Održavanje e-pošte može biti stresno, dugotrajno i dosadno. Nije teško nakupiti velik broj nepročitanih e-poruka. Zbog toga je lako nastaviti provjeravati stalni protok poruka — na račun drugih zadataka.
Imam više računa e-pošte i teško mi je zadržati nizak broj nepročitanih poruka. Stoga sam malo istraživao i prikupio savjete o tome kako poboljšati upravljanje pristiglom poštom. Evo nekoliko korisnih savjeta koje sam pronašao kako biste lakše rukovali pristiglom poštom, trošili manje vremena na e-poštu i osigurali da ne zaboravite odgovoriti na važnu poruku.
Nemojte provjeravati sve svoje e-mailove dok stižu
Budući da e-poruke stižu u vašu pristiglu poštu tijekom dana, lako vas je omesti, čak i kada ste usred nečeg važnog. Umjesto da čitate svaki od njih nakon što ga dobijete, odvojite malo vremena svaki dan da pregledate i odgovorite na svoju e-poštu. Ako ne morate tražiti važne e-poruke ili najave, rasporedite nekoliko kratkih pauza tijekom dana da provjerite svoju e-poštu. U suprotnom, klonite se pristigle pošte.
Također je dobra ideja zakazati duži dio vremena jednom tjedno ili svakih nekoliko dana kako biste obavili dio teškog posla organiziranja pristigle pošte, kao što je stvaranje i korištenje mapa i oznaka te slanje onih dugih e-poruka.
Ako i dalje pregledavate svoju aplikaciju za e-poštu, možda biste također trebali isključiti obavijesti o e-pošti, držati aplikaciju za e-poštu zatvorenom i provjeriti jeste li ostavili otvorenu pristiglu poštu na drugoj kartici.
Ne morate odgovoriti na sve odjednom
Kada obavljate jednu od redovitih provjera pristigle pošte, bavite se samo e-porukama koje možete brzo obraditi. Ako e-poruka treba brz odgovor, otvorite je i odgovorite na nju dok pregledavate poruke. Ali ako treba više vremena, odvojite to vrijeme da odgovorite kasnije. Možete kategorizirati te e-poruke, staviti ih u određenu mapu ili koristiti značajku odgode kako biste primili e-poštu u prikladnije vrijeme.
Stvorite više odjeljaka ili mapa u pristigloj pošti
Koristite različite mape za pohranu svoje e-pošte. Oni se mogu temeljiti na važnosti, hitnosti, vremenu potrebnom za njihovo rješavanje ili vrsti radnji koje zahtijevaju. Zadani raspored s karticama u Gmailu i fokusirana pristigla pošta u Outlooku mogu pomoći u filtriranju neželjene pošte i promotivnih poruka e-pošte te olakšati pronalaženje i provjeru važnih poruka e-pošte. U Gmailu također možete promijeniti format tako da se vaša e-pošta sortira u različite odjeljke, a vi možete odabrati koji su to odjeljci. Isto tako, Outlook vam omogućuje organiziranje e-pošte u prilagođene grupe.
Koristite filtre, pravila i oznake
Filtri i pravila usmjeravaju dolazne poruke e-pošte u određene mape. Oni vam mogu pomoći u uštedi vremena i pobrinuti se da svoju pozornost usmjerite na e-poruke koje su vam najvažnije. Oznake također mogu biti dobar način organiziranja i pomoći vam da pratite svoju e-poštu tako što vam omogućuju razvrstavanje poruka po različitim oznakama umjesto korištenja mapa.
izraditi kalupe
Ponekad na kraju opetovano šaljete slične e-poruke. Da biste olakšali stvari, možete postaviti i koristiti predloške e-pošte za slanje e-pošte tako da ne morate neprestano pisati istu poruku. Također možete koristiti alate kao što su Smart Write i Smart Reply u Gmailu za brže pisanje e-pošte.
odjaviti se
Otkažite pretplatu na mailing liste i promotivne e-poruke. Pregledajte svoje biltene i uvjerite se da ste se prijavili samo za poruke koje ste već pročitali i izbrišite sve poruke koje nedavno niste pročitali. Također, svakako odjavite pretplatu na sva upozorenja društvenih medija koja vam nisu potrebna. (Možda ćete morati otvoriti postavke računa društvenih medija kako biste ovo isključili.) Alternativno, možete koristiti zasebni račun e-pošte za promotivne e-poruke i čuvati važne e-poruke na svom glavnom računu.
Odbacite masovnu e-poštu koja vam ne treba
Ako dobijete CC u razgovoru, ne morate ažurirati ili ste u niti odgovora na e-poštu, možete ignorirati ovu nit kako biste izbjegli primanje svih odgovora. Da biste to učinili, otvorite bilo koju poruku u niti, dodirnite tri točkice na vrhu zaslona (iznad linije predmeta) i odaberite "Zanemari" s padajućih opcija u Gmailu ili "Zanemari" ako koristite izgledi.
Neka vaš inbox ne bude popis obaveza
Može biti primamljivo označiti e-poštu kao "nepročitanu" kao podsjetnik da na nju odgovorim (definitivno sam kriv za to) ili zato što sadrži zadatak koji morate dovršiti, ali također može zatrpati vašu pristiglu poštu. Držite zaseban popis obaveza (za to je dostupno mnogo aplikacija ili možete koristiti aplikaciju za osnovne bilješke ili ljepljive bilješke) ili ga stavite u određenu mapu. Ako koristite Gmail, možete koristiti aplikaciju Google Task zajedno s pristiglom poštom; Jednostavno kliknite strelicu "Prikaži bočnu ploču" u donjem desnom kutu zaslona i tamo odaberite ikonu Zadaci.
Dobro je pokrenuti zasebne popise kako biste ih mogli ažurirati stavkama iz svoje e-pošte. Na primjer, ako vaša e-pošta sadrži poveznice na članke koje želite pročitati kada budete imali više vremena, započnite s popisom za čitanje — samo ga nemojte držati u pristigloj pošti.
