Ձեր էլ.փոստի հետ արդի մնալը կարող է սթրեսային, ժամանակատար և ձանձրալի լինել: Դժվար չէ մեծ քանակությամբ չընթերցված նամակներ կուտակելը։ Դրա պատճառով հեշտ է շարունակել ստուգել հաղորդագրությունների մշտական հոսքը՝ այլ առաջադրանքների հաշվին:
Ես ունեմ բազմաթիվ էլ. Այսպիսով, ես որոշ հետազոտություններ կատարեցի և հավաքեցի խորհուրդներ, թե ինչպես բարելավել իմ մուտքի արկղի կառավարումը: Ահա մի քանի օգտակար խորհուրդներ, որոնք ես գտել եմ, որպեսզի հեշտացնեք ձեր մուտքի արկղը կառավարելը, ավելի քիչ ժամանակ հատկացնեք էլ. նամակներին և համոզվեք, որ չեք մոռանում պատասխանել կարևոր հաղորդագրությանը:
Մի ստուգեք ձեր բոլոր նամակները, երբ դրանք մուտքագրվում են
Օրվա ընթացքում ձեր մուտքի արկղում էլեկտրոնային նամակների միջոցով հեշտ է շեղվել, նույնիսկ երբ դուք ինչ-որ կարևոր բանի մեջ եք: Ստանալուց հետո յուրաքանչյուրը կարդալու փոխարեն, ամեն օր որոշ ժամանակ հատկացրեք ձեր էլ. նամակներին անցնելու և պատասխանելու համար: Եթե կարևոր նամակներ կամ հայտարարություններ փնտրելու կարիք չունեք, օրվա ընթացքում մի քանի կարճ ընդմիջումներ կատարեք՝ ստուգելու ձեր էլ. Հակառակ դեպքում, դուրս մնացեք ձեր մուտքի արկղից:
Նաև լավ գաղափար է շաբաթը մեկ կամ մի քանի օրը մեկ ավելի երկար ժամանակ հատկացնել՝ ձեր մուտքի արկղը կազմակերպելու դժվարին աշխատանք կատարելու համար, օրինակ՝ թղթապանակներ և պիտակներ ստեղծելն ու օգտագործելը և այդ երկար նամակներն ուղարկելը:
Եթե դուք դեռ գտնում եք, որ զննարկում եք ձեր էլփոստի հավելվածը, կարող եք նաև անջատել էլփոստի ծանուցումները, փակ պահել էլփոստի հավելվածը և համոզվել, որ ձեր մուտքի արկղը բաց չեք թողել մեկ այլ ներդիրում:
Պետք չէ բոլորին միանգամից պատասխանել
Երբ դուք կատարում եք ձեր սովորական մուտքի արկղի ստուգումներից մեկը, գործ ունեցեք միայն նամակների հետ, որոնք հնարավոր է արագ լուծել: Եթե նամակը արագ պատասխանի կարիք ունի, բացեք այն և պատասխանեք, մինչ թերթում եք ձեր հաղորդագրությունները: Բայց եթե դրա համար ավելի շատ ժամանակ է պետք, այդ ժամանակ հատկացրեք՝ ավելի ուշ պատասխանելու համար: Դուք կարող եք դասակարգել այս նամակները, տեղադրել դրանք որոշակի թղթապանակում կամ օգտագործել հետաձգման գործառույթը՝ նամակն ավելի հարմար ժամանակ ստանալու համար:
Ստեղծեք բազմաթիվ բաժիններ կամ թղթապանակներ ձեր մուտքի արկղում
Օգտագործեք տարբեր թղթապանակներ ձեր նամակները պահելու համար: Սրանք կարող են հիմնված լինել կարևորության, հրատապության, դրանց հետ կապված որքան ժամանակ է պահանջվում կամ նրանց պահանջվող գործողությունների տեսակների վրա: Gmail-ի լռելյայն ներդիրների դասավորությունը և Outlook-ում Կենտրոնացված մուտքի արկղը կարող են օգնել զտել սպամ և գովազդային էլ. նամակները և հեշտացնել կարևոր նամակներ գտնելն ու ստուգելը: Gmail-ում կարող եք նաև փոխել ձևաչափը, որպեսզի ձեր նամակները դասավորվեն տարբեր բաժինների, և դուք կարող եք ընտրել, թե որոնք են այդ բաժինները: Նմանապես, Outlook-ը թույլ է տալիս կազմակերպել ձեր էլփոստը հատուկ խմբերի մեջ:
Օգտագործեք զտիչներ, կանոններ և պիտակներ
