Come convertire rapidamente le e-mail in attività Questo è il nostro articolo su come trasformare le nostre e-mail in attività.
Se usi OHIO (gestiscilo solo una volta) per ordinare la tua e-mail, probabilmente vorrai trasformare alcune e-mail in attività. Ecco come farlo in modo rapido ed efficiente in modo da poter continuare a gestire le altre tue email.
Rendilo facile e veloce
La tua casella di posta non è una lista di cose da fare; È una posta in arrivo. Si è tentati di lasciare le e-mail nella posta in arrivo perché è più facile, ma poi le attività che devi svolgere sono sepolte nel diluvio della posta in arrivo.
Ecco perché le persone si mettono nei guai. Il processo manuale per convertire un'e-mail in un'attività spesso si svolge in questo modo:
- Apri il tuo gestore elenco attività preferito.
- Crea una nuova attività.
- Copia e incolla le parti rilevanti dell'e-mail nella nuova attività.
- Imposta i dettagli, come priorità, data di scadenza, codice colore e qualsiasi altra cosa stai utilizzando.
- Salva la nuova attività.
- Archivia o elimina e-mail.
Questi sono sei passaggi, solo per aggiungere qualcosa alla tua lista di cose da fare. Non c'è da stupirsi se finisci con le e-mail che ingombrano la tua casella di posta. E se potessi tagliare quei sei passaggi in quattro? o tre?
Bene puoi! Ti mostreremo come.
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Alcuni client di posta elettronica sono più bravi di altri nella creazione di attività
Ci sono molti client disponibili per gestire la tua e-mail e, come potresti aspettarti, alcuni sono migliori di altri per la creazione di attività.
Per i client web, Gmail fa il suo lavoro molto bene. L'app Attività è integrata ed è facile trasformare la posta in un'attività. C'è anche una scorciatoia da tastiera per creare un'attività direttamente dalla posta, senza bisogno del mouse. Se non vuoi un client desktop, Gmail è probabilmente la soluzione migliore.
Per i client desktop Windows, Outlook vince. Thunderbird ha alcune funzionalità integrate di gestione delle attività, che non sono male, ma Outlook è molto più fluido e ti consente di connetterti a una miriade di app di terze parti. Se per qualche motivo non riesci a utilizzare Outlook, Thunderbird è una buona alternativa. Se stai già utilizzando un gestore di elenchi di cose da fare di terze parti, Thunderbird non taglierà la senape.
Su un Mac, l'immagine è un po' meno positiva. Apple Mail gestisce le attività in modo scadente rispetto a Gmail e Outlook. Se vuoi gestire le attività su un client desktop, probabilmente l'opzione migliore è Thunderbird per Mac . Oppure puoi inviare un'e-mail a un gestore di elenchi di cose da fare di terze parti e gestirla lì.
Quando si tratta di app mobili, Gmail e Outlook funzionano più o meno allo stesso modo. Nessuno di loro ha builder di attività per le versioni Web o client, ma entrambi trasferiscono automaticamente i componenti aggiuntivi su app di terze parti. Quindi, se gestisci le tue attività in Trello e hai installato il componente aggiuntivo nel tuo client Gmail o Outlook, sarà automaticamente disponibile quando aprirai anche l'app mobile corrispondente. Inoltre, quando si installa un componente aggiuntivo di Outlook, viene installato automaticamente nel client desktop E applicazioni Mobile e web.
Poiché Gmail e Outlook sono la crema di questo particolare raccolto, ci concentreremo su quelli. Se hai un client preferito che gestisce bene la creazione delle attività, faccelo sapere nei commenti e daremo un'occhiata.
Crea attività da Gmail
Google fornisce un'app chiamata Tasks, inclusa in Gmail. È un semplice gestore di elenchi di cose da fare con pochissime opzioni, sebbene esista un'app mobile che ti offre alcune opzioni di personalizzazione aggiuntive. Se hai bisogno di qualcosa di semplice che funzioni perfettamente con la tua casella di posta di Gmail, Google Task è una scelta solida. Trasformare un'e-mail in un'attività è un gioco da ragazzi: con l'e-mail aperta, fai clic sul pulsante Altro nella barra delle applicazioni e seleziona Aggiungi a Da fare.
Se sei una persona bassa, Maiusc + T fa la stessa cosa. L'app Attività si apre nella barra laterale che mostra la tua nuova attività.
Se è necessario modificare l'attività per aggiungere una data di scadenza, dettagli aggiuntivi o attività secondarie, fare clic sull'icona Modifica.
