Kako brzo pretvoriti e-poštu u zadatke Ovo je naš članak o tome kako svoju e-poštu možemo pretvoriti u zadatke.
Ako koristite OHIO (samo se pozabavite time jednom) za sortiranje svoje e-pošte, vjerojatno ćete htjeti pretvoriti neke e-poruke u zadatke. Evo kako to učiniti brzo i učinkovito kako biste mogli nastaviti raditi s drugim e-porukama.
Neka bude brzo i jednostavno
Vaš inbox nije popis obaveza; To je dolazna pošta. Primamljivo je ostaviti e-poštu u pristigloj pošti jer je to lakše, ali onda su zadaci koje trebate obaviti zakopani u poplavi pristigle pošte.
Evo zašto ljudi upadaju u nevolje. Ručni postupak pretvaranja e-pošte u zadatak često ide ovako:
- Otvorite svoj omiljeni upravitelj popisa zadataka.
- Napravite novi zadatak.
- Kopirajte i zalijepite relevantne dijelove e-pošte u novi zadatak.
- Postavite pojedinosti, poput prioriteta, roka, koda boje i bilo čega drugog što koristite.
- Spremite novi zadatak.
- Arhivirajte ili izbrišite e-poštu.
To je šest koraka, samo da dodate nešto na svoj popis obaveza. Nije ni čudo što vam e-poruke pretrpaju pristiglu poštu. Što ako biste tih šest koraka mogli prerezati na četiri? ili tri?
Pa možete! Pokazat ćemo vam kako.
Povezano: 7 malo poznatih značajki Gmaila koje biste trebali isprobati
Neki klijenti e-pošte bolji su u stvaranju zadataka od drugih
Dostupni su mnogi klijenti za upravljanje vašom e-poštom, a kao što možete očekivati, neki su bolji od drugih za izradu zadataka.
Za web klijente, Gmail vrlo dobro obavlja posao. Aplikacija Zadaci je ugrađena i jednostavno je pretvoriti poštu u zadatak. Postoji čak i tipkovnički prečac za stvaranje zadatka izravno iz pošte - nije potreban miš. Ako ne želite desktop klijent, Gmail je vjerojatno vaš najbolji izbor.
Za Windows desktop klijente, Outlook pobjeđuje. Thunderbird ima neke ugrađene značajke za upravljanje zadacima, koje nisu loše, ali Outlook je mnogo fluidniji i omogućuje vam povezivanje s bezbroj aplikacija trećih strana. Ako iz nekog razloga ne možete koristiti Outlook, Thunderbird je dobra alternativa. Ako već koristite upravitelj popisa obaveza treće strane, Thunderbird neće smanjiti problem.
Na Macu je slika nešto manje pozitivna. Apple Mail loše upravlja zadacima u usporedbi s Gmailom i Outlookom. Ako želite upravljati zadacima na stolnom klijentu, onda je to vjerojatno vaša najbolja opcija Thunderbird za Mac . Ili možete poslati e-poštu upravitelju popisa obaveza treće strane i upravljati njime tamo.
Kada je riječ o mobilnim aplikacijama, Gmail i Outlook rade gotovo isto. Niti jedan od njih nema programere za izradu zadataka za web ili klijentske verzije, ali oba automatski prenose dodatke na aplikacije trećih strana. Dakle, ako upravljate svojim zadacima u Trellu i imate instaliran dodatak u svom Gmail ili Outlook klijentu, on će također biti automatski dostupan kada otvorite odgovarajuću mobilnu aplikaciju. Osim toga, kada instalirate Outlook dodatak, on se automatski instalira na desktop klijenta i aplikacije Mobitel i web.
Budući da su Gmail i Outlook vrh ove vrste, usredotočit ćemo se na njih. Ako imate omiljenog klijenta koji se dobro nosi sa kreiranjem zadataka, javite nam u komentarima, pa ćemo pogledati.
Izradite zadatke iz Gmaila
Google nudi aplikaciju pod nazivom Zadaci, koja je ugrađena u Gmail. To je jednostavan upravitelj popisa obaveza s vrlo malo opcija, iako postoji mobilna aplikacija koja vam daje neke dodatne mogućnosti prilagodbe. Ako vam je potrebno nešto jednostavno što savršeno funkcionira s vašom pristiglom pošti na Gmailu, Google Tasks je dobar izbor. Pretvaranje e-pošte u zadatak je povjetarac: s otvorenom e-poštom kliknite gumb Više na programskoj traci i odaberite Dodaj u Obaveze.
Ako ste niska osoba, Shift + T čini istu stvar. Aplikacija Zadaci otvara se na bočnoj traci prikazujući vaš novi zadatak.
