דוא"ל יכול להיות דבר קשה לניהול. בסביבת עבודה, חיוני לשמור על תיבת דואר נכנס מסודרת כדי להישאר יעיל. תיבת דואר נכנס עמוסה יכולה להיות קצת כאב עצום, במיוחד כשאתה צריך לגלול בין הרים של מיילים ישנים שאולי לא תזדקק להם יותר. בשלב מסוים, ייתכן שהודעות הדוא"ל הישנות הללו שימשו מטרה, אך מאז הפכו למכשולים נוספים בעת חיפוש אימייל ספציפי.
תיבת דואר נכנס מלאה בספאם עלולה לגרוע מהיכולת שלך לנהל את ספריית הדואר האלקטרוני שלך, ולמרות שישנן דרכים רבות לעצור את הדואר האלקטרוני שלך מלהגיע לרשימות דואר זבל נוספות - אנו ממליצים לשלוח את הדואר האלקטרוני שלך בעילום שם - אתה עדיין צריך לנקות הודעות דואר זבל ישנות. מצא את דרכו לתיבת הדואר הנכנס שלך מלכתחילה.
כדי להימנע מצריכת זמן רב מדי, אני לא ממליץ לנסות למחוק ידנית את כל האימיילים הישנים שלך. במקום זאת, בעזרת פילטרים, תוכלו להיפטר מהמיילים הללו מהר יותר. על ידי יצירת מסנן, תוכל למחוק הודעות ישנות על סמך מסגרת זמן מסוימת. הבעיה היחידה שאני יכול לראות עם מסננים היא שהם חלים רק על הודעות חדשות שהתקבלו. אתה יכול להחיל מסננים בעתיד כדי להבטיח שגיוס לא יקרה בפעם השנייה, אבל מה לגבי המיילים האלה שממלאים את תיבת הדואר הנכנס שלך עכשיו?
מחיקה אוטומטית של אימיילים ישנים ב-gmail
ישנם כמה דברים שאתה יכול לצלול לתוכם כשזה מגיע להיפטר מהודעות דוא"ל ישנות יותר, שאינן נחוצות עוד, שפוקדות את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail. אני אעבור על איך להגדיר את המסננים שלך, להחיל אותם לשימוש עתידי, וכיצד להיפטר מכל הודעות האימייל הישנות הקיימות שלך באמצעות התוסף של Gmail, סטודיו למייל .
הגדר את המסננים שלך
דבר ראשון, בואו נתכונן המסננים שלך .
- היכנס לחשבון Gmail שלך עם האישורים הנדרשים.
- אתר את סמל הציוד/גלגל השיניים. זוהי רשימה הגדרות Gmail ניתן למצוא אותו בפינה השמאלית העליונה של החלון. לחץ על סמל זה ולאחר מכן בחר הגדרות מהתפריט הנפתח.
- לחץ על הכרטיסייה מסננים ולאחר מכן לחץ צור מסנן חדש .
- בתיבת הקלט "מכיל מילים", הקלד את הדברים הבאים - ישן_מ: x כאשר "x" הוא מסגרת הזמן של ההודעות שברצונך למחוק. זה יהיה מספר ואחריו אות. ההודעות הבאות יתייחסו למסגרת הזמן. תצטרך להשתמש ב-"d" עבור ימים, "w" עבור שבועות ו-"m" עבור חודשים. דוגמאות ישנות יותר מזה: 3d אם ברצונך למחוק הודעות דוא"ל בנות יותר משלושה ימים.
- לאחר מכן, הקש על צור מסנן באמצעות כפתור החיפוש הזה.
- מלא את התיבות שכותרתן "מחק" ו"החל גם מסנן על" עם סימן ביקורת על ידי לחיצה עליהן.
- לבסוף, הקש צור מסנן כדי לראות את כל הודעות האימייל הישנות שלך, בהתבסס על התאריך שבחרת זה עתה, עבור מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיית האשפה.
כאשר הודעות נמחקות ב-Gmail, הן לא נעלמות מיד מהקיום. במקום זאת, תוכל למצוא אותו בתיקיית האשפה. המשמעות היא שהודעות האימייל האלה ימשיכו להיות תלויות בקיבולת הנתונים הכוללת שלך. כדי להיפטר מהם לחלוטין, אתה יכול לחכות עד ש-Gmail ימחק אותם אוטומטית לאחר 30 יום או למחוק את כולם עכשיו בעצמך. כדי לעשות זאת, הקש על תיקיה אשפה לאחר מכן לחץ על הקישור רוקנו את האשפה עכשיו .
