Az e-mailek naprakészen tartása stresszes, időigényes és unalmas lehet. Nem nehéz nagyszámú olvasatlan e-mailt felhalmozni. Emiatt könnyű folyamatosan ellenőrizni az üzenetek folyamatos áramlását – más feladatok rovására.
Több e-mail fiókom van, és nehezen tudom alacsonyan tartani az olvasatlanok számát. Ezért némi kutatást végeztem, és tippeket gyűjtöttem a postaláda kezelésének javításához. Íme néhány hasznos tipp, amelyek segítségével könnyebben kezelheti a beérkező leveleket, kevesebb időt tölthet az e-mailekkel, és ne felejtsen el válaszolni egy fontos üzenetre.
Ne ellenőrizze az összes e-mailt, amikor beérkezik
Mivel az e-mailek egész nap érkeznek a beérkező levelek közé, könnyen elterelheti a figyelmét, még akkor is, ha valami fontos dolog kellős közepén van. Ahelyett, hogy mindegyiket elolvasnád, miután megkaptad, minden nap szánj egy kis időt az e-mailek átolvasására és megválaszolására. Ha nem kell fontos e-maileket vagy közleményeket keresnie, tartson be néhány rövid szünetet a nap folyamán, hogy ellenőrizze e-mailjeit. Ellenkező esetben maradjon távol a postaládájától.
Az is jó ötlet, ha hetente vagy néhány naponta hosszabb időt ütemez be a beérkező levelek rendszerezésével kapcsolatos kemény munka elvégzésére, például mappák és címkék létrehozására és használatára, valamint a hosszú e-mailek elküldésére.
Ha továbbra is az e-mail alkalmazásban böngészik, érdemes lehet kikapcsolni az e-mail értesítéseket, zárva tartani az e-mail alkalmazást, és ellenőrizni, hogy nem hagyta nyitva a beérkező leveleket egy másik lapon.
Nem kell egyszerre válaszolnia rájuk
A szokásos postafiók-ellenőrzések során csak azokkal az e-mailekkel foglalkozzon, amelyek gyorsan kezelhetők. Ha egy e-mailre gyors válaszra van szüksége, nyissa meg, és válaszoljon rá, miközben böngészi az üzeneteket. De ha több időre van szüksége, szánjon rá időt, hogy később válaszoljon rá. Ezeket az e-maileket kategorizálhatja, elhelyezheti egy adott mappába, vagy használhatja a szundi funkciót, hogy kényelmesebb időpontban kapja meg az e-mailt.
Hozzon létre több szakaszt vagy mappát a postaládájában
Használjon különböző mappákat az e-mailek tárolásához. Ezek a fontosságon, a sürgősségen, a kezelésük időtartamán vagy a szükséges intézkedéseken alapulhatnak. A Gmail alapértelmezett lapos elrendezése és az Outlookban a Fókuszált beérkező levelek funkció segíthet a spam és a promóciós e-mailek kiszűrésében, valamint megkönnyíti a fontos e-mailek megtalálását és ellenőrzését. A Gmailben a formátumot is módosíthatja, hogy az e-mailjeit különböző szakaszokba rendezze, és kiválaszthatja, hogy melyek legyenek ezek a szakaszok. Hasonlóképpen, az Outlook lehetővé teszi az e-mailek egyéni csoportokba rendezését.
Használjon szűrőket, szabályokat és címkéket
A szűrők és szabályok meghatározott mappákba irányítják a bejövő e-mail üzeneteket. Időt takaríthatnak meg, és gondoskodhatnak arról, hogy a legfontosabb e-mailekre összpontosítsa figyelmét. A címkék jó módszert jelenthetnek az e-mailek rendszerezésére és nyomon követésére, mivel lehetővé teszik az üzenetek különböző címkék szerinti rendezését a mappák használata helyett.
formákat készíteni
Néha a végén többször is küld hasonló e-maileket. A dolgok megkönnyítése érdekében e-mail-sablonokat állíthat be és használhat e-mailek küldéséhez, így nem kell mindig ugyanazt az üzenetet írnia. A Gmailben olyan eszközöket is használhat, mint a Smart Write és az Intelligens válasz, hogy gyorsabban írjon e-maileket.
iratkozzon le
Leiratkozás a levelezőlistákról és a promóciós e-mailekről. Nézze át hírleveleit, és győződjön meg arról, hogy csak a már elolvasott üzenetekre iratkozott fel, és törölje azokat az üzeneteket, amelyeket mostanában nem olvasott el. Ezenkívül mindenképpen iratkozzon le minden olyan közösségimédia-értesítésről, amelyre nincs szüksége. (Előfordulhat, hogy ennek kikapcsolásához be kell lépnie a közösségimédia-fiókok beállításaiba.) Másik megoldásként használhat külön e-mail fiókot a promóciós e-mailekhez, és a fontos e-maileket a fő fiókjában tárolhatja.
Dobja el a tömeges e-maileket, amelyekre nincs szüksége
Ha egy beszélgetésben másolatot kap, nem kell frissítenie, vagy ha egy válasz minden e-mail szálban van, figyelmen kívül hagyhatja ezt a szálat, hogy elkerülje az összes választ. Ehhez nyissa meg a szál bármelyik üzenetét, koppintson a képernyő tetején (a tárgysor felett) lévő három pontra, és válassza ki a Gmail legördülő menüjének „Ignore” (Ignore) elemét, vagy ha használja a „Ignore” (Ignore) lehetőséget. kilátások.
Ne tegye a beérkező leveleket a teendők listájává
Csábító lehet egy e-mailt "olvasatlanként" megjelölni, emlékeztetve arra, hogy válaszoljak rá (ebben határozottan hibás vagyok), vagy mert olyan feladatot tartalmaz, amelyet el kell végeznie, de a beérkező levelek mappáját is összezavarhatja. Vezess egy külön teendőlistát (erre rengeteg alkalmazás áll rendelkezésre, vagy használhatod az alapjegyzet- vagy cetlikalkalmazást), vagy tedd egy adott mappába. Ha Gmailt használ, a beérkező levelekkel együtt használhatja a Google Task alkalmazást is; Egyszerűen kattintson a képernyő jobb alsó sarkában található kis „Show Side Panel” nyílra, és válassza ki a Feladatok ikont ott.
Célszerű külön listákat futtatni, hogy frissíthesse őket az e-mailjeiből származó elemekkel. Például, ha e-mailjei linkeket tartalmaznak olyan cikkekre, amelyeket el szeretne olvasni, amikor több ideje van, kezdje egy olvasnivalóval – csak ne tartsa a postaládájában.
