מדריך למשתמש עסקי ל-Google Voice

ובכן, זמן מבחן: במשפט אחד, תוכל לומר לי בדיוק מה הוא עושה Google Voice ؟

זו שאלה שאפילו הגיקים הכי לא מוערכים בגוגל מתקשים לענות עליה בתמציתיות - ולאדם השפוי הממוצע שאינו אובססיבי לטכנולוגיה, התשובה בדרך כלל נופלת איפשהו באמצע "הא?" ו"רגע, זה אותו דבר כמו gChat?"

באמת, זה לא מפתיע. Google Voice הוא אחד משירותי Google המורכבים, המבלבלים והמקודמים בצורה גרועה ביותר. אבל זה גם אחד החזקים ביותר - אם אתה לוקח את הזמן כדי לגלות בדיוק מה אתה עושה ואיך זה יכול לעבוד בשבילך.

ובמיוחד אם אתה משתמש בטלפון שלך לכל סוג של עסק, זה יכול לעשות הבדל יום ולילה ביכולת שלך להישאר מחובר ופרודוקטיבי ככל האפשר, לא משנה היכן אתה עובד או באיזה סוג מכשיר אתה משתמש בכל נתון רֶגַע. בלי הגזמה, זה ישנה לחלוטין את הדרך שבה אתה חושב על המכשירים הניידים המודרניים שלך ומה זה מספר טלפון.

ראה את המדריך הלא רשמי שלך לתחילת העבודה עם Google Voice ואז להפיק את המרב מהלא מוערך אך מלא בפוטנציאל.

Google Voice Business Basics

נתחיל מהבסיס – ונחזור לשאלה ששאלתי בתחילת השיחה הזו: מה הוא Google Voice בדיוק?

בצורה הפשוטה ביותר, Google Voice זהו שירות מבוסס ענן שמנהל עבורך את מספר הטלפון שלך. במקום להתחבר ל-SIM ולקשר אותו ספציפית לסמארטפון פיזי יחיד, המספר שלך חי בשרת דק של גוגל ונשלט לחלוטין על ידי תוכנת גוגל.

עד כמה שזה נשמע מוזר, הסידור הזה משחרר בסופו של דבר את המספרים שלך מהכבלים המסורתיים שלהם ומאפשר לך לתקשר בכל מיני דרכים נוחות ומשפרות יעילות.

למעשה, זה מאפשר לך:

1. בצע וקבל שיחות באמצעות המספר הסטנדרטי שלך בכל מכשיר - טלפון, טאבלט או אפילו מחשב שולחני. אף אחד שאתה מדבר איתו לא יבין את ההבדל.
2. שלח וקבל הודעות טקסט רגילות דרך האתר הקולי או האפליקציות בכל מכשיר בכל זמן - גם עם מכשירים מחוברים מרובים בבת אחת.

יחד, זה אומר שכל טלפון, טאבלט או מחשב שאתה נכנס ל-Google Voice הופך למעשה ל"טלפון" שלך - לא משנה באיזה סוג חיבור הוא נמצא או אפילו אם יש לו שירות סלולרי פעיל.

אז, למשל, אתה יכול:

• התקן את אפליקציית Google Voice ב- טלפון אנדרואיד ישן , לאחר מכן תגרום לו לצלצל כשמגיעה שיחה למספר שלך, תוכל לבצע בו שיחות יוצאות מהמספר שלך, ותוכל לשלוח ולקבל עליו טקסטים עם המספר הרגיל שלך כל עוד הוא מחובר ל-Wi-Fi.
• התקן את אפליקציית Google Voice ב- Chromebook או טאבלט אנדרואיד התחבר עם לקוחות ועמיתים לעבודה באותם דרכים משם.
• היכנס לאתר Google Voice בכל מחשב נייד והתייחס לשיחות והודעות בו כאילו היה הטלפון שלך - ללא קשר אם הטלפון החכם הנוכחי שלך נמצא בקרבת מקום או פועל.

דברים די טרנספורמטיביים, לא? ויש עוד: Google Voice גם מתמלל הודעות קוליות באופן אוטומטי ומאפשר לך להאזין לאימיילים أو קרא אותו מכל מכשיר שאתה מחובר אליו. זה מביא סינון דואר זבל ברמת Google לשיחות נכנסות, הודעות טקסט והודעות קוליות, כמו גם אפשרות לסנן את כל השיחות שלך. וזה נותן לך מערכת עוצמתית להעברת שיחות הקשרית - כמעט כמו מסנני Gmail עבור הטלפון שלך.

