Poslovni korisnički vodič za Google Voice

Pa, vrijeme za testiranje: Možete li mi u jednoj rečenici reći što točno radi Google Voice ؟

To je pitanje na koje čak i najpodcijenjeniji Google geekovi teško daju jezgrovit odgovor - a za prosječnu zdravu osobu koja nije opsjednuta tehnologijom, odgovor obično pada negdje između "ha?" i "Čekaj, je li ovo isto što i gChat?"

Zaista, to ne čudi. Google Voice jedna je od najsloženijih, najzbunjujućih i slabo promoviranih Googleovih usluga. Ali također je jedan od najmoćnijih - ako Odvojite vrijeme da saznate što točno radite i kako to može funkcionirati za vas.

A posebno ako svoj telefon koristite za bilo koju vrstu posla, on može napraviti razliku dan i noć u vašoj sposobnosti da ostanete povezani i što produktivniji, bez obzira gdje radite ili kakvu vrstu uređaja koristite u bilo kojem trenutku trenutak. Bez pretjerivanja, potpuno će promijeniti način na koji razmišljate o svojim modernim mobilnim uređajima i što je telefonski broj.

Smatrajte ovo svojim neslužbenim vodičem za početak rada s Google Voiceom i zatim izvlačenjem maksimuma iz nedovoljno cijenjenog, ali punog potencijala.

Google Voice poslovne osnove

Počet ćemo s osnovama – i vratiti se na pitanje koje sam postavio na početku ovog razgovora: Što on je Google Voice točno?

U svom najjednostavnijem obliku, Google Voice To je usluga temeljena na oblaku koja umjesto vas upravlja vašim telefonskim brojem. Umjesto povezivanja sa SIM karticom i specifičnog povezivanja s jednim fizičkim pametnim telefonom, vaš broj živi u tankom Google poslužitelju i potpuno ga kontrolira Googleov softver.

Koliko god čudno zvučalo, ovaj aranžman na kraju oslobađa vaše brojeve njihovih tradicionalnih okova i omogućuje vam da komunicirate na sve vrste praktičnih načina koji povećavaju učinkovitost.

U biti, ovo vam omogućuje da:

1. Upućujte i primajte pozive koristeći svoj standardni broj na bilo kojem uređaju - telefonu, tabletu ili čak stolnom računalu. Nitko s kim razgovarate neće znati razliku.
2. Šaljite i primajte redovite tekstualne poruke putem glasovne web-lokacije ili aplikacija na bilo kojem uređaju u bilo koje vrijeme - čak i s povezanim uređajima više u jednom trenutku.

Zajedno, to znači da svaki telefon, tablet ili računalo na koje se prijavite na Google Voice efektivno postaje vaš "telefon" — bez obzira na vrstu veze ili čak ima li aktivnu mobilnu uslugu.

Tako, na primjer, možete:

• Instalirajte aplikaciju Google Voice na Stari Android telefon , zatim neka zvoni kad stigne poziv na vaš broj, moći ćete na njega upućivati ​​odlazne pozive sa svog broja i možete slati i primati tekstove na njemu sa svojim uobičajenim brojem sve dok je povezan na Wi-Fi.
• Instalirajte aplikaciju Google Voice na Chromebook ili Android tablet Povežite se s klijentima i suradnicima na iste načine od tamo.
• Prijavite se na web mjesto Google Voice na bilo kojem prijenosnom računalu i tretirajte pozive i poruke na njemu kao da One je bio Vaš telefon – bez obzira je li vaš trenutni pametni telefon u blizini ili uključen.

Prilično transformativna stvar, zar ne? I ima više: Google Voice automatski transkribira govornu poštu i omogućuje vam preslušavanje e-pošte أو Pročitajte ga s bilo kojeg uređaja na koji ste prijavljeni. Donosi filtriranje neželjene pošte na Googleovoj razini za dolazne pozive, tekstualne poruke i govornu poštu, kao i opciju za filtriranje svih vaših poziva. I daje vam snažan kontekstualni sustav prosljeđivanja poziva – gotovo kao Gmail filteri za vaš telefon.