Ako trebate urediti zadatak da biste dodali rok, dodatne pojedinosti ili podzadatke, kliknite ikonu Uredi.
Nema potrebe za spremanjem promjena, jer se to radi automatski. Kada završite, kliknite gumb Arhiviraj u svojoj pristigloj pošti (ili upotrijebite tipkovni prečac "e") da premjestite e-poštu u svoju arhivu.
Ovo su tri jednostavna koraka:
- Kliknite opciju Dodaj u zadatke (ili upotrijebite prečac Shift + T).
- Postavite krajnji rok, dodatne pojedinosti ili podzadatke.
- Arhivirajte (ili izbrišite) e-poštu.
Kao bonus, možete postaviti Chrome da prikazuje vaše zadatke Kada otvorite novu karticu . Postoji aplikacija iOS i Android za Google Tasks . Stvoriti zadatak u mobilnoj aplikaciji jednako je jednostavno kao i u web-aplikaciji. Kliknite na tri točkice na vrhu e-pošte i odaberite "Dodaj u zadatke".
Time se trenutačno stvara novi zadatak.
Ako Google Tasks nema sve što vam je potrebno ili ako vam se već sviđa neki drugi upravitelj zadataka, vjerojatno postoji dodatak za Gmail za to. Trenutačno postoje dodaci za popularne aplikacije za zadatke, kao što su Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello i druge (iako ne postoje Microsoft To-Do ili Apple Reminders).
Ranije smo govorili o instaliranju dodataka za Gmail općenito i o dodatku za Trello posebno . Različiti dodaci daju vam različite mogućnosti, ali svi dodaci popisa obveza općenito vam omogućuju dodavanje zadatka izravno iz određene e-pošte. Dodaci popisa obveza također su dostupni kao web i mobilne aplikacije koje se međusobno automatski sinkroniziraju. Kao i Google Tasks, možete pristupiti dodacima kada ste u mobilnoj aplikaciji Gmail.
Izradite zadatke iz Outlooka
Outlook ima ugrađenu aplikaciju pod nazivom Zadaci, koja je također dostupna kao web aplikacija u sustavu Office 365. Ovdje stvari postaju malo kompliciranije jer je 2015. Microsoft je kupio Wunderlist Poznati upravitelj zadataka. Protekle četiri godine proveo sam ga pretvarajući u novu web-aplikaciju Office 365 pod nazivom (možda malo nemaštovito) Microsoft To-Do. S vremenom će zamijeniti ugrađenu funkciju Zadaci u programu Outlook.
Međutim, zasad je aplikacija Zadaci još uvijek Outlook upravitelj zadataka i nema točnog datuma ili verzije Outlooka kada će se to promijeniti. Ovo spominjemo samo zato što ako koristite O365, vidjet ćete da se svi zadaci koje dodate u Outlook Tasks također pojavljuju u Microsoft To-Do. To-Do još ne prikazuje sve podatke koje možete dodati zadatku, ali hoće u jednom trenutku.
Za sada je Microsoft Tasks ugrađeni Outlookov upravitelj zadataka, pa ćemo se usredotočiti na to.
Korištenje Outlook desktop klijenta
Tu Microsoft tradicionalno briljira, a ni tu vas ne iznevjeravaju. Postoji više načina za stvaranje zadatka iz e-pošte za sve ukuse. Možeš li:
- Povucite i ispustite poruku e-pošte u okno zadatka.
- Premjestite ili kopirajte e-poštu u mapu Zadaci iz kontekstnog izbornika desnog klika.
- Koristite Quick Step za izradu zadatka.
Usredotočit ćemo se na korištenje Quick Stepa jer to daje najveću korist za vaš novac, a Quick Stepu možete dodijeliti tipkovni prečac za dobru mjeru.
Ako nikada prije niste koristili Outlook zadatke, pogledajte Naš vodič kroz okno zadataka Tako možete vidjeti svoje zadatke pored svoje pošte.
Nakon što se okno zadatka otvori, stvorit ćemo brzi korak koji označava e-poštu kao pročitanu, stvara zadatak i premješta e-poštu u vašu arhivu. Također ćemo dodati tipkovni prečac, tako da više nikada nećete morati koristiti miš za izradu zadatka iz e-pošte.
Quick Steps vam omogućuje da odaberete više radnji klikom na gumb (ili tipkovni prečac). Lako ga je izraditi i još lakše koristiti, ali ako ga niste prije provjerili, mi jesmo Konačni vodič o tome . Nakon što pročitate ovaj vodič, izradite novi Quick Step, zatim dodajte sljedeće radnje:
- Stvorite zadatak s tijelom poruke.