כמו שאמרתי, זהו שירות חזק מאוד אבל גם מורכב עד כדי בלבול. בואו נצלול ונחקור כל חלק אחרון בפאזל כדי שתוכלו לוודא שאתם מנצלים את מלוא היתרונות של כל מה שיש לו להציע.

תחילת העבודה עם Google Voice

הצעד הראשון לתחילת העבודה עם Google Voice הוא פשוט היכנס לשירות ותכין את עצמך עם מספר. חלק זה של התהליך הוא הקל ביותר אם אתה מתחיל במחשב.

עם חשבונות Google בודדים שאינם משויכים לחברה, אתה יכול לבחור מיידית מספר Google Voice חדש בכל אזור חיוג זמין בחינם, או שאתה יכול לבחור לשלם $20 להעביר מספר זמין לשרת . בכל מקרה, עליך להיות בארצות הברית כדי להיות זכאי. (סליחה, חברי עולם!)

עם חשבונות Google Workspace המקושרים לחברה, Voice זמין בארצות הברית וכן בבלגיה, קנדה, דנמרק, צרפת, גרמניה, אירלנד, איטליה, הולנד, פורטוגל, ספרד, שוודיה, שוויץ ובריטניה. מנהל סביבת העבודה שלך יצטרך להפעיל עבורך את השירות ואת העלות שלו $10, $20 או $30 למשתמש לחודש החברה מחויבת - בהתאם לקטגוריית השירות שנבחרה.

כך או כך, ברגע שתגדיר את המספר שלך, תמצא את עצמך מול לוח הבקרה של Google Voice Home . זה המקום שבו תמיד תוכל לראות את השיחות וההודעות האחרונות שלך, לבצע שיחות והודעות חָדָשׁ , וקרא או האזן להודעות הדואר הקולי שנותרו במספר שלך.

כל עוד האתר פתוח, כל שיחות נכנסות למספר שלך יצלצלו במחשב שלך - ותוכל לענות עליהן מיד ושם.

נחזור לחקור כמה הגדרות מתקדמות בעוד שנייה. ראשית, עלינו לשנות את המיקוד שלנו לרגע ולהגדיר את Google Voice בכל טלפון שבו תרצה להשתמש - כולל הטלפון הראשי שאתה מסתמך עליו לתקשורת היומיומית שלך.

הגדר טלפונים עם Google Voice

כעת, לאחר שסיימנו עם הגדרת האודיו הבסיסית, החלק הזה די קל:

• אם אתה משתמש בטלפון אנדרואיד, עשה זאת הורד והתקן את אפליקציית Google Voice מחנות Play .
• אם אתה משתמש באייפון, עשה זאת הורד והתקן את אפליקציית Voice מ-App Store .

כך או כך, פתח את האפליקציה ובצע את ההנחיות כדי להיכנס עם אותו חשבון Google שבו השתמשת בהגדרה הראשונית במחשב שלך.

ב-Android, תידרש לחבר את המכשיר הזה ל-Google Voice כדי לאפשר לטלפון לבצע ולקבל שיחות באמצעות מספר Google Voice שלך. אם לטלפון שלך יש שירות סלולרי פעיל עם מספר נפרד מחוברים לספק שלך, בצע את השלבים כדי לקשר את השניים ולאפשר להם לעבוד יחד.

אם אתה משתמש בטלפון ישן או משני לֹא יש לו שירות סלולרי פעיל, פשוט דלג על שלב זה. עדיין תוכל לבצע ולקבל שיחות באמצעות מספר Google Voice שלך ​​בכל פעם שהטלפון מחובר לרשת Wi-Fi.

הן באנדרואיד והן ב-iOS, לאחר מכן תראה את ממשק לוח המחוונים הראשי של Google Voice - עם כרטיסיות עבור השיחות האחרונות שלך, אנשי הקשר, הודעות הטקסט והודעות הדואר הקולי שלך. הכפתור הירוק העגול בפינה הימנית התחתונה של המסך יאפשר לך לבצע שיחה חדשה או להתחיל הודעה חדשה, תלוי באיזו כרטיסייה אתה צופה.

ובשתי הפלטפורמות, תוכל להקיש על סמל התפריט בן שלוש השורות בפינה השמאלית העליונה של האפליקציה כדי למצוא את תפריט ההגדרות הראשי.