Kao što sam rekao, ovo je vrlo moćna usluga, ali i zbunjujuće složena. Uronimo u i istražimo svaki posljednji djelić slagalice kako biste bili sigurni da ćete u potpunosti iskoristiti sve što nudi.

Početak rada s Google Voiceom

Prvi korak za početak rada s Google Voiceom je jednostavan Prijavite se na uslugu I pripremite se s brojem. Ovaj dio procesa je najlakši ako pokrenete na računalu.

S pojedinačnim Google računima koji nisu povezani s tvrtkom, možete odmah besplatno odabrati novi broj Google Voicea na bilo kojem dostupnom pozivnom broju ili možete odlučiti platiti 20 USD za pomicanje broja Postojanje servisirati . U svakom slučaju, morate biti u Sjedinjenim Državama da biste bili kvalificirani. (Oprostite, svjetski prijatelji!)

Uz Google Workspace račune povezane s tvrtkom, Voice je dostupan u Sjedinjenim Državama, kao iu Belgiji, Kanadi, Danskoj, Francuskoj, Njemačkoj, Irskoj, Italiji, Nizozemskoj, Portugalu, Španjolskoj, Švedskoj, Švicarskoj i Ujedinjenom Kraljevstvu. Vaš administrator radnog prostora morat će aktivirati uslugu za vas i njezinu cijenu 10, 20 ili 30 USD po korisniku mjesečno Tvrtki se naplaćuje - ovisno o odabranoj kategoriji usluge.

U svakom slučaju, nakon što postavite svoj broj, naći ćete se protiv sebe Kućna upravljačka ploča Google Voicea . Ovdje ćete uvijek moći vidjeti svoje nedavne pozive i poruke, upućivati ​​pozive i poruke Novi , te čitati ili slušati poruke govorne pošte ostavljene na vašem broju.

Sve dok imate otvorenu web stranicu, svi dolazni pozivi na vaš broj zvonit će na vašem računalu — i na njih možete odgovoriti odmah i tamo.

Vratit ćemo se da istražimo neke napredne postavke za sekundu. Prvo, moramo na trenutak pomaknuti fokus i postaviti Google Voice na svim telefonima koje želite koristiti — uključujući primarni telefon na koji se oslanjate u svakodnevnoj komunikaciji.

Postavite telefone s Google Voiceom

Sada kada smo završili s osnovnim audio postavljanjem, ovaj dio je prilično jednostavan:

• Ako koristite Android telefon, učinite to Preuzmite i instalirajte aplikaciju Google Voice iz Trgovine Play .
• Ako koristite iPhone, učinite to Preuzmite i instalirajte aplikaciju Voice iz App Storea .

U svakom slučaju, otvorite aplikaciju i slijedite upute za prijavu s istim Google računom koji ste koristili u početnom postavljanju na računalu.

Na Androidu ćete morati povezati ovaj uređaj s Google Voiceom kako biste telefonu omogućili upućivanje i primanje poziva pomoću vašeg Google Voice broja. Ako vaš telefon ima aktivnu mobilnu uslugu s brojem odvojeno Povezani ste sa svojim operaterom, slijedite korake da ih povežete i omogućite im da rade zajedno.

Ako koristite stariji ili sekundarni telefon Ne Ima aktivnu mobilnu uslugu, samo preskočite ovaj korak. I dalje ćete moći upućivati ​​i primati pozive koristeći svoj Google Voice broj kad god je telefon spojen na Wi-Fi mrežu.

I na Androidu i na iOS-u tada ćete vidjeti glavno sučelje nadzorne ploče Google Voicea — s karticama za vaše nedavne pozive, vaše kontakte, tekstualne poruke i poruke govorne pošte. Kružni zeleni gumb u donjem desnom kutu zaslona omogućit će vam da uputite novi poziv ili započnete novu poruku, ovisno o kartici koju gledate.

