כיצד להשתמש ב-Microsoft Planner כדי לשפר את זרימת העבודה שלך

אם מקום העבודה או העסק שלך מנוי על Microsoft Office 365 יש הרבה כלים נהדרים שאתה יכול לנצל כדי לשפר את היעילות שלך. כבר נגענו בכמה מהדברים האלה, כולל נבחרת و Outlook و onedrive בנוסף ל OneNote . עכשיו, הגיע הזמן להפנות את תשומת הלב שלנו ל-Microsoft Planner.

כלי ניהול הפרויקטים של Planner דומה לשירותי Trello או Asana בחינם או בתשלום. זה לא מגיע ללא עלות נוספת והוא מובנה ישירות לתוך Office 365, והוא יכול לעזור לארגון שלך לעקוב אחר משימות חשובות ולשפר את זרימת העבודה. הנה עוד כיצד להשתמש בו ב-OnMSFT, ומדריך כיצד להשתמש בו גם במקום העבודה שלך.

צור קטגוריות למשימות שונות באמצעות "קבוצות"

בלב הניסוי של Planner נמצאים כמה דברים הידועים כ'תוכנית', 'דליים' ו'לוחות'. ראשית, הלוח הוא הבית של התוכנית שלך, או רשימת המטלות שלך. לאחר שיצרת תוכנית תחת Planner באמצעות הלחצן (+) בסרגל הצד, תהיה לך חלונית חדשה. לאחר מכן תוכל ליצור 'קבוצות' שונות בתוך הלוח כדי לארגן סוגים שונים של משימות.

אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה על הקישור "הוסף דלי חדש" בחלק העליון של הלוח. כאן ב-mekan0, אנו משתמשים ב-Planner כדי לעקוב אחר סיקור החדשות שלנו. יש לנו גם פאנלים שונים לסוגי כיסוי אחרים, כולל Office 365 ו- How-Tos. בדרך כלל, יש לנו גם ערכות רעיונות לסיפורים, כתבות חדשותיות ו-DIBS, כמו גם דלי מיוחד לעורכים לסימון כתבות שהושלמו.

לאחר הוספת דלי, יש לחצן נפרד (+) מתחת לשם המיכל. זה יאפשר לך ליצור כרטיס משימה חדש ולהקצות או להקצות תאריך יעד לחבר צוות. יש לנו עוד על זה למטה.

עקוב אחר משימות על ידי סימון התקדמות ותאריכים, הוספת פרטים בכרטיסים ועוד

ישנן דרכים רבות בהן תוכל לנצל את כרטיסי המשימות ב-Planner לצורך פרודוקטיביות. אתה יכול להשתמש בתפריט הנפתח כדי להעביר אותו למאגרים שונים, לשנות את התקדמותו ולהגדיר תאריך התחלה ותאריך יעד. אתה יכול גם לכתוב תיאור כדי ליידע את הקולגות שלך על מה אתה עובד. הפעלה. למען הפשטות, יש אפילו רשימת בדיקה שיכולה לעזור לעקוב אחר ההתקדמות של כל מה שהוגדר

אפילו יותר טוב, יש גם כפתור הוסף קובץ מצורף שבו אתה יכול להשתמש כדי לרשום קבצים או קישורים שיהיו גלויים בכרטיס עצמו. לעתים קרובות אנו משתמשים בתכונה זו כאן ב-OnMSFT כדי לשתף קישורים למקורות של כל מאמרים שאנו כותבים עליהם.

בנוסף, יש "מדבקות" בצבעים שונים לאורך הצד של כל כרטיס משימה. בסך הכל שישה זמינים, ותוכל להתאים אישית את השם עבור כל אחד מהם. זה ידביק תווית צבעונית לצד הכרטיס, ויעזור ליצור אינדיקציה חזותית למה הכרטיס מתייחס. עבורנו כאן ב-OnMSFT, אנו משתמשים בתוויות 'עדיפות גבוהה' ו'עדיפות נמוכה'.

השתמש במסננים או קבוצה לפי תכונה כדי לעזור לך לבחור מה חשוב

ככל שאתה מוסיף עוד ועוד משימות ורשימות קבוצות לתרשים, זה יכול להיות קשה לעקוב אחר המתרחש. למרבה המזל, יש תכונת סינון שיכולה לעזור. זה זמין בצד ימין למעלה של החלון, זה יאפשר לך לסנן משימות על סמך שמך בלבד - או השם של עמיתך לעבודה.

כחלופה, אתה יכול גם להשתמש בתכונה 'קבוצה לפי' כדי לשנות את המראה של רשימות קבוצות. זה יאפשר לך לקבץ לפי מי מוקצית המשימה, לפי התקדמות או לפי תאריכי יעד ותוויות.

נסה את הגרפים כדי לקבל מבט אנליטי על ההתקדמות שלך

המתכנן יכול להתבלבל לפעמים, (כבוס או מנהל) אולי לא תמיד תוכל לראות על מה עובדים ומי מבצע משימה ספציפית. למרבה המזל, למיקרוסופט יש תכונה קטנה ונחמדה מובנית ב- Planner שיכולה לעזור.

מסרגל התפריטים העליון, ליד שם התוכנית, תראה סמל שנראה כמו גרף. אם תלחץ על זה, תועבר למצב גרף. אתה יכול לראות את הסטטוס הכולל של התוכניות ופרטים נוספים על משימות שהתחילו, מתבצעות, מתעכבות או הושלמו. ניתן גם לראות את מספר המשימות לכל קבוצה ומספר המשימות לכל חבר. ניתן להציג גם רשימה בצד, עם כל פריטי המכולה זמינים.

תכונה דומה זמינה גם לכל אחד בצוות כדי לראות חזותית את המשימות שלו בכל התוכניות והמחסנים. פשוט לחץ על סמל העיגול בסרגל הצד השמאלי כדי להפעיל את דף הסקירה הכללית. תקבל תצוגה ויזואלית של מספר המשימות שנותרו ועוד.

איך תשתמש ב-Planner?

כפי שאתה יכול לראות, Planner הוא כלי חזק מאוד. יש יותר משיטה אחת שבה אתה יכול להשתמש כדי לחסל את העומס ולנהל טוב יותר משימות בסביבת העבודה שלך. זה מובנה ישירות לתוך Office 365, ואתה מקבל את כל מה שאתה צריך כדי לנהל את הצוות שלך מבלי לדאוג שתצטרך לעבור בין שירותים או אפליקציות שונים. האם אתה חושב שתשתמש ב-Planner בחברה שלך? ספר לנו בתגובות למטה.