בעוד רגע, נסקור את הגדרות הקול הראשיות ישירות מאתר השירות, שם כל אפשרות אחרונה זמינה, אך לעת עתה תוכלו להציץ במהירות בהגדרות ביצוע וקבלת שיחות (או ביצוע וקבלת שיחות) ושיחות נכנסות אזורים בהגדרות יישומים. אלה ישלטו בדיוק כיצד יטופלו שיחות יוצאות ונכנסות מהמספר הקולי שלך זה המכשיר הספציפי - אם הם הולכים להסתמך על דקות סלולריות שסופק על ידי הספק שלך, בהנחה שהם זמינים, או אם הם הולכים להסתמך בעיקר על Wi-Fi ו/או נתונים ניידים - וגם אם שיחות נכנסות יגרום לטלפון לצלצל כך שאתה מודע לכך.

כברירת מחדל, הם לא. אז אם אתה רוצה להיות מסוגל לענות לשיחות למספר Google Voice שלך ​​במכשיר הזה, אתה בהחלט צריך להתאים את זה.

אם יש לך טלפונים אחרים או טאבלטים אחרים שאתה רוצה להוסיף למיקס ולאפשר גישה לכל אותן פונקציות של Google Voice, חזור על אותו תהליך בכל אחד מהם, באמצעות אפליקציית Android או iOS המתאימה.

רק זכור: אם תגדיר את כל המכשירים האלה לענות לשיחות, תקבל המון דברים מצלצלים בכל פעם שמישהו יחייג למספרים שלך. אז אם אתה ללא שם: רוצים חבורה של מכשירים שונים שדורשים את תשומת הלב שלכם בו-זמנית עם כל שיחה נכנסת, הקפידו להיכנס להגדרות ההתראות של אפליקציית Google Voice בכל מכשיר ולבצע את ההתאמות המתאימות.

מלבד זאת, אנחנו מוכנים לחזור למחשב שלך כדי לחפור בכל ההגדרות של Google Voice.

חקור את הגדרות Google Voice

ובכן - האם אתה מוכן להיכנס לכמה מהכוחות הגדולים ביותר של Google Voice?

בחזרה לאתר שולחן העבודה של אודיו, לחץ על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של המסך. זה יעביר אותך לתפריט ההגדרות המלא של Google Voice, שבו תמצא כל אפשרות זמינה.

אלוהים אדירים, האם יש כל כך הרבה מהם.

החלק הראשון של המסך, "חשבון", מכיל את כל המספרים הבסיסיים והגדרות ניהול המכשירים, בכל פעם שתצטרך לבצע שינויים בסיסיים כלשהם. הפריט היחיד שאתה צריך לחשוב עליו כרגע הוא "מספרים קשורים". אם אתה רוצה להגדיר את מספר Google Voice שלך ​​להעברה לכל מספר אחרת קיים - קו משרדי, טלפון סלולרי משני, או אפילו טלפון של עמית - לחץ על כפתור "מספר מקושר חדש" ובצע את השלבים כדי להוסיף ולאשר את המספר שאתה צריך.

בהמשך, לחלק השני של המסך, הודעות, יש מתג מתג יחיד להעברת הודעות נכנסות למייל שלך (לאותה תיבת דואר נכנס של חשבון Google). זה מגע פשוט אך שימושי, במיוחד אם אתה גר בתיבת הדואר הנכנס שלך ורוצה לוודא שלא תפספס שום דבר במהלך היום.

החלק השלישי, "שיחות", הוא המקום שבו מתחיל הכוח האמיתי של Google Voice. תחת העברת שיחות, תוכל להפעיל מתג ליד כל מספר משויך שהוספת כדי להעביר אליו את כל השיחות הנכנסות במספר Google Voice שלך ​​בכל עת.

וממש מתחת לזה, הקטע של העברת שיחות בהתאמה אישית יאפשר לך להגדיר מסננים הקשריים לסוגי העברת שיחות ספֵּצִיפִי רק שיחות למספרים מקושרים שונים. פשוט לחץ על צור כלל ותוכל לבחור אנשי קשר בודדים, קבוצות אנשי קשר או קטגוריות רחבות של אנשי קשר כמו מתקשרים אנונימיים ואז לומר ל-Google Voice בדיוק מה לעשות כאשר האנשים האלה יוצרים איתך קשר.

