre :
- Revenez à vos paramètres en cliquant sur l'icône Cog/Gear en haut à droite de la fenêtre Gmail et en sélectionnant Paramètres Dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Filtres.
- Puisque vous avez déjà créé un filtre plus tôt, vous pouvez maintenant cliquer sur Modifier , situé à côté de ce filtre. Si vous avez déjà créé de nombreux filtres, vous pouvez facilement trouver celui que vous souhaitez car les critères de chaque filtre seront affichés.
- Cliquez "Continuer" Dans la section qui apparaît avec vos critères de recherche. Ce sera un écran similaire à celui qui est apparu lors de la configuration du filtre d'origine.
- Encore une fois, cochez la case à côté de "Appliquer également le filtre à".
- Cette fois, pour activer le filtre, touchez Mise à jour du filtre . Tous les anciens e-mails, définis sur la période spécifiée, seront désormais déplacés vers un dossier Corbeille .
Email studio
Le logiciel Email Studio est livré Équipé d'une fonctionnalité étonnante qui supprimera automatiquement tous les anciens e-mails d'un expéditeur spécifique ou ceux d'un dossier spécifique. La fonction de nettoyage automatique intégrée vous aidera à mieux organiser votre boîte de réception Gmail, ce qui créera un environnement de travail plus efficace.
Avec Email Studio, vous pouvez archiver et appliquer Marquer comme lu à tous les e-mails actuellement dans votre boîte de réception qui y sont depuis plus de trois mois. Il vous permet également de supprimer définitivement tous les e-mails des dossiers Corbeille et courrier jonque automatiquement après deux jours. En prime, Auto Cleanse inclut une fonction de désabonnement aux e-mails qui peut vous aider à supprimer facilement votre adresse e-mail de toutes les listes de newsletters indésirables. Il y a aussi beaucoup plus qu'un module complémentaire peut faire, mais je pense que ceux mentionnés ci-dessus soulignent exactement ce dont nous avons besoin pour cet article.
Le package de base est gratuit, mais pour tirer le meilleur parti du produit, une version premium est proposée à 29 $ par an. La mise à niveau vous permettra de créer plusieurs ensembles de règles de purge et comprend un planificateur d'e-mails, un redirecteur et un répondeur automatique.
Configurer et activer la purge automatique dans Gmail
Évidemment, la première chose que vous devez faire est de télécharger la fonction Add-ons Envoyez un e-mail à Studio et installez-le. Une fois cela accompli, vous pourrez voir l'icône Email Studio à l'extérieur de la barre latérale droite lorsque vous ouvrirez l'un de vos e-mails Gmail.
Utiliser:
- Ouvrez le module complémentaire Email Studio et connectez-vous avec votre compte Gmail.
- Vous verrez une liste d'options. Parmi ces options, choisissez l'outil "Nettoyage des e-mails".
- Puis cliquez sur Ajouter une nouvelle règle Afin de mettre en place une règle (un peu comme ce que vous avez fait avec les filtres ) .
- La configuration d'une règle comporte deux parties : vous devez définir une condition, puis une action. Pensez "cause et effet". L'action sera déclenchée une fois la condition spécifiée remplie.
- Pour définir une condition, vous pourrez utiliser des paramètres de recherche avancés dans Gmail tels que plus récent que ou a: pièce jointe or plus grand_que . Utilisez-le pour vous aider à trouver la correspondance parfaite pour les e-mails Gmail que vous souhaitez L'archiver , ou envoyez-le à Corbeille , ou déplacez-vous vers un autre dossier.
- Une fois la règle créée, cliquez sur le bouton Sauvegarder . Email Studio s'exécutera désormais en arrière-plan, exécutant une vérification d'exécution toutes les heures pour effectuer l'action spécifiée lorsqu'un e-mail remplit les conditions qui lui sont associées. Vous n'aurez rien à faire manuellement.