Non è necessario salvare le modifiche, poiché ciò avviene automaticamente. Quando hai finito, fai clic sul pulsante Archivia nella posta in arrivo (o usa la scorciatoia da tastiera "e") per spostare l'e-mail nel tuo archivio.
Questi sono tre semplici passaggi:
- Fai clic sull'opzione Aggiungi alle attività (o usa la scorciatoia Maiusc + T).
- Imposta una data di scadenza, dettagli aggiuntivi o attività secondarie.
- Archivia (o elimina) l'e-mail.
Come bonus, puoi impostare Chrome per visualizzare le tue attività Quando apri una nuova scheda . C'è un'app iOS e Android per Google Task . È facile creare un'attività nell'app mobile come nell'app web. Fai clic sui tre punti nella parte superiore della posta e seleziona "Aggiungi alle attività".
Questo crea una nuova attività all'istante.
Se Google Task non ha tutto ciò di cui hai bisogno o se ti senti già a tuo agio con un altro task manager, probabilmente c'è un componente aggiuntivo di Gmail per questo. Attualmente sono disponibili componenti aggiuntivi per app di cose da fare popolari, come Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello e altre (sebbene non ci siano Microsoft To-Do o Apple Reminders).
In precedenza abbiamo trattato l'installazione dei componenti aggiuntivi di Gmail in generale e il componente aggiuntivo Trello nello specifico . Componenti aggiuntivi diversi ti offrono opzioni diverse, ma tutti i componenti aggiuntivi dell'elenco di cose da fare generalmente ti consentono di aggiungere un'attività direttamente da un'e-mail specifica. I componenti aggiuntivi dell'elenco di cose da fare sono disponibili anche come app Web e mobili che si sincronizzano automaticamente tra loro. E come Google Task, puoi accedere ai componenti aggiuntivi quando sei nell'app mobile di Gmail.
Crea attività da Outlook
Outlook ha un'app integrata chiamata Attività, disponibile anche come app Web in Office 365. Le cose si complicano un po' qui perché è il 2015 Microsoft ha acquistato Wunderlist Il famoso task manager. Ho passato gli ultimi quattro anni a trasformarlo in una nuova app di Office 365 solo per il Web chiamata (forse un po' priva di fantasia) Microsoft To-Do. Alla fine sostituirà la funzionalità di attività integrata in Outlook.
Tuttavia, per ora, l'app Attività è ancora il task manager di Outlook e non esiste una data esatta o una versione di Outlook quando questo cambierà. Ne parliamo solo perché se usi O365, scoprirai che tutte le attività che aggiungi alle attività di Outlook vengono visualizzate anche in Microsoft To-Do. Da fare non mostra ancora tutti i dati che puoi aggiungere a un'attività, ma a un certo punto lo farà.
Per ora, Microsoft Tasks è il task manager di Outlook integrato, quindi ci concentreremo su quello.
Utilizzo del client desktop di Outlook
È qui che Microsoft eccelle tradizionalmente e non ti deludono nemmeno qui. Esistono diversi modi per creare un'attività da un'e-mail per soddisfare tutti i gusti. Potresti:
- Trascina e rilascia un messaggio di posta elettronica nel riquadro attività.
- Sposta o copia l'e-mail nella cartella Attività dal menu di scelta rapida del pulsante destro del mouse.
- Utilizzare Quick Step per creare un'attività.
Ci concentreremo sull'utilizzo di Quick Step in quanto ciò fornisce il massimo per il tuo dollaro e puoi assegnare una scorciatoia da tastiera a Quick Step per buona misura.
Se non hai mai utilizzato le attività di Outlook prima, vedi La nostra guida al riquadro attività Così puoi vedere le tue attività accanto alla tua posta.
Una volta aperto il riquadro delle attività, creeremo un passaggio rapido che contrassegna l'e-mail come letta, crea un'attività e sposta l'e-mail nel tuo archivio. Aggiungeremo anche una scorciatoia da tastiera, così non dovrai mai usare il mouse per creare un'attività da un'e-mail.
Quick Steps ti consente di selezionare più azioni con il clic di un pulsante (o scorciatoia da tastiera). È facile da creare e ancora più facile da usare, ma se non l'hai mai verificato prima, lo abbiamo Guida definitiva a riguardo . Dopo aver letto questa guida, crea un nuovo passaggio rapido, quindi aggiungi le seguenti azioni:
- Crea un'attività con il corpo del messaggio.
- Segna come letto.
- Passare alla cartella (e selezionare la cartella di archivio come cartella in cui andare).
Scegli una scorciatoia da tastiera per esso, assegnagli un nome (come "Crea attività e archivio"), quindi fai clic su Salva. Ora è visibile nella sezione Home > Passi rapidi.
Ora, quando vuoi trasformare un'e-mail in un'attività, fai semplicemente clic su Quick Step (o usa una scorciatoia da tastiera) e creerà una nuova attività. Prende il titolo dalla riga dell'oggetto dell'e-mail e il corpo dell'e-mail diventa il contenuto.
Modifica tutti i dettagli che desideri (ci sono molte più opzioni di personalizzazione in Attività di Outlook rispetto a quelle in Attività di Gmail) e fai clic su Salva e chiudi.
A differenza di Gmail, devi salvare la nuova attività, ma anche a differenza di Gmail, Quick Step archivia l'e-mail per te.
Quindi ecco tre semplici passaggi anche per Outlook:
- Fai clic su Quick Step (o usa la scorciatoia che hai impostato).
- Regola eventuali opzioni o dettagli come meglio credi.
- Fare clic su Salva e chiudi.
Utilizzo dell'app Web di Outlook
A questo punto, potresti aspettarti che ti mostriamo come creare un'attività utilizzando l'app Web di Outlook (Outlook.com). Non lo faremo perché non esiste un modo nativo per trasformare un'e-mail in un'attività nell'app Web di Outlook. Puoi contrassegnare la posta, il che significa che apparirà nell'elenco delle attività, ma il gioco è fatto.
Questa è una censura sorprendente da parte di Microsoft. Non possiamo fare a meno di pensare che a un certo punto ci sarà un passaggio a Microsoft To-Do che includerà una stretta integrazione con Outlook> To-Do.
Le cose vanno un po' meglio quando si tratta di integrazione di app di terze parti. Al momento ci sono componenti aggiuntivi per app di cose da fare popolari, come Asana, Jira, Evernote e Trello, così come altre (sebbene non ci siano attività Gmail o promemoria Apple). Componenti aggiuntivi diversi ti offrono opzioni diverse, ma, come con Gmail, i componenti aggiuntivi dell'elenco di cose da fare in genere ti consentono di aggiungere un'attività direttamente da un'e-mail specifica, sincronizzando automaticamente sia il Web che le app mobili.
Utilizzo dell'app Outlook Mobile
Proprio come l'app Web di Outlook, non esiste un modo nativo per trasformare la posta in un'attività dall'app per dispositivi mobili di Outlook, sebbene Microsoft To-Do sia disponibile per entrambi iOS و Android . Tiene traccia delle e-mail che hai contrassegnato in una qualsiasi delle app di Outlook, ma non è proprio la stessa cosa dell'integrazione delle attività. Se desideri convertire le e-mail di Outlook in attività di Outlook, devi davvero utilizzare il client Outlook.
Se usi un gestore elenco di cose da fare di terze parti, puoi accedere ai componenti aggiuntivi quando sei nell'app Outlook per dispositivi mobili.
Crea attività da Apple Mail
Se utilizzi Apple Mail, le tue uniche vere opzioni sono inoltrare la tua posta a un'app di terze parti (come Any.do o Todoist) e gestire lì le tue attività, oppure trascinare e rilasciare le email nei tuoi promemoria. Quindi, per Apple, il processo manuale è:
- Apri il tuo gestore elenco attività preferito.
- Inoltra l'e-mail a un'app di terze parti o inseriscila nei promemoria.
- Imposta i dettagli, come priorità, data di scadenza, codice colore e qualsiasi altra cosa stai utilizzando.
- Salva la nuova attività.
- Archivia o elimina e-mail.
Non c'è molto che puoi fare per migliorare questo processo perché Apple non ha legato troppo strettamente Mail e Promemoria. L'azienda inoltre non consente molta integrazione con app di terze parti. Fino a quando questo non cambierà (e dubitiamo che accadrà presto), la tua migliore opzione è inoltrare la tua posta a un gestore di elenchi di cose da fare di terze parti.
Se preferisci gestire le tue e-mail una sola volta, creare attività dovrebbe essere il più semplice e veloce possibile. Altrimenti, la tua casella di posta rimarrà un elenco di cose da fare.
Con gestori di elenchi di cose da fare e componenti aggiuntivi di terze parti, Gmail e Outlook ti offrono gli strumenti necessari per creare attività dalle e-mail in modo rapido, semplice ed efficiente.