JR רפאל / IDG

בחזרה במסך ההגדרות הראשי של Google Voice, בחלק השיחות יש כמה אפשרויות נוספות ששווה לקחת בחשבון:

• התכונה 'קבל התראות דואר אלקטרוני של שיחה שלא נענתה' תעשה בדיוק את מה שאתה מצפה. זוהי דרך מצוינת לוודא ששיחה חשובה לא תיעלם מעיניהם.
• שיחות מסך יבקשו מכל מתקשר נכנס לומר את שמו ולאחר מכן יעבירו אותם להמתנה בזמן שאתם שומעים את ההקלטה כדי שתוכלו להחליט אם ברצונכם לענות.
• אפשרויות שיחה נכנסת יפעילו את היכולות שלך להקליט שיחה נכנסת על ידי לחיצה על 4 ולהפנות שיחה מתמשכת לאחד מהמספרים המקושרים האחרים שלך על ידי לחיצה על מקש * (אם כי רק בחשבונות Google בודדים ולא בהגדרות Google Voice הקשורות לסביבת העבודה, קצת מְשׁוּנֶה).

גלול משם לתא קולי ותמצא אפשרויות להקלטת הודעות קוליות יוצאות ולנהל העדפות אחרות הקשורות לתא קולי.

תחת תשלומים, אתה יכול לקשר אמצעי תשלום כדי להחיל אשראי עבור שיחות בינלאומיות, אם תרצה. בארה"ב, שיחות המבוצעות באמצעות Google Voice למספרים אחרים בארה"ב וכן למספרים קנדיים הן בחינם לחלוטין, בעוד שיחות למדינות אחרות משתנות במחיר .

ואחרון חביב, תחת אבטחה, ייתכן שתרצה להפוך את המתג לצד סינון דואר זבל. זה יאפשר למערכות זיהוי הספאם של גוגל למנוע משיחות, הודעות והודעות קוליות לא רצויות להפריע לך.

וואו! אמרתי לך ל-Google Voice יש הרבה שכבות מגניבות, נכון? אבל תפוס את הטלפון: יש לנו עוד זוג אפשרויות עוצמתיות לחקור לפני שנקרא לזה יום.

Google Voice Rewards לעסקים

אחת התכונות השימושיות ביותר של Google Voice זמינה רק עבור חשבונות עסקיים - במיוחד, אלה המשתמשים ברמת שירות Google Voice Standard או Premier ($20 או $30 למשתמש לחודש).

אם הארגון שלך מקיים תוכנית כזו, אתה יכול להתקשר לשתי אפשרויות מתקדמות לניהול טלפון לעסקים:

1. אתה יכול להגדיר מערכת תפריט טלפון קולי מקצועית אוטומטית לחלוטין העונה לשיחות באחד ממספרי Google Voice שלך ​​ומפנה את המתקשרים למקומות שונים בהתאם לשעה ביום ולאפשרויות שהם בוחרים.
2. אתה יכול ליצור קבוצות צלצול שמקלות על מספר אנשים לטפל בשיחות נכנסות לאותו מספר - כמו מספר אחד פשוט יותר עבור צוות המכירות שלך, למשל. המספר הראשי יכול לצלצל לכל אחד מחברי הצוות המשויך בו זמנית כך שמי שיענה ראשון יקבל את השיחה, או שהוא יכול להתקשר לכל המספרים הקשורים בנפרד בסדר אקראי.

ניתן להגדיר את שתי האפשרויות על ידי מנהל המערכת של Google Workspace בקטע Google Voice של מסוף הניהול של Google.

אה, ועוד משהו: כל מספר Google Voice יכול להתקשר ישירות למגוון של קופסאות וטלפונים מיוחדים מה שמאפשר לך לקבל ביעילות בטלפונים קוויים דמויי מנוי ללא מנוי למשרד או למשרד הביתי . אתה יכול ליצור מספר עצמאי דרך Google Voice עבור קו כזה ואפילו לבצע שיחות ממספרי Google Voice אַחֵר אוטומטית, בנוסף לצלצול למכשירים אחרים, כך שתוכל לענות בקלות לכל שיחה בכל מקום שתרצה.

ועכשיו אתה יודע, מההתחלה ועד הסוף, איך Google Voice יכול לשנות את העבודה שלך ואת הדרך שבה אתה חושב על הטלפונים שלך. כל מה שנותר הוא ליצור את החשבון שלך, להגדיר דברים כמו שאתה רוצה, ולאחר מכן ליהנות מהגישה המושכלת החדשה שלך לניהול מספרי טלפון.