I na obje platforme, moći ćete dodirnuti ikonu izbornika s tri retka u gornjem lijevom kutu aplikacije kako biste pronašli glavni izbornik postavki.

Za trenutak ćemo istražiti glavne glasovne postavke izravno s web stranice usluge, gdje je dostupna i posljednja opcija, ali za sada možete brzo pogledati Upućivanje i primanje poziva (ili Upućivanje i primanje poziva) i Dolazne pozive područja u postavkama aplikacije. Oni će točno kontrolirati kako se postupa s odlaznim i dolaznim pozivima s vašeg glasovnog broja Ovaj Određeni uređaj — hoće li se oslanjati na mobilne minute koje pruža vaš operater, pod pretpostavkom da su dostupni ili će se prvenstveno oslanjati na Wi-Fi i/ili mobilne podatke — i također ako su dolazni pozivi uzrokovat će zvonjenje telefona tako da ste toga svjesni.

Prema zadanim postavkama, neće. Dakle, ako želite moći odgovarati na pozive na svoj Google Voice broj na ovom uređaju, svakako ćete morati to postaviti.

Ako imate druge telefone ili tablete koje želite dodati kombinaciji i dopustiti pristup svim istim funkcijama Google Voicea, ponovite isti postupak na bilo kojem od njih, koristeći odgovarajuću Android ili iOS aplikaciju.

Samo zapamtite: ako postavite sve ove uređaje da odgovaraju na pozive, dobit ćete gomilu stvari koje će vam zvoniti svaki put kad netko bira vaš broj. Dakle, ako ti لا Želite hrpu različitih uređaja koji zahtijevaju vašu pozornost u isto vrijeme sa svakim dolaznim pozivom, svakako uđite u postavke obavijesti aplikacije Google Voice na svakom uređaju i izvršite odgovarajuće prilagodbe.

Osim toga, spremni smo se vratiti na vaše računalo kako bismo istražili sve postavke Google Voicea.

Istražite postavke Google Voicea

Pa – jeste li spremni zakoračiti u neke od najvećih moći Google Voicea?

Vrativši se na web-mjesto audio radne površine, kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu zaslona. Ovo će vas odvesti na potpuni izbornik postavki Google Voicea, gdje ćete pronaći sve dostupne opcije.

Bože, ima li ih toliko.

Prvi odjeljak zaslona, ​​"Račun", sadrži sve osnovne brojeve i postavke upravljanja uređajem, kad god trebate izvršiti osnovne promjene. Jedina stavka o kojoj sada trebate razmišljati su "pridruženi brojevi". Ako želite postaviti svoj Google Voice broj za prosljeđivanje na bilo koji broj Ostalo Postojeći - uredska linija, sekundarni mobilni telefon ili čak telefon kolege - kliknite gumb "Novi povezani broj" i slijedite korake za dodavanje i potvrdu broja koji vam je potreban.

Idemo dalje, drugi odjeljak zaslona, ​​Poruke, ima jedan prekidač za prosljeđivanje svih dolaznih poruka na vašu e-poštu (u isti sandučić Google računa). To je jednostavan, ali koristan dodir, pogotovo ako živite u svojoj pristigloj pošti i želite biti sigurni da vam ništa ne nedostaje tijekom dana.

Treći odjeljak, "Pozivi", mjesto je gdje počinje prava moć Google Voicea. U odjeljku Prosljeđivanje poziva moći ćete okrenuti prekidač pored bilo kojeg pridruženog broja koji ste dodali kako biste na njega u svakom trenutku prosljeđivali sve dolazne pozive na svom Google Voice broju.

A neposredno ispod toga, odjeljak Prilagođeno prosljeđivanje poziva omogućit će vam postavljanje kontekstualnih filtara za vrste prosljeđivanja specifično Samo pozivi na različite povezane brojeve. Jednostavno kliknite Stvori pravilo i moći ćete odabrati pojedinačne kontakte, grupe kontakata ili široke kategorije kontakata poput anonimnih pozivatelja, a zatim reći Google Voiceu što točno treba učiniti kada vas te osobe kontaktiraju.

