Guía de usuario empresarial de Google Voice. Google Voice pode engadir unha nova capa de potencia á configuración profesional do teu teléfono, unha vez que saibas como usalo. Aquí está a axuda.
Ben, tempo de proba: nunha frase, podes dicirme exactamente o que fai Google Voice ؟
É unha pregunta que ata os máis subestimados geeks de Google loitan por responder de forma sucinta, e para a persoa normal e sensata que non está obsesionada coa tecnoloxía, a resposta adoita estar nalgún lugar intermedio "¿eh?" e "Espera, é o mesmo que gChat?"
Realmente, isto non é sorprendente. Google Voice é un dos servizos de Google máis complexos, confusos e mal promocionados. Pero tamén é un dos máis poderosos - se Tómate o tempo para descubrir exactamente o que fas e como pode funcionar para ti.
E especialmente se usas o teu teléfono para calquera tipo de negocio, pode marcar a diferenza día e noite na túa capacidade de estar conectado e o máis produtivo posible, sen importar onde traballes ou o tipo de dispositivo que esteas a usar en calquera momento. momento. Sen esaxeración, cambiará completamente a forma en que pensas sobre os teus dispositivos móbiles modernos e o que é un número de teléfono.
Considera esta a túa guía non oficial para comezar con Google Voice e despois sacar o máximo proveito do pouco apreciado pero cheo de potencial.
Conceptos básicos de negocio de Google Voice
Comezaremos cos conceptos básicos e volveremos á pregunta que fixen ao comezo desta conversa: Que el é Google Voice exactamente?
Na súa forma máis sinxela, Google Voice É un servizo baseado na nube que xestiona o teu número de teléfono por ti. En lugar de conectarse a unha tarxeta SIM e vinculala especificamente a un único teléfono intelixente físico, o seu número vive nun servidor de Google delgado e está completamente controlado polo software de Google.
Por estraño que pareza, este arranxo finalmente libera os teus números dos seus grilletes tradicionais e permíteche comunicarte de todo tipo de formas cómodas e que melloran a eficiencia.
En esencia, isto permítelle:
- Fai e recibe chamadas usando o teu número estándar en calquera dispositivo: teléfono, tableta ou incluso un ordenador de sobremesa. Ninguén co que fales saberá a diferenza.
- Envía e recibe mensaxes de texto regulares a través do sitio de voz ou das aplicacións en calquera dispositivo en calquera momento, incluso con dispositivos conectados múltiples á vez.
Conxuntamente, isto significa que calquera teléfono, tableta ou ordenador no que inicies sesión en Google Voice convértese efectivamente no teu "teléfono", sen importar o tipo de conexión no que estea ou aínda que teña un servizo móbil activo.
Así, por exemplo, pode:
- Instala a aplicación Google Voice activada Teléfono Android antigo , despois fai que soe cando chegue unha chamada ao teu número, poderás facerlle chamadas saíntes desde o teu número e poderás enviar e recibir mensaxes de texto co teu número habitual sempre que estea conectado á wifi.
- Instala a aplicación Google Voice activada Chromebook ou tableta Android Conéctate con clientes e compañeiros de traballo da mesma maneira a partir de aí.
- Inicia sesión no sitio web de Google Voice en calquera portátil e trata as chamadas e as mensaxes como se Foi O teu teléfono, independentemente de se o teu teléfono intelixente actual está preto ou aceso.
Cousas bastante transformadoras, non? E aínda hai máis: Google Voice tamén transcribe os correos de voz automaticamente e permíteche escoitar correos electrónicos أو Léao desde calquera dispositivo no que teñas iniciado sesión. Ofrece un filtrado de spam a nivel de Google para as chamadas entrantes, as mensaxes de texto e os correos de voz, así como a opción de filtrar todas as túas chamadas. E ofrécelle un poderoso sistema de desvío de chamadas contextual, case como Filtros de Gmail para o teu teléfono.
Como dixen, este é un servizo moi potente pero tamén complexo. Mergullémonos e exploremos ata a última peza do crebacabezas para que poidas asegurarte de aproveitar ao máximo todo o que ofrece.
Iniciación a Google Voice
O primeiro paso para comezar con Google Voice é simplemente Inicia sesión no servizo E prepárate cun número. Esta parte do proceso é máis sinxela se comezas nun ordenador.
Con contas de Google individuais non asociadas á empresa, podes escoller ao instante un novo número de Google Voice en calquera código de área dispoñible de xeito gratuíto ou podes optar por pagar 20 $ para mover un número Existente ao servizo . En calquera dos casos, debes estar nos Estados Unidos para ser elixible. (Perdón, amigos do mundo!)
Con contas de Google Workspace vinculadas á empresa, Voice está dispoñible nos Estados Unidos, así como en Bélxica, Canadá, Dinamarca, Alemaña, Francia, Irlanda, Italia, Países Baixos, Portugal, España, Suecia, Suíza e Reino Unido. O administrador do teu espazo de traballo terá que activar o servizo e o seu custo $10, $20 ou $30 por usuario ao mes Facturase a empresa, dependendo da categoría de servizo seleccionada.
De calquera xeito, unha vez que configures o teu número, atoparáste contra Panel de control doméstico de Google Voice . Aquí é onde sempre poderás ver as túas chamadas e mensaxes recentes, facer chamadas e mensaxes Novo Le ou escoita as mensaxes de correo de voz que quedan no teu número.
Mentres teñas o sitio web aberto, todas as chamadas entrantes ao teu número soarán no teu ordenador e poderás contestalas de inmediato e alí.
Volveremos para explorar algunhas opcións de configuración avanzadas nun segundo. En primeiro lugar, debemos cambiar o noso foco por un momento e configurar Google Voice nos teléfonos que queiras usar, incluído o teléfono principal no que confías para as túas comunicacións diarias.
Configura teléfonos con Google Voice
Agora que rematamos coa configuración básica de audio, esta parte é bastante sinxela:
- Se estás usando un teléfono Android, faino Descarga e instala a aplicación Google Voice desde Play Store .
- Se estás a usar un iPhone, faino Descarga e instala a aplicación Voice da App Store .
De calquera xeito, abra a aplicación e siga as indicacións para iniciar sesión coa mesma conta de Google que utilizaches na configuración inicial do teu ordenador.
En Android, terás que conectar este dispositivo a Google Voice para permitir que o teléfono faga e reciba chamadas co teu número de Google Voice. Se o teu teléfono ten un servizo móbil activo cun número separado Conectado ao teu operador, sigue os pasos para vincular os dous e permitirlles traballar xuntos.
Se está a usar un teléfono máis antigo ou secundario Non Ten un servizo móbil activo, simplemente omita este paso. Aínda poderás facer e recibir chamadas usando o teu número de Google Voice sempre que o teléfono estea conectado a unha rede wifi.
Tanto en Android como en iOS, verás a interface principal do panel de control de Google Voice, con pestanas para as túas chamadas recentes, contactos, mensaxes de texto e mensaxes de correo de voz. O botón verde circular na esquina inferior dereita da pantalla permitirache facer unha nova chamada ou iniciar unha nova mensaxe, dependendo da pestana que esteas a ver.
E en ambas plataformas, poderás tocar a icona do menú de tres liñas na esquina superior esquerda da aplicación para atopar o menú de configuración principal.
Dentro dun momento, exploraremos a configuración principal de Voz directamente desde o sitio web do servizo, onde están dispoñibles todas as últimas opcións, pero polo momento podes botar unha ollada rápida ás opcións Facer e recibir chamadas (ou Facer e recibir chamadas) e as chamadas entrantes. áreas En Configuración da aplicación. Estes controlarán exactamente como se xestionan as chamadas saíntes e entrantes do teu número de voz Isto O dispositivo específico, se vai depender dos minutos móbiles proporcionados polo teu operador, supoñendo que estean dispoñibles, ou se van a depender principalmente da wifi e/ou datos móbiles, e tamén se as chamadas entrantes son vai facer que o teléfono soe para que estea consciente diso.
Por defecto, non o farán. Polo tanto, se queres poder responder as chamadas ao teu número de Google Voice neste dispositivo, definitivamente terás que configuralo.
Se tes outros teléfonos ou tabletas que queres engadir á mestura e permitir o acceso a todas as mesmas funcións de Google Voice, repite este mesmo proceso en calquera deles, usando a aplicación de Android ou iOS adecuada.
Lembra: se configuras todos estes dispositivos para responder chamadas, soarás un montón de cousas cada vez que alguén marque os teus números. Entón, se ti لا Queres un montón de dispositivos diferentes que requiran a túa atención ao mesmo tempo con cada chamada entrante, asegúrate de acceder á configuración de notificacións da aplicación Google Voice en cada dispositivo e de facer os axustes adecuados.
Ademais diso, estamos preparados para volver ao teu ordenador para explorar todas as opcións de configuración de Google Voice.
Explora a configuración de Google Voice
Ben, estás preparado para acceder a algúns dos maiores poderes de Google Voice?
De volta ao sitio do escritorio de audio, fai clic na icona da engrenaxe na esquina superior dereita da pantalla. Isto levarache ao menú completo de configuración de Google Voice, onde atoparás todas as opcións dispoñibles.
Oh meu Deus, hai tantos deles.
A primeira sección da pantalla, "Conta", contén todos os números básicos e a configuración de xestión do dispositivo, sempre que necesites facer cambios básicos. O único elemento no que debes pensar agora mesmo son os "números asociados". Se queres configurar o teu número de Google Voice para reenviar a calquera número Outra Existente (unha liña de oficina, un teléfono móbil secundario ou mesmo o teléfono dun compañeiro) fai clic no botón "Novo número vinculado" e siga os pasos para engadir e confirmar o número que precisa.
Seguindo, a segunda sección da pantalla, Mensaxes, ten un único interruptor para reenviar as mensaxes entrantes ao teu correo electrónico (na mesma caixa de entrada da conta de Google). É un toque sinxelo pero útil, especialmente se vives na túa caixa de entrada e queres asegurarte de non perderte nada durante o día.
A terceira sección, "Chamadas", é onde comeza o verdadeiro poder de Google Voice. En Desvío de chamadas, poderás mover un interruptor ao lado de calquera número asociado que engadiches para reenviar a el en todo momento todas as chamadas entrantes do teu número de Google Voice.
E xusto debaixo diso, a sección de Desvío de chamadas personalizado permitirache configurar filtros contextuais para os tipos de reenvío específico Só chamadas a diferentes números vinculados. Simplemente faga clic en Crear regra e poderás escoller contactos individuais, grupos de contactos ou categorías amplas de contactos, como chamadas anónimas e, a continuación, indicarlle a Google Voice exactamente o que debe facer cando esas persoas se poñan en contacto contigo.
JR Rafael / IDG
De volta na pantalla principal de configuración de Google Voice, a sección Chamadas ten outras opcións que merecen a pena ter en conta:
- A función Recibir alertas por correo electrónico de chamadas perdidas fará exactamente o que esperas. É unha boa forma de asegurarse de que unha chamada importante non pase desapercibida.
- As chamadas de pantalla pediranlle a cada chamada entrante que diga o seu nome e despois poñelas en espera mentres escoitas a gravación para que poidas decidir se queres responder.
- As opcións de chamada entrante activarán as túas capacidades para gravar unha chamada entrante premendo 4 e desviar unha chamada en curso a un dos teus outros números vinculados premendo a tecla * (aínda que só nas contas de Google individuais e non na configuración de Google Voice relacionada co espazo de traballo, un pouco estraño).
Desprázate desde alí ata Correo de voz e atoparás opcións para gravar os correos de voz saíntes e xestionar outras preferencias relacionadas co correo de voz.
En Pagos, podes vincular un método de pago para aplicar crédito ás chamadas internacionais, se o desexas. Nos Estados Unidos, as chamadas realizadas a través de Google Voice a outros números de EE. UU., así como a números canadenses, son totalmente gratuítas As chamadas a outros países varían de prezo .
E, por último, pero non menos importante, en Seguridade, pode querer xirar o interruptor xunto a Filtrado de spam. Isto permitirá que os sistemas de detección de spam de Google eviten que as chamadas, mensaxes e correos de voz non te molesten.
Vaia! Díxenche que Google Voice ten moitas capas interesantes, non? Non obstante, colle o teléfono: temos outro par de poderosas posibilidades que explorar antes de chamalo un día.
Google Voice Rewards para empresas
Un dos conxuntos máis útiles de funcións de Google Voice só está dispoñible para as contas empresariais, en concreto, aquelas que utilizan os niveis de servizo Google Voice Standard ou Premier ($20 ou $30 por usuario ao mes).
Se a túa organización segue ese plan, podes chamar a dúas opcións avanzadas de xestión telefónica para empresas:
- Podes configurar un sistema de menú de teléfono de voz profesional totalmente automatizado que responde ás chamadas dun dos teus números de Google Voice e dirixe as persoas que chaman a diferentes lugares dependendo da hora do día e das opcións que elixan.
- Podes crear grupos de chamadas que faciliten a varias persoas a xestionar as chamadas entrantes ao mesmo número, como un número un simplificado para o teu equipo de vendas, por exemplo. O número mestre pode chamar a cada membro do equipo asociado ao mesmo tempo para que quen conteste primeiro reciba a chamada, ou pode chamar a todos os números asociados individualmente en orde aleatoria.
Ambas opcións poden ser configuradas polo administrador de Google Workspace na sección Google Voice da consola de administración de Google.
Ah, e unha cousa máis: calquera número de Google Voice pode chamar directamente a varios Caixas e teléfonos especializados O que che permite conseguir de forma efectiva En teléfonos fixos sen subscrición para a túa oficina ou oficina na casa . Podes crear un número autónomo a través de Google Voice para esa liña e incluso facer chamadas desde os números de Google Voice outra automaticamente, ademais de soar a outros dispositivos, para que poidas responder facilmente a calquera chamada en calquera lugar que queiras.
E agora xa sabes, de principio a fin, como Google Voice pode transformar o teu traballo e a forma en que pensas nos teus teléfonos. Todo o que queda é crear a túa conta, configurar as cousas do xeito que queiras e despois gozar do teu novo enfoque informado para a xestión do número de teléfono.
