Panduan Pengguna Bisnis untuk Google Voice

Nah, waktu ujian: Dalam satu kalimat, bisakah Anda memberi tahu saya apa yang dia lakukan? Google Voice ؟

Ini adalah pertanyaan yang bahkan geek Google yang paling diremehkan sekalipun berjuang untuk menjawabnya dengan singkat — dan untuk rata-rata orang waras yang tidak terobsesi dengan teknologi, jawabannya biasanya berada di antara "ya?" dan “Tunggu, apakah ini sama dengan gChat?”

Sungguh, ini tidak mengejutkan. Google Voice adalah salah satu layanan Google yang paling kompleks, membingungkan, dan kurang dipromosikan. Tapi itu juga salah satu yang paling kuat - jika Anda meluangkan waktu untuk mencari tahu persis apa yang Anda lakukan dan bagaimana hal itu dapat bekerja untuk Anda.

Dan terutama jika Anda menggunakan ponsel untuk segala jenis bisnis, ini dapat membuat perbedaan siang dan malam dalam kemampuan Anda untuk tetap terhubung dan seproduktif mungkin, di mana pun Anda bekerja atau perangkat apa pun yang Anda gunakan pada waktu tertentu. momen. Tanpa berlebihan, itu akan sepenuhnya mengubah cara Anda berpikir tentang perangkat seluler modern Anda dan apa itu nomor telepon.

Anggap ini sebagai panduan tidak resmi Anda untuk memulai dengan Google Voice dan kemudian mendapatkan hasil maksimal dari yang kurang dihargai tetapi penuh potensi.

Dasar-Dasar Bisnis Google Voice

Kita akan mulai dengan dasar-dasarnya - dan kembali ke pertanyaan yang saya ajukan di awal percakapan ini: Apa هو Google Suara tepatnya?

Dalam bentuknya yang paling sederhana, Google Voice Ini adalah layanan berbasis cloud yang mengelola nomor telepon Anda untuk Anda. Alih-alih menghubungkan ke kartu SIM dan menautkannya secara khusus ke satu smartphone fisik, nomor Anda tinggal di server Google yang tipis dan sepenuhnya dikendalikan oleh perangkat lunak Google.

Meski terdengar aneh, pengaturan ini pada akhirnya membebaskan nomor Anda dari belenggu tradisionalnya dan memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan berbagai cara yang nyaman dan meningkatkan efisiensi.

Intinya, ini memungkinkan Anda untuk:

1. Lakukan dan terima panggilan menggunakan nomor standar Anda di perangkat apa pun - ponsel, tablet, atau bahkan komputer desktop. Tidak seorang pun yang Anda ajak bicara akan tahu bedanya.
2. Kirim dan terima pesan teks biasa melalui situs suara atau aplikasi di perangkat apa pun kapan saja - bahkan dengan perangkat yang terhubung beberapa sekaligus.

Bersama-sama, ini berarti bahwa ponsel, tablet, atau komputer apa pun yang Anda masuki ke Google Voice secara efektif menjadi "ponsel" Anda — apa pun jenis koneksinya atau bahkan jika layanan selulernya aktif.

Jadi, misalnya, Anda dapat:

• Instal aplikasi Google Voice di Ponsel Android lama , lalu membuatnya berdering saat ada panggilan masuk ke nomor Anda, dapat melakukan panggilan keluar dari nomor Anda, dan Anda dapat mengirim dan menerima teks di nomor tersebut dengan nomor biasa Anda selama terhubung ke Wi-Fi.
• Instal aplikasi Google Voice di Chromebook atau tablet Android Terhubung dengan klien dan rekan kerja dengan cara yang sama dari sana.
• Masuk ke situs web Google Voice di laptop mana pun dan perlakukan panggilan dan pesan di dalamnya seolah-olah Dulu Ponsel Anda – terlepas dari apakah ponsel cerdas Anda saat ini dekat atau aktif.

Hal-hal yang cukup transformatif, bukan? Dan masih banyak lagi: Google Voice juga mentranskripsikan pesan suara secara otomatis dan memungkinkan Anda mendengarkan email أو Baca dari perangkat apa pun yang Anda masuki. Ini membawa pemfilteran spam tingkat Google ke panggilan masuk, pesan teks, dan pesan suara, serta opsi untuk menyaring semua panggilan Anda. Dan itu memberi Anda sistem penerusan panggilan kontekstual yang kuat – hampir seperti Filter Gmail untuk ponsel Anda.