JR Rafael / IDG

Vrativši se na glavni zaslon postavki Google Voicea, odjeljak Pozivi ima nekoliko drugih opcija vrijednih vašeg vremena:

• Značajka Get Missed Call Email Alerts učinit će upravo ono što očekujete. To je sjajan način da osigurate da važan poziv neće proći nezapaženo.
• Screen Calls će tražiti od svakog dolaznog pozivatelja da kaže svoje ime, a zatim će ih staviti na čekanje dok čujete snimku kako biste mogli odlučiti želite li odgovoriti.
• Opcije dolaznog poziva aktivirat će vaše mogućnosti snimanja dolaznog poziva pritiskom na 4 i preusmjeravanja tekućeg poziva na jedan od vaših drugih povezanih brojeva pritiskom na tipku * (iako samo na pojedinačnim Google računima, a ne u postavkama Google Voicea vezanim uz radni prostor, nekako čudan).

Pomaknite se od tamo dolje do Glasovna pošta i pronaći ćete opcije za snimanje odlazne govorne pošte i upravljanje drugim postavkama vezanim uz govornu poštu.

U odjeljku Plaćanja možete povezati način plaćanja za primjenu kredita za međunarodne pozive, ako želite. U SAD-u, pozivi upućeni putem Google Voicea na druge brojeve u SAD-u, kao i kanadske brojeve potpuno su besplatni, dok Pozivi u druge zemlje razlikuju se po cijenama .

I na kraju, ali ne manje važno, pod Sigurnošću, možda biste trebali okrenuti prekidač pored Filtriranje neželjene pošte. To će omogućiti Googleovim sustavima za otkrivanje neželjene pošte da vas neželjeni pozivi, poruke i govorna pošta više ne ometaju.

Vau! Rekao sam vam da Google Voice ima mnogo cool slojeva, zar ne? Ipak zgrabite telefon: imamo još jedan par moćnih mogućnosti za istražiti prije nego što završimo.

Google Voice Rewards for Business

Jedan od najkorisnijih skupova Google Voice značajki dostupan je samo za poslovne račune - konkretno, one koji koriste Google Voice Standard ili Premier razine usluge (20 ili 30 USD po korisniku mjesečno).

Ako vaša organizacija slijedi takav plan, možete pozvati dvije napredne opcije upravljanja telefonom za posao:

1. Možete postaviti potpuno automatizirani profesionalni glasovni telefonski sustav izbornika koji odgovara na pozive na jednom od vaših Google Voice brojeva i usmjerava pozivatelje na različita mjesta ovisno o dobu dana i opcijama koje odaberu.
2. Možete stvoriti grupe zvona koje olakšavaju više osoba da upravljaju dolaznim pozivima na isti broj - poput pojednostavljenog broja jedan za vaš prodajni tim, na primjer. Glavni broj može zvoniti svakom članu pridruženog tima u isto vrijeme tako da onaj tko prvi odgovori primi poziv ili može pozivati ​​sve pridružene brojeve pojedinačno nasumičnim redoslijedom.

Obje opcije može konfigurirati Google Workspace administrator u odjeljku Google Voice na Google Admin consoleu.

Oh, i još jedna stvar: bilo koji Google Voice broj može izravno pozivati ​​različite Specijalizirane kutije i telefoni Što vam omogućuje učinkovito dobivanje Na fiksnim telefonima bez pretplate za vaš ured ili kućni ured . Možete stvoriti samostalni broj putem Google Voicea za takvu liniju, pa čak i upućivati ​​pozive s brojeva Google Voicea drugo automatski, uz zvonjenje drugih uređaja, tako da možete jednostavno odgovoriti na bilo koji poziv gdje god želite.

A sada znate, od početka do kraja, kako Google Voice može promijeniti vaš rad i način na koji razmišljate o svojim telefonima. Sve što je preostalo je kreirati svoj račun, postaviti stvari kako želite, a zatim uživati ​​u novom informiranom pristupu upravljanju telefonskim brojevima.