מועמד למחיקה עתידית (הגשה מחדש)
הכותרת של מאמר זה עוסקת במחיקה אוטומטית. למרבה הצער, לא ניתן להפעיל מסננים באופן אוטומטי. יהיה עליך לחזור ולהחיל את המסנן שוב על תיבת הדואר הנכנס הנוכחית שלך.
כדי להחיל מסנן מחדש:
- חזור להגדרות שלך על ידי לחיצה על סמל גלגל השיניים/גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של חלון Gmail ובחירה הגדרות מהתפריט הנפתח.
- לחץ על הכרטיסייה מסננים.
- מכיוון שכבר יצרת מסנן קודם לכן, כעת תוכל ללחוץ לְשַׁחְרֵר , הממוקם ליד מסנן זה. אם כבר יצרת מסננים רבים, תוכל למצוא בקלות את האחד שאתה רוצה שכן הקריטריונים של כל מסנן יוצגו.
- נְקִישָׁה "מעקב" בקטע שמופיע עם קריטריוני החיפוש שלך. זה יהיה מסך דומה לזה שהופיע בעת הגדרת המסנן המקורי.
- שוב, החל סימון על התיבה שליד "החל גם מסנן על".
- הפעם, כדי להפעיל את המסנן, הקש עדכון מסנן . כל הודעות האימייל הישנות, המוגדרות למסגרת הזמן שצוינה, יועברו כעת לתיקיה אַשׁפָּה .
סטודיו למייל
תוכנת Email Studio מגיעה מצויד בתכונה מדהימה שתמחק אוטומטית את כל המיילים הישנים משולח ספציפי או כאלה שבתיקייה ספציפית. תכונת הניקוי האוטומטי המובנית תעזור לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail מאורגנת יותר וכתוצאה מכך סביבת עבודה יעילה יותר.
עם Email Studio, תוכל לאחסן ולהחיל סמן כנקראו על כל הודעות הדוא"ל שנמצאות כעת בתיבת הדואר הנכנס שלך, שנמצאות שם יותר משלושה חודשים. זה גם מאפשר לך להסיר לצמיתות את כל האימיילים מתיקיות אַשׁפָּה ודואר פְּסוֹלֶת אוטומטית לאחר יומיים. כבונוס נוסף, ניקוי אוטומטי כולל תכונת ביטול רישום דוא"ל שיכולה לעזור לך להסיר בקלות את כתובת הדוא"ל שלך מכל רשימות ניוזלטר דואר זבל. יש גם הרבה יותר שתוספת יכולה לעשות, אבל אני מרגיש שאלו שהוזכרו לעיל מדגישים בדיוק את מה שאנחנו צריכים עבור מאמר זה.
החבילה הבסיסית היא בחינם לשימוש אך כדי להפיק את המרב מהמוצר מוצעת גרסת פרימיום ב-$29 לשנה. השדרוג יאפשר לך ליצור קבוצות מרובות של כללי טיהור וכולל מתזמן דוא"ל, משלח ומשיב אוטומטי.
הגדר והפעל טיהור אוטומטי ב-Gmail
ברור שהדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא להוריד את הפונקציה Ins שלח דוא"ל לסטודיו והתקן אותו. לאחר שהדבר יושלם, תוכל לראות את סמל האימייל של סטודיו מחוץ לסרגל הצד הימני בעת פתיחת כל אחת מהודעות האימייל שלך ב-Gmail.
להשתמש:
- פתח את התוסף Email Studio והיכנס עם חשבון Gmail שלך.
- תראה רשימה של אפשרויות. מתוך אפשרויות אלה, בחר בכלי "ניקוי דוא"ל".
- לאחר מכן, הקש על הוסף כלל חדש כדי להגדיר כלל (בערך כמו מה שעשית עם מסננים ) .
- ישנם שני חלקים להגדרת כלל - תצטרך להגדיר תנאי ולאחר מכן פעולה. תחשוב "סיבה ותוצאה". הפעולה תופעל ברגע שהתנאי שצוין יתקיים.
- כדי להגדיר תנאי, תוכל להשתמש בפרמטרים של חיפוש מתקדם בתוך Gmail כגון חדש יותר מ أو יש: התקשרות or גדול_מ . השתמש בו כדי לעזור לך למצוא את ההתאמה המושלמת לאימיילים של Gmail שאתה רוצה בארכיון , או שלח אותו אל אַשׁפָּה , או לעבור לתיקיה אחרת.
- לאחר יצירת הכלל, לחץ על הכפתור לשמור . Email Studio יפעל כעת ברקע, ויפעיל בדיקת ריצה כל שעה כדי לבצע את הפעולה שצוינה כאשר הודעת דואר אלקטרוני עומדת בתנאים המשויכים אליו. לא תצטרך לעשות שום דבר באופן ידני בכלל.