Seperti yang saya katakan, ini adalah layanan yang sangat kuat tetapi juga rumit dan membingungkan. Mari selami dan jelajahi setiap bagian terakhir dari teka-teki sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memanfaatkan sepenuhnya semua yang ditawarkannya.

Memulai Google Voice

Langkah pertama untuk memulai Google Voice adalah Masuk ke layanan Dan persiapkan diri Anda dengan angka. Bagian proses ini paling mudah jika Anda memulai di komputer.

Dengan akun Google individu yang tidak terkait dengan perusahaan, Anda dapat langsung memilih nomor Google Voice baru di kode area mana pun yang tersedia secara gratis, atau Anda dapat memilih untuk membayar $20 untuk memindahkan nomor Ada untuk melayani . Dalam kedua kasus tersebut, Anda harus berada di Amerika Serikat agar memenuhi syarat. (Maaf, teman dunia!)

Dengan akun Google Workspace yang ditautkan ke perusahaan, Voice tersedia di Amerika Serikat serta di Belgia, Kanada, Denmark, Prancis, Jerman, Irlandia, Italia, Belanda, Portugal, Spanyol, Swedia, Swiss, dan Inggris Raya. Administrator ruang kerja Anda harus mengaktifkan layanan untuk Anda, dan biayanya $10, $20 atau $30 per pengguna per bulan Perusahaan ditagih - tergantung pada kategori layanan yang dipilih.

Either way, setelah Anda menetapkan nomor Anda, Anda akan menemukan diri Anda melawan Panel Kontrol Beranda Google Voice . Di sinilah Anda akan selalu dapat melihat panggilan dan pesan terbaru, melakukan panggilan dan pesan Baru , dan membaca atau mendengarkan pesan suara yang tertinggal di nomor Anda.

Selama situs web Anda terbuka, setiap panggilan masuk ke nomor Anda akan berdering di komputer Anda — dan Anda dapat langsung menjawabnya di sana.

Kami akan kembali menjelajahi beberapa pengaturan lanjutan dalam beberapa detik. Pertama, kami perlu mengalihkan fokus sejenak dan menyiapkan Google Voice di ponsel apa pun yang ingin Anda gunakan — termasuk ponsel utama yang Anda andalkan untuk komunikasi sehari-hari.

Siapkan ponsel dengan Google Voice

Sekarang setelah kita selesai dengan pengaturan audio dasar, bagian ini cukup mudah:

• Jika Anda menggunakan ponsel Android, lakukan Unduh dan instal aplikasi Google Voice dari Play Store .
• Jika Anda menggunakan iPhone, lakukan Unduh dan instal aplikasi Suara dari App Store .

Either way, buka aplikasi dan ikuti petunjuk untuk masuk dengan akun Google yang sama yang Anda gunakan dalam pengaturan awal di komputer Anda.

Di Android, Anda akan diminta untuk menghubungkan perangkat ini ke Google Voice agar ponsel dapat melakukan dan menerima panggilan menggunakan nomor Google Voice Anda. Jika ponsel Anda memiliki layanan seluler aktif dengan nomor ل Terhubung ke operator Anda, ikuti langkah-langkah untuk menautkan keduanya dan memungkinkan mereka untuk bekerja sama.

Jika Anda menggunakan ponsel lama atau sekunder Tidak Ini memiliki layanan seluler aktif, lewati saja langkah ini. Anda masih dapat melakukan dan menerima panggilan menggunakan nomor Google Voice Anda setiap kali ponsel terhubung ke jaringan Wi-Fi.

Di Android dan iOS, Anda kemudian akan melihat antarmuka utama dasbor Google Voice — dengan tab untuk panggilan terakhir, kontak, pesan teks, dan pesan suara Anda. Tombol hijau melingkar di sudut kanan bawah layar akan memungkinkan Anda melakukan panggilan baru atau memulai pesan baru, tergantung pada tab yang Anda lihat.

Dan di kedua platform, Anda dapat mengetuk ikon menu tiga baris di sudut kiri atas aplikasi untuk menemukan menu pengaturan utama.