Զտիչներն ու կանոնները ուղղորդում են մուտքային էլփոստի հաղորդագրությունները կոնկրետ թղթապանակներ: Նրանք կարող են օգնել խնայել ժամանակը և համոզվեք, որ ձեր ուշադրությունը կենտրոնացնեք ամենակարևոր նամակների վրա: Պիտակները կարող են նաև լավ միջոց լինել կազմակերպելու և օգնելու ձեզ հետևել ձեր էլ. փոստին՝ թույլ տալով ձեզ դասավորել ձեր հաղորդագրություններն ըստ տարբեր պիտակների՝ թղթապանակներ օգտագործելու փոխարեն:
կաղապարներ պատրաստել
Երբեմն դուք հայտնվում եք նմանատիպ նամակներ բազմիցս ուղարկելու համար: Գործերն ավելի հեշտ դարձնելու համար դուք կարող եք ստեղծել և օգտագործել էլփոստի ձևանմուշներ՝ նամակներ ուղարկելու համար, որպեսզի ստիպված չլինեք անընդհատ նույն հաղորդագրությունը գրել: Դուք կարող եք նաև օգտագործել այնպիսի գործիքներ, ինչպիսիք են Smart Write-ը և Smart Reply-ը Gmail-ում, որոնք կօգնեն ավելի արագ գրել նամակներ:
ապաբաժանորդագրվել
Բաժանորդագրվել փոստային ցուցակներից և գովազդային նամակներից: Անցեք ձեր տեղեկագրերը և համոզվեք, որ գրանցվել եք միայն այն հաղորդագրությունների համար, որոնք արդեն կարդացել եք, և ջնջեք բոլոր այն հաղորդագրությունները, որոնք վերջերս չեք կարդացել: Նաև համոզվեք, որ բաժանորդագրվեք սոցիալական մեդիայի ցանկացած ծանուցումներից, որոնք ձեզ պետք չեն: (Դա անջատելու համար կարող է անհրաժեշտ լինել մտնել ձեր սոցիալական մեդիայի հաշիվների կարգավորումները:) Որպես այլընտրանք, դուք կարող եք օգտագործել առանձին էլփոստի հաշիվ գովազդային նամակների համար և կարևոր նամակներ պահել ձեր հիմնական հաշվում:
Հեռացրեք զանգվածային նամակները, որոնք ձեզ պետք չեն
Եթե զրույցի ընթացքում CC եք ստանում, կարիք չկա թարմացնելու, կամ դուք պատասխանում եք բոլոր էլփոստի թեմայում, կարող եք անտեսել այս շարանը՝ բոլոր պատասխանները չստանալու համար: Դա անելու համար բացեք շղթայի ցանկացած հաղորդագրություն, հպեք էկրանի վերևի երեք կետերին (վերնագրի վերևում) և ընտրեք «Անտեսել» բացվող ընտրանքներից Gmail-ում կամ «Անտեսել», եթե օգտագործում եք: հեռանկարները.
Ձեր մուտքի արկղը մի դարձրեք ձեր անելիքների ցանկը
Կարող է գայթակղիչ լինել նամակը որպես «չընթերցված» նշելը՝ որպես դրան արձագանքելու հիշեցում (ես հաստատ մեղավոր եմ դրանում) կամ այն պատճառով, որ այն պարունակում է առաջադրանք, որը դուք պետք է կատարեք, բայց դա կարող է նաև խառնաշփոթել ձեր մուտքի արկղը: Պահպանեք առանձին անելիքների ցանկ (դրա համար կան բազմաթիվ հավելվածներ, կամ կարող եք օգտագործել հիմնական նշումները կամ կպչուն նշումների հավելվածը) կամ դրեք այն որոշակի թղթապանակում: Եթե դուք օգտագործում եք Gmail, կարող եք օգտագործել Google Task հավելվածը ձեր մուտքի արկղի հետ միասին. Պարզապես կտտացրեք էկրանի ներքևի աջ անկյունում գտնվող փոքրիկ «Ցույց տալ կողային վահանակը» սլաքը և այնտեղ ընտրեք «Առաջադրանք» պատկերակը:
Լավ կլինի, որ առանձին ցուցակներ աշխատեն, որպեսզի կարողանաք դրանք թարմացնել ձեր էլ.փոստի տարրերով: Օրինակ, եթե ձեր նամակները պարունակում են հղումներ դեպի հոդվածներ, որոնք ցանկանում եք կարդալ, երբ ավելի շատ ժամանակ ունենաք, սկսեք ընթերցանության ցուցակից, պարզապես մի պահեք այն ձեր մուտքի արկղում:
