כיצד להפוך במהירות מיילים למשימות

כיצד להמיר במהירות הודעות דוא"ל למשימות זה המאמר שלנו על איך אנחנו יכולים להפוך את הודעות האימייל שלנו למשימות.

אם אתה משתמש ב-OHIO (פשוט תתמודד עם זה פעם אחת) כדי למיין את הדוא"ל שלך, סביר להניח שתרצה להפוך כמה מיילים למשימות. הנה איך לעשות זאת במהירות וביעילות כדי שתוכל להמשיך לטפל באימיילים האחרים שלך.

עשה את זה מהיר וקל

תיבת הדואר הנכנס שלך אינה רשימת מטלות; זה דואר נכנס. זה מפתה להשאיר מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך כי זה קל יותר, אבל אז המשימות שאתה צריך לבצע קבורות במבול תיבת הדואר הנכנס.

הנה הסיבה שאנשים מסתבכים בצרות. התהליך הידני להמרת דוא"ל למשימה הולך בדרך כלל כך:

1. פתח את מנהל רשימת המשימות המועדף עליך.
2. צור משימה חדשה.
3. העתק והדבק את החלקים הרלוונטיים של המייל לתוך המשימה החדשה.
4. הגדר את הפרטים, כמו עדיפות, תאריך יעד, קוד צבע וכל דבר אחר שאתה משתמש בו.
5. שמור את המשימה החדשה.
6. העבר לארכיון או מחק אימייל.

אלה שישה שלבים, רק כדי להוסיף משהו לרשימת המטלות שלך. לא פלא שבסופו של דבר הודעות דוא"ל עומסות את תיבת הדואר הנכנס שלך. מה אם היית יכול לחתוך את ששת השלבים האלה לארבעה? או שלוש?

ובכן אתה יכול! אנחנו נראה לך איך.

קשורים: 7 תכונות Gmail לא מוכרות שכדאי לנסות

לקוחות דוא"ל מסוימים טובים יותר ביצירת משימות מאחרים

ישנם לקוחות רבים זמינים לניהול הדוא"ל שלך, וכפי שניתן לצפות, חלקם טובים יותר מאחרים ליצירת משימות.

עבור לקוחות אינטרנט, Gmail עושה את העבודה טוב מאוד. אפליקציית Tasks מובנית, וקל להפוך דואר למשימה. יש אפילו קיצור מקלדת ליצירת משימה ישירות מהדואר - אין צורך בעכבר. אם אתה לא רוצה לקוח שולחני, Gmail הוא כנראה ההימור הטוב ביותר שלך.

עבור לקוחות שולחניים של Windows, Outlook מנצח. ל-Thunderbird יש כמה תכונות מובנות לניהול משימות, שהן לא רעות, אבל Outlook הרבה יותר זורם ומאפשר לך להתחבר לאינספור אפליקציות של צד שלישי. אם מסיבה כלשהי אינך יכול להשתמש באאוטלוק, Thunderbird היא אלטרנטיבה טובה. אם אתה כבר משתמש במנהל רשימת מטלות של צד שלישי, Thunderbird לא יחתוך את החרדל.

ב-Mac, התמונה קצת פחות חיובית. Apple Mail מנהל משימות בצורה גרועה בהשוואה ל-Gmail ו-Outlook. אם אתה רוצה לנהל משימות בלקוח שולחני, כנראה שהאפשרות הטובה ביותר שלך היא Thunderbird עבור Mac . או שאתה יכול לשלוח אימייל למנהל רשימת מטלות של צד שלישי ולנהל אותו שם.

כשזה מגיע לאפליקציות לנייד, Gmail ו-Outlook עובדים כמעט אותו דבר. לאף אחד מהם אין בוני משימות עבור האינטרנט או גרסאות לקוח, אך שניהם מעבירים באופן אוטומטי תוספות לאפליקציות של צד שלישי. לכן, אם אתה מנהל את המשימות שלך ב-Trello והתוסף מותקן בלקוח Gmail או Outlook שלך, הוא יהיה זמין אוטומטית גם כשתפתח את האפליקציה הנייד המתאימה. בנוסף, כאשר אתה מתקין תוסף של Outlook, הוא מותקן אוטומטית בלקוח שולחן העבודה ואפליקציות נייד ואינטרנט.

צור משימות מ-Gmail

גוגל מספקת אפליקציה בשם Tasks, המובנית ב-Gmail. זהו מנהל רשימת מטלות פשוט עם מעט מאוד אפשרויות, אם כי יש אפליקציה לנייד שנותנת לך כמה אפשרויות התאמה אישית נוספות. אם אתה צריך משהו פשוט שעובד בצורה הדוקה עם תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail, Google Tasks היא בחירה מוצקה. הפיכת דואר אלקטרוני למשימה היא קלה: כשהמייל פתוח, לחץ על הלחצן עוד בשורת המשימות ובחר הוסף לביצוע.

אם אתה אדם נמוך, Shift + T עושה את אותו הדבר. אפליקציית המשימות נפתחת בסרגל הצד ומציגה את המשימה החדשה שלך.

אם עליך לערוך את המשימה כדי להוסיף תאריך יעד, פרטים נוספים או משימות משנה, לחץ על סמל העריכה.

אין צורך לשמור שינויים, כי זה נעשה באופן אוטומטי. כשתסיים, לחץ על הלחצן ארכיון בתיבת הדואר הנכנס שלך (או השתמש במקשי הקיצור "e") כדי להעביר את האימייל לארכיון שלך.

אלו שלושה שלבים פשוטים:

1. לחץ על האפשרות הוסף למשימות (או השתמש בקיצור Shift + T).
2. הגדר תאריך יעד, פרטים נוספים או משימות משנה.
3. ארכיון (או מחק) את האימייל.

כבונוס, אתה יכול להגדיר את Chrome להציג את המשימות שלך כאשר אתה פותח כרטיסייה חדשה . יש אפליקציה iOS ואנדרואיד עבור Google Tasks . קל ליצור משימה באפליקציה לנייד כפי שהיא קלה באפליקציית האינטרנט. לחץ על שלוש הנקודות בחלק העליון של הדואר ובחר "הוסף למשימות".

זה יוצר משימה חדשה באופן מיידי.

אם ל-Google Tasks אין את כל מה שאתה צריך, או אם אתה כבר מרגיש בנוח עם מנהל משימות אחר, כנראה שיש עבורו תוסף Gmail. יש כרגע תוספות לאפליקציות מטלות פופולריות, כגון Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello ואחרות (אם כי אין תזכורות ל-Microsoft To Do או Apple Reminder).

כיסינו בעבר את התקנת תוספות Gmail באופן כללי, ואת התוסף של Trello באופן ספציפי . תוספות שונות נותנות לך אפשרויות שונות, אבל כל התוספות לרשימת המטלות מאפשרות לך בדרך כלל להוסיף משימה ישירות ממייל ספציפי. תוספות לרשימת מטלות זמינות גם כאפליקציות אינטרנט ולנייד המסונכרנות אחת עם השנייה באופן אוטומטי. ובדומה ל-Google Tasks, אתה יכול לגשת לתוספות כשאתה באפליקציית Gmail לנייד.

צור משימות מ- Outlook

לאאוטלוק יש אפליקציה מובנית בשם Tasks, שזמינה גם כאפליקציית אינטרנט ב-Office 365. העניינים כאן מסתבכים קצת יותר מכיוון שזה 2015 מיקרוסופט רכשה את Wunderlist מנהל המשימות המפורסם. ביליתי את ארבע השנים האחרונות בהפיכתו לאפליקציית Office 365 חדשה לאינטרנט בלבד בשם (אולי קצת חסרת דמיון) Microsoft To-Do. זה יחליף בסופו של דבר את פונקציונליות המשימות המובנית ב-Outlook.

עם זאת, לעת עתה, אפליקציית המשימות היא עדיין מנהל המשימות של Outlook, ואין תאריך מדויק או גרסת Outlook כאשר זה ישתנה. אנו מזכירים זאת רק מכיוון שאם אתה משתמש ב-O365, תגלה שכל המשימות שתוסיף למשימות Outlook מופיעות גם ב-Microsoft To-Do. To-Do עדיין לא מציג את כל הנתונים שאתה יכול להוסיף למשימה, אבל זה יראה בשלב מסוים.

לעת עתה, Microsoft Tasks הוא מנהל המשימות המובנה של Outlook, אז נתמקד בזה.

שימוש בלקוח שולחן העבודה של Outlook

זה המקום שבו מיקרוסופט מצטיינת באופן מסורתי, וגם כאן הם לא מאכזבים אותך. ישנן דרכים מרובות ליצור משימה ממייל כדי לתת מענה לכל הטעמים. האם תוכל:

1. גרור ושחרר הודעת דואר אלקטרוני לחלונית המשימות.
2. העבר או העתק את הדואר האלקטרוני לתיקיית המשימות מתפריט ההקשר בלחיצה ימנית.
3. השתמש ב-Quick Step כדי ליצור משימה.

אנו נתמקד בשימוש ב-Quick Step מכיוון שזה מספק את המרב עבור הכסף שלך, ותוכל להקצות קיצור מקלדת ל-Quick Step.

אם מעולם לא השתמשת ב-Outlook Tasks לפני כן, ראה המדריך שלנו לחלונית המשימות  כך שתוכל לראות את המשימות שלך ליד הדואר שלך.

לאחר שחלונית המשימות תיפתח, ניצור שלב מהיר המסמן את האימייל כנקראו, יוצר משימה ומעביר את האימייל לארכיון שלך. נוסיף גם קיצור מקלדת, כך שלעולם לא תצטרך להשתמש בעכבר כדי ליצור משימה ממייל.

Quick Steps מאפשר לך לבחור מספר פעולות בלחיצת כפתור (או קיצור מקלדת). זה קל ליצור ואפילו יותר קל לשימוש, אבל אם לא בדקתם את זה בעבר, יש לנו  מדריך אולטימטיבי בנושא . לאחר שקראת את המדריך הזה, צור צעד מהיר חדש ולאחר מכן הוסף את הפעולות הבאות:

1. צור משימה עם גוף ההודעה.
2. סמן כנקרא.
3. נווט אל התיקיה (ובחר את תיקיית הארכיון שלך בתור התיקיה שאליה תעבור).