Sebentar lagi, kami akan menjelajahi pengaturan Suara utama langsung dari situs web layanan, di mana setiap opsi terakhir tersedia, tetapi untuk saat ini Anda dapat melihat sekilas Membuat dan Menerima Panggilan (atau Melakukan dan Menerima Panggilan) dan Panggilan Masuk area Dalam Pengaturan Aplikasi. Ini akan mengontrol dengan tepat bagaimana panggilan keluar dan masuk dari nomor suara Anda ditangani ها Perangkat tertentu — jika mereka akan mengandalkan menit seluler yang disediakan oleh operator Anda, dengan asumsi mereka tersedia, atau jika mereka akan bergantung terutama pada Wi-Fi dan/atau data seluler — dan juga jika panggilan masuk akan menyebabkan telepon berdering sehingga Anda menyadarinya.

Secara default, mereka tidak akan melakukannya. Jadi jika Anda ingin dapat menjawab panggilan ke nomor Google Voice Anda di perangkat ini, Anda pasti perlu menyesuaikannya.

Jika Anda memiliki ponsel atau tablet lain yang ingin Anda tambahkan ke dalam mix dan mengizinkan akses ke semua fungsi Google Voice yang sama, ulangi proses yang sama pada salah satu dari mereka, menggunakan aplikasi Android atau iOS yang sesuai.

Ingat saja: jika Anda mengatur semua perangkat ini untuk menjawab panggilan, Anda akan mendapatkan banyak hal berdering setiap kali seseorang memanggil nomor Anda. Jadi jika kamu Tidak Ingin banyak perangkat berbeda yang menuntut perhatian Anda secara bersamaan dengan setiap panggilan masuk, pastikan Anda masuk ke pengaturan notifikasi aplikasi Google Voice di setiap perangkat dan lakukan penyesuaian yang sesuai.

Selain itu, kami siap untuk kembali ke komputer Anda untuk menggali semua pengaturan Google Voice.

Jelajahi Setelan Google Voice

Nah – apakah Anda siap untuk masuk ke beberapa kekuatan terbesar Google Voice?

Kembali ke situs audio desktop, klik ikon roda gigi di sudut kanan atas layar. Ini akan membawa Anda ke menu pengaturan Google Voice lengkap, di mana Anda akan menemukan setiap opsi yang tersedia.

Ya Tuhan, apakah ada begitu banyak dari mereka.

Bagian pertama layar, "Akun", berisi semua nomor dasar dan pengaturan manajemen perangkat, kapan pun Anda perlu membuat perubahan dasar. Satu-satunya hal yang perlu Anda pikirkan saat ini adalah "nomor terkait". Jika Anda ingin menyetel nomor Google Voice Anda untuk meneruskan ke nomor apa pun Lain Yang sudah ada – saluran kantor, telepon seluler sekunder, atau bahkan telepon rekan kerja – klik tombol “Nomor Tertaut Baru” dan ikuti langkah-langkah untuk menambahkan dan mengonfirmasi nomor yang Anda butuhkan.

Selanjutnya, bagian kedua layar, Pesan, memiliki satu sakelar sakelar untuk meneruskan pesan masuk ke email Anda (ke dalam kotak masuk akun Google yang sama). Ini adalah sentuhan sederhana namun berguna, terutama jika Anda tinggal di kotak masuk dan ingin memastikan Anda tidak melewatkan apa pun di siang hari.

Bagian ketiga, "Panggilan", adalah tempat kekuatan sebenarnya dari Google Voice dimulai. Di bawah Penerusan Panggilan, Anda dapat membalik tombol di sebelah nomor terkait yang telah Anda tambahkan untuk meneruskan semua panggilan masuk di nomor Google Voice Anda ke nomor itu setiap saat.

Dan tepat di bawahnya, bagian Penerusan Panggilan Khusus akan memungkinkan Anda mengatur filter kontekstual untuk jenis penerusan spesifik Hanya panggilan ke nomor tertaut yang berbeda. Cukup klik Buat Aturan dan Anda akan dapat memilih kontak individu, grup kontak, atau kategori kontak yang luas seperti penelepon anonim dan kemudian memberi tahu Google Voice apa yang harus dilakukan ketika orang-orang itu menghubungi Anda.

