E-mailek gyors feladattá alakítása Ez a cikkünk arról szól, hogyan alakíthatjuk e-mailjeinket feladatokká.
Ha az OHIO-t használja (csak egyszer foglalkozzon vele) az e-mailek rendezésére, akkor valószínűleg néhány e-mailt feladattá kell alakítania. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan teheti meg gyorsan és hatékonyan, hogy továbbra is kezelhesse egyéb e-mailjeit.
Legyen gyors és egyszerű
A postaládája nem egy teendőlista; Ez egy bejövő levél. Nagy a kísértés, hogy az e-maileket a beérkező levelek mappájában hagyja, mert így egyszerűbb, de akkor az elvégzendő feladatok az e-mail beérkező levelek özönébe temetik.
Ez az oka annak, hogy az emberek bajba kerülnek. Az e-mailek feladattá alakításának manuális folyamata gyakran a következőképpen zajlik:
- Nyissa meg kedvenc feladatlista-kezelőjét.
- Hozzon létre egy új feladatot.
- Másolja ki és illessze be az e-mail megfelelő részeit az új feladatba.
- Állítsa be a részleteket, például a prioritást, a határidőt, a színkódot és bármi mást, amit használ.
- Mentse el az új feladatot.
- E-mail archiválása vagy törlése.
Ez hat lépés, csak hogy hozzáadjon valamit a teendők listájához. Nem csoda, hogy a végén az e-mailek zsúfolják a beérkező leveleket. Mi lenne, ha ezt a hat lépést négyre vágnád? vagy három?
Hát lehet! Megmutatjuk, hogyan.
Kapcsolódó: 7 ismeretlen Gmail-funkció, amelyet érdemes kipróbálni
Egyes e-mail kliensek jobban tudnak feladatokat létrehozni, mint mások
Számos kliens áll rendelkezésre az e-mailek kezelésére, és ahogy az várható is, egyesek jobbak a feladatok létrehozásához, mint mások.
A webes kliensek esetében a Gmail nagyon jól végzi a munkát. A Tasks alkalmazás be van építve, és egyszerűen feladattá alakíthatja a leveleket. Van még egy billentyűparancs is, amellyel közvetlenül levelekből hozhat létre feladatokat – nincs szükség egérre. Ha nem szeretne asztali klienst, akkor valószínűleg a Gmail a legjobb választás.
A Windows asztali kliensek esetében az Outlook nyer. A Thunderbird rendelkezik néhány beépített feladatkezelési funkcióval, amelyek nem rosszak, de az Outlook sokkal gördülékenyebb, és lehetővé teszi számtalan harmadik féltől származó alkalmazáshoz való csatlakozást. Ha valamilyen okból nem tudja használni az Outlookot, a Thunderbird jó alternatíva. Ha már harmadik féltől származó teendőlista-kezelőt használ, a Thunderbird nem vágja a mustárt.
Mac-en kicsit kevésbé pozitív a kép. Az Apple Mail a Gmailhez és az Outlookhoz képest gyengén kezeli a feladatokat. Ha a feladatokat asztali kliensen szeretné kezelni, akkor valószínűleg a legjobb megoldás Thunderbird Mac-hez . Vagy küldhet egy e-mailt egy harmadik fél teendőlista-kezelőjének, és ott kezelheti.
Ami a mobilalkalmazásokat illeti, a Gmail és az Outlook nagyjából ugyanúgy működik. Egyikük sem rendelkezik feladatkészítővel az internetes vagy ügyfélverziókhoz, de mindkettő automatikusan portolja a kiegészítőket harmadik féltől származó alkalmazásokhoz. Tehát ha a Trellóban kezeli a feladatait, és telepítve van a bővítmény a Gmail vagy Outlook kliensben, akkor az automatikusan elérhető lesz, amikor megnyitja a megfelelő mobilalkalmazást is. Ezenkívül, amikor telepít egy Outlook-bővítményt, az automatikusan települ az asztali kliensre és alkalmazások Mobil és internet.
Mivel a Gmail és az Outlook ennek a termésnek a krémje, ezekre fogunk összpontosítani. Ha van kedvenc kliense, aki jól kezeli a feladatkészítést, jelezze kommentben, és megnézzük.
Hozzon létre feladatokat a Gmailből
A Google egy Tasks nevű alkalmazást biztosít, amely a Gmail része. Ez egy egyszerű teendőlista-kezelő nagyon kevés lehetőséggel, bár van egy mobilalkalmazás, amely további testreszabási lehetőségeket kínál. Ha valami egyszerűre van szüksége, amely szorosan együttműködik Gmail-postaládájával, a Google Tasks jó választás. Egy e-mail feladattá alakítása gyerekjáték: az e-mail megnyitásakor kattintson a Továbbiak gombra a tálcán, és válassza a Hozzáadás a teendőkhez lehetőséget.
Ha alacsony ember vagy, a Shift + T ugyanezt teszi. A Feladatok alkalmazás megnyílik az oldalsávban, és megjeleníti az új feladatot.