- Označi kao pročitano.
- Dođite do mape (i odaberite svoju arhivsku mapu kao mapu u koju želite ići).
Odaberite tipkovni prečac za njega, dodijelite mu naziv (na primjer, "Stvori zadatak i arhiviraj"), zatim kliknite Spremi. Sada je vidljiv u odjeljku Početna > Brzi koraci.
Sada, kada želite pretvoriti e-poštu u zadatak, jednostavno kliknite Quick Step (ili upotrijebite tipkovni prečac) i stvorit će se novi zadatak. Uzima naslov iz retka predmeta e-pošte, a tijelo e-pošte postaje sadržaj.
Uredite sve detalje koje želite (postoji puno više mogućnosti prilagodbe u Outlook zadacima nego u Gmail zadacima) i kliknite Spremi i zatvori.
Za razliku od Gmaila, morate spremiti novi zadatak, ali također za razliku od Gmaila, Quick Step arhivira e-poštu umjesto vas.
Evo tri jednostavna koraka i za Outlook:
- Pritisnite Quick Step (ili upotrijebite prečac koji ste postavili).
- Prilagodite sve opcije ili detalje kako vam odgovara.
- Pritisnite Spremi i zatvori.
Korištenje web aplikacije Outlook
U ovom trenutku možete očekivati da ćemo vam pokazati kako izraditi zadatak pomoću web-aplikacije Outlook (Outlook.com). Nećemo jer ne postoji izvorni način pretvaranja e-pošte u zadatak u web-aplikaciji Outlook. Možete označiti mail, što znači da će se pojaviti na popisu zadataka, ali to je to.
Ovo je iznenađujuća Microsoftova cenzura. Ne možemo a da ne osjećamo da će u jednom trenutku doći do pomaka na Microsoft To-Do koji će uključivati čvrstu integraciju programa Outlook > To-Do.
Stvari su malo bolje kada je u pitanju integracija aplikacija treće strane. Trenutačno postoje dodaci za popularne aplikacije koje treba obaviti, kao što su Asana, Jira, Evernote i Trello, kao i druge (iako ne postoje Gmail Tasks ili Apple Reminders). Različiti dodaci daju vam različite opcije, ali, kao i kod Gmaila, dodaci popisa obaveza općenito vam omogućuju dodavanje zadatka izravno iz određene e-pošte, automatski sinkronizirajući web i mobilne aplikacije.
Korištenje mobilne aplikacije Outlook
Baš kao i web-aplikacija Outlook, ne postoji izvorni način pretvaranja pošte u zadatak iz mobilne aplikacije Outlook, iako je Microsoft To-Do dostupan za oboje iOS و Android . Prati e-poštu koju ste označili u bilo kojoj aplikaciji Outlooka, ali to zapravo nije isto što i integracija zadataka. Ako želite pretvoriti Outlook e-poštu u Outlook zadatke, stvarno trebate koristiti Outlook klijent.
Ako koristite upravitelj popisa zadataka treće strane, možete pristupiti dodacima kada ste u mobilnoj aplikaciji Outlook.
Izradite zadatke iz Apple Mail-a
Ako koristite Apple Mail, vaše jedine stvarne mogućnosti su proslijediti svoju poštu u aplikaciju treće strane (kao što je Any.do ili Todoist) i tamo upravljati svojim zadacima ili povući i ispustiti e-poštu u svoje podsjetnike. Dakle, za Apple, ručni postupak je:
- Otvorite svoj omiljeni upravitelj popisa zadataka.
- Proslijedite e-poštu u aplikaciju treće strane ili je ispustite u podsjetnike.
- Postavite pojedinosti, poput prioriteta, roka, koda boje i bilo čega drugog što koristite.
- Spremite novi zadatak.
- Arhivirajte ili izbrišite e-poštu.
Nema puno toga što možete učiniti da poboljšate ovaj proces jer Apple nije pretijesno povezao Mail i Podsjetnike. Tvrtka također ne dopušta mnogo integracije s aplikacijama trećih strana. Dok se to ne promijeni (a sumnjamo da će se to dogoditi u skorije vrijeme), vaša najbolja opcija je proslijediti svoju poštu upravitelju popisa obaveza treće strane.
Ako radije rješavate svoju e-poštu samo jednom, stvaranje zadataka trebalo bi biti što brže i jednostavnije. U suprotnom će vaš inbox ostati popis obaveza.
S upraviteljima popisa obaveza i dodacima trećih strana, Gmail i Outlook daju vam alate potrebne za brzo, jednostavno i učinkovito stvaranje zadataka iz e-pošte.