JR Rafael / IDG

Kembali ke layar pengaturan Google Voice utama, bagian Panggilan memiliki beberapa opsi lain yang perlu Anda pertimbangkan:

• Fitur Get Missed Call Email Alerts akan melakukan persis seperti yang Anda harapkan. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan panggilan penting tidak luput dari perhatian.
• Panggilan Layar akan meminta setiap penelepon yang masuk untuk menyebutkan nama mereka dan kemudian menahannya saat Anda mendengar rekaman sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menjawab.
• Opsi Panggilan Masuk akan mengaktifkan kemampuan Anda untuk merekam panggilan masuk dengan menekan 4 dan mengalihkan panggilan yang sedang berlangsung ke salah satu nomor tertaut lainnya dengan menekan tombol * (walaupun hanya pada akun Google individual dan bukan di pengaturan Google Voice terkait ruang kerja, agak aneh).

Gulir ke bawah dari sana ke Pesan Suara dan Anda akan menemukan opsi untuk merekam pesan suara keluar dan mengelola preferensi terkait pesan suara lainnya.

Di bawah Pembayaran, Anda dapat menautkan metode pembayaran untuk menerapkan kredit untuk panggilan internasional, jika diinginkan. Di AS, panggilan yang dilakukan melalui Google Voice ke nomor AS lainnya serta nomor Kanada benar-benar gratis, sementara Panggilan ke negara lain harganya bervariasi .

Dan yang tak kalah pentingnya, di bawah Keamanan, Anda mungkin ingin membalik sakelar di sebelah Pemfilteran Spam. Ini akan memungkinkan sistem deteksi spam Google untuk menghentikan panggilan, pesan, dan pesan suara yang tidak diinginkan agar tidak mengganggu Anda.

Wah! Sudah kubilang Google Voice memiliki banyak lapisan keren, kan? Namun, ambil teleponnya: Kami memiliki sepasang kemungkinan kuat lainnya untuk dijelajahi sebelum kami menyebutnya sehari.

Hadiah Google Voice untuk Bisnis

Salah satu rangkaian fitur Google Voice yang paling berguna hanya tersedia untuk akun bisnis - khususnya, yang menggunakan tingkat layanan Google Voice Standard atau Premier ($20 atau $30 per pengguna per bulan).

Jika organisasi Anda mengikuti rencana tersebut, Anda dapat menghubungi dua opsi pengelolaan telepon lanjutan untuk bisnis:

1. Anda dapat mengatur sistem menu telepon suara profesional yang sepenuhnya otomatis yang menjawab panggilan di salah satu nomor Google Voice Anda dan mengarahkan penelepon ke berbagai tempat bergantung pada waktu dan opsi yang mereka pilih.
2. Anda dapat membuat grup dering yang memudahkan beberapa orang untuk menangani panggilan masuk ke nomor yang sama — seperti nomor satu yang disederhanakan untuk tim penjualan Anda, misalnya. Nomor master dapat menelepon setiap anggota tim terkait secara bersamaan sehingga siapa pun yang menjawab pertama akan menerima panggilan, atau dapat memanggil semua nomor terkait satu per satu dalam urutan acak.

Kedua opsi dapat dikonfigurasi oleh administrator Google Workspace di bagian Google Voice di konsol Google Admin.

Oh, dan satu hal lagi: nomor Google Voice mana pun dapat langsung menghubungi berbagai Kotak dan telepon khusus Yang memungkinkan Anda untuk secara efektif mendapatkan Pada telepon seperti telepon rumah tanpa langganan untuk kantor atau kantor pusat Anda . Anda dapat membuat nomor mandiri melalui Google Voice untuk saluran tersebut dan bahkan melakukan panggilan dari nomor Google Voice lainnya secara otomatis, selain menderingkan perangkat lain, sehingga Anda dapat dengan mudah menjawab panggilan apa pun di mana pun Anda inginkan.

Dan sekarang Anda tahu, dari awal hingga akhir, bagaimana Google Voice dapat mengubah pekerjaan Anda dan cara Anda berpikir tentang ponsel Anda. Yang tersisa hanyalah membuat akun Anda, mengatur segala sesuatunya seperti yang Anda inginkan, dan kemudian menikmati pendekatan baru Anda untuk manajemen nomor telepon.