Ha módosítania kell a feladatot határidő, további részletek vagy részfeladatok hozzáadásához, kattintson a Szerkesztés ikonra.
Nincs szükség a változtatások mentésére, mivel ez automatikusan megtörténik. Ha végzett, kattintson az Archiválás gombra a beérkező levelek között (vagy használja az "e" billentyűparancsot), hogy áthelyezze az e-mailt az archívumba.
Ez három egyszerű lépés:
- Kattintson a Hozzáadás a feladatokhoz lehetőségre (vagy használja a Shift + T billentyűparancsot).
- Állítson be határidőt, további részleteket vagy részfeladatokat.
- Archiválja (vagy törölje) az e-mailt.
Bónuszként beállíthatja, hogy a Chrome megjelenítse a feladatait Amikor új lapot nyit meg . Van egy alkalmazás iOS és Android a Google Tasks számára . A mobilalkalmazásban ugyanolyan egyszerű feladatot létrehozni, mint a webalkalmazásban. Kattintson a három pontra a levél tetején, és válassza a „Hozzáadás a feladatokhoz” lehetőséget.
Ez azonnal új feladatot hoz létre.
Ha a Google Tasks nem rendelkezik mindennel, amire szüksége van, vagy ha már elégedett egy másik feladatkezelővel, valószínűleg van hozzá egy Gmail-bővítmény. Jelenleg vannak kiegészítők a népszerű teendő alkalmazásokhoz, például az Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello és mások számára (bár nincsenek Microsoft To-Do vagy Apple Reminders).
Korábban általánosságban foglalkoztunk a Gmail-bővítmények és a Trello-bővítmény telepítésével kimondottan . A különböző bővítmények különböző lehetőségeket kínálnak, de általában az összes teendőlista-bővítmény lehetővé teszi, hogy közvetlenül egy adott e-mailből adjon hozzá egy feladatot. A teendőlista-kiegészítők webes és mobilalkalmazásként is elérhetők, amelyek automatikusan szinkronizálódnak egymással. A Google Tasks-hoz hasonlóan a Gmail mobilalkalmazásban is hozzáférhet a bővítményekhez.
Hozzon létre feladatokat az Outlookból
Az Outlook rendelkezik egy beépített Tasks nevű alkalmazással, amely webalkalmazásként is elérhető az Office 365-ben. Itt a dolgok kicsit bonyolultabbak, mert 2015 van. A Microsoft megvásárolta a Wunderlistet A híres feladatkezelő. Az elmúlt négy évet azzal töltöttem, hogy egy új, csak webes Office 365 alkalmazássá alakítsam át (talán kicsit fantáziátlanul) Microsoft To-Do. Végül felváltja az Outlook beépített Tasks funkcióját.
Egyelőre azonban a Tasks alkalmazás továbbra is az Outlook feladatkezelője, és nincs pontos dátum vagy Outlook-verzió, amikor ez megváltozik. Ezt csak azért említjük meg, mert ha O365-öt használ, azt tapasztalja, hogy az Outlook Tasks-hoz hozzáadott feladatok a Microsoft To-Do-ban is megjelennek. A To-Do még nem jeleníti meg a feladathoz hozzáadható összes adatot, de valamikor meg fog jelenni.
Egyelőre a Microsoft Tasks a beépített Outlook feladatkezelő, ezért erre fogunk összpontosítani.
Az Outlook Desktop Client használata
A Microsoft hagyományosan itt jeleskedik, és itt sem hagynak cserben. Többféle módon is létrehozhat egy feladatot e-mailből, hogy minden ízlést kielégítsen. Tudnál:
- Húzzon egy e-mailt a munkaablakba.
- Helyezze át vagy másolja át az e-mailt a Feladatok mappába a jobb gombbal kattintson a helyi menüből.
- Feladat létrehozásához használja a Gyors lépést.
A Quick Step használatára fogunk összpontosítani, mivel ez biztosítja a legtöbb pénzt, és a megfelelő billentyűparancsot is hozzárendelheti a Quick Step funkcióhoz.
Ha még soha nem használta az Outlook Tasks-t, tekintse meg a következőt: Útmutató a munkaablakhoz Így a feladatait a levelei mellett láthatja.
Ha a munkaablak megnyílik, létrehozunk egy gyors lépést, amely olvasottként jelöli meg az e-mailt, létrehoz egy feladatot, és áthelyezi az e-mailt az archívumba. Hozzáadunk egy billentyűparancsot is, így soha nem kell az egeret használnia feladat létrehozásához e-mailből.
A Quick Steps lehetővé teszi több művelet kiválasztását egy gombnyomással (vagy billentyűkóddal). Könnyen létrehozható, és még egyszerűbb a használata, de ha még nem nézte meg, nálunk igen Végső útmutató róla . Miután elolvasta ezt az útmutatót, hozzon létre egy új Gyors lépést, majd adja hozzá a következő műveleteket:
- Hozzon létre egy feladatot az üzenet törzsével.
- Jelöld olvasottként.
- Navigáljon a mappához (és válassza ki az archív mappát, mint mappa, ahová tovább szeretne lépni).
Válasszon hozzá egy billentyűparancsot, adjon neki nevet (például „Feladat létrehozása és archívum”), majd kattintson a Mentés gombra. Most már látható a Kezdőlap > Gyors lépések részben.
Most, ha egy e-mailt feladattá szeretne alakítani, egyszerűen kattintson a Gyors lépésre (vagy használjon billentyűparancsot), és új feladat jön létre. A címet az e-mail tárgysorából veszi, és az e-mail törzse lesz a tartalom.
Módosítsa a kívánt részleteket (sokkal több testreszabási lehetőség van az Outlook Tasksben, mint a Gmail Tasksban), majd kattintson a Mentés és bezárás gombra.
A Gmaillel ellentétben el kell mentenie az új feladatot, de a Gmaillel ellentétben a Quick Step archiválja az e-maileket.
Tehát itt van három egyszerű lépés az Outlookhoz is:
- Kattintson a Gyors lépés lehetőségre (vagy használja a beállított parancsikont).
- Módosítsa az opciókat vagy részleteket, ahogy jónak látja.
- Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
Az Outlook Web App használata
Ezen a ponton azt várhatja, hogy megmutatjuk, hogyan hozhat létre feladatokat az Outlook webalkalmazásával (Outlook.com). Nem fogjuk, mert nincs natív módja annak, hogy egy e-mailt feladattá alakítsunk az Outlook webalkalmazásban. Megjelölheti a levelet, ami azt jelenti, hogy megjelenik a feladatlistában, de ennyi.
Ez egy meglepő cenzúra a Microsoft részéről. Nem tehetjük meg, hogy egy bizonyos ponton el fog térni a Microsoft To-Do felé, amely szoros Outlook > To-Do integrációt fog tartalmazni.
A dolgok egy kicsit jobbak, ha harmadik féltől származó alkalmazások integrációjáról van szó. Jelenleg vannak kiegészítők a népszerű teendő alkalmazásokhoz, mint például az Asana, Jira, Evernote és Trello, valamint mások (bár nincsenek Gmail-feladatok vagy Apple-emlékeztetők). A különböző bővítmények különböző lehetőségeket kínálnak, de a Gmailhez hasonlóan a teendőlista-bővítmények általában lehetővé teszik, hogy közvetlenül egy adott e-mailből adjon hozzá egy feladatot, és automatikusan szinkronizálja a webes és a mobilalkalmazásokat.
Az Outlook Mobile App használata
Az Outlook webalkalmazáshoz hasonlóan nincs natív mód arra, hogy a leveleket feladattá alakítsa az Outlook mobilalkalmazásból, bár a Microsoft To-Do mindkettő számára elérhető iOS و Android . Nyomon követi az Outlook alkalmazások bármelyikében megjelölt e-maileket, de ez valójában nem ugyanaz, mint a feladatintegráció. Ha az Outlook e-maileket Outlook-feladatokká szeretné konvertálni, akkor valóban az Outlook klienst kell használnia.
Ha harmadik féltől származó feladatlista-kezelőt használ, akkor elérheti a bővítményeket, amikor az Outlook mobilalkalmazásban van.
Hozzon létre feladatokat az Apple Mailből
Ha Apple Mail-t használ, az egyetlen valódi lehetősége az, hogy továbbítsa leveleit egy harmadik féltől származó alkalmazásnak (például az Any.do vagy a Todoist), és ott kezelje a feladatait, vagy húzza át az e-maileket az emlékeztetők közé. Tehát az Apple esetében a manuális folyamat a következő:
- Nyissa meg kedvenc feladatlista-kezelőjét.
- Továbbítsa az e-mailt egy harmadik féltől származó alkalmazásnak, vagy dobja be az emlékeztetők közé.
- Állítsa be a részleteket, például a prioritást, a határidőt, a színkódot és bármi mást, amit használ.
- Mentse el az új feladatot.
- E-mail archiválása vagy törlése.
Nem sokat tehet a folyamat javítása érdekében, mert az Apple nem kötötte túl szorosan a levelezést és az emlékeztetőket. A cég nem tesz lehetővé sok integrációt harmadik féltől származó alkalmazásokkal. Amíg ez nem változik (és kételkedünk abban, hogy ez hamarosan megtörténik), a legjobb megoldás az, ha továbbítja leveleit egy harmadik fél teendőlista-kezelőjének.
Ha inkább csak egyszer szeretné kezelni az e-maileket, a feladatok létrehozásának a lehető leggyorsabbnak és egyszerűbbnek kell lennie. Ellenkező esetben a beérkezett üzenetek a teendők listája marad.
A teendőlista-kezelőkkel és harmadik féltől származó bővítményekkel a Gmail és az Outlook biztosítja azokat az eszközöket, amelyekkel gyorsan, egyszerűen és hatékonyan hozhat létre feladatokat e-mailekből.
