Rester à jour avec votre e-mail peut être stressant, fastidieux et ennuyeux. Il n'est pas difficile d'accumuler un grand nombre d'e-mails non lus. Pour cette raison, il est facile de continuer à vérifier le flux constant de messages, au détriment d'autres tâches.
J'ai plusieurs comptes de messagerie et j'ai du mal à maintenir ce nombre de messages non lus à un niveau bas. J'ai donc fait quelques recherches et recueilli des conseils sur la façon d'améliorer la gestion de ma boîte de réception. Voici quelques conseils utiles que j'ai trouvés pour faciliter la gestion de votre boîte de réception, passer moins de temps à traiter les e-mails et vous assurer de ne pas oublier de répondre à un message important.
Ne vérifiez pas tous vos e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent
Avec des e-mails arrivant dans votre boîte de réception tout au long de la journée, il est facile de se laisser distraire, même lorsque vous êtes au milieu de quelque chose d'important. Au lieu de lire chacun d'entre eux une fois que vous l'avez reçu, prenez un peu de temps chaque jour pour parcourir et répondre à vos e-mails. Si vous n'avez pas besoin de rechercher des e-mails ou des annonces importants, prévoyez quelques courtes pauses pendant la journée pour consulter votre messagerie. Sinon, restez en dehors de votre boîte de réception.
C'est également une bonne idée de prévoir une plus longue période de temps une fois par semaine ou tous les quelques jours pour effectuer une partie du travail acharné d'organisation de votre boîte de réception, comme la création et l'utilisation de dossiers et d'étiquettes et l'envoi de ces longs e-mails.
Si vous continuez à parcourir votre application de messagerie, vous pouvez également désactiver les notifications par e-mail, garder l'application de messagerie fermée et vous assurer que vous n'avez pas laissé votre boîte de réception ouverte dans un autre onglet.
Vous n'êtes pas obligé de répondre à toutes en même temps
Lorsque vous effectuez l'une de vos vérifications régulières de votre boîte de réception, ne traitez que les e-mails qui peuvent être traités rapidement. Si un e-mail nécessite une réponse rapide, ouvrez-le et répondez-y pendant que vous parcourez vos messages. Mais s'il faut plus de temps, prenez ce temps pour y répondre plus tard. Vous pouvez catégoriser ces e-mails, les placer dans un dossier spécifique ou utiliser la fonction de répétition pour recevoir l'e-mail à un moment plus opportun.
Créez plusieurs sections ou dossiers dans votre boîte de réception
Utilisez différents dossiers pour stocker vos e-mails. Ceux-ci peuvent être basés sur l'importance, l'urgence, le temps qu'il faut pour les traiter ou les types d'actions qu'ils nécessitent. La disposition par défaut des onglets dans Gmail et la boîte de réception prioritaire dans Outlook peuvent aider à filtrer les spams et les e-mails promotionnels et faciliter la recherche et la vérification des e-mails importants. Dans Gmail, vous pouvez également modifier le format afin que vos e-mails soient triés en différentes sections, et vous pouvez choisir quelles sont ces sections. De même, Outlook vous permet d'organiser votre courrier électronique en groupes personnalisés.
Utiliser des filtres, des règles et des libellés
Les filtres et les règles dirigent les messages électroniques entrants vers des dossiers spécifiques. Ils peuvent vous aider à gagner du temps et à vous assurer que vous concentrez votre attention sur les e-mails les plus importants. Les étiquettes peuvent également être un bon moyen d'organiser et de vous aider à suivre vos e-mails en vous permettant de trier vos messages selon différentes balises au lieu d'utiliser des dossiers.
faire des moules
Parfois, vous finissez par envoyer des e-mails similaires à plusieurs reprises. Pour faciliter les choses, vous pouvez configurer et utiliser des modèles d'e-mails pour envoyer des e-mails afin de ne pas avoir à écrire le même message encore et encore. Vous pouvez également utiliser des outils tels que Smart Write et Smart Reply dans Gmail pour vous aider à rédiger des e-mails plus rapidement.
Se désabonner
Désabonnez-vous des listes de diffusion et des e-mails promotionnels. Parcourez vos newsletters et assurez-vous de ne vous être inscrit qu'aux messages que vous avez déjà lus, et supprimez tous les messages que vous n'avez pas lus récemment. Assurez-vous également de vous désabonner de toutes les alertes de médias sociaux dont vous n'avez pas besoin. (Vous devrez peut-être accéder aux paramètres de vos comptes de médias sociaux pour désactiver cette option.) Vous pouvez également utiliser un compte de messagerie distinct pour les e-mails promotionnels et conserver les e-mails importants sur votre compte principal.
Ignorer les e-mails en masse dont vous n'avez pas besoin
Si vous obtenez un CC dans une conversation, vous n'avez pas besoin de mettre à jour ou si vous êtes dans un fil de discussion par e-mail de réponse à tous, vous pouvez ignorer ce fil pour éviter de recevoir toutes les réponses. Pour ce faire, ouvrez n'importe quel message dans le fil, appuyez sur les trois points en haut de l'écran (au-dessus de la ligne d'objet) et sélectionnez "Ignorer" dans les options déroulantes de Gmail ou "Ignorer" si vous utilisez perspectives.
Ne faites pas de votre boîte de réception votre liste de tâches
Il peut être tentant de marquer un e-mail comme "non lu" pour vous rappeler d'y répondre (j'en suis définitivement coupable) ou parce qu'il contient une tâche que vous devez accomplir, mais cela peut également encombrer votre boîte de réception. Gardez une liste de tâches séparée (il existe de nombreuses applications disponibles pour cela, ou vous pouvez utiliser les notes de base ou l'application de notes autocollantes) ou placez-la dans un dossier spécifique. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez utiliser l'application Google Task avec votre boîte de réception ; Cliquez simplement sur la petite flèche "Afficher le panneau latéral" dans le coin inférieur droit de l'écran et sélectionnez l'icône Tâches à cet endroit.
C'est une bonne idée d'avoir des listes distinctes en cours d'exécution afin que vous puissiez les mettre à jour avec des éléments de vos e-mails. Par exemple, si vos e-mails contiennent des liens vers des articles que vous souhaitez lire lorsque vous avez plus de temps, commencez par une liste de lecture, mais ne la conservez pas dans votre boîte